Geautomatiseerde factuurverwerking gebruikt slimme AI‑software, zoals optical character recognition (OCR) en machine learning om factuurgegevens automatisch te herkennen, te controleren en goed te keuren.
Handmatige factuurverwerking kost tot $13 per factuur. Fouten, dubbele betalingen en goedkeuringsknelpunten komen vaak voor. Deze problemen veroorzaken risico’s voor naleving en schaden relaties met leveranciers.
In dit artikel geven we je een duidelijk, stapsgewijs proces voor het automatiseren van factuurworkflows, bespreken we de bewezen voordelen en leggen we uit hoe Klippa zorgt voor snellere, nauwkeurigere en kostenefficiëntere accounts payable.
Belangrijkste punten
- Geautomatiseerde factuurverwerking gebruikt AI om facturen binnen 48 uur vast te leggen, te valideren en goed te keuren.
- Financiële teams besparen €10–16 per factuur en verwerken 4× meer facturen per FTE dankzij automatisering.
- Meer dan de helft van alle AP‑teams kampt regelmatig met dubbele facturen (41,4%) en fraudegevallen (46,7%).
- Realtime inzicht in betalingen levert 90% op‑tijd betalingen op en versterkt de relatie met je leveranciers.
- Directe ERP‑integraties verminderen handmatige gegevensinvoer en zorgen voor onmiddellijke updates in het grootboek.
Wat is geautomatiseerde factuurverwerking?
Bij geautomatiseerde factuurverwerking gebruik je slimme AI‑software om facturen automatisch vast te leggen, uit te lezen, te controleren, goed te keuren en te betalen – zonder dat je nog handmatig gegevens hoeft in te voeren. Dankzij OCR en machine learning leest het systeem direct de factuurdetails, koppelt ze aan inkooporders en stuurt ze door voor goedkeuring volgens vooraf ingestelde regels.
Door het papierwerk en handmatige invoer te elimineren kun je:
- De doorlooptijd terugbrengen van 14,6 dagen naar minder dan 48 uur
- 40–80% lagere verwerkingskosten realiseren
- Altijd klaar zijn voor audits met digitale en compleet gelogde dossiers
- Fouten en dubbele betalingen drastisch verminderen
- Je cashflow versterken door automatisch vroegbetalingskortingen mee te pakken
Elke stap – van ontvangst tot betaling – verloopt volledig digitaal, wordt veilig opgeslagen en realtime gesynchroniseerd met je ERP‑ of boekhoudsysteem. Dat maakt je financiële processen sneller, nauwkeuriger en direct schaalbaar wanneer je bedrijf groeit.
Zo werkt geautomatiseerde factuurverwerking: stap voor stap uitgelegd
Het automatiseren van factuurverwerking vervangt de handmatige, tijdrovende stappen door technologie die alles – van factuurontvangst tot betaling – afhandelt met minimale menselijke tussenkomst. Zo werkt het, stap voor stap:
Stap 1: Facturen verzamelen
Facturen kunnen overal vandaan komen: per e‑mail, via leveranciersportalen, als gescand papieren document of via een mobiele upload. Het systeem bundelt ze automatisch in één centrale omgeving. Met OCR worden kerngegevens – zoals leverancier, factuurnummer, datum en totaalbedrag – direct en nauwkeurig uitgelezen.
Kijk hoe Klippa DocHorizon factuurverwerking automatiseert
Stap 2: Data-extractie en validatie
Met OCR worden de gegevens op je factuur direct omgezet naar gestructureerde data. Machine learning checkt vervolgens de juistheid door de info te vergelijken met inkooporders of leveringsbonnen. Eventuele afwijkingen worden gemarkeerd voor menselijke beoordeling. Op deze manier wordt het aantal invoerfouten door handmatig werk met wel 95% teruggebracht.
Stap 3: Matchen met bedrijfsrecords
Het systeem gebruikt two‑way of three‑way matching om transacties te bevestigen:
- Two‑way: Factuur vs. inkooporder
- Three‑way: Factuur vs. inkooporder vs. goederenontvangst
Alle afwijkingen worden automatisch vastgelegd, zodat ze snel kunnen worden opgelost. Zo voorkom je dubbele betalingen en verkeerde overboekingen.
Stap 4: Goedkeuringsworkflow
Het systeem stuurt facturen automatisch naar de juiste persoon voor goedkeuring. Dit gebeurt volgens jouw regels, bijvoorbeeld op basis van factuurbedrag, type leverancier of de betreffende afdeling. Meldingen en reminders zorgen ervoor dat geen factuur blijft liggen. En dankzij meervoudige goedkeuringsniveaus voldoe je altijd aan je interne beleid en compliance‑eisen.
