Kilometerregistratie: wat wil de Belastingdienst?

Kilometerregistratie: wat wil de Belastingdienst?

Als je met een auto van de zaak rijdt, maar geen bijtelling wil betalen, dan zit er een limiet aan het aantal kilometers dat je privé mag rijden per jaar. Dit limiet ligt met 500 kilometer per jaar behoorlijk laag.

Voor veel ondernemers is het zaak om een sluitende kilometerregistratie bij te houden, want de Belastingdienst is erg streng. Nu horen we je al denken: ‘Wat is nou de beste manier om een kilometerregistratie bij te houden?’ en ‘Hoe wil de belastingdienst je kilometerregistratie aangeleverd krijgen?’ Daar gaan we je in deze blog antwoord op geven. Wij gaan hierbij uit van de ideale situatie voor een gemiddelde zzp’er. Voor bezitters van een bestelauto of rij-instructeurs gelden in sommige gevallen versimpelde voorwaarden.

Hoe houd ik mijn kilometerregistratie bij?

Er zijn eigenlijk vier manieren om je registratie goed bij te houden. De eerste manier is simpelweg op papier. Je maakt een template met welke informatie je allemaal moet bijhouden, print deze uit en legt deze in de auto. Vervolgens schrijf je bij iedere rit netjes alle benodigde informatie op. Deze manier is volledig rechtsgeldig, maar wel foutgevoelig en vraagt veel handmatig werk.

De tweede oplossing is het bijhouden van je kilometerregistratie in Excel. Dit is eenvoudig te doen, minder foutgevoelig en makkelijker om berekeningen mee uit te voeren. Het blijft echter nog steeds handwerk en je kunt het moeilijk direct in de auto doen. Een Excel-template voor kilometerregistratie kun je hier downloaden.

De derde, en wat ons betreft beste manier, is om je registratie bij te houden met behulp van een kilometerregistratie-app, zoals onze eigen Klippa App! Steeds als je een rit gemaakt hebt zet je in de app je vertreklocatie en aankomstlocatie (met eventuele tussenstops) en noteer je of dit zakelijk of privé was. Het aantal kilometers wordt automatisch berekend middels een integratie met Google Maps.

De vierde manier is ritregistratie op basis van ingebouwde hardware in je auto. Je hoeft dan zelf weinig handelingen te verrichten en metingen gaan op basis van GPS. Er zijn verschillende kastjes op de markt die dit kunnen, maar de prijzen zijn erg hoog. Voor de gemiddelde zzp’er dus niet interessant, maar voor grote wagenparkbeheerders wellicht wel. Let in dit geval op dat je kiest voor een systeem met het keurmerk Ritregistratiesystemen.

Welke informatie moet ik bijhouden in mijn kilometerregistratie?

De Belastingdienst is duidelijk over de informatie die ze bij je ritregistratie willen zien. Dit bestaat uit twee delen, namelijk de ritgegevens en overige informatie per document.

De ritgegevens bestaan uit:

  • Datum
  • Ritnummer (per dag nummer je vanaf 1)
  • Beginstand kilometerteller
  • Eindstand kilometerteller
  • Adres vertreklocatie
  • Adres aankomst locatie
  • Was het een privé of zakelijke rit?
  • Als je tijdens een zakelijke rit ook een stuk privé rijdt dan moet je deze privé kilometers noteren.
  • Uitleg voor als je een ongebruikelijke (langere) route hebt gereden tussen twee locaties. Bijvoorbeeld in geval van file.

De overige gegevens zijn:

  • Merk + type van de auto
  • Kenteken van de auto
  • Periode waarin de auto gebruikt is

Conclusie

Elke manier van registreren heeft voor- en nadelen. Via onze Klippa App is reiskosten indienen het eenvoudigst. Welke manier jij uiteindelijk kiest om je kilometers bij te houden, is natuurlijk helemaal aan jou. Zorg in ieder geval dat je kilometerregistratie de juiste informatie bevat zodat je geen problemen krijgt bij een eventuele controle van de Belastingdienst.

Works with AZEXO page builder