Facturen digitaal opslaan en bewaren

Facturen digitaal opslaan en bewaren

Facturen digitaal opslaan en bewaren is essentieel voor bedrijven, vooral wanneer een bedrijf groeit. Maar waar moet je rekening mee houden wanneer je facturen digitaal wilt bewaren en opslaan? In dit blog lees je meer over de voordelen, krijg je tips en ontdek je hoe jouw bedrijf facturen efficiënt opslaat en bewaart.


Waarom facturen digitaal opslaan?

Naarmate je bedrijf groeit, ontvangt je bedrijf steeds meer facturen per dag. Samen met het groeiende aantal facturen, groeit ook de behoefte om deze facturen te bewaren in een overzichtelijk systeem. 

Facturen digitaal opslaan biedt hier een uitkomst. Wanneer je op zoek bent naar een factuur, hoef je dan geen uren meer in archiefkasten te rommelen. 

Daarnaast maakt facturen digitaal archiveren het eenvoudiger om te voldoen aan de administratie bewaarplicht van de Belastingdienst, welke ondernemers verplicht om hun administratie zeven jaar te bewaren. Lees meer over deze fiscale bewaarplicht voor facturen in deze download van de Belastingdienst. 

Facturen digitaal opslaan

De voordelen van het digitaal opslaan van facturen

Facturen digitaal opslaan brengt een aantal voordelen met zich mee:

  • De digitale facturen zijn 24/7 beschikbaar in het online archief. Wanneer je een factuur wilt inzien, hoef je dus niet te wachten totdat je weer op kantoor aanwezig bent.
  • Alle facturen worden 10 jaar bewaard in de cloud. In deze jaren blijven deze facturen bovendien beschikbaar voor eventuele audits.
  • Je exporteert de facturen in veel voorkomende formaten zoals XLSX, UBL, PDF en XSV.
  • De facturen digitaal archiveren geeft inzicht in de gemaakte kosten per project, persoon, periode, afdeling en kostenplaats mogelijk. 

Facturen digitaal archiveren: 3 tips

Wil je zelf aan de slag met facturen digitaal opslaan? Dan moet je voldoen aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Zorg dat je de authenticiteit, integriteit en de leesbaarheid van de facturen waarborgt. 

Wij helpen je met onze 3 tips graag verder op weg naar een manier om jouw facturen overzichtelijk digitaal op te slaan. 

1. Kies een systeem met een goede scan en herken oplossing

Wil je facturen digitaal archiveren? Dan is het erg belangrijk om de documenten doorzoekbaar te maken. Maar hoe zorg je ervoor dat specifieke gegevens in de facturen zeven jaar lang daadwerkelijk vindbaar zijn? Juist, met een goede scan en herken oplossing, ook wel bekend als OCR. Om vindbaarheid te garanderen, kies je daarom een systeem met de best mogelijke OCR. 

facturen digitaal opslaan met Klippa

2. Zorg dat je de documenten op één vaste plek bewaart 

Om verwarring en het kwijtraken van documenten te voorkomen, raden we aan om de facturen op één vaste plaats te bewaren. Bewaar de facturen bijvoorbeeld in Dropbox, het ERP- of boekhoudsysteem van jouw onderneming. 

Zorg dat je de documentatie omtrent facturen beheersbaar houdt wanneer je aan de slag wil met facturen digitaal opslaan. Wanneer je na vier jaar nogmaals een factuur met de bijbehorende notities zou moeten vinden, moet dit niet veel langer dan één muisklik kosten. De meeste ERP-systemen hebben hier wel opties voor, maar deze zijn zelden gebruiksvriendelijk. 

Factuurverwerking is namelijk niet de core business van ERP-systeemleveranciers, waardoor aanvullende software zoals van Klippa aan te raden valt. 

3. Bewaar de facturen in de cloud

Ook al is jouw systeem goed beveiligd tegen fraude en andere dreigingen, elk systeem kan crashen, met als gevolg dat je documenten kwijtraakt. Facturen digitaal opslaan kan daardoor alleen wanneer je zorgt voor frequente back-ups. 

Het alternatief voor vaak een back-up maken, is een systeem in de cloud. Deze verzorgt de back-ups zelf, waardoor je altijd de meest recente versie hebt. 

facturen opslaan en bewaren in de cloud

Aan de slag met Klippa

Wanneer je zelf een systeem wil bouwen waarin de hierboven genoemde punten zijn verwerkt, ben je daar waarschijnlijk een hoop (ontwikkel)tijd en geld aan kwijt. Handiger is om te investeren in een systeem die al deze punten geïntegreerd heeft; Klippa bijvoorbeeld!

Facturen digitaal bewaren is erg eenvoudig met Klippa. Wij koppelen ons systeem namelijk aan het huidige ERP- of boekhoudsysteem van jouw onderneming, waardoor de facturen automatisch in het digitaal archief terechtkomen. 

Wil je meer informatie over facturen digitaal opslaan? Neem contact op, of plan een demo in via het onderstaande formulier.

Online demo plannen
Binnen 30 minuten vrijblijvend een duidelijk beeld van Klippa. 

Works with AZEXO page builder