Hoe lang moet je administratie bewaren?


Categorie: Informatief
Laatst bijgewerkt: 2018-10-09 09:46:22

Factuur

Het is een vraag die vaak gesteld wordt door ondernemers. Was het nu 7 jaar, of toch 10? En zit er verschil in de bewaartermijn van digitale of papieren stukken? In deze blogpost leggen we kort uit hoe dit ook alweer precies zit.

Een kort antwoord is misschien niet heel verrassend; (digitale) administratie bewaren doe je minimaal 7 of 10 jaar. Hiermee voldoe je aan de bewaarplicht van de belastingdienst. Daarnaast bestaat er nog de mogelijkheid om afspraken met de belastingdienst te maken voor kortere termijnen. Dit is nog een vrij onvolledig antwoord en daarom gaan we hier iets dieper op in.

Digitaal of fysiek bewaren

We weten nu dat de belastingdienst onderscheid maakt in een bewaarplicht van 7 en 10 jaar. Officieel bewaar je als ondernemer gegevens in dezelfde vorm als je ze hebt ontvangen. Digitale stukken bewaar je digitaal en papieren stukken op papier. Goed nieuws! De belastingdienst gaat ook akkoord met gedigitaliseerde bonnetjes en facturen. Belangrijk is wel dat gedigitaliseerde bonnetjes en factureren het origineel juist en volledig weergeven. Digitaliseren is eigenlijk altijd aan te raden, omdat papier bijvoorbeeld kan vervagen, verbranden of kwijt kan raken. De scan en herken functie van Klippa is hier perfect voor - bonnetjes en facturen worden compleet uitgelezen door onze technologie!

7 jaar bewaarplicht

In bijna alle gevallen is de bewaarplicht 7 jaar. De 7 jaar bewaarplicht wordt gehanteerd voor alle basisgegevens van de administratie. Dit zijn onder meer de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, het grootboek en de loonadministratie.

10 jaar bewaarplicht

In sommige gevallen is de bewaarplicht 10 jaar. De 10 jaar bewaarplicht wordt gehanteerd voor alles wat betrekking heeft op onroerende zaken. Hierbij moet je denken aan bijvoorbeeld de administratie van je bedrijfspand of fabriek. De 10 jaar bewaarplicht wordt tevens gehanteerd als je als ondernemer elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert.

Kortere bewaarplicht

Alles dat afwijkt van basisgegevens en onroerende zaken kan met de belastingdienst besproken worden voor een kortere bewaarplicht. Echter, dit geldt alleen voor de bewaarplicht die je afspreekt met de belastingdienst. Alle andere instanties kunnen je nog wel aan de 7 of 10 jaar bewaarplicht houden!

Conclusie

Best lastig die verschillende regels voor het bewaren van je administratie. We raden je daarom altijd aan om de meest recente richtlijnen van de belastingdienst te raadplegen. We lieten je weten dat je met Klippa gebruik kunt maken van de ingebouwde scan en herken functie. Deze hebben we verwerkt in de Klippa Declaratiemanager waarmee het declareren en digitaliseren van bonnetjes zo eenvoudig als het maken van een foto is. Is dit interessant voor jouw organisatie of wil je hier graag meer over weten? Plan hieronder dan een online demo in met één van onze productspecialisten. We vertellen je graag meer!