Bewaarplicht administratie: wat is de bewaartermijn voor de Belastingdienst?

Bewaarplicht administratie: wat is de bewaartermijn voor de Belastingdienst?

De bewaarplicht administratie; wat is de bewaartermijn van de administratie van ondernemers voor de Belastingdienst? En zit er verschil tussen de bewaarplicht van de administratie, ook wel fiscale bewaarplicht genoemd, van papieren en digitale stukken? Welke stukken moeten bewaard worden en welke niet? 

In dit blog beantwoorden we alle mogelijke vragen omtrent de wettelijke bewaarplicht en bewaartermijn van de administratie voor ondernemers, bv’s, zzp’ers en particulieren. 


Bewaarplicht administratie Belastingdienst

De Belastingdienst maakt onderscheid in de plicht om administratie te bewaren voor ondernemers en particulieren.

Wettelijke bewaartermijn administratie voor bedrijven

In de basis moeten bedrijven en ondernemers de administratie zeven jaar bewaren. Hoe lang je de administratie wettelijk moet bewaren hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij verschillende onderdelen in de administratie. 

Een bepaald aantal onderdelen in de administratie wordt aangemerkt als basisgegevens en moet daarom zeven jaar verplicht bewaard worden. Hieronder vallen: 

  • De crediteuren- en debiteurenadministratie;
  • Facturen en bonnen;
  • De administratie van de voorraden;
  • De salarisadministratie;
  • Het grootboek;
  • Administratie van de in- en verkoop.
bewaarplicht administratie

Uitzonderingen op de bewaartermijn 

In enkele gevallen is de bewaartermijn echter langer, namelijk tien jaar. Deze uitzondering wordt onder andere gehanteerd voor onroerende zaken, bijvoorbeeld een bedrijfspand of een fabriek. Dit in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting. 

Ook wanneer jouw onderneming elektronische diensten, telecommunicatiediensten televisieomroep- en radiodiensten levert is de bewaarplicht van de administratie tien jaar. 

Wil je administratie niet zo lang bewaren? In overleg met de Belastingdienst is het maken van afspraken hierover mogelijk. Mocht je dit willen doen, houd er dan wel rekening mee dat andere overheidsinstellingen wél een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar hanteren.

Hoe lang boekhouding bewaren?

Vraag je je af hoe lang je de boekhouding moet bewaren? De boekhouding staat voor de financiële administratie van een onderneming. Hiervoor geldt dus dezelfde bewaartermijn als de administratie. De bewaarplicht van de boekhouding is dus ook zeven jaar.

Bewaartermijn voor particulieren

Er is geen wettelijke bewaartermijn voor de administratie van particulieren. Er is dus geen bewaarplicht voor de particuliere administratie. 

Het is echter wel aan te raden om belastingpapieren en bankafschriften in elk geval vijf jaar te bewaren. De Belastingdienst mag tot vijf jaar belasting navorderen. Bovendien kan de Belastingdienst na de belastingaangifte nog bewijsstukken aanvragen.

Natuurlijk is het voor garantietermijnen, schadeclaims en verzekeringen handig om zaken zoals bonnetjes en facturen te bewaren. 


Welk deel van de administratie bewaren?

Als bedrijfseigenaar ben je je er vast van bewust dat alle gegevens over jouw bedrijfsvoering tot de administratie behoren. Het gaat hier dus om:

  • Bonnen;
  • Facturen;
  • Lonen;
  • Financiële aantekeningen (in- en verkoopboek);
  • Controleberekeningen die tussentijds gemaakt zijn;
  • Bankafschriften;
  • Databestanden en software;
  • Debiteuren en crediteuren;
  • Administratie van de voorraad;

Hier ben je je wellicht niet van bewust, maar e-mails, notities en zowel papieren als elektronische agenda’s behoren ook tot de administratie en de fiscale bewaarplicht.

welk deel administratie bewaren

Het is van belang om een zakelijke agenda te bewaren, zodat je bijvoorbeeld kunt bewijzen dat een lunch die je hebt gehad daadwerkelijk zakelijk was. Als dit het geval is, mag je de btw namelijk aftrekken. Zorg daarom voor een overzichtelijke administratie, waarin winst, kosten en omzet snel duidelijk worden.


