Het kan voorkomen dat je voor je werk eens naar een klant of een andere vestiging moet reizen. Tijdens dit klantbezoek kan het zijn dat je gaat lunchen met een zakenpartner en je auto parkeert bij een broodjeszaak. Dat voor dit soort dienstreizen kosten gemaakt worden, is dan ook geen gek idee.
Maar wie is verantwoordelijk voor deze kosten? Dat verschilt nog weleens. Over het algemeen worden deze kosten gezien als indirecte loonkosten die je kan declareren bij je werkgever, ook wel onkostenvergoedingen genoemd.
Onkostenvergoedingen kunnen worden opgedeeld in verschillende categorieën die zowel onbelast als belast kunnen worden door de Belastingdienst. De reden van een vergoeding heeft daar invloed op. Voor een vergoeding voor een dienstreis gelden bijvoorbeeld andere regels dan een vergoeding voor een nieuw maatpak die je tijdens je werk en vrije tijd draagt. En dan hebben we het nog niet eens over het omslachtige declaratieproces van deze onkosten gehad.
Om meer duidelijkheid te verschaffen over onkostenvergoedingen en de wettelijke regels die daarbij horen, behandelen we in deze blog wat onkostenvergoedingen zijn, welke verschillen er zijn, en zullen we dieper ingaan op de verschillende vrijstellingen die betrekking hebben op onkostenvergoedingen.
Als extraatje behandelen we aan het einde van deze blog enkele manieren om het declaratieproces en beheer van je onkosten zo snel en gemakkelijk mogelijk te maken.
Wat is een onkostenvergoeding?
Een onkostenvergoeding wordt uitgekeerd door een werkgever als compensatie aan een werknemer voor bepaalde kosten die zijn gemaakt bij het uitoefenen van hun werkzaamheden. Tevens worden onkostenvergoedingen gezien als indirecte loonkosten omdat deze kosten verwant zijn aan individuele werknemers.
Onkostenvergoedingen kunnen vallen onder zowel primaire als secundaire arbeidsvoorwaarden. Het verschil zit hem in de afspraken die gemaakt zijn met de werkgever. Onder de primaire arbeidsvoorwaarden vallen de basisafspraken die gemaakt zijn tussen de werknemer en de werkgever, zoals salarissen.
Daarnaast zijn er extra afspraken die gemaakt kunnen worden. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken die betrekking hebben op zaken als reiskostenvergoedingen, lease auto’s, apparatuur van de zaak zoals een telefoon, of sportabonnementen ter ontspanning. Deze extra afspraken vallen dan onder de secundaire arbeidsvoorwaarden.
Welke soorten onkostenvergoedingen zijn er?
Nu je een goed idee hebt van wat onkostenvergoedingen eigenlijk zijn, is het belangrijk om de verschillende soorten onkostenvergoedingen te kennen. De volgende onkostenvergoedingen worden behandeld om de verschillen in soorten toe te lichten:
- Vaste (forfaitaire) onkostenvergoedingen
- Per diem vergoedingen
- Vergoedingen van de gemaakte kosten
Vaste (forfaitaire) vergoeding
Bij vaste vergoedingen, ook wel forfaitaire vergoedingen genoemd, kiest de werkgever ervoor meerdere kosten in één keer te dekken. Hierbij kun je denken aan een vast bedrag parkeergeld voor een specifieke periode, of consumpties voor onderweg.
Het voordeel van vaste vergoedingen is dat de werkgever niet alle bonnetjes hoeft te verzamelen en controleren, wat veel handmatig en bovenal langdradig werk bespaart. Bovendien worden deze vergoedingen regelmatig gecontroleerd door de Belastingdienst, wat achteraf voor problemen kan zorgen. Met name als deze kosten lager uitvallen dan uiteindelijk is uitgekeerd.
Vandaag de dag kan het handmatige en langdradige werk uit handen worden genomen door declaratiesoftware, zoals Klippa SpendControl. In het SpendControl product doen we dat door een digitale oplossing aan te bieden voor het verwerken, goedkeuren en archiveren van bonnen en facturen. Onze software wordt aangedreven door OCR technologie, wat veel tijd bespaart bij het extraheren van data.
