Stapels papieren facturen, bonnetjes die kwijtraken, een accountant die eens per jaar door je mappen ploegt: voor veel bedrijven is dit nog steeds de realiteit. Ondertussen loopt de administratieve last alleen maar op, en betaal je medewerkers voor werk dat software in een fractie van de tijd uitvoert.
Volgens onderzoek van Rabobank heeft bijna 71% van de Nederlandse bedrijven in de zakelijke dienstverlening het afgelopen jaar stappen gezet om te digitaliseren. Toch werken veel ondernemers nog altijd handmatig, met Excel of losse systemen die niet met elkaar communiceren.
Met de juiste software voor het digitaliseren van je administratie verwerk je facturen automatisch, keur je uitgaven digitaal goed en houd je je financiën altijd up-to-date, zonder handmatig overtypen. In deze blog lees je alles wat je nodig hebt om de juiste keuze te maken.
Key Takeaways
- Software voor het digitaliseren van je administratie automatiseert de verwerking van facturen, bonnen en declaraties, zodat je geen gegevens meer handmatig hoeft in te voeren
- Goede administratie digitaliseren software bevat OCR, digitale goedkeuringsflows, fraudedetectie en integraties met je boekhoudsoftware of ERP-systeem
- Je bespaart tot 70% aan verwerkingstijd door je administratie te digitaliseren met de juiste software
- Digitale administratie voldoet automatisch aan de bewaarplicht van de Belastingdienst
- SpendControl van Doxis beheert facturen, declaraties en zakelijke creditcards in één platform
Wat is software voor het digitaliseren van de administratie?
Software voor het digitaliseren van de administratie is een digitale oplossing die je helpt om papieren en digitale financiële documenten, zoals facturen, bonnen en declaraties, automatisch te verwerken, goed te keuren en te archiveren. De software leest documenten uit via OCR-technologie, koppelt ze aan de juiste kostenposten en stuurt ze door het goedkeuringsproces, zonder dat je er handmatig iets voor hoeft te doen.
Waarom je administratie digitaliseren?
Handmatige administratie kost je organisatie meer dan je denkt. Niet alleen in uren, maar ook in fouten, frauderisico’s en gemiste inzichten. Administratie digitaliseren software lost al deze problemen tegelijk op.
Tijdsbesparing tot 70%
Facturen handmatig overtypen, bonnetjes inscannen en gegevens van het ene systeem naar het andere kopiëren zijn tijdrovende taken die je medewerkers weghouden van werk dat er echt toe doet. Met software die je administratie digitaliseert, verwerk je inkomende documenten automatisch. Je bespaart tot 70% aan verwerkingstijd, die je medewerkers kunnen inzetten voor strategische taken.
Minder fouten, minder fraude
Overal waar mensen handmatig gegevens invoeren, sluipen fouten in. Een verkeerd rekeningnummer, een bedrag dat net iets afwijkt, een factuur die dubbel wordt ingediend: elk van deze fouten kost je geld. Administratie digitaliseren software elimineert handmatige invoer en detecteert automatisch dubbele en frauduleuze facturen, voordat ze betaald worden.
Altijd en overal toegang
Omdat je administratie in de cloud staat, zijn facturen, bonnen en declaraties op elk moment en vanaf elk apparaat toegankelijk. Je hoeft niet meer op kantoor te zijn om een factuur goed te keuren of een declaratie in te dienen. Dat is ook handig als je boekhouder of accountant tussentijds wil meekijken.
Koppeling met je ERP- en boekhoudsoftware
De beste administratie digitaliseren software integreert naadloos met populaire boekhoud- en ERP-systemen, zoals Exact, AFAS, SAP, NetSuite en Twinfield. Gegevens worden automatisch doorgestuurd naar je financiële software, zonder handmatig exporteren of importeren. Dat geeft je een realtime beeld van je financiële situatie. Bekijk alle beschikbare koppelingen met boekhoud- en ERP-systemen.
Voldoen aan de bewaarplicht
De Belastingdienst verplicht bedrijven om de administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Met digitale archivering voldoe je hier automatisch aan. Documenten zijn altijd doorzoekbaar en terug te vinden, ook als er jaren later een belastingcontrole plaatsvindt. Lees meer over de bewaarplicht van de administratie en wat dat concreet betekent voor jouw bedrijf.
