De beste e-facturatiesoftware voor jouw bedrijf in 2026

E-facturatie wordt steeds belangrijker voor bedrijven, zeker nu steeds meer landen het verplicht stellen (met name in Europa). Overheden stimuleren de overstap door elektronische facturen verplicht te maken voor transacties in zowel de publieke als private sector.

Duitsland is daar een goed voorbeeld van: vanaf januari 2025 moeten bedrijven e-facturen kunnen ontvangen, met als doel om de overstap in de jaren daarna volledig af te ronden. Naarmate regelgeving verandert en organisaties zoeken naar efficiëntere processen, wordt het kiezen van de juiste e-facturatiesoftware belangrijker dan ooit.

In deze blog introduceren we zes toonaangevende e-facturatieplatformen voor 2026 en helpen we je bepalen welke oplossing het beste past bij jouw organisatie.

---

Key Takeaways

De 6 beste e-facturatiesoftware in 2026 zijn:

• Klippa DocHorizon – Beste keuze voor het automatiseren van e-facturatieworkflows met AI-gedreven OCR, PEPPOL-toegang, factuurfraudedetectie en meertalige ondersteuning; ideaal voor middelgrote tot grote organisaties.
• Klippa SpendControl – Ideaal voor complete crediteurenadministratie (AP), met automatische ontvangst, goedkeuring en boeking van facturen binnen één totaaloplossing voor factuurverwerking en uitgavenbeheer.
• Zoho Invoice – Sterk voor kleine bedrijven die eenvoudig facturen willen maken en personaliseren, met betaalverwerking en basisintegraties met andere Zoho-apps.
• Invoice Ninja – Beste keuze voor freelancers en kleine bedrijven die flexibiliteit zoeken, met aanpasbare facturen, terugkerende betalingen en meerdere betaalopties.
• Square Invoices – Eenvoudige oplossing voor kleine bedrijven en freelancers om facturen te maken, versturen en opvolgen, met basisbetalingen en aanpasbare branding.
• Xero – Ideaal voor kleine bedrijven die e-facturatie willen combineren met boekhouding, inclusief PEPPOL-toegang voor efficiënte compliance en facturatie.

Vergelijking van de beste e-facturatiesoftware in 2026:

---

Wat is e-facturatiesoftware?

E-facturatiesoftware (of een elektronisch facturatiesysteem) is een digitale oplossing waarmee bedrijven e-facturen kunnen opstellen en versturen, én inkomende e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Met deze software beheer je facturen volledig elektronisch. Je kunt facturen aanmaken, versturen, ontvangen, verwerken en opvolgen zonder papier of PDF’s.

Je kunt e-facturatie vergelijken met online bankieren: de software vervangt handmatige processen zoals het uitschrijven van cheques en het handmatig verwerken van facturen door alles te digitaliseren. Dat maakt het proces sneller, betrouwbaarder en minder foutgevoelig.

Top 6 e-facturatiesoftware oplossingen in 2026

Om je te helpen hebben we enkele van de populairste tools geselecteerd, hun functies onderzocht en echte gebruikerservaringen bekeken via betrouwbare reviewplatformen. Het resultaat is een duidelijk overzicht van waar elke oplossing in uitblinkt en waar gebruikers juist beperkingen ervaren.

1. Klippa DocHorizon – Beste keuze voor workflow automation in e-facturatie

Klippa DocHorizon is een IDP-platform (Intelligent Document Processing) dat AI-gedreven OCR-technologie gebruikt voor het scannen, classificeren, anonimiseren, extraheren en verifiëren van documenten. Het is ontwikkeld voor organisaties die data snel en eenvoudig uit documenten willen halen en is vooral geschikt voor bedrijven met bestaande workflows die factuurverwerking willen automatiseren via integraties.

Het platform van Klippa is een gecertificeerd Peppol Access Point. Hiermee kunnen gebruikers direct deelnemen aan het Peppol-netwerk en gegevens uitwisselen via hun toegewezen ID, volledig in lijn met Europese e-procurement standaarden. Met DocHorizon kun je e-documenten automatisch converteren, verzenden, ontvangen, verwerken, controleren en archiveren.