Per diem vergoeding
Mocht je als werkgever ervoor kiezen om een vergoeding op dagbasis uit te keren, dan kun je een per diem vergoeding uitkeren. Dit is ideaal voor mensen die regelmatig reizen voor hun werk. Er zijn voor per diem vergoedingen regelgevingen vastgesteld door CAO-Rijk die betrekking hebben op verschillende manieren van reizen.
Voor het gemak behandelen we alleen de toegestane per diem vergoeding voor dienstreizen in Nederland. Mocht je willen weten wat de toegestane per diem vergoedingen zijn voor bijvoorbeeld dienstreizen naar het buitenland, check dit dan op de website van CAO-Rijk. De verblijfskostenvergoedingen voor dienstreizen binnen Nederland zijn voor 2022 als volgt:
Vergoedingen van gemaakte kosten
Het kan ook zijn dat je werknemers kosten maken en alleen de gemaakte kosten declareren. Neem bijvoorbeeld een administratief werknemer die papier en enveloppen op eigen rekening heeft gekocht voor het versturen van bedrijfsfacturen. In dat geval kan de werknemer de bonnetjes aanleveren bij de werkgever om zo een vergoeding te ontvangen voor de kosten die hij of zij gemaakt heeft.
Tevens kan een werknemer een treinkaartje kopen voor een zakelijk overleg in een andere stad. De factuur van het treinkaartje kan in zo’n geval worden teruggevorderd door de werknemer als vergoeding van gemaakte kosten.
Het vergoeden van gemaakte kosten kan vereenvoudigd worden door dit proces te digitaliseren. Deze digitalisatie brengt vele voordelen met zich mee. Meer over het digitaliseren van vergoedingen bespreken we verderop in deze blog.
Wat is het verschil tussen onbelaste en belaste onkostenvergoedingen?
Naast de soorten onkostenvergoedingen is het belangrijk om te weten hoe het belastingtechnisch werkt. Er zit namelijk een verschil in de manier hoe onkostenvergoedingen belast worden. Vanuit een belastingtechnisch begrip kunnen onkostenvergoedingen worden opgedeeld in belaste en onbelaste onkostenvergoedingen.
Belaste onkostenvergoedingen
Belaste onkostenvergoedingen worden door de Belastingdienst met loonbelasting belast. Tevens worden er premies volks- en werknemersverzekering over afgedragen. Zo wordt deze vorm van onkostenvergoeding gezien als een alternatieve vorm van loon.
Onder deze vorm van onkostenvergoedingen valt bijvoorbeeld het maatpak wat in de introductie van dit artikel werd beschreven. Ook kun je hierbij denken aan het sportschoolabonnement voor je werknemers om fit te blijven.
Desondanks zul je als werkgever veel vaker te maken krijgen met onbelaste onkostenvergoedingen dan met belaste onkostenvergoedingen.
Onbelaste onkostenvergoedingen
Onbelaste onkostenvergoedingen, ook wel vrijgestelde vergoedingen genoemd, zijn in tegenstelling tot belaste vergoedingen vrijgesteld van loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering. Dit komt doordat deze vrijgestelde vormen van onkostenvergoedingen niet bij het loon worden opgeteld en als essentieel worden beschouwd voor werknemers om hun functie uit te voeren.
Zodra een werknemer vergoed wordt voor een noodzakelijke dienstreis, worden de kosten voor deze reis vrijgesteld van belasting. Ook kan het zijn dat deze werknemer een dag in de week thuis werkt om drukte op het kantoor te voorkomen. In dat geval krijgt deze werknemer een thuiswerkvergoeding die ook onbelast wordt.
Deze vormen van vergoedingen vallen onder de Werkkostenregeling, afgekort het WKR. Het WKR maakt deel uit van de Belastingdienst en is sinds 2015 verplicht voor alle werknemers. Het onbelaste bedrag dat je mag besteden wordt de vrije ruimte genoemd.
