Factuurverwerking is een van de belangrijkste onderdelen van een organisatie. Het helpt zowel kleine als grote bedrijven om betalingen op tijd en nauwkeurig te regelen. Maar dat maakt het werk niet minder saai of tijdrovend, zeker niet als je het handmatig doet. Het is een proces dat niet alleen veel menskracht kost, maar ook de nodige uitdagingen met zich meebrengt. Denk aan fouten bij de handmatige data-invoer, hogere operationele kosten en vertragingen in de verwerking.
Uit onderzoek van het Institute of Financial Operations and Leadership (IFOL) blijkt dat 56% van de ondervraagden meer dan tien uur per week kwijt is aan het verwerken van facturen en betalingen aan leveranciers. Dat zijn behoorlijk wat uren voor slechts één taak, vind je niet?
Gelukkig is er een slimmere manier om dit aan te pakken: batchverwerking van facturen. Door dit proces te automatiseren, reken je af met de bekende uitdagingen, bespaar je kostbare tijd en verhoog je de nauwkeurigheid.
Ben je klaar om je factuurverwerking te verbeteren? In deze blog duiken we in het stappenplan voor het automatiseren van je factuurverwerking in bulk.
Key Takeaways
- Batchverwerking (of bulkverwerking) van facturen betekent dat je grote hoeveelheden facturen in één keer verwerkt in plaats van stuk voor stuk. Dit is de ideale oplossing voor bedrijven die veel documenten moeten verwerken.
- Handmatige factuurverwerking is tijdrovend, foutgevoelig en duur. Automatisering is simpelweg de slimmere weg.
- De belangrijkste stappen voor batchverwerking zijn het opzetten van een project, het maken van een preset voor data-extractie, het kiezen van de bron (zoals een map of kanaal) en het bouwen van de workflow.
- Je kunt facturen voor batchverwerking aanleveren via cloudopslag, e-mail, directe uploads vanaf je apparaat of andere externe systemen. Hierdoor kun je vanaf veel verschillende punten automatiseren.
- Met de juiste software haal je automatisch de belangrijkste gegevens van facturen (zoals leverancier, datum, bedrag en btw), verwerk je honderden facturen tegelijk en stuur je de data betrouwbaar door.
- Het automatiseren van bulkverwerking zorgt voor lagere kosten, minder fouten, een snellere doorlooptijd, betere schaalbaarheid en een strakkere financiële administratie.
Wat is het verwerken van facturen in bulk?
Het verwerken van facturen in bulk is het proces waarbij je grote hoeveelheden facturen tegelijk afhandelt binnen een organisatie. In plaats van dat je elke factuur los bekijkt, extraheer, beheer en verwerk je talloze facturen in één keer.
Deze methode is ideaal voor bedrijven die dagelijks, wekelijks of maandelijks te maken hebben met honderden facturen. Door dit proces te automatiseren bespaar je niet alleen bakken met tijd, maar verhoog je ook de nauwkeurigheid en werk je een stuk kostenefficiënter. En dat zijn nog maar een paar van de vele voordelen voor je onderneming.
Hoe batchverwerking van facturen precies werkt
Zodra je de juiste workflow hebt ingesteld, neemt batchverwerking het grootste deel van het handmatige werk in je crediteurenadministratie over. Het draait om het automatiseren van elke stap: van het groeperen van facturen tot het uitvoeren van de betalingen. Zo rollen grote aantallen facturen soepel door je systeem met minimale menselijke tussenkomst.
Dit is wat er achter de schermen gebeurt:
- Groeperen: Facturen worden verzameld in batches op basis van criteria zoals leverancier, vervaldatum of de betreffende afdeling. Dit zorgt voor een georganiseerde verwerking en maakt het terugvinden van gegevens een stuk makkelijker.
- Data-invoer: Automatiseringssoftware haalt de belangrijkste details, zoals de naam van de leverancier, de factuurdatum en het bedrag, uit elke factuur. Deze gegevens worden vervolgens automatisch ingevuld in de juiste velden van je boekhoud- of ERP-systeem.
- Verwerking: Na het groeperen wordt de batch als één geheel verwerkt. Denk hierbij aan het matchen van facturen met inkooporders, het opsporen van fouten of dubbele facturen en het doorsturen naar de juiste personen voor goedkeuring.
- Betaling: Goedgekeurde facturen kunnen collectief in één transactie worden betaald, bijvoorbeeld via SEPA-overschrijvingen. Dit scheelt een enorme berg administratief werk.
- Genereren: Batchverwerking werkt ook de andere kant op: het in één keer aanmaken van meerdere uitgaande facturen. Dit is bijvoorbeeld ideaal voor verdienmodellen op basis van abonnementen of verbruik.