Voordelen

• E-facturen versturen en ontvangen in alle vereiste formaten
• PDF-facturen omzetten naar EDI-formaten zoals XML en UBL
• Gegevens uit inkomende facturen automatisch uitlezen met Klippa’s AI-gestuurde OCR
• Factuurfraude voorkomen met een ingebouwde 2-way matching functionaliteit
• Compliant blijven met e-facturatieregels in meer dan 50 landen
• Facturen veilig archiveren voor 10 jaar
• Dataprivacy garanderen met ISO27001-gecertificeerde en GDPR-compliant software
• Integreren met bestaande ERP-, CRM-, SRM- of andere financiële systemen

Nadelen

• Geen mogelijkheid om originele of volledig custom facturen te genereren
• Geen ingebouwde e-signature functionaliteit

Prijzen

• €25 gratis credit om het platform te testen
• Licentie- of usage-based prijsmodel
• Neem contact op voor pricing details

Ideale bedrijfsgrootte: Klippa DocHorizon is het meest geschikt voor middelgrote tot grote organisaties met hoge factuurvolumes.

2. Klippa SpendControl – Ideaal voor complete crediteurenadministratie (AP)

Klippa SpendControl is pre-accounting software die factuurverwerking, uitgavenbeheer en zakelijke creditcardmodules combineert voor end-to-end accounts payable management. Het automatiseert het scannen, goedkeuren en boeken van facturen, waardoor taken die vroeger uren kostten nu met slechts een paar klikken geregeld zijn.

Met SpendControl kunnen gebruikers e-facturen ontvangen via het Peppol-netwerk, ze automatisch laten uitlezen, laten goedkeuren op basis van eigen business rules, en vervolgens laten boeken in het financiële systeem van hun keuze.

Voordelen

• E-facturen ontvangen, goedkeuren en boeken via een gecertificeerd Peppol Access Point
• Leveranciersfacturen, medewerkerdeclaraties en zakelijke creditcards beheren in één platform
• Inzicht en controle via intuïtieve dashboards
• Goedkeuringsflows configureren met multi-level autorisatie
• Voldoen aan belasting- en privacyregels met ISO27001-gecertificeerde en GDPR-compliant software
• Factuurfraude voorkomen met duplicate detection en IBAN-check
• Integraties met boekhoud- en ERP-systemen zoals QuickBooks, NetSuite en SAP

Nadelen

• Geen mogelijkheid om zelf e-facturen te genereren en te versturen
• Geen ingebouwde 2-way matching (verwacht in 2026)

Prijzen

• Effective plan: tot 4.000 facturen per jaar met 10 actieve users, $95/maand
• Premium plan: tot 12.000 facturen per jaar met 30 actieve users, $275/maand
• Custom plan: volledig op maat gemaakte AP-oplossing met SSO voor gebruikers- en workflowbeheer. Neem contact op voor pricing details.

Ideale bedrijfsgrootte: Klippa SpendControl is het meest geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven die e-facturen willen ontvangen en goedkeuren binnen een complete AP-oplossing.

3. Zoho Invoice – Ideaal voor kleine bedrijven met eenvoudige factuurflows

Zoho Invoice is facturatiesoftware die onderdeel is van het bredere (geïntegreerde) businessplatform van Zoho. Als losse applicatie maakt Zoho Invoice het mogelijk om factuursjablonen te maken, facturen naar klanten te versturen en online betalingen te ontvangen.

Voordelen

• Meerdere factuursjablonen met opties voor personalisatie en aanpassingen
• Facturen versturen via e-mail, links of PDF-routing via WhatsApp of iMessage
• Betalingen ontvangen via kaarten, e-wallets en ACH
• Automatische betaalherinneringen
• Integraties met Zoho CRM, Analytics, Books en meer

Nadelen

• Mist functionaliteit voor het ontvangen en verwerken van inkomende facturen
• Geen gecertificeerd Peppol Access Point (afhankelijk van externe partij voor Peppol-toegang)
• Volgens gebruikersreviews ontbreken geavanceerde personalisatiefuncties voor unieke facturen (G2)

Prijzen

• Gratis

Ideale bedrijfsgrootte: Zoho Invoice is vooral geschikt voor start-ups en kleine tot middelgrote bedrijven die al andere Zoho-applicaties gebruiken.