De vrije ruimte is in 2022 vastgesteld op maximaal 1,7% van de fiscale loonsom tot en met €400.000. Mocht de fiscale loonsom boven €400,000 uitkomen, dan bedraagt het percentage van de vrije ruimte 1,18%. Indien het bedrag dat onbelast is besteed boven de grens van de vrije ruimte uitkomt, dan wordt daarover een percentage van 80% aan belasting berekend, aldus de Belastingdienst.
Vrijgestelde onkostenvergoedingen uitgewerkt
Om een beter beeld te krijgen van hoe vrijgestelde onkostenvergoedingen werken, hebben wij de meest voorkomende vormen van vrijgestelde onkostenvergoedingen nader uitgewerkt en verschillende voorbeeldsituaties toegevoegd.
Reiskostenvergoeding
Een van de meest voorkomende vrijgestelde onkostenvergoeding is toch wel de reiskostenvergoeding. Ook reiskostenvergoedingen kunnen worden opgedeeld in verschillende soorten.
De meest belangrijke reiskostenvergoedingen zijn vaste maandelijkse reiskostenvergoedingen en variabele reiskostenvergoedingen. Omdat op 1 januari 2022 veranderingen zijn doorgevoerd die effect kunnen hebben op jouw reiskostenvergoedingen, zullen we deze vorm van onkostenvergoedingen als eerste voor je uitwerken.
Zo zijn de bestaande vaste reiskostenvergoedingen komen te vervallen. Om recht te hebben op een vaste reiskostenvergoeding in 2022 zul je een vast woon-werk reispatroon moeten opstellen. Dit houdt in dat je tenminste 128 dagen naar een vaste werkplek moet reizen. De vergoeding zal dan worden uitgekeerd op basis van 214 dagen. Om een goed beeld te geven van hoe dit werkt, geven we je een voorbeeld gebaseerd op een 4 daagse werkweek.
Stel je werkt 4 dagen per week en moet hiervoor 15 kilometer afleggen om op je werk te komen. In totaal zul je dan 30 kilometer per dag afleggen.
Aan de hand van de 128 dagen toetsing zou je afgerond minimaal 103 dagen naar werk moeten reizen (128 x 4/5).
Tevens werk je gemiddeld 45 weken per jaar, met inachtneming van ziekte en vakantiedagen. In dat geval zou iemand die een jaar lang 4 dagen per week naar haar werk reist 180 woon-werkverkeer ritjes maken.
Gezien de vaste reiskostenvergoeding wordt uitgekeerd op basis van 214 dagen zul je voor een 4 daagse werkweek een reiskostenvergoeding ontvangen voor 172 dagen (214 x 4/5).
Normaliter wordt er een kilometervergoeding uitgekeerd van €0,19 per kilometer.
Dit houdt in dat je in 2022 een vaste reiskostenvergoeding krijgt uitgekeerd van €980,40 (172 dagen x 30 kilometer per dag x €0,19 per kilometer).
Mocht je echter onder de grens van 128 dagen vallen, dan zul je niet in aanmerking komen voor een vaste reiskostenvergoeding en wordt je reiskostenvergoeding naar rato berekend. Dit houdt in dat je €0,19 krijgt per afgelegde kilometer. Indien je met het openbaar vervoer reist, dan zal dit worden berekend per kilometer of per kostprijs van de rit.
Een bijkomend voordeel is dat de reiskostenvergoeding niet belast zal worden door de Belastingdienst.
Onkostenvergoeding bij thuiswerken
Een nieuw begrip sinds de afgelopen jaren is het thuiswerken. Met name sinds het begin van de pandemie is het vrij normaal geworden om eens per week vanuit huis te werken.
Omdat het thuiswerken voor werknemers wel extra kosten met zich meebrengt, denk hierbij aan elektriciteit, verwarming, of koffie, wordt dit gecompenseerd door de werkgever in de vorm van een thuiswerkvergoeding. Het is niet verplicht als bedrijf zijnde om een thuiswerkvergoeding uit te keren. Desondanks kan het wel prettig zijn voor werknemers om op deze manier hun extra kosten te kunnen dekken.