Stap 5: Slimme betalingsplanning
Na goedkeuring komt de factuur automatisch in de betaalplanning te staan volgens de afgesproken voorwaarden. Dankzij de koppeling met je boekhoud‑ of ERP‑systeem (bijvoorbeeld SAP, NetSuite of QuickBooks) hoef je geen data meer over te typen. Zo pak je vroegbetalingskortingen automatisch mee en voorkom je onnodige kosten door te laat betalen.
Stap 6: Veilige archivering en audittrail
Alle facturen die je verwerkt, belanden automatisch in één centraal en gemakkelijk doorzoekbaar archief. Bij iedere factuur zie je precies welke acties zijn uitgevoerd, inclusief tijdstempels en goedkeuringen. Zo kun je documenten razendsnel terugvinden voor audits, controles of rapportages.
Stap 7: Continu verbeteren
Met elke factuur die wordt verwerkt, leert het systeem bij. Daardoor wordt het steeds nauwkeuriger en kan het na verloop van tijd ook geheel nieuwe documentformaten probleemloos aan. Fraudedetectie op basis van AI signaleert afwijkingen nog vóór er betaald wordt, waardoor je financiële schade voorkomt.
Volgende stap: We gaan nu kijken naar de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking en waarom deze stap cruciaal is om jouw accounts‑payableproces te optimaliseren.
Voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking
Het automatiseren van je accounts‑payable workflows levert een meetbare ROI op in snelheid, nauwkeurigheid, kostenbeheersing en fraudepreventie. Gebaseerd op Klippa‑casestudies en het State of Automation in Finance 2024‑rapport zijn de meest impactvolle voordelen:
1. Snellere verwerking- en goedkeuringscyclus
- Profiteer van 90% tijdsbesparing bij AP‑verwerkingsactiviteiten
- Verlaag de gemiddelde factuurcyclus van 14,6 dagen naar minder dan 48 uur
- Klippa‑klanten verwerken 4× meer facturen per full‑time medewerker (FTE) vergeleken met handmatige AP
2. Nauwkeurigheid en minder fouten
- Voorkom dure overbetalingen en dubbele boekingen met realtime validatie
- AI‑gestuurde OCR haalt tot 99% nauwkeurigheid bij data‑capture
- Automatisering voorkomt fouten bij handmatige data‑invoer, wat factuurcorrecties met meer dan 90% vermindert
3. Preventie van fraude en dubbele facturen
- Klippa’s AI anomaly detection flags suspicious invoices before payment, protecting your accounts
- Duplicate invoices are a persistent problem – 41.4% of teams face up to 10 duplicates monthly
- Fraudulent invoices affect nearly 46.7% of organizations
4. Betere controle over cashflow
- Volledig inzicht (100%) in realtime uitgaven voor slimmere cashmanagementbeslissingen
- Betaal leveranciers op tijd: 33,7% van de teams met automatisering haalt 90–100% op‑tijd betalingen
- Pak vroegbetalingskortingen automatisch mee en voorkom boetes voor te late betaling
5. Naleving en auditgereedheid
- Geautomatiseerde opslag maakt ophalen voor audits direct mogelijk
- Elke verwerkte factuur heeft een complete digitale audittrail met tijdstempels en goedkeuringen
- ISO27001- en GDPR‑compliance garanderen dat gevoelige financiële data beschermd is
6. Aanzienlijke kostenbesparing
- Bespaar op papier, printen, opslag en arbeid
- Handmatige factuurverwerking kost €10–€16 meer per factuur dan automatisering
- Gemiddelde kostenreductie: 40–80% per factuur
Conclusie
Geautomatiseerde factuurverwerking maakt accounts payable tot een strategisch voordeel en geeft financiële teams ruimte voor waardevolle analyses in plaats van repetitief administratief werk.
Benieuwd hoe je kunt beginnen met het automatiseren van je factuurworkfklow? In de volgende sectie bekijken we verschillende methoden om je factuurverwerking te automatiseren en laten we je een alles‑in‑één oplossing zien waarmee je snel kunt starten.
De grootste problemen bij handmatige factuurverwerking
Handmatige AP‑processen vertragen je bedrijf, verhogen risico’s en kosten veel tijd en geld.
Uit het State of Automation in Finance 2024 onderzoek blijkt:
- Trage doorlooptijd: Het verwerken van een factuur duurt gemiddeld 14,6 dagen, waardoor leveranciers te laat betaald worden en vroegbetalingskortingen verloren gaan.
- Veel fouten: Meer dan de helft van de finance‑teams werkt nog steeds handmatig en krijgt te maken met dubbele facturen (41%) en fraude (46,7%).
- Tijdrovend: Bij 29,7% van de respondenten staat AP in de top 3 van meest tijdrovende taken.
