Klippa Scan en Herken voor Exact

Automatische factuurverwerking inclusief scan en herken, dynamische goedkeuringsflows en koppeling met Exact.

Scan en herken, hoe werkt het? 

1. Facturen toevoegen met Scan en Herken
In Klippa kun je op drie manieren facturen aan het dashboard toevoegen: (1) je facturen automatisch doorsturen naar je Klippa mailbox, (2) facturen uploaden vanaf je computer en (3) facturen scannen met de Klippa App. In alle drie de gevallen geldt dat Klippa Scan en Herken toepast waardoor je geen factuurgegevens meer hoeft over te typen.
2. Facturen goedkeuren via zelf in te stellen approval workflows
Nadat een factuur aan Klippa is toegevoegd, wordt deze automatisch ter goedkeuring toegewezen aan de juiste medewerker. Hiervoor heeft Klippa uitgebreide multi-level approval workflows. Goedkeuren kan met de mobiele applicatie of via de computer.
3. Facturen automatisch verwerken in Exact
Een goedgekeurde factuur bevat alle gegevens die in Exact worden verwerkt. Klippa geeft een boekingssuggestie voor de leverancier, inclusief grootboekrekening, btw-code, bedrag(en), kostenplaats, kostendrager en project.
Met Klippa Scan en Herken verwerk je tot 70% sneller facturen én heb je volledig grip op je administratie.

Wat betekent de Scan en Herken-integratie met Exact?

Facturen verwerken in Exact is nog nooit zo eenvoudig geweest. Het arbeidsintensieve proces voor de facturenstroom heb je binnen no-time geautomatiseerd. De tijdrovende en foutgevoelige taak van handmatig overtypen en boeken is daarmee verleden tijd en het overzicht volledig terug! De Klippa Scan en Herken voorziet je van alle relevante factuurgegevens en de integratie met Exact zorgt ervoor dat de stamgegevens realtime in Klippa worden geladen. Zo krijgt elke factuur een boekingsvoorstel inclusief grootboekrekening en btw-code. Aanvullende dimensies die Exact beschikbaar stelt zijn kostendragers, kostenplaatsen en projecten. Uitgebreide goedkeuringsflows zorgen ervoor dat het proces duidelijk en overzichtelijk is, zo blijft er nooit meer een factuur liggen. Kortom, Klippa scan en herken is dé oplossing voor het digitale factuurverwerking in Exact! Wil je meer weten? Onze productspecialist Kevin praat je graag bij in een korte kennismaking. 
Kevin
Productspecialist
Facturen met één klik verwerken in Exact
Facturen verwerken op kostendragers, kostenplaatsen en projecten in Exact
Automatische herkenning van de factuurgegevens
Digitale goedkeuringsflows
Facturen transitorisch boeken in Exact
Nieuwe relaties aanmaken in Exact
Automatische IBAN check

Veelgestelde vragen over Klippa Scan en Herken

Welke gegevens worden tussen Klippa en Exact uitgewisseld?
Klippa heeft een uitgebreide integratie met Exact waarmee we realtime de stamgegevens synchroniseren. Dit omvat onder meer de relaties, het grootboekschema, de btw-codes, de kostenplaatsen, kostendragers, en projecten. Elke bevat deze gegevens in Klippa voordat je ze verwerkt in Exact.
Kan ik in Klippa ook meerdere entiteiten koppelen?
Dat is geen probleem, Klippa ondersteunt meerdere entiteiten. Als Klippa is gekoppeld aan het Exact account worden deze automatisch ingeladen inclusief de relaties, groetboekschema, btw-codes, kostenplaatsen, kostendragers en projecten.
Welke kosten hanteert Klippa voor scan en herken?
We werken bij Klippa met drie verschillende pakketten gebaseerd op het volume en aantal gebruikers. Hiervoor kun je het beste de factuurverwerking pagina bekijken. De integratiekosten voor Exact Online bedragen EUR 25 p/m, voor Exact Globe is dat EUR 100 p/m.
Hoe werkt de automatische tekstherkenning?
Klippa heeft door de jaren heen miljoenen kassabonnen en facturen gezien. De herkenningssoftware die daarvoor is ontwikkeld is één van de beste in Europa waarmee we je realtime en nauwkeurig alle data van de factuur kunnen teruggeven. Het werkt heel simpel: elk document dat je aan Klippa toevoegt wordt uitgelezen. Terwijl je de factuur bekijkt voorzien wij je van de factuurdatum, de leverancier, het factuurnummer, de bedragen en btw-waarden.
Hoe werken de digitale goedkeuringsflows?
Klippa werkt met dynamische approval workflows waarmee elke vorm van autorisatie mogelijk is. Facturen kunnen bijvoorbeeld automatisch worden goedgekeurd of langs één of meerdere goedkeurders gaan alvorens de verwerking in Exact. Approval workflows werken vaak samen met business rules. Met de business rules kun je bijvoorbeeld facturen afkomstig van bepaalde leveranciers altijd toewijzen aan de juiste flow of facturen onder een bepaald bedrag automatisch laten goedkeuren. De opties hierin zijn oneindig! 
Bestaat er ook een Klippa App? 
Ja, Klippa heeft ook een mobiele applicatie. Mocht je facturen per post hebben ontvangen, kun je deze met de app scannen. Daarnaast kun je eenvoudig de facturen accorderen als onderweg bent. In je To-do lijstje zie je precies welke facturen jouw aandacht vereisen. De Klippa App is beschikbaar voor zowel Android als iOS.
Ik wil mijn declaratiestroom ook digitaliseren, kan dat met Klippa? 
Jazeker! Klippa biedt naast de factuurverwerkingsmodule een separate module voor declaraties. Medewerkers kunnen eenvoudig de bonnen scannen met de smartphone waarna de declaratie automatisch worden toegewezen aan de juiste manager. Na akkoord kan de declaratie worden geboekt in Exact. Bij uitbetaling wordt het signaal aan Klippa teruggegeven en de medewerker met een notificatie op de hoogte gebracht. Wil je meer weten over digitaal declareren met Klippa en Exact? Bekijk dan deze pagina. 
Met welke implementatietijd moet ik rekening houden?
Klippa is plug & play en kun je direct mee aan de slag! Doorgaans is er niet meer dan een dag nodig voor de inrichting van het account en de intergratie met Exact. Je kunt hier zelf mee aan de slag met behulp van onze helpdeskartikelen. Uiteraard helpen we je als dat de voorkeur heeft. Een productspecialist kijkt dan met je mee en zorgt ervoor dat alles gebruiksklaar is.

Online demo plannen

In een vrijblijvende online demonstratie van slechts 30 minuten laten we je graag zien hoe de Klippa koppeling naadloos samenwerkt met Exact.