Tien argumenten voor het digitaliseren van je declaratieproces

Tien argumenten voor het digitaliseren van je declaratieproces

De rol van declaratieverwerking binnen organisaties verandert en de reden daarvoor is automatisering. Vervelende en kostbare handmatige processen worden vervangen door geautomatiseerde processen die organisaties helpen om efficiënter te worden. Klippa is voortdurend bezig met innovaties die helpen bij het oplossen van declaratie-uitdagingen. Door klanten te voorzien van end-to-end automatisering, kostenbeheersing, krachtige data-gedreven inzichten en best-in-class ondersteuning, helpen wij organisaties met hun digitale transformatie. En dat willen we ook voor jou doen. 

Declaraties digitaal indienen met Klippa

Natuurlijk is het digitaliseren van je processen een grote stap: je verandert de manier waarop je collega’s werken en iedereen moet wennen aan nieuwe software. Zeker in de huidige COVID-19 situatie lijkt het implementeren van zo’n grote verandering onmogelijk. Maar we willen graag uitleggen waarom deze angst niet gegrond is en noemen tien zeer sterke redenen waarom digitalisering – juist nu – wél verstandig is. Eenmaal gelezen zijn we ervan overtuigd dat je liever vandaag dan morgen digitaliseert. 

  1. Geen papieren formulieren meer die fysiek moeten worden ingeleverd: aangezien een groot deel van de wereld op dit moment in Corona quarantaine is, is het belangrijker dan ooit om veilig en op afstand te werken. Dus waarom willen we niet meteen af van al dat papierwerk? Het zal ook na Corona je organisatie ten goede komen. Veel papieren formulieren raken verloren of worden vergeten in een stapel op iemands bureau. Het digitaliseren van de informatiestroom betekent bovendien dat alle gegevens op elk moment beschikbaar zijn.
  2. Minder fouten: Bijna de helft van de werknemers zegt dat ze o.a. bonnen zijn kwijtgeraakt, volgens een onderzoek van een Amerikaans softwarebedrijf. En 36 procent geeft toe dat ze vergeten zijn waarvoor hun uitgaven zijn gemaakt. Voorkom fouten door werknemers simpelweg een foto van hun bonnetje te laten maken: de software haalt de informatie automatisch op en stuurt deze naar een gebruiksvriendelijk portaal.
  3. Google Maps-integratie: Reiskosten zijn misschien wel het meest chaotisch om te verwerken. Medewerkers berekenen doorgaans de kosten die ze met Google Maps hebben gemaakt en communiceren deze met de betreffende afdeling, terwijl ze tegelijkertijd al hun reizen moeten onthouden en de brandstofbonnen moeten bewaren. Reizen worden soms vergeten en bonnetjes gaan verloren, wat betekent dat deze kosten niet mogen worden gedeclareerd. Met Klippa behoren handmatige berekeningen tot het verleden, omdat onze app geïntegreerd is met Google Maps.
  4. BTW-aangiftes: Als werkgevers onkosten vergoeden zonder bonnetje, betekent dit dat ze geen BTW kunnen aftrekken. Dit is een onnodig financieel verlies. 
  5. Efficiëntere autorisatie met digitale workflows: Dit is vooral interessant voor organisaties met meer dan één vestiging of die gecompliceerde autorisatie-stromen hebben. Hoe meer mensen in het goedkeuringsproces, hoe groter de kans op menselijke fouten. Volgens het Spend Journal duurt elke manuele onkostendeclaratie ongeveer 20 minuten. En volgens de Global Business Travel Association bevat 19% van alle onkostendeclaraties fouten. Aangezien deze fouten ook tijd kosten om te corrigeren, kost elke declaratie uiteindelijk ongeveer 58$/€52: een flinke som voor een taak die zo alledaags en onvermijdelijk is als het verwerken van een declaratie.   
  6. Compliance-proof goedkeuringsproces met audit trails: Elke claim die via onze software wordt ingediend, volgt hetzelfde pad, wat vanuit een compliance-oogpunt erg prettig is. Business rules bepalen of bepaalde uitgaven automatisch worden goedgekeurd of afgewezen. Wanneer bijvoorbeeld een declaratie wordt ingediend zonder een scan van de bon, of wanneer een declaratie een limiet overschrijdt, kan de software de het automatisch weigeren en ontvangt de manager een melding. 
  7. Automatische fraudedetectie: Voorkom fouten en fraude met automatische detectie van identieke facturen. Natuurlijk vertrouw je als werkgever je medewerkers, maar fraude komt helaas voor en fouten des te meer. Neem bijvoorbeeld een lunch: elke individuele aanwezige moet alleen de eigen kosten declareren en alleen de kosten die werkgerelateerd waren. Maar als een bonnetje lang is en veel variabelen bevat, worden er gemakkelijk fouten gemaakt. Onze software detecteert duplicaten direct en stuurt een melding naar de relevante manager. 
  8. Tijd- en kostenefficiënt boekhoudproces: Alle bonnetjes en facturen worden verwerkt met Optical Character Recognition-software (OCR). Omdat handmatige werk daarmee geautomatiseerd wordt, zien klanten een tijd- en kostenreductie tot 70%.
  9. Inzichtelijke dashboards met uitgavepatronen: Klippa zit 100% in de cloud. Je kunt het platform overal en altijd gebruiken en je kunt met een paar eenvoudige klikken declaraties goedkeuren of afwijzen. Een integratie met het boekhoudsysteem stelt de financiële afdeling in staat om de goedgekeurde declaraties efficiënt te verwerken. In een gebruiksvriendelijk dashboard krijg je een handig inzicht in de status van declaraties en de gemiddelde doorlooptijd per medewerker, de kosten van afdelingen, kostenplaatsen, projecten en periodes.
  10. Geen saaie en repetitieve taken meer voor jou en je collega’s: blijkbaar is handmatig declaratiebeheer zo vreselijk dat 18 procent van de medewerkers akkoord zou gaan om het vuil buiten te zetten als dat betekende dat ze nooit meer een declaratie zouden hoeven indienen, volgens de in punt twee vermelde enquête. Tien procent zou zelfs instemmen met het schrobben van de toiletten. Maak je collega’s dus blij door ze te ontlasten van het handmatig verwerken van declaraties.

Hoewel het voor je bedrijf enige moeite kost om af te stappen van handmatig declaratiebeheer, hebben de voordelen van digitalisering veel meer impact dan het nadeel van verandering. Als je meer wilt weten over hoe je kunt profiteren van het automatiseren van declaratiebeheer, kun je ons een bericht sturen via de chat of e-mail: support@klippa.com. Wil je een demo inplannen met een van onze productspecialisten? Bekijk dan de onderstaande opties.

Works with AZEXO page builder