Wat moet goede administratie digitaliseren software kunnen?
Niet alle software is gelijk. Als je op zoek bent naar de beste oplossing voor jouw organisatie, let dan op deze vier kernfuncties.
OCR en automatische data-extractie
OCR (Optical Character Recognition) is de technologie die tekst op een factuur of bon herkent en omzet naar digitale data. Goede scan en herken software herkent onder meer:
- Factuur- en bonnummer
- Bon- en factuurdatum
- Btw-bedragen en btw-percentages
- Leveranciersnaam en rekeningnummer
- Totaalbedragen
Kies voor software met een nauwkeurigheidspercentage van minimaal 99%, zodat je niet alsnog handmatig hoeft te corrigeren. SpendControl van Doxis haalt een nauwkeurigheid van 99% bij data-extractie.
Digitale goedkeuringsflows
Facturen moeten goedgekeurd worden voordat ze betaald worden. Handmatig ondertekenen of e-mails rondsturen om een handtekening te verzamelen is inefficiënt. Goede administratie software stuurt documenten automatisch naar de juiste persoon, op basis van regels die jij instelt: op basis van kostenpost, afdeling of bedrag.
Medewerkers keuren facturen goed of af met een paar klikken, via web of mobiel. Daarna gaan ze automatisch door naar de financiële afdeling voor verwerking.
Fraude- en dubbele factuurdetectie
Een papieren administratie biedt weinig bescherming tegen fraude. Software voor het digitaliseren van de administratie detecteert automatisch dubbele facturen en signaleert afwijkingen die op fraude kunnen wijzen, zoals een ongebruikelijk rekeningnummer of een factuur die net iets afwijkt van eerdere versies van dezelfde leverancier.
Integraties met bestaande systemen
Je bestaande boekhoudsoftware en ERP-systeem blijven het hart van je financiële administratie. Administratie digitaliseren software sluit daar naadloos op aan via een API-koppeling. Zo vermijd je dubbele systemen en handmatige export- en importstappen.
In 3 stappen je administratie digitaliseren met software
Je hoeft de overstap niet in één keer te maken. Met deze drie stappen bouw je een solide digitale basis.
Stap 1: Automatiseer de verwerking van facturen en bonnen
De eerste stap is stoppen met handmatig overtypen. Kies voor digitale factuurverwerking met ingebouwde OCR, zoals SpendControl van Doxis. Inkomende facturen worden automatisch uitgelezen: de software herkent alle relevante gegevens en laadt ze in je systeem. Bonnen scan je eenvoudig via de mobiele app.
Het systeem is zelflerend: hoe meer facturen je verwerkt, hoe slimmer het wordt. Na verloop van tijd herkent het systeem patronen per leverancier en weet het automatisch aan welke kostenpost een factuur moet worden toegewezen.
Stap 2: Stel digitale goedkeuringsflows in
Na de automatische extractie gaat de factuur door een digitaal goedkeuringsproces. Je stelt in wie welke facturen goedkeurt, op basis van bedrag, afdeling of kostensoort. De software stuurt automatisch herinneringen als er nog een goedkeuring open staat.
Na goedkeuring wordt de factuur doorgestuurd naar de finance-afdeling, klaar voor boeking. Terugkerende facturen binnen een vaste marge kun je zelfs volledig automatisch laten goedkeuren, zonder handmatige tussenkomst. Wil je ook declaraties digitaal verwerken? Dat gaat via hetzelfde platform.
Stap 3: Integreer met je ERP- of boekhoudsoftware
De laatste stap is het koppelen van je administratie digitaliseren software aan je ERP- of boekhoudsysteem. Via een API-koppeling worden alle geboekte facturen en declaraties automatisch doorgestuurd naar je bestaande financiële software.
SpendControl integreert met Exact Online, AFAS, SAP, NetSuite, Twinfield, Microsoft Dynamics en tientallen andere systemen. Is een directe API-koppeling niet mogelijk? Dan laad je data alsnog in via de import-export functionaliteit.
