Bonnetjes bewaren kan leiden tot een hoop ergernis. Vlak voor de btw-aangifte ontstaat er paniek, want waar is dat ene bonnetje gebleven? En wat stond er precies op die vervaagde, onleesbare bon?
Alle uitgaven van het bedrijf moeten verwerkt worden in de administratie. Het is dus ook zaak om de bonnen goed te bewaren. Dit kan je namelijk een hoop tijd en geld besparen. Gelukkig wordt bonnetjes bewaren een stuk eenvoudiger met onze drie tips.
Waarom bonnetjes bewaren?
Voordat we bij de tips aankomen, is het belangrijk om te begrijpen waarom je bonnen moet bewaren. Dit heeft namelijk te maken met de bewaarplicht van de administratie van de Belastingdienst.
De Belastingdienst stelt ondernemers verplicht om zijn of haar bonnen en facturen tot zeven jaar na aankoop te bewaren. De boekhouding van ondernemers moet namelijk gecontroleerd kunnen worden.
Voldoe je niet aan deze bewaarplicht, dan kun je als ondernemer een flinke boete krijgen. Bonnetjes bewaren is dus erg belangrijk!
Bonnen worden na verloop van tijd onleesbaar
Bonnen op een juiste manier bewaren is van belang, omdat deze na verloop van tijd vervagen, of zelfs geheel onleesbaar worden. Maar hoe kan dit?
Bonnen worden geprint op thermisch papier. Bij blootstelling aan zonlicht, wrijving, vocht, vet en warmte vervaagt het papier, waardoor de letters onleesbaar worden. Bewaar je bonnen dan ook vooral niet in leren portemonnees en plastic hoesjes. Zorg dat je ze in elk geval bewaart in een donkere, koele ruimte.
Tips voor het bewaren van jouw bonnetjes
Aan bonnetjes bewaren zitten wel een aantal regels verbonden. Zorg dat je dit op de juiste manier doet, want onjuist bewaren kan je geld en tijd kosten. Om dit te voorkomen, hebben we een paar tips voor je opgesteld.
Tip 1: Zorg dat je je bonnen digitaal bewaart
Zoals eerder gezegd, kassabonnen vervagen voornamelijk snel in je portemonnee. Op deze manier zullen jouw bonnetjes de zeven jaar bewaarplicht niet halen. Bewaar je bonnen en facturen daarom bij voorkeur digitaal.
Digitaal bewaren kan middels het maken van een kopietje, of door een foto te maken van de bon. Zorg dat je hier niet te lang mee wacht, aangezien bonnen gauw vervagen.
Tip 2: Plan een vast verwerkingsmoment
Kies een vast verwerkingsmoment voor alle bonnen en blijf je hier ook aan houden. Laat bonnen niet liggen tot het laatste moment en doe dit bijvoorbeeld op vrijdagmiddag. Door frequent te verwerken, wacht er in elk geval geen stapel bonnetjes op je voor de btw-aangifte.
Wat nog beter werkt, is om bonnen gelijk na ontvangst te verwerken. Zo voorkom je dat bonnen onderin je tas of broekzak verdwijnen en verfrommelen voordat je ze hebt kunnen verwerken.
Tip 3: Kies een goede verwerkingsmodule voor bonnen
Als je het jezelf echt makkelijk wilt maken, zorg je voor een goede verwerkingsmodule voor bonnen. Met software zoals Klippa hoef je enkel en alleen een foto te maken van de bon. Voer deze bon in via de app, via de mail of online, vervolgens neemt de scan en herken techniek automatisch de gegevens van de bon over.
Tip 4: Kies voor veilige en conforme cloudopslag
Het bewaren van bonnetjes in de cloud zorgt ervoor dat je bestanden altijd en overal beschikbaar zijn, ook als je laptop crasht of je telefoon kapot gaat. Let er hierbij op dat de cloudomgeving voldoet aan relevante wet- en regelgeving, zoals de AVG en de bewaarplicht van de Belastingdienst.
Een professionele cloudoplossing biedt:
- End-to-end encryptie zodat gegevens onderweg en in opslag beveiligd zijn.
- Automatische back‑ups waardoor documenten nooit verloren gaan.
- Toegangsbeheer zodat alleen geautoriseerde medewerkers bij de gegevens kunnen.
- Dataopslag binnen de EU voor naleving van Europese privacywetgeving.
