Werkkostenregeling (WKR) en Klippa

Werkkostenregeling (WKR) en Klippa

Via de werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever onbelaste vergoedingen aan je werknemers geven. Je mag ook zaken vergoeden waar een werknemer in zijn of haar privéleven voordeel van kan hebben. Denk aan computers, sportabonnementen of kerstpakketten.

Deze vormen van vergoeding mogen onbelast gegeven worden, zonder voorwaarden. Maar let op! Het totale bedrag moet wel onder de 1,7% blijven van de loonsom van alle medewerkers samen. Bij een loonsom van €400.000 kun je bijvoorbeeld €6800 onbelast beschikbaar stellen. Voor een bedrag boven €400.000 is het maximale percentage 1,2%.

Komt het bedrag van de vergoedingen boven die grens? Dan moet je over dat extra bedrag 80% belasting betalen. 

Wat is de werkkostenregeling?

Voor 2011 kende het Nederlandse belastingsysteem tientallen regels waarmee je als werkgever allerlei voordelen kon bieden aan je werknemers. Werknemers konden voordelig fitnessen op kosten van het bedrijf, konden voordelig een fiets aanschaffen via een fietsenplan of konden goedkoop lunchen in de bedrijfskantine. Omdat er met deze regelingen veel gesjoemeld werd, moest het systeem op de schop. Den Haag wilde het verkapte loon onderbrengen onder één regeling: de werkkosten regeling (WKR). 

Wanneer je als werkgever een dienst of product voor je werknemer vergoedt, is er een vijftal mogelijkheden:

  • Je beschouwt de vergoeding als intermediaire kosten
  • De vergoeding valt onder een gerichte vrijstelling
  • De vergoeding wordt gezien als een nihile waardering
  • Je deelt de vergoeding in de vrije ruimte van 1,7% van de totale loonsom
  • Je overschrijdt de vrije ruimte en betaalt 80% eindheffing over de vergoeding

1. Intermediaire kosten

Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn uitgaven die je werknemer heeft voorgeschoten, dan wel niet in opdracht van de werkgever:

  • Zaken die tot het vermogen van je bedrijf gaan horen
  • Zaken die tot het vermogen van je bedrijf horen en die je aan je werknemer ter beschikking hebt gesteld
  • Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van je werknemer
  • Kosten die je werknemer maakt voor externe representatie van je bedrijf

Deze bedragen kunnen binnen de werkkostenregeling onbelast worden vergoed. Deze kosten worden niet gezien als loon en vallen daarom niet onder de WKR. 

2. Gerichte vrijstellingen

De volgende kosten zijn onder de werkkostenregeling gericht vrijgesteld:

  • Reiskosten (tot maximaal € 0,19 per kilometer);
  • Tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen, waaronder maaltijden bij overwerk, maaltijden tijdens dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties;
  • Kosten voor cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en outplacement, beroepsorganisaties en vakliteratuur;
  • Studiekosten, waaronder het volgen van een Erkenning van eerder Verworven Competenties (EVC)-procedure
  • Extra kosten van tijdelijk verblijf in het buitenland;
  • Zakelijke verhuiskosten;
  • Computers, telefoons en dergelijke communicatiemiddelen, inclusief dataverkeer, mits voldaan is aan het noodzakelijkheidscriterium (zie hierna);
  • Korting op producten uit het eigen bedrijf of een verbonden vennootschap tot 20% van de waarde in het economische verkeer en maximaal € 500 per werknemer per jaar;
  • Hulpmiddelen die op de werkplek (zie hierna) worden gebruikt maar ook elders gebruikt kunnen worden;
  • Vanaf 2020: aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).

3. Nihilwaardering

Nihilwaarderingen zijn een vreemde eend in de bijt. Deze vergoedingen vallen weliswaar binnen de categorie voorzieningen die je normaal binnen de vrije ruimte van 1,7% zou moeten plaatsen, maar nu worden gewaardeerd op een bedrag dat nihil is (nul of bijna nul). Deze voorzieningen zijn met name werkplekgerelateerde voorzieningen en kunnen door deze uitzondering toch geheel of gedeeltelijk onbelast aan de werknemer worden gegeven. Volg je het nog? Producten die nihil worden gewaardeerd binnen de werkkostenregeling zijn:

  • Voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken (bureaustoel, toiletvoorziening, kopieerapparaat, etc.). Hieronder vallen ook voorzieningen als een fitnessruimte, een zwembad en het personeelsfeest op de werkplek; Consumpties op de werkplek;
  • Ter beschikking gestelde kleding die nagenoeg uitsluitend geschikt is om in te werken; Overige ter beschikking gestelde kleding die op de werkplek achterblijft;
  • Ter beschikking gestelde OV-jaarkaart of kortingskaart indien de kaart ook zakelijk wordt gebruikt;
  • Rentevoordeel van hypothecaire leningen, of renteloze personeelsleningen als werknemers daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter kopen (ook binnen cafetariaregelingen);
  • De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) op de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking, als de werknemer normaliter niet op de werkplek woont en hij door de reisafstand gebruik moet maken van deze voorziening.

Overige

In het geval dat de vergoeding voor een dienst of product ook gedaan zou worden in een andere relatie dan werkgever-werknemer, wordt deze ook vrijgesteld. Voorbeelden zijn in de persoonlijke sferen te vinden, zoals een fruitmand of rouwkrans. Deze vergoedingen zijn in de werkkostenregeling beperkt tot 25 euro.

Administratie WKR

Wanneer de werkgever bepaalde vergoedingen in natura doet, zal deze verstrekking gewaardeerd moeten worden, waarna de ‘gemeten’ waarde in het 1,7%-forfait valt. Als waardering geldt de prijs die de werkgever heeft betaald voor de goederen of diensten (inclusief btw) of anders de marktwaarde.

WKR en digitale bonnetjes

Zoals eerder gezegd is de werkkostenregeling in het leven geroepen om de administratieve druk te verlagen. De 1,7% vrije ruimte zou ervoor moeten zorgen dat niet iedere uitgave zou worden hoeven toegewezen aan een categorie. In de praktijk zorgen alle uitzonderingen in de vorm van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen ervoor dat alle bonnetjes en facturen alsnog in een dikke map verdwijnen. Dit kan anders.

Klippa en werkkostenregeling

Door middel van de Klippa App kunnen uitgaven digitaal en geautomatiseerd gedeclareerd worden. Wanneer je organisatie al gebruikmaakt van digitale declaraties kan Klippa je helpen bij het implementeren van de werkkostenregeling in je boekhouding. Zo kunnen via Klippa alle kosten eenvoudig ingedeeld worden in de juiste werkkostenregeling-categorie. Zo kunnen bijvoorbeeld tankbonnetjes van werknemers automatisch gecategoriseerd worden onder ‘intermediaire kosten’.

Klippa geeft je bovendien altijd inzicht in de beschikbare vrije ruimte. Daarmee maakt je organisatie optimaal gebruik van de mogelijkheden van de WKR en voorkom je een dure overschrijding!

Als je meer wilt weten over de WKR en hoe je kunt profiteren van het automatiseren van declaratiebeheer, kun je ons een bericht sturen via de chat of e-mail: [email protected] Wil je een demo inplannen met een van onze productspecialisten? Bekijk dan de onderstaande opties.

Works with AZEXO page builder