Het naderende einde van het boekjaar signaleert altijd een vlaag van activiteit voor financiële teams wereldwijd. Terwijl je accountants en financiële professionals zich voorbereiden om de boeken voor het jaar te sluiten, moeten ze eindejaarsrekeningen, overzichten en financiële rapporten voorbereiden. Dit proces is veeleisend en vereist een hoge mate van concentratie, precisie en een aanzienlijke investering van tijd en moeite.
Gemiddeld besteden boekhoudteams ongeveer 25 dagen aan het voltooien van de jaarlijkse afsluiting, wat een kritieke periode is die samenvalt met de maandafsluiting en kwartaalafsluiting. Dit verhoogt de druk op een toch al zware werklast voor accountants, die worden overweldigd door tal van verantwoordelijkheden en de noodzaak om nauwkeurige en tijdige financiële informatie te leveren.
Te midden van de chaos is er echter een manier om stress te verlichten en de productiviteit te verbeteren in deze cruciale tijd. Door een goed gedefinieerde workflow op te zetten en eraan te houden, kunnen financiële professionals hun jaar-afsluiting stroomlijnen.
In deze blog bespreken we de ultieme checklist voor jaarafrekening voor 2023. Wat is de boekhouding aan het einde van het jaar, boekhoudkundige uitdagingen aan het einde van het jaar en stappen die nodig zijn voor een succesvolle jaarafsluiting. Laten we beginnen!
Key takeaways
- De jaarafsluiting is cruciaal maar kost veel tijd. Finance teams besteden gemiddeld 25 dagen aan de jaarlijkse afsluiting, vaak tegelijk met maand- en kwartaalafsluitingen.
- Veelvoorkomende uitdagingen zijn menselijke fouten, slechte communicatie tussen afdelingen, tijdrovende handmatige gegevensinvoer en ontbrekende bonnetjes of facturen.
- Een gestructureerde checklist vermindert stress en fouten en behandelt planning, het verzamelen van documenten, reconciliaties, het beheer van debiteuren en crediteuren en het aanpassen van subsidies of toeslagen.
- Automatisering verhoogt de efficiëntie door tools zoals Klippa SpendControl in te zetten om factuurverwerking, onkostengoedkeuring en pre-accounting te stroomlijnen, met tot 99% nauwkeurigheid bij gegevensextractie.
- Compliance en controle zijn essentieel om te voldoen aan belasting-, audit- en privacyregels zoals ISO 27001 en de AVG.
- Proactieve planning betaalt zich uit: vroeg beginnen, tijdig communiceren met stakeholders en automatiseringssoftware gebruiken kan de sluitingstijd terugbrengen van weken naar dagen.
Wat is de jaarafsluiting?
De jaarafsluiting verwijst naar de periode aan het einde van het boekjaar van een bedrijf waarin alle financiële transacties zijn voltooid, financiële overzichten zijn opgesteld en financiële rekeningen zijn afgestemd vóór het einde van het boekjaar.
De jaarafsluiting kan een complexe en veeleisende taak zijn voor bedrijven vanwege de enorme hoeveelheid financiële gegevens die moeten worden beoordeeld en geanalyseerd. Het vereist een aanzienlijke hoeveelheid werk en aandacht om ervoor te zorgen dat alle transacties nauwkeurig worden geregistreerd en voldoen aan de wettelijke vereisten.
Bedrijven moeten eventuele aanpassingen identificeren die moeten worden aangebracht, financiële overzichten beoordelen en zich voorbereiden op audits, wat een tijdrovend en uitdagend proces kan zijn. Over het algemeen vereist de jaarafsluiting een zorgvuldige planning, organisatie en toewijding om ervoor te zorgen dat alles nauwkeurig en op tijd wordt voltooid.
In tegenstelling tot het kalenderjaar, dat begint op 1 januari en eindigt op 31 december, is het fiscale jaar een periode van 12 maanden die kan beginnen op elke dag dat een bedrijf is geregistreerd. Bedrijfseigenaren kunnen deze flexibiliteit gebruiken om een sluitingsdatum aan het einde van het jaar te kiezen die is afgestemd op hun branche-normen en bedrijfsdoelen.
De jaarafsluiting, hoewel een terugkerende taak, kan aanzienlijke uitdagingen vormen voor boekhoudteams, waardoor hun toch al veeleisende werklast toeneemt en extra stress ontstaat. In de volgende sectie wordt uitgelegd waarom het afsluiten van het boekjaar zo’n moeilijke taak kan worden voor boekhoudteams.
Uitdagingen van de jaarafsluiting
De voorbereiding op het fiscale jaareinde is een veeleisend proces voor boekhoudteams, die door verschillende uitdagingen moeten navigeren. Enkele van de meest voorkomende uitdagingen op het gebied van boekhouding aan het einde van het jaar zijn:
Menselijke fouten
Het beheren van eindejaarsafsluiting is een vervelend proces, omdat alle financiële rekeningen zorgvuldig moeten worden gecontroleerd op discrepanties en weglatingen. Elk bedrag moet worden verantwoord en alle ondersteunende documentatie moet beschikbaar zijn voor een eventuele belastingcontrole. Zelfs een eenvoudige menselijke fout in de toegerekende kosten kan bijvoorbeeld kostbaar zijn en de relaties met leveranciers en werknemers schaden.
