KYC automatisering: hoe je je KYC proces automatiseert

Het KYC proces is lastig. De afweging maken om wel of geen zaken te doen met iemand brengt aanzienlijke kosten, tijd en middelen met zich mee. Bijna de helft van de respondenten in het Anti-Money Laundering Report van Thomson Reuter was het hiermee eens en zei daarnaast dat het niet instaat zijn om informatie te valideren hun grootste obstakel was. 

De beste oplossing voor dit obstakel is automatisering. De technologische vooruitgang heeft de weg vrijgemaakt voor doeltreffende instroming- en verificatieprocessen. Veel bedrijven beschikken bijvoorbeeld al over methoden voor identificatie op afstand, geautomatiseerde document-verificatie en risicobeoordeling.

In dit artikel leer je wat KYC is, waarom traditionele methoden tekortschieten, hoe automatisering belangrijke uitdagingen oplost en waar het al in de praktijk resultaat oplevert.

Laten we beginnen!

---

Key takeaways

• Handmatige KYC kost veel tijd en geld: Verouderde processen kunnen oplopen tot $6.000 per klant en de onboarding met dagen vertragen.
• Automatisering verhoogt snelheid en nauwkeurigheid: Identiteitschecks, data-extractie en screening van gebruikers in minder dan 5 seconden.
• Betere compliance, minder risico: Geautomatiseerde workflows helpen te voldoen aan AML- en AVG-eisen en leveren auditklare logs.
• Klippa maakt adoptie eenvoudig: API-klaar, schaalbaar en ontworpen om naadloos in je bestaande onboardingflow te passen.

---

Wat is KYC en waarom is het cruciaal voor compliance?

KYC, ook wel bekend als Know-Your-Customer, is het verplichte proces van verificatie van de identiteit van een klant, hun geschiktheid, en de risico’s die gepaard gaan met het onderhouden van een zakelijke relatie met deze klant. Naleving van de KYC-voorschriften kan helpen om het witwassen van geld, de financiering van terrorisme, en andere illegale fraudeconstructies te voorkomen en op te sporen.

In de kern helpt KYC bedrijven de cruciale vraag te beantwoorden: “Is deze persoon echt wie hij zich voorgeeft te zijn?”

Door identiteitsdocumenten te verifiëren, persoonlijke gegevens te bevestigen en waarschuwingssignalen op te merken, helpt KYC je bedrijf:

• Te voldoen aan financiële regelgeving
• Grote risico’s vermijden die kunnen leiden tot boetes, juridische problemen