Door deze stappen te automatiseren, verandert batchverwerking een tijdrovend proces in een gestroomlijnde operatie.
Laten we nu eens kijken naar de belangrijkste voordelen die deze aanpak je finance-team oplevert.
De voordelen van het verwerken van facturen in bulk
Door facturen gezamenlijk in plaats van individueel te verwerken, krijgt je organisatie meer grip, nauwkeurigheid en voorspelbaarheid binnen de crediteurenadministratie.
Dit zijn de belangrijkste voordelen op een rij:
- Hogere efficiëntie: Het in bulk verwerken van facturen bespaart enorm veel tijd en handmatig werk. Hierdoor krijgt je team de ruimte om zich te focussen op taken die echt waarde toevoegen voor het bedrijf.
- Verbeterde nauwkeurigheid: Automatisering minimaliseert menselijke fouten die vaak voorkomen bij repeterende data-invoer. Dit zorgt voor een veel zuiverdere financiële administratie.
- Beter beheer van de cashflow: Batchverwerking maakt een strategische betalingsplanning mogelijk. Bovendien sta je sterker bij het onderhandelen over gunstige voorwaarden met leveranciers als je jouw proces strak op orde hebt.
- Gestroomlijnde workflows: De overstap van een handmatige ad-hoc aanpak naar een gestructureerde planning zorgt voor een soepeler en consistenter financieel proces.
- Meer controle: Dankzij een gecentraliseerd en geautomatiseerd proces spoor je fouten sneller op, voorkom je dubbele betalingen en houd je een kraakheldere audit trail bij.
Deze voordelen maken het verwerken van facturen in bulk tot een onmisbaar onderdeel van een modern, geautomatiseerd crediteurenbeheer.
In 5 stappen naar een workflow voor bulkverwerking van facturen
Overstappen op een geautomatiseerd batchproces betekent niet dat je ingewikkelde code moet leren schrijven. Het gaat erom dat je een digitaal pad uitstippelt dat je facturen kunnen volgen. Hier lees je hoe je van die enorme stapel papier naar een gestroomlijnd, geautomatiseerd systeem gaat.
1. Verzamel alles op één plek
De grootste drempel bij batchverwerking is vaak simpelweg het vinden van alle facturen. In plaats van handmatig bijlagen uit verschillende e-mails te downloaden of fysieke post te scannen, kun je een centraal punt instellen. De meeste moderne software laten je direct verbinding maken met je bronnen, zoals een specifiek e-mailadres voor facturen of een gedeelde map in Google Drive. Zo worden je facturen automatisch verzameld in één wachtrij, klaar voor de volgende stap.
2. Laat de software het leeswerk doen
Zodra je facturen zijn verzameld, moet het systeem de details begrijpen. Dit is waar AI-gestuurde OCR (Optical Character Recognition) om de hoek komt kijken. De software “ziet” het document niet alleen, maar leest het ook echt zoals een mens dat zou doen. Het herkent de leverancier, het factuurnummer en het totaalbedrag. Het doel is om die afbeeldingen en PDF’s om te zetten in digitale data waar je boekhoudsoftware echt iets mee kan.
3. Automatische controle op fouten
Bulkverwerking werkt alleen als je op de resultaten kunt vertrouwen. In plaats van dat een medewerker elke regel controleert, kun je regels instellen die het systeem volgt. Het systeem kan bijvoorbeeld automatisch checken of de btw correct is berekend of dat een factuur een duplicaat is van een rekening die je al hebt betaald. Is alles in orde? Dan gaat de factuur door. Ziet er iets vreemd uit? Dan krijgt de factuur een vlaggetje voor menselijke controle.
4. Formatteer de data voor je ERP-systeem
Boekhoudsystemen (zoals Xero, SAP of NetSuite) zijn vaak nogal kieskeurig over hoe ze data ontvangen. Voordat je de batch kunt uploaden, moet de geëxtraheerde informatie georganiseerd worden in een formaat dat het systeem begrijpt, zoals een CSV- of JSON-bestand. Deze stap zorgt ervoor dat de velden voor “Datum” en “Bedrag” precies op de juiste plek belanden, zonder dat je later handmatig hoeft te schuiven of te corrigeren.
5. Synchroniseren en klaar
De laatste stap is de overdracht. Nu de data verzameld, gecontroleerd en geformatteerd is, wordt deze direct naar je financiële software gestuurd. Dit kan via een directe koppeling of een automatische bestandsupload. Zodra de synchronisatie voltooid is, zijn je facturen opgeslagen, gearchiveerd en klaar voor betaling. Het handmatige werk is verdwenen en je houdt een duidelijke audit trail over.