Inefficiënte communicatie
Communicatie is essentieel tijdens het jaarafsluiting, maar het kan een uitdaging zijn om iedereen op één lijn te houden. Accountants moeten vaak met meerdere afdelingen communiceren om de benodigde documentatie en informatie te verkrijgen. Inefficiënte communicatie resulteert echter vaak in tijdrovende en onproductieve informatieketens vol heen en weer, waardoor de jaarafsluiting alleen maar langer duurt.
Handmatige data invoer
Handmatige gegevensinvoer is een tijdrovend proces, met name een uitdaging tijdens het boekhoudproces aan het einde van het jaar wanneer boekhoudteams met grote hoeveelheden gegevens werken. Een toename van het volume handmatige factuurverwerking kan meer medewerkers en middelen vergen. Daarom zou je effectievere methoden moeten overwegen, zoals geautomatiseerde gegevensinvoer, om je boekhoudproces aan het einde van het jaar te verbeteren.
Ontbrekende bonnen en facturen
Tijdens het fiscale jaar kan het bijhouden van papieren bonnen en leveranciersfacturen een hoofdpijn zijn. Naarmate het einde van het jaar nadert, neemt de druk om betalingsreconciliatie uit te voeren echter toe. Ontbrekende ontvangstbewijzen en facturen kunnen aanzienlijke vertragingen veroorzaken bij het afsluiten van het fiscale jaar en kunnen leiden tot onnauwkeurige financiële overzichten die juridische problemen kunnen veroorzaken.
Laat je niet overrompelen door moeilijkheden bij het afsluiten van het jaar. Het kan een uitdagende en tijdrovende taak zijn voor elk finance team. Om de veelvoorkomende worstelingen tijdens de jaarafsluiting te overwinnen, is het essentieel om een duidelijk plan te hebben. Gelukkig hebben we een checklist voor je gemaakt om het proces gemakkelijker te maken.
Checklist voor je jaarafsluiting
Om de jaarafsluiting te vereenvoudigen, biedt onze controlelijst voor de jaarafsluiting een uitgebreide lijst met stappen die bedrijven moeten volgen om de stress en onzekerheid rond dit proces tot een minimum te beperken.
Door deze stappen te volgen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze volledig voorbereid zijn op de jaarafsluiting en dat hun financiële gegevens nauwkeurig en up-to-date zijn.
1. Stel een sluitingsschema op
- Stel een specifieke tijdlijn op met belangrijke datums en activiteiten die moeten worden uitgevoerd, inclusief gegevensverwerking, rapportage en de fiscale sluitingsdatum.
- Plan vooruit en stel herinneringen in voor aankomende taken om op schema te blijven.
2. Verzamel openstaande facturen & bonnetjes
- Verzamel alle facturen en bonnen die nodig zijn om de boeken te sluiten.
- Communiceer de vereisten naar de werknemers en geef hen voldoende tijd om documenten in te dienen.
- Verwacht vertragingen en geef herinneringen om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien.
Overweeg het gebruik van automatiseringssoftware met functies zoals het vastleggen van data van kassabonnen om het proces te versnellen en handmatige gegevensinvoer te verminderen.
3. Activa-rekeningen controleren
- Beoordeel activa-kosten en houd vaste activa en eventuele bijzondere waardeverminderingsverliezen bij die moeten worden verantwoord.
- Reconcilieer alle geldrekeningen en rekening voor relevante transacties.
- Bepaal de waarde van alle activa die je bedrijf momenteel bezit en zorg voor de juistheid van je financiële overzichten.
4. Alle transacties afstemmen
- Los eventuele discrepanties of fouten op en zorg ervoor dat alle items op de juiste manier in je boekhoudsysteem worden geclassificeerd.
- Garandeer dat alle geregistreerde transacties overeenkomen met creditcard-afschriften, bankafschriften, facturen en kwitanties.
- Besteed aandacht aan de kleinste details om audit-klaar te zijn voor het einde van het fiscale jaar.
5. Debiteuren & crediteuren afsluiten
- Maak onderscheid tussen de ontvangen of betaalde bedragen en de opgebouwde bedragen.
- Zorg ervoor dat je een nauwkeurige administratie hebt van alle openstaande facturen en rekeningen, en maak correctieposten aan voor eventuele niet-geïnde of onbetaalde saldo’s (ook bekend als accounts payable).
6. Debiteuren opbouwen
- Neem eventuele openstaande vorderingen op als credits op de winst- en verliesrekening en debiteringen op de balans.
- Bewaak je debiteurenrapport en identificeer achterstallige of inbare saldo’s, dit is van cruciaal belang om het nieuwe fiscale jaar te beginnen met nauwkeurige financiële gegevens.