Digitaliseer je financiële administratie met SpendControl
Herken je jezelf in het handmatig verwerken van facturen, declaraties en bonnetjes? Dan is het tijd voor een oplossing die al die losse processen samenvoegt in één platform.
SpendControl van Doxis is software voor het digitaliseren van de financiële administratie, speciaal ontworpen voor bedrijven die grip willen krijgen op hun factuurverwerking, declaratiebeheer en zakelijke uitgaven. Dit is wat SpendControl voor jouw organisatie doet:
- Verwerk inkomende facturen automatisch met 99% nauwkeurige OCR-extractie
- Dien declaraties in en verwerk ze via web of mobiele app
- Beheer zakelijke creditcards en virtuele betaalkaarten in hetzelfde platform
- Stel goedkeuringsflows in op maat, met meerdere niveaus en automatische herinneringen
- Voorkom fraude met ingebouwde detectie van dubbele facturen en afwijkende gegevens
- Voldoe automatisch aan wet- en regelgeving met een ISO 27001-gecertificeerde en AVG-conforme oplossing
- Integreer met je bestaande boekhoudsoftware of ERP-systeem via API
Klaar om je administratie te digitaliseren? Plan hieronder een gratis demo met Doxis of neem contact op en ontdek wat SpendControl voor jouw organisatie kan betekenen.
FAQ
Administratie digitaliseren software is een digitale oplossing die papieren en digitale financiële documenten, zoals facturen, bonnen en declaraties, automatisch verwerkt, goedkeurt en archiveert. De software leest documenten uit via OCR-technologie en koppelt ze aan de juiste kostenposten in je boekhoudsysteem, zonder handmatige invoer.
Wat zijn de voordelen van software voor het digitaliseren van de administratie?
De belangrijkste voordelen zijn tijdsbesparing, minder fouten, betere fraudedetectie, altijd en overal toegang tot je documenten, en naadloze integratie met je boekhoudsoftware of ERP-systeem. Je voldoet bovendien automatisch aan de bewaarplicht van de Belastingdienst.
Hoeveel tijd bespaar ik met administratie digitaliseren software?
Met de juiste software bespaar je tot 70% op de verwerkingstijd van facturen en declaraties. Taken als handmatig overtypen, documenten rondsturen ter goedkeuring en exporteren naar je boekhoudsysteem vervallen vrijwel volledig.
Wat is OCR en waarom is het belangrijk voor het digitaliseren van de administratie?
OCR staat voor Optical Character Recognition, technologie die tekst op een gescand document of PDF herkent en omzet naar bewerkbare digitale data. OCR is de kern van administratie digitaliseren software: het zorgt ervoor dat factuurgegevens automatisch worden uitgelezen, zonder dat je ze handmatig hoeft in te voeren.
Integreert administratie digitaliseren software met mijn bestaande boekhoudsysteem?
Ja. Kwalitatieve software voor het digitaliseren van de administratie biedt API-koppelingen met gangbare boekhoud- en ERP-systemen, zoals Exact, AFAS, SAP, NetSuite, Twinfield en Microsoft Dynamics. SpendControl van Doxis ondersteunt tientallen integraties.
Voldoet digitale administratie aan de eisen van de Belastingdienst?
Ja. De Belastingdienst accepteert digitale administratie, mits deze voldoet aan de bewaarplicht van minimaal 7 jaar en de gegevens op elk moment toegankelijk en controleerbaar zijn. Goede administratie digitaliseren software archiveert documenten automatisch en doorzoekbaar in de cloud.
Wat is het verschil tussen SpendControl en Doxis AI.dp?
SpendControl is gericht op het beheren van financiële uitgaven: factuurverwerking, declaraties en zakelijke creditcards in één platform. Doxis AI.dp is een bredere oplossing voor intelligente documentverwerking, inclusief contracten, identiteitsdocumenten en andere documentstromen. Voor het digitaliseren van de financiële administratie is SpendControl de aangewezen keuze.
Hoe lang duurt het om administratie digitaliseren software te implementeren?
De implementatietijd verschilt per organisatie en softwareoplossing. SpendControl van Doxis is ontworpen voor een snelle implementatie, met directe integraties met bestaande systemen. Na de koppeling kun je direct facturen verwerken en goedkeuringsflows instellen.