- Hoge kosten: Handmatige invoer kost €10–€16 meer per factuur dan automatisering.
- Compliance‑problemen: Papieren dossiers bemoeilijken audits en beperken inzicht.
Geen wonder dat 18,2% van de finance‑teams accounts payable als dé nummer één prioriteit voor automatisering ziet.
Oplossingen om je factuurverwerking te automatiseren
Er zijn meerdere manieren om je factuurverwerking te automatiseren, elk met unieke mogelijkheden. Deze technologieën kunnen worden gecombineerd om de snelheid, nauwkeurigheid en efficiëntie van je factuurworkflows te maximaliseren. Laten we de meest effectieve tools bekijken die je proces kunnen transformeren:
1. Intelligent Document Processing (IDP)
Intelligent Document Processing is de volgende stap na traditionele OCR. Het extraheert niet alleen gegevens uit facturen, maar classificeert, organiseert en valideert de inhoud automatisch. IDP‑systemen gebruiken AI en machine learning om ongestructureerde gegevens te verwerken en kunnen zelfs complexe facturen met verschillende formaten aan. Dit is vooral nuttig voor bedrijven die werken met diverse factuursjablonen.
2. Electronic Invoice Presentment and Payment (EIPP)
EIPP is een geautomatiseerd systeem waarmee leveranciers facturen elektronisch kunnen indienen, wat papierwerk en handmatig werk vermindert. Facturen worden rechtstreeks geüpload via een webportaal of per e‑mail, waarna het systeem ze automatisch vastlegt, valideert en doorgestuurd voor goedkeuring. EIPP vereenvoudigt de hele factuurcyclus – van ontvangst tot betaling – en biedt realtime inzicht in de status van elke factuur, waardoor transparantie toeneemt en vertragingen afnemen.
3. Robotic Process Automation (RPA)
RPA gebruikt bots om repetitieve en op regels gebaseerde taken te automatiseren die geen complexe besluitvorming vereisen. Denk aan data‑invoer, inloggen in systemen, gegevens kopiëren tussen applicaties en zelfs het triggeren van goedkeuringsprocessen. RPA werkt bijzonder effectief in combinatie met systemen zoals IDP of EIPP, waarbij het routinetaken overneemt en de geavanceerdere technologieën zorgen voor data‑extractie en analyse.
4. AI and Machine Learning
AI en machine learning verbeteren factuurverwerking door continu te leren van de verwerkte data. Na verloop van tijd neemt de nauwkeurigheid toe in gegevensextractie, validatie en fraudedetectie. AI kan ook patronen voorspellen, zoals dubbele of frauduleuze facturen, door ze te vergelijken met historische gegevens. Machine‑learningalgoritmes passen de automatisering steeds beter aan je specifieke bedrijfsprocessen aan.
5. Integratie met financiële- en ERP‑systemen
Een van de krachtigste manieren om factuurverwerking te automatiseren is door je tools rechtstreeks te integreren met je boekhoud‑ of ERP‑systemen. Deze integraties zorgen ervoor dat facturen, zodra ze verwerkt zijn, automatisch worden vastgelegd in je financiële systemen. Zo worden grootboeken bijgewerkt, budgetten gevolgd en cashflow beheerd zonder handmatige invoer.
- Veel van deze technologieën werken het best in combinatie en kunnen op maat worden gemaakt voor jouw bedrijf. Heb je vooral behoefte aan eenvoudige gegevensextractie en validatie? Dan kan een IDP‑platform zoals Klippa DocHorizon de ideale keuze zijn. Deze software gebruikt OCR, AI en machine learning om data uit elke factuur te halen en direct door te sturen naar je voorkeurssysteem.
- Wil je een meer boekhoudgerichte oplossing voor het beheren van facturen en uitgaven? Dan past Klippa SpendControl beter. Deze software scant facturen met OCR en start aangepaste workflows, zoals goedkeuring, op basis van factuurbedrag, leverancier of andere criteria.
Met plug & play‑integraties naar boekhoud‑ en ERP‑systemen wordt data direct overgezet, waardoor je financiële team veel minder handmatig werk hoeft te doen. Deze automatisering verhoogt de efficiëntie en minimaliseert fouten, zodat je team meer tijd heeft voor strategische taken.
Hoe verwerk je automatisch facturen met Klippa?
Stop met het verspillen van kostbare tijd aan handmatige factuurverwerking. Of het nu gaat om eenvoudige gegevensextractie of complex financieel beheer, Klippa biedt een oplossing voor jou.
DocHorizon – Voor workflowautomatisering
Klippa DocHorizon is een IDP‑platform dat AI‑gestuurde OCR‑software gebruikt voor slimme en nauwkeurige documentscanning, classificatie, anonimisering, gegevensextractie en verificatie.
