3 tips: zo kun je het beste bonnetjes bewaren

3 tips: zo kun je het beste bonnetjes bewaren

Bonnetjes bewaren kan leiden tot een hoop ergernis. Vlak voor de btw-aangifte ontstaat er paniek, want waar is dat ene bonnetje gebleven? En wat stond er precies op die vervaagde, onleesbare bon? 

Alle uitgaven van het bedrijf moeten verwerkt worden in de administratie. Het is dus ook zaak om de bonnen goed te bewaren. Dit kun je namelijk een hoop tijd en geld besparen. Gelukkig wordt bonnetjes bewaren een stuk eenvoudiger met onze drie tips. 


Waarom bonnetjes bewaren?

Voordat we bij de tips aankomen, is het belangrijk om te begrijpen waarom je bonnen moet bewaren. Dit heeft namelijk te maken met de bewaarplicht van de administratie van de Belastingdienst. 

De Belastingdienst stelt ondernemers verplicht om zijn of haar bonnen en facturen tot zeven jaar na aankoop te bewaren. De boekhouding van ondernemers moet namelijk gecontroleerd kunnen worden. 

Voldoe je niet aan deze bewaarplicht, dan kun je als ondernemer een flinke boete krijgen. Bonnetjes bewaren is dus erg belangrijk!

Bonnen worden na verloop van tijd onleesbaar

Bonnen op een juiste manier bewaren is van belang, omdat deze na verloop van tijd vervagen, of zelfs geheel onleesbaar worden. Maar, hoe kan dit? 

Bonnen worden geprint op thermisch papier. Bij blootstelling aan zonlicht, wrijving, vocht, vet en warmte vervaagt het papier, waardoor de letters onleesbaar worden. Bewaar je bonnen dan ook vooral niet in lederen portemonnees en plastic hoesjes. Zorg dat je ze in elk geval bewaart in een donkere, koele ruimte.

bonnetjes bewaren

Tips voor het bewaren van jouw bonnetjes

Aan bonnetjes bewaren zitten wel een aantal regels verbonden. Zorg dat je dit op de juiste manier doet, want onjuist bewaren kan je geld en tijd kosten. Om dit te voorkomen, hebben we een paar tips voor je opgesteld.

Tip 1: zorg dat je je bonnen digitaal bewaart

Zoals eerder gezegd, kassabonnen vervagen voornamelijk snel in je portemonnee. Op deze manier zullen jouw bonnetjes de zeven jaar bewaarplicht niet halen. Bewaar je bonnen en facturen daarom bij voorkeur digitaal. 

Digitaal bewaren kan middels het maken van een kopietje, of door een foto te maken van de bon. Zorg dat je hier niet te lang mee wacht, aangezien bonnen gauw vervagen. 

bonnetjes bewaren digitaal

Tip 2: plan een vast verwerkingsmoment

Kies een vast verwerkingsmoment voor alle bonnen en blijf je hier ook aan houden. Laat bonnen niet liggen tot het laatste moment en doe dit bijvoorbeeld op vrijdagmiddag. Door frequent te verwerken, wacht er in elk geval geen stapel bonnetjes op je voor de btw-aangifte. 

Wat nog beter werkt is om bonnen gelijk na ontvangst te verwerken. Zo voorkom je dat bonnen onderin je tas of broekzak verdwijnen en verfrommelen voordat je ze hebt kunnen verwerken. 

Tip 3: kies een goede verwerkingsmodule voor bonnen 

Als je het jezelf echt makkelijk wilt maken, zorg je voor een goede verwerkingsmodule voor bonnen. Met software zoals Klippa hoef je enkel en alleen een foto te maken van de bon. Voer deze bon in via de app, via de mail of online, vervolgens neemt de scan en herken techniek automatisch de gegevens van de bon over. 

Doordat Klippa digitaal declareren alle bonnen automatisch zeven jaar in de cloud bewaart, voldoe je aan de bewaarplicht. Door je administratie te digitaliseren raak je nooit meer een bon kwijt, blijft de administratie leesbaar en kun je de administratie koppelen met ERP- of boekhoudsystemen. 


Bonnetjes eenvoudig digitaal bewaren met Klippa

Wanneer je jouw bonnen digitaal bewaart, is het belangrijk dat het origineel volledig en juist weergegeven wordt. Met Klippa’s oplossing voldoe je aan alle regels die gesteld worden door de Belastingdienst. Je maakt een foto van de bon, waarna het scan en herken systeem de gegevens op de bon leest, om deze vervolgens op te slaan in de cloud. 

Middels een API-koppeling integreer je Klippa eenvoudig met je boekhoud- of ERP-systeem. De bonnetjes worden zeven jaar bewaard in de cloud omgeving. 

bonnetjes eenvoudig digitaal bewaren

Plan een vrijblijvende demo of neem contact op

Ben je benieuwd hoe jouw onderneming Klippa’s oplossing kan gebruiken om bonnetjes te bewaren? Onze productspecialisten leggen je dit graag uit. 

Neem contact op door te mailen naar [email protected], of plan een demo middels het onderstaande formulier. In onze demo krijg je vrijblijvend binnen 30 minuten een duidelijk beeld over bonnetjes bewaren met Klippa’s software binnen jouw organisatie.

Online demo plannen
Binnen 30 minuten vrijblijvend een duidelijk beeld van Klippa. 

Works with AZEXO page builder