4. Invoice Ninja – Beste keuze voor freelancers en kleine bedrijven

Invoice Ninja is facturatiesoftware voor kleine ondernemers en freelancers die helpt bij het beheren van facturen en betalingen. Met het platform kunnen gebruikers facturen aanmaken, versturen en opvolgen.

Voordelen

• Facturen versturen via Gmail, MSN of via custom SMTP
• Terugkerende facturen en automatische billing voor klanten
• 4 gratis aanpasbare factuursjablonen
• Betalingen accepteren via creditcards, ACH, Stripe, PayPal en meer
• Automatische betaalherinneringen en meldingen bij achterstallige betalingen

Nadelen

• UBL-formaten en toegang tot het Peppol-netwerk alleen beschikbaar in een duur plan
• Volgens gebruikersreviews is klantenservice niet snel of makkelijk bereikbaar (Capterra)
• Volgens gebruikersreviews waren er problemen met datamigratie en support tijdens updates, soms met dataverlies als gevolg (Capterra)

Prijzen

• Free: 5 klanten en onbeperkt factureren voor $0/maand
• Ninja Pro: onbeperkt aantal klanten en facturen voor $12/maand
• Enterprise: e-facturatie met UBL-formaten en toegang tot Peppol, van $16 tot $96/maand
• Premium Business+: dedicated developer, priority support en invoice design service vanaf $240/maand

Ideale bedrijfsgrootte: Invoice Ninja is het meest geschikt voor freelancers en kleine bedrijven zonder complexe facturatiebehoeften.

5. Square Invoices – Een eenvoudige oplossing voor kleine bedrijven en freelancers

Square Invoices is een facturatieoplossing van Square, een bedrijf dat vooral bekend staat om zijn kassasystemen (POS). Het platform helpt kleine bedrijven, freelancers en dienstverleners die een simpele manier zoeken om facturen te maken, te versturen en betaald te krijgen.

Voordelen

• Facturen versturen via e-mail, sms of een deelbare link
• Betalingen accepteren via creditcard, Apple Pay, Google Pay, ACH-bankoverschrijving en meer
• Eigen branding op facturen (logo en huisstijlkleuren)
• Real-time tracking van factuurstatussen: betaald, onbetaald en vervallen
• Terugkerende facturen instellen (dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks)

Nadelen

• Minder geschikt voor bedrijven die Peppol-compliance nodig hebben voor e-facturatie
• Volgens gebruikersreviews is het lastig om de uiteindelijke maandelijkse kosten goed te voorspellen door extra verwerkingskosten (GetApp)
• Volgens gebruikersreviews kan het platform betalingen vasthouden (Trustpilot)

Prijzen

• Free: onbeperkt facturen voor $0/maand + *processing fees
• Plus: custom facturen en projectmanagement voor $20/maand + lagere processing fees
• Processing fees: 3,3% + 30 cent voor online kaartbetalingen en 1% (minimaal $1) voor online ACH-betalingen

Ideale bedrijfsgrootte: Square is vooral geschikt voor freelancers en kleine bedrijven die Square’s betaalverwerking gebruiken en geen e-facturatie in Europa nodig hebben.

6. Xero – Ideaal voor MKB’ers die e-facturatie en boekhouding willen combineren

Xero is cloud-based boekhoudsoftware voor kleine bedrijven met e-facturatiefuncties. Het platform laat gebruikers facturen elektronisch aanmaken, versturen en ontvangen.

Voordelen

• E-facturen uitwisselen via het Peppol-netwerk
• Binnen de app unieke facturen genereren en personaliseren
• Betalingen accepteren via debit- en creditcards (via Stripe of GoCardless)
• Automatische herinneringen vóór of na de vervaldatum
• Integraties met voorraadbeheer, payments, CRM, e-commerce en veel andere tools

Nadelen

• De functie voor invoice data capture is afhankelijk van een externe tool (Hubdoc), wat extra kosten met zich meebrengt
• Volgens gebruikersreviews zijn veel nieuwe functies alleen beschikbaar via betaalde add-ons (Software Advice)
• Volgens gebruikersreviews kan het platform duur zijn voor kleine bedrijven (Software Advice)

Prijzen

• Starter: 20 facturen en offertes voor $29/maand
• Standard: onbeperkt facturen voor $46/maand
• Premium: onbeperkt facturen + automatische valutaconversie voor $69/maand

Ideale bedrijfsgrootte: Xero is vooral geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven die Xero al gebruiken voor boekhouding, of een boekhoudpakket zoeken waarin e-facturatie standaard is inbegrepen.