De maximale grens voor een onbelaste thuiswerkvergoeding is vastgesteld op een bedrag van €2,- per thuiswerkdag in 2022. Dit hoeft echter geen volledige dag te zijn. Als een werknemer besluit een halve dag thuis te werken, dan mag de onbelaste thuiswerkvergoeding ook volledig worden uitgekeerd.
Onkostenvergoeding bij studie
Goed opgeleid personeel is essentieel om je bedrijf te laten groeien naar nieuwe hoogtes. Daarom kan het een goed idee zijn om je werknemers de mogelijkheid te bieden om nieuwe dingen te leren waardoor ze nog breder inzetbaar zijn of kunnen doorgroeien naar een betere functie.
Voorheen kon personeel de kosten van een opleiding aftrekken van de inkomstenbelasting. Echter is de fiscale scholingsaftrek per 1 januari 2022 te komen vervallen. Hiervoor is het STAP-budget in plaats gekomen met als reden om scholing voor een brede doelgroep mogelijk te maken. STAP is een afkorting voor STimulering Arbeidsmarkt Positie.
Het STAP-budget is een subsidiëring voor zowel werkenden als werkzoekenden om zo een bedrag van maximaal €1.000 per jaar te ontvangen voor scholing of leermethodes voor werkgerelateerde ontwikkeling. Dit kan in de vorm van een opleiding, training, of ander leerprogramma zijn.
Stel je voor, je wilt een zelfstudie doen voor Cyber Security. De kosten van het lesprogramma bedraagt €964,-. Dan zou je het STAP-budget kunnen inzetten om deze studie te financieren, om zo door te groeien in je gewenste vakgebied.
Het aanvragen van een STAP-budget kan eenvoudig worden gedaan via een digitaal portaal van het UWV. Echter is de pot die de overheid vrij houdt voor aanvragen van een STAP-budget beperkt. Elke twee maanden start er een nieuwe aanvraagperiode waarbij een nieuwe pot vrijkomt. Daarom is het verstandig om dit vroegtijdig aan te vragen.
Tips bij het declareren van onkosten
In deze blog hebben we stilgestaan bij de verschillende soorten onkostenvergoedingen en zijn we dieper ingegaan op de van toepassing zijnde wet- en regelgevingen. Om dit allemaal goed en makkelijk bij te houden kan voor jou, maar ook voor veel andere bedrijven, een lastige klus zijn.
Daarom hebben wij enkele tips op een rij gezet die ervoor zorgen dat je het overzicht kunt bewaren bij het declaratieproces van je onkosten en niet voor onverwachte verrassingen komt te staan. De volgende tips helpen je hierbij:
- Blijf op de hoogte van huidige en nieuwe wet- en regelgevingen
- Houd de resterende vrije ruimte in de gaten
- Stel een duidelijk declaratiebeleid op
- Digitaliseer je declaratieproces
Blijf op de hoogte van huidige en nieuwe wet- en regelgevingen
Allereerst is het essentieel om op de hoogte te blijven van de nieuwe wet- en regelgevingen. Elk jaar vinden er wel kleine veranderingen plaats die effect hebben op de manier van het vergoeden van onkosten. Afgelopen jaar was dat bijvoorbeeld het geval bij de reiskostenvergoeding, zoals we eerder behandeld hebben. Het kan ook handig zijn om op de hoogte te blijven van nieuwe regels om zo bijvoorbeeld financiële voordelen te kunnen benutten.
Houd de resterende vrije ruimte in de gaten
Daarnaast is het belangrijk om de vrije ruimte in acht te nemen bij het uitkeren van giften aan je personeel. Mocht je de vrije ruimte overschrijden bij het uitkeren van een kerstpakket, kies dan bijvoorbeeld voor een nieuwjaarscadeau. Neem wel in acht dat dit alleen handig is als de vrije ruimte niet overschreden gaat worden in het volgende jaar. Dit zou anders namelijk slechts het probleem verplaatsen.