Ingang van de betaaltermijn

De precieze termijn gaat in nadat het boekjaar waarover de boekhouding wordt bijgehouden is afgelopen. Dit houdt in dat de administratie bewaarplicht van facturen uit april 2021 bijvoorbeeld pas in 2029 afgelopen is. 

Als je ooit uitstel gevraagd hebt voor het doen van belastingaangifte, is de termijn mogelijk verlengd en dus langer dan zeven jaar. Zorg dat je altijd aan de wettelijke bewaartermijn van de Belastingdienst voldoet, anders kun je een boete of in het ergste geval een gevangenisstraf riskeren. 


Hoe bewaar je de administratie?

In de basis bewaar je de administratie in dezelfde vorm als dat je deze hebt ontvangen. Heb je een factuur via de mail ontvangen? Dan bewaar je deze in de cloud. Papieren bonnetjes bewaar je op papier. 

Het is echter wel van belang om facturen, bonnen en andere administratieve zaken goed te bewaren. De Belastingdienst ziet het kwijtraken, vervaging door ouderdom en het uitbreken van brand namelijk niet als gegronde redenen om onder de administratie bewaarplicht uit te komen. Gelukkig gaat de Belastingdienst ook akkoord met gedigitaliseerde bonnen en facturen! 

Mag ik mijn administratie digitaal bewaren? 

Ja, dat mag. Er moet in dit geval wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van de originele bon of factuur. Zo mag de bon niet gescheurd zijn, niet vervaagd zijn en de bon moet geheel in beeld staan.

administratie digitaal bewaren met klippa

Hierboven zie je een voorbeeld van hoe een goed leesbare bon eruit ziet in de technologie van Klippa. Wanneer de bon onleesbaar zou zijn, neemt onze technologie de data niet goed over. In dit geval accepteert de Belastingdienst de digitale versie niet. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe dit eruit zou zien:

foute overname digitale administratie

Voordelen van digitaal bewaren van je administratie

Het digitaal bewaren van je administratie brengt dan ook een groot aantal voordelen met zich mee:

  • Ruimtebesparing;
  • Je raakt nooit meer een bonnetje of factuur kwijt;
  • Overzicht;
  • Tijdbesparing voor de boekhouder;
  • Mogelijkheid om je administratie te koppelen met andere systemen
  • Veilige opslag in de cloud.

Financiële administratie digitaal bewaren met Klippa

Kies je ervoor om de financiële administratie te digitaliseren? Zorg er dan wel voor dat de bonnen en facturen origineel, volledig en juist worden weergegeven. Alleen dan is dit volgens de regels van de belastingdienst toegestaan. 

Als je aan deze regels wilt voldoen, is het belangrijk om een betrouwbare scanoplossing te vinden. Deze moet jouw documenten bovendien veilig in de cloud kunnen bewaren. Hier komt Klippa goed van pas! Onze scan en herken oplossing leest de gehele bon of factuur, om deze vervolgens in het boekhouding- of ERP systeem op te slaan. Eenvoudiger kan haast niet!

De scan en herken functie zit automatisch ingebouwd in Klippa’s declaratiesysteem en in Klippa factuurverwerking. Deze systemen maken declareren en factuurverwerking zo eenvoudig als het maken van een foto. Bovendien zijn ze middels een API-koppeling eenvoudig te integreren met boekhouding- en ERP systemen. Uiteraard bewaart Klippa je gegevens conform de bewaartermijn. 


Neem contact op of plan een demo

Wil jij het bewaren van de administratie vereenvoudigen? Kies dan voor Klippa! Wij vertellen je graag meer over de functionaliteiten en hoe Klippa jouw onderneming kan helpen. 

Neem contact op door te mailen naar [email protected], of plan hieronder een online demo in met één van onze specialisten! We vertellen je graag meer over hoe je de bewaarplicht van de administratie kunt vereenvoudigen! 

Online demo plannen
Binnen 30 minuten vrijblijvend een duidelijk beeld van Klippa. 

Works with AZEXO page builder