Welke functies moet je zoeken in e-facturatiesoftware?

De juiste e-facturatiesoftware kiezen begint bij het bepalen van jouw must-have functies, afgestemd op je organisatie en workflows. Om je daarbij te helpen, hebben we hieronder de belangrijkste features verzameld die in 2026 steeds vaker doorslaggevend zijn.

Peppol-compliance

• Gecertificeerde verbinding: De software moet gecertificeerd zijn door de Peppol Authority om e-facturen veilig en grensoverschrijdend te kunnen uitwisselen binnen het Peppol-netwerk. Certificering zorgt ervoor dat facturen voldoen aan de technische en functionele vereisten.
• Access Point-integratie: Om e-facturen te versturen en ontvangen via Peppol is een koppeling met een Peppol Access Point nodig. Dit is de beveiligde “gateway” voor data-uitwisseling. Zonder Access Point is Peppol-uitwisseling met overheidsplatformen en andere deelnemers niet mogelijk.
• Ondersteuning van meerdere documenttypes: Naast facturen is het handig als de oplossing ook andere documenten ondersteunt, zoals creditnota’s en inkooporders. Zeker als jouw proces vraagt om eerst een PO te sturen vóór facturatie.

Ondersteuning van lokale standaarden

• Land-specifieke formaten: Denk aan XRechnung en ZUGFeRD (Duitsland), FatturaPA (Italië), Factur-X (Frankrijk) en UBL (Nederland). Zonder deze standaarden lopen facturen sneller risico om afgekeurd te worden door belastingdiensten of overheidsinstanties.
• Verplichte datavelden: Het systeem moet alle verplichte velden ondersteunen, zoals btw-nummers, factuurdatum, factuurnummer, koper- en verkopergegevens, artikelregels, aantallen, unitprijzen, btw-splitsing en totaalbedrag. Dat is essentieel voor compliance én validiteit.

Geautomatiseerde data-uitwisseling

• Directe koppeling met overheidsportalen: In sommige landen moet je facturen direct of real-time rapporteren aan de overheid, zoals Spanje (SII) of Italië (FatturaPA via SDI). Dan is API-koppeling cruciaal.
• Leverancierscommunicatie: Ontvang facturen direct in je systeem zodat je minder afhankelijk bent van e-mail, PDF’s en handmatige opvolging.

Data-extractie en matching

• Geavanceerde OCR-technologie: De software moet gegevens automatisch kunnen uitlezen uit PDF’s, scans of zelfs foto’s vanaf een smartphone. Idealiter met AI-gestuurde OCR die meertalig is en complexe layouts aankan.
• Slimme matching: 2-way of 3-way matching vergelijkt factuurdata met PO’s en/of pakbonnen. Zo voorkom je overbetalingen en detecteer je afwijkingen meteen.
• Duplicate detection: Het systeem herkent dubbele facturen met hetzelfde nummer, datum en leveranciersgegevens, zodat je geen dubbele betalingen doet.

Workflow automation

• Routing rules: De software moet facturen automatisch kunnen doorsturen naar de juiste approver op basis van regels (bedrag, afdeling, type leverancier, enz.). Bijvoorbeeld: facturen onder €500 naar teamlead, daarboven naar finance manager.
• Integraties met systemen: Directe integratie met systemen zoals SAP, QuickBooks of NetSuite voorkomt dubbel invoeren en versnelt de verwerking.

Real-time validatie

• Fouten voorkomen: Valideert of facturen voldoen aan lokale regels, zoals btw-tarieven en juiste nummering.
• Technische compliance (schema): Zorgt dat facturen voldoen aan technische formaten zoals XML of JSON.
• Automatische correctiesuggesties: Detecteert fouten (bijv. ontbrekend btw-nummer of totalen die niet kloppen) en helpt gebruikers stap voor stap met oplossen.