Stel een duidelijk declaratiebeleid op
Om verwarring of zelfs onbedoelde fraude te voorkomen kun je als werkgever een duidelijk declaratiebeleid opstellen voor je werknemers. Leg hierbij goed uit wat de huidige regelgevingen zijn en maak een praktische uitwerking hoe zij hun onkostenvergoedingen op de juiste wijze kunnen declareren. In een andere blog gaan we dieper in op het opstellen van zo’n declaratiebeleid en andere manieren van uitgave beheer.
Digitaliseer je declaratieproces
Tot slot kun je als bedrijf ervoor kiezen om het declaratieproces te digitaliseren. Dit kan vele problemen voorkomen en ontzettend veel tijd en kosten besparen.
Het digitaliseren van dit proces zegt voorgoed gedag tegen het eindeloos overtikken van bonnetjes, vastnieten op een nieuw declaratieformulier, om uiteindelijk de gehele stapel bij de financiële afdeling neer te leggen. Daarnaast kan het er ook voor zorgen dat je niet hoeft te vrezen voor onbedoelde fraude of fikse belasting correcties.
Onkosten makkelijk en snel declareren met Klippa
Mocht het digitaliseren van je declaratieproces interessant lijken, maar heb je geen idee hoe je dit het beste aanpakt, dan kunnen wij je helpen. Klippa biedt namelijk een alles-in-één declaratie platform waarmee je eenvoudig je kosten kunt declareren, accorderen en boeken in de app of desktop omgeving.
Met Klippa SpendControl kun je je declaratieproces volledig digitaliseren en automatiseren wat vele voordelen met zich meebrengt:
- Makkelijk onkosten declareren via een mobiele app
- Implementeer je declaratiebeleid middels slimme bedrijfsregels en automatiseer het accorderingsproces.
- Reiskosten van gereden kilometers declareren via Google Maps integratie
- Maak gebruik van categorieën en/of kostenplaatsen om eenvoudig te kunnen voldoen aan de WKR.
- De ingebouwde scan en herken technologie, aangedreven door Klippa’s eigen OCR techniek, zorgt ervoor dat niemand meer handmatig bonnetjes hoeft over te typen en voorkomt dat er bonnetjes kwijt raken in het proces.
- Voorkom dubbele bonnetjes en/of fraude met behulp van de ingebouwde herkenning van dubbele en afwijkende declaraties.
Onkosten vergoeden is nog nooit zo makkelijk geweest. Je kunt namelijk met Klippa SpendControl het declareren van je onkosten eenvoudig digitaliseren in zes simpele stappen. Het stappenplan ziet er als volgt uit:
- Via de declaratie app of web applicatie van Klippa dienen werknemers zelf hun vergoedingen in voor één of meerdere uitgaven.
- Werknemers vullen na het scannen de juiste omschrijving in en dienen de declaratie in met een druk op de knop. Alle overige data wordt automatisch aangevuld.
- Indien gewenst kan een autorisatie flow worden ingesteld, waardoor de declaratie automatisch bij de juiste budgethouder terechtkomt.
- Goedkeuring vindt vervolgens plaats in app of web applicatie door de aangewezen budgethouder.
- De declaraties komen na de goedkeuring automatisch terecht op de financiële administratie.
- De declaratie wordt vervolgens middels een slim boekingsvoorstel efficiënt verwerkt in de financiële en/of salarisadministratie.
Door het wegnemen van het handmatig invoeren van bonnetjes, kun je enorm veel tijd en kosten besparen. Tevens voorkomt het ingebouwde Scan en Herken systeem handmatige fouten bij het invoeren van declaraties.
Wil je meer weten over ons platform of wat Klippa kan doen voor jouw bedrijf? Plan dan een vrijblijvende demo waarin wij jou laten zien hoe wij jou kunnen helpen met het digitaliseren van jouw declaratieproces.