Automatiseer je factuurverwerking in bulk met Klippa DocHorizon
Het automatiseren van je factuurverwerking met Klippa DocHorizon is de snelste manier om tijd terug te winnen, dure fouten te voorkomen en je crediteurenadministratie op te schalen zonder extra personeel. Met slechts een paar klikken stromen facturen van je gekozen bron, via nauwkeurige AI-extractie, rechtstreeks naar je ERP- of boekhoudsysteem. Gevalideerd, geformatteerd en klaar voor betaling. Het resultaat: een snellere verwerking, een schonere administratie en meer grip op je cashflow.
In tegenstelling tot algemene automatiseringstools is Klippa DocHorizon gebouwd voor snelheid, nauwkeurigheid en een naadloze aansluiting op jouw workflows. Met Klippa DocHorizon automatiseer je niet alleen, maar verbeter je ook de kwaliteit en betrouwbaarheid van je AP-processen. Van internationale facturen tot meertalige OCR: Klippa levert consistente en veilige resultaten.
- ROI binnen 3 maanden: Gemiddelde terugverdientijd dankzij directe kostenbesparing en efficiëntiewinst.
- 99% nauwkeurige extractie: Extreem hoge precisie bij zowel gestructureerde als semi-gestructureerde facturen.
- Automatische fraude- en foutdetectie: Slimme AI-regels en onregelmatigheidscontroles sporen problemen direct op.
- Schaalbaar: Groeit probleemloos mee, van kleine batches tot enorme volumes op bedrijfsniveau.
- 75% minder werkdruk: Verlaag de werklast van je AP-team aanzienlijk binnen de eerste maand.
- Direct klaar voor integratie: Werkt naadloos samen met SAP, Xero, NetSuite, QuickBooks en meer dan 25 andere ERP- en boekhoudsystemen.
Ben je benieuwd hoe je jouw bulkverwerking van facturen kunt verbeteren met de slimme oplossingen van Klippa? Neem dan contact op met onze experts voor meer informatie of boek hieronder een gratis demo!
FAQ
Batchverwerking houdt in dat je grote hoeveelheden facturen tegelijkertijd afhandelt in plaats van één voor één. Denk bijvoorbeeld aan het uploaden van tientallen of honderden facturen in een map
2. Welke bedrijven hebben het meeste baat bij bulkverwerking van facturen?
Organisaties die regelmatig veel facturen ontvangen, zoals bedrijven in de productie, logistiek of groothandel, halen het meeste voordeel uit het automatiseren van bulkverwerking. Eigenlijk geldt dit voor elk bedrijf met een hoog volume aan leveranciers.
3. Welke soorten facturen of bronnen worden ondersteund in een bulk-workflow?
Je kunt facturen aanleveren via directe uploads vanaf je apparaat, cloudopslag (zoals Google Drive of Dropbox), e-mailbijlagen of externe systemen zoals S3 of OneDrive. Je zet de facturen simpelweg in een vooraf ingesteld kanaal en het systeem verwerkt ze automatisch in bulk.
4. Hoe gaat automatisering om met fouten of facturen die niet kloppen?
In een goed ingestelde workflow kunnen automatische controles zaken signaleren zoals ontbrekende inkooporders, onjuiste bedragen of dubbele facturen. Het systeem kan deze uitzonderingen vervolgens doorsturen naar een medewerker voor een snelle controle of goedkeuring. Zo blijft de kwaliteit van je data altijd hoog.
5. Wat gebeurt er nadat de facturen in een bulk-workflow zijn verwerkt?
Na de verwerking kan de data worden geëxporteerd in formaten zoals JSON, CSV of XML, of direct naar je boekhoud- of ERP-systeem worden gestuurd. De verwerkte facturen worden daarna gearchiveerd of klaargezet voor betaling.
6. Is het ingewikkeld om batchverwerking voor facturen te implementeren?
Nee, de implementatie is vrij simpel: je bepaalt welke gegevensvelden je wilt extraheren, kiest de bron en geeft aan waar de resultaten naartoe moeten. Na deze eerste configuratie rollen nieuwe facturen volledig automatisch door het systeem.
7. Hoe kies ik de juiste software voor het verwerken van facturen in bulk?
Zoek naar een platform dat grote volumes aankan, verschillende bronnen ondersteunt en zorgt voor een zeer nauwkeurige data-extractie. Ook een goede foutafhandeling en een naadloze koppeling met je huidige financiële systemen zijn onmisbaar voor een soepel proces.