Upload je documenten eenvoudig via e‑mail, web of mobiele applicatie en laat het DocHorizon‑platform je hele documentworkflow automatiseren in slechts een paar stappen. Je kunt gebruik maken van kant‑en‑klare modellen of je eigen OCR‑model bouwen om ondersteuning te bieden voor elk type document dat je nodig hebt.
Daarnaast kun je onze oplossing integreren in je bestaande mobiele applicaties en tools via het low‑code platform of via SDK’s en API’s.
Met DocHorizon, kan je:
- Een low‑code IDP‑platform gebruiken met een gebruiksvriendelijke drag‑and‑drop interface
- Gegevensextractie nauwkeurigheid tot 95% behalen en bestanden naadloos converteren
- Human‑in‑the‑loop automatisering toepassen voor maximale nauwkeurigheid
- Aangepaste extractiemodellen bouwen voor elk documenttype
- Documenten verwerken in meer dan 150+ talen en diverse formaten
- Documenten sorteren en classificeren om databases of archieven te organiseren
- Frauduleuze documenten automatisch detecteren
- Key‑value pair‑extractie en line‑item extractie gebruiken
- Gegevens maskeren en anonimiseren
- Data exporteren in meerdere formaten, waaronder JSON, PDF/A, CSV, XML, XLSX, UBL
- Synchroniseren met ieder systeem via onze API‑ en SDK‑integraties
SpendControl – Alles‑in‑één financieel beheer
Klippa SpendControl is een pre‑accounting oplossing die factuurverwerking, onkostenbeheer en het beheer van zakelijke creditcards combineert in één platform. Het stelt je in staat facturen eenvoudig vast te leggen, te verwerken en goed te keuren, waardoor handmatige invoer flink afneemt. Zodra gegevens zijn gevalideerd en goedgekeurd, synchroniseert SpendControl deze automatisch met je ERP‑ of boekhoudsysteem, waardoor taken die uren kostten worden teruggebracht tot enkele klikken.
Onze oplossing vereenvoudigt het goedkeuringsproces door gegevens automatisch naar bevoegde medewerkers te sturen op basis van zelf ingestelde bedrijfsregels. Met realtime updates en inzichten blijft al je financiële data actueel, wat zorgt voor een soepel en efficiënt afsluiten van de maand en het jaar.
Met SpendControl, kan je:
- Leveranciersfacturen, werknemersuitgaven en zakelijke creditcards beheren in één platform
- Facturen scannen, indienen, verwerken en goedkeuren via web of mobiele app
- 99% nauwkeurigheid bij factuurdata‑extractie behalen met Klippa’s OCR
- De controle over je accounts payable terugwinnen met intuïtieve dashboards
- Goedkeuringsbeheer aanpassen met autorisatieflows op meerdere niveaus
- Volledig voldoen aan belasting‑ en privacyregels dankzij ISO27001‑certificering en AVG‑compliance
- Automatische ondersteuning voor meerdere valuta bij internationale betalingen gebruiken
- Factuurfraude voorkomen met ingebouwde duplicaat‑ en fraudedetectie
- SpendControl integreren met boekhoud‑ en ERP‑systemen zoals QuickBooks, NetSuite of SAP
Veel gestelde vragen
Om factuurverwerking te automatiseren heb je gespecialiseerde software nodig die het volledige proces digitaliseert. Begin met het kiezen van een platform dat OCR gebruikt om gegevens uit facturen te vastleggen en te extraheren. De software valideert de gegevens, stuurt ze door voor goedkeuring en synchroniseert ze automatisch met je ERP‑ of boekhoudsysteem.
AI wordt ingezet bij factuurverwerking om gegevensextractie, validatie en fraudedetectie te verbeteren. Door te leren van historische gegevens verhogen AI‑algoritmes de nauwkeurigheid van het vastleggen van factuurdata, herkennen ze afwijkingen en markeren ze mogelijke problemen voor vervolgcontrole. AI helpt ook patronen te voorspellen, zoals dubbele facturen of fraude, waardoor je accounts payable‑proces op termijn efficiënter en veiliger wordt.
Geautomatiseerde factuurverwerking verhoogt de efficiëntie: financiële teams besparen tot wel 10 keer meer uren vergeleken met handmatige methoden. Het vermindert fouten dankzij OCR‑technologie, biedt realtime tracking van facturen en zorgt voor naleving via veilige opslag voor audits. Automatisering versnelt goedkeuringen, helpt fraude op te sporen (met tot 46,7% van de financiële teams die maandelijks frauduleuze facturen tegenkomen) en kan leiden tot kostenbesparingen tot 42%.