Door te kiezen voor een veilige cloudopslag minimaliseer je het risico op datalekken, verlies of problemen bij een belastingcontrole, terwijl je administratie altijd up‑to‑date en toegankelijk blijft.
Door je administratie te digitaliseren raak je nooit meer een bon kwijt, blijft de administratie leesbaar en kun je de administratie koppelen met ERP- of boekhoudsystemen.
Sla je bonnetjes eenvoudig digitaal op met Klippa
Als je bonnetjes digitaal opslaat, is het belangrijk dat de originele documenten volledig en nauwkeurig worden vastgelegd. Klippa’s oplossing voldoet hier niet alleen aan, maar overtreft vaak de compliance-eisen van belastingautoriteiten, zodat je met vertrouwen en gemak werkt.
Zo werkt het proces:
Stap 1: Maak een foto van het bonnetje
Maak met je smartphone of een ander apparaat een duidelijke foto van het bonnetje. Zorg dat het hele document zichtbaar en leesbaar is op de foto.
Stap 2: OCR-technologie haalt de data eruit
Zodra de foto gemaakt is, scant Klippa’s geavanceerde scan en herken (OCR) automatisch het bonnetje. Alle relevante gegevens worden met hoge precisie geëxtraheerd, zoals datum, leverancier, totaalbedrag en btw.
Stap 3: Sla de data veilig in de cloud op
Na extractie worden de gegevens veilig opgeslagen in Klippa’s cloudomgeving. Ook de originele afbeelding van de bon wordt bewaard, zodat je altijd een complete en nauwkeurige digitale kopie hebt. Deze cloudopslag is beveiligd, voldoet aan regelgeving en is bedoeld om je administratie jarenlang veilig te bewaren.
Stap 4: Koppel met je boekhouding of ERP-systeem
Klippa biedt naadloze integratie met je bestaande boekhoud- of ERP-systeem via een API-verbinding of ons platform. Alle gegevens van je bonnetjes worden zo automatisch gesynchroniseerd met je financiële administratie, waardoor handmatige invoer en fouten verdwijnen.
Stap 5: Langdurige archivering
Bonnetjes blijven zolang nodig in de cloud beschikbaar, zodat ze makkelijk toegankelijk zijn voor audits, controles of toekomstige referentie. Deze langdurige opslag beschermt je documenten tegen fysieke schade of verlies, en geeft je gemoedsrust.
Conclusie
Het goed bewaren van bonnetjes voorkomt fouten, boetes en frustratie. Door te digitaliseren, vaste verwerkingsmomenten in te plannen, een betrouwbare verwerkingsmodule te gebruiken én te kiezen voor veilige cloudopslag, maak je jouw financiële administratie sneller, overzichtelijker en compliant.
Met Klippa SpendControl heb je al deze stappen in één oplossing:
- Maak eenvoudig een foto van je bon.
- Laat de scan en herken technologie automatisch alle relevante gegevens uitlezen.
- Sla de bon veilig in de cloud op, volledig volgens de bewaarplicht.
- Synchroniseer alles direct met je boekhoudsysteem.
Zo heb je altijd grip op je uitgaven, voldoe je aan wettelijke eisen en bespaar je kostbare tijd.
Veelgestelde vragen
Ondernemers in Nederland zijn verplicht hun administratieve bescheiden, zoals bonnetjes en facturen, minstens 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor zowel papieren als digitale kopieën.
Ja, als de digitale kopie volledig en nauwkeurig is én de echtheid en volledigheid kan worden aangetoond, accepteren de meeste belastingautoriteiten deze als geldig. Raadpleeg altijd de Belastingdienst-richtlijnen en zorg dat je back‑ups hebt.
De meeste kassabonnen worden geprint op thermisch papier, dat gevoelig is voor zonlicht, warmte, vocht en wrijving. Hierdoor vervagen ze vaak al binnen enkele maanden, soms zelfs weken.
Klippa SpendControl combineert scan en herken technologie voor automatische uitlezing van bongegevens met veilige, conforme cloudopslag en integraties met boekhoudsoftware. Zo blijven al je bonnetjes vindbaar, leesbaar en voldoen ze aan de bewaarplicht.
Ja, met mobiele apps zoals Klippa SpendControl kun je bonnetjes direct na ontvangst fotograferen en verwerken, zodat ze nooit zoekraken of beschadigen.