Digitale handtekeningen

• Juridische geldigheid: Digitale handtekeningen ondersteunen compliance met bijvoorbeeld eIDAS (EU) of ESIGN (VS), waardoor documenten rechtsgeldig zijn.
• Verificatie van inkomende facturen: Controle op echtheid van handtekeningen helpt bij fraudepreventie.

Gecertificeerde security-standaarden

• ISO 27001: Toont aan dat de leverancier strikte controls heeft ingericht voor het beheren van gevoelige financiële data.
• AVG-compliance: Zorgt dat (persoons)gegevens correct verwerkt en beschermd worden volgens de AVG.

Hoewel deze lijst de belangrijkste features voor e-facturatiesoftware bevat, is elke organisatie anders. Gebruik dit als checklist, maar beoordeel altijd je eigen situatie (volume, sector, groeiplannen en compliance-eisen). De juiste oplossing ondersteunt niet alleen je huidige proces, maar groeit ook mee met je organisatie.

Hoe kies je de beste e-facturatiesoftware?

Nu je bekend bent met onze topkeuze voor de beste e-facturatiesoftware en met de belangrijkste functies om in 2026 op te letten, kun je starten met het selecteren van de juiste oplossing voor jouw organisatie.

Om dit proces eenvoudiger te maken, hebben we de selectieprocedure opgedeeld in zes duidelijke stappen:

1. Breng je huidige behoeften in kaart

Begin met het bepalen van wat je precies nodig hebt. Zoek je een complete oplossing die facturen kan aanmaken, versturen én ontvangen, inclusief geavanceerde verwerkingsfuncties? Of heb je vooral een eenvoudige tool nodig om facturen te maken en te versturen naar klanten van je (kleine) bedrijf?

Maak een lijst met je deal-breakers en met functies waarover je flexibel kunt zijn, bijvoorbeeld opties die via support of maatwerk toegevoegd kunnen worden (zoals specifieke factuursjablonen). Wanneer je goed weet wat de kernfunctie is waarvoor je de software nodig hebt, kun je sneller tools uitsluiten die essentiële functies missen en voorkom je dat je betaalt voor functionaliteiten die je eigenlijk niet nodig hebt.

2. Onderzoek de lokale e-facturatiewetgeving

Onderzoek de regels rond e-facturatie in het land (of de regio) waarin je actief bent. Zijn er verplichtingen waar je nu al aan moet voldoen, of die binnenkort ingaan?

Controleer of de software die je overweegt het volgende ondersteunt:

• Verplichte e-facturatieformaten (zoals XML of JSON) die compatibel zijn met overheidsplatformen
• Extractie van specifieke datavelden voor correcte btw- en belastingberekeningen
• Compliance met security-standaarden, zoals certificeringen en archiveringsregels (bijvoorbeeld: data moet binnen het land opgeslagen worden)
• Integraties met overheidsystemen via API-koppelingen

Belangrijk: Werk je met organisaties in de publieke sector in Europa, of zijn er in jouw land verplichte e-facturatieregels met specifieke eisen? Dan is Peppol-compliance vaak onmisbaar. Het algemene idee is dat op termijn alle Europese landen overstappen op Peppol, zodat data-uitwisseling uniform en soepel verloopt.

Kies daarom voor software die gecertificeerd Peppol-compliant is en controleer of de oplossing gekoppeld is aan een Peppol Access Point. Dat is de manier waarop jouw systeem verbinding maakt met het Peppol-netwerk en e-facturen veilig kan uitwisselen met andere partijen.e verwachting dat steeds meer Europese landen via Peppol gaan werken voor uniforme data-uitwisseling.

3. Bepaal je budget

Begin met het in kaart brengen van de kosten. Splits de investering op in drie onderdelen: softwarelicentie, implementatie en doorlopende kosten.

• Softwarelicentie: Werk je met een abonnement, betaal je per factuur, of is er sprake van een eenmalige licentievergoeding?
• Implementatiekosten: Wat zijn de kosten voor maatwerk, integraties, datamigratie en training?
• Doorlopende kosten: Wat zijn de kosten voor technische support, software-updates en bugfixes? En als je betaalverwerking nodig hebt: zijn er transactiekosten of extra toeslagen?

Bereken daarna je ROI (Return on Investment). Breng in kaart welke medewerkers betrokken zijn bij facturatie en factuurverwerking. Vraag hen om een inschatting te maken van de tijd die ze besteden aan het opstellen van facturen, het versturen van herinneringen, het opvolgen van betalingen en handmatige data-invoer. Bereken vervolgens wat deze tijd kost op basis van hun uurtarief.

Maak ook een schatting van de opbrengst door sneller betaald te worden (bijvoorbeeld rente of voordelen van vroege betaling) en de besparing door minder late fees. Analyseer daarnaast historische data om foutkosten en herstelwerk in kaart te brengen en te bepalen hoeveel je die kosten kunt verlagen. Gebruik hierbij altijd realistische aannames.

Bereken ROI met de formule: ROI = (Netto winst / Kosten van de investering) x 100

Op basis van je kosteninschatting en de mogelijke ROI kun je een budget bepalen voor e-facturatiesoftware. Probeer met leveranciers te onderhandelen voor de beste prijs. Gebruik daarbij je factuurvolume, het verwachte gebruik en je budget als uitgangspunt.

4. Onderzoek en maak een shortlist

Onderzoek aanbieders van e-facturatiesoftware. Bekijk reviewplatformen en blogs, zoals die van ons. Controleer daarna altijd de website van de leverancier voor de meest actuele informatie over prijzen en functionaliteiten. Biedt het platform gratis demo’s of trials aan? Gebruik die dan om te testen hoe gebruiksvriendelijk de software is.

Maak het jezelf makkelijk met een checklist of een Excel-sheet. Noteer daarin je belangrijkste criteria en je indrukken per platform. Zo wordt vergelijken een stuk overzichtelijker. Op basis van je onderzoek en tests kun je vervolgens 2 tot 3 beste opties shortlist’en.

5. Evalueer en kies

Plan demo’s in met de leveranciers op je shortlist. Stel vragen die aansluiten op jouw situatie en aandachtspunten. Denk bijvoorbeeld aan: hoe werkt de integratie met je huidige boekhoud- of ERP-systeem?

Vergelijk daarna de functionaliteiten, prijsvoorstellen en supportopties per leverancier. Kies de software die het beste past bij je behoeften, budget en doelen op de lange termijn.

6. Implementeer en monitor

Werk een concreet implementatieplan uit, inclusief training voor je team. Stel KPI’s op en houd ze bij, zoals doorlooptijd van factuurverwerking, betaalpercentages en klanttevredenheid.

Zo meet je de daadwerkelijke ROI en houd je ruimte om bij te sturen waar nodig.

Wat maakt Klippa de ideale e-facturatiesoftware?

Klippa is niet zomaar een documenttool: het is een volledig AI-powered document processing platform. Klippa combineert slimme preprocessing, automatisering en fraudedetectie om e-facturatieworkflows in 2026 zo snel en accuraat mogelijk te maken. Bovendien bespaar je implementatietijd door direct een ID te krijgen via Klippa als gecertificeerd Peppol Access Point.

Gebruik ons IDP-platform of onze accounts payable-oplossing om documentworkflows te automatiseren en e-facturatie eenvoudiger te maken. Zo blijf je compliant met de nieuwste regelgeving én bespaar je tijd en kosten in factuurverwerking.

Wat maakt Klippa anders dan andere tools?

Waar veel oplossingen zich puur richten op factuurgeneratie, biedt Klippa een end-to-end automatiseringssuite voor slimme documentverwerking op schaal. Klippa onderscheidt zich door de combinatie van geavanceerde OCR, fraudedetectie, anonimisering en real-time integraties, allemaal in een flexibel en no-code platform.

Sinds Klippa onderdeel is van Doxis, een erkende Leader in de Gartner® Magic Quadrant™ voor Document Management, brengen we enterprise-grade workflow automation naar teams in alle sectoren. Of je nu actief bent in finance, logistiek of healthcare: DocHorizon is de krachtigste en meest flexibele workflow software in 2026.

Klaar om je factuurverwerking te automatiseren? Neem contact op met onze experts of plan hieronder een gratis demo!

FAQ