7. Crediteuren opbouwen
- Houd al je bedrijfsschulden bij met AP-automatisering om je financiën effectief te beheren.
- Vermeld eventuele onbetaalde schulden als passiva of overlopende posten op de balans.
- Zorg ervoor dat alle uitgaven in de juiste periode zijn geregistreerd.
8. Subsidies & rechten aanpassen
- Vergeet niet alle subsidies of rechten die je bedrijf tijdens het boekjaar heeft ontvangen, te registreren.
Dit omvat overheidsbijdragen, bijzondere belastingvrijstellingen en particuliere subsidies, die op de juiste manier in je jaarrekening moeten worden verantwoord.
Het is duidelijk dat er bij de boekhouding aan het einde van het jaar talloze taken zijn die moeten worden voltooid en uitdagingen moeten worden overwonnen. Het goede nieuws is dat er oplossingen beschikbaar zijn die het boekhoudproces aan het einde van het jaar kunnen vereenvoudigen en minder ontmoedigend maken.
Een oplossing is Klippa SpendControl. Hierna zullen we dieper ingaan op hoe deze eenvoudig aanpasbare software voor onkostenbeheer en factuurverwerking kan helpen bij het vereenvoudigen van de jaarafsluiting voor bedrijven.
Versimpel je jaarafsluiting met Klippa SpendControl
Nu het fiscale jaar afsluit nadert, moeten bedrijven hun boekhouding goed sluiten. Klippa SpendControl biedt een complete oplossing om alle jaarafsluitprocessen te stroomlijnen.
Onze alles-in-één digitale pre-accountingsoftware combineert factuurverwerking, onkostenbeheer en zakelijke creditcardmodules, helpt bedrijven hun accounting- en financiële processen het hele jaar te optimaliseren en maakt de jaarafsluiting eenvoudiger.
Met SpendControl kun je moeiteloos bonnetjes, facturen en creditcardtransacties vastleggen, verwerken en goedkeuren, allemaal binnen één platform. Het boekt gevalideerde, geautoriseerde en gestructureerde data automatisch naar je ERP of boekhoudsysteem en verandert uren werk in een paar klikken.
Daarnaast vereenvoudigt SpendControl het goedkeuringsproces voor onkosten en facturen door data automatisch naar geautoriseerde medewerkers te routeren op basis van aangepaste bedrijfsregels. Door alle data up-to-date te houden biedt Klippa SpendControl realtime overzichten en inzichten, wat zorgt voor een soepele en efficiënte jaarafsluiting.
Met SpendControl kun je:
- Leveranciersfacturen, onkosten van medewerkers en zakelijke creditcards in één platform beheren
- Facturen scannen, indienen, verwerken en goedkeuren via web of mobiele app
- 99% nauwkeurigheid bij factuurdata-extractie behalen met Klippa’s OCR
- De controle over je crediteuren terugwinnen met intuïtieve dashboards
- Je goedkeuringsbeheer aanpassen met meervoudige autorisatiestromen
- Ten allen tijde voldoen aan belasting- en privacyregels met onze ISO 27001-gecertificeerde en AVG-conforme oplossing
- Vertrouwen op automatische multi-currency ondersteuning voor internationale betalingen
- Factuurfraude voorkomen met ingebouwde detectie van duplicaten en fraude
- SpendControl integreren met je boekhoud- en ERP-software, zoals QuickBooks, NetSuite of SAP en nog veel meer
FAQ
De jaarafsluiting is het proces waarbij een onderneming aan het einde van het boekjaar alle financiële transacties controleert, corrigeert en compleet maakt. Dit resulteert in een correcte balans en winst- en verliesrekening, die dient als basis voor belastingaangifte.
De belangrijkste onderdelen zijn:
1. Controle en correctie van boekingen
2. Opstellen van balans en winst- en verliesrekening
3. Verwerken van afschrijvingen en nieuwe investeringen
4. Registratie van privé-onttrekkingen
5. Voorbereiden van belastingaangiften
Meestal aan het einde van het kalenderjaar (31 december) of het eigen gekozen fiscale boekjaar. Wettelijk moet dit tijdig gebeuren om te voldoen aan de rapportageverplichtingen.
Dit is meestal de taak van de boekhouder, accountant of financiële afdeling van een onderneming. Een ondernemer blijft eindverantwoordelijk.
Automatisering, zoals met Klippa SpendControl, kan data-extractie van facturen en bonnen automatiseren, fouten detecteren en realtime rapportages opstellen, waardoor de afsluiting sneller en foutloos verloopt.
Na de jaarafsluiting worden de cijfers gebruikt voor belastingaangifte, de administratie afgesloten, en een nieuw boekjaar gestart met overname van beginbalans en openstaande posten.
Ja, voor alle ondernemingen. Het is vereist voor een correcte belastingaangifte en wettelijke rapportages.
Maand- en kwartaalafsluitingen zijn tussentijdse controles en rapportages. De jaarafsluiting is een volledige afsluiting van het boekjaar met externe rapportage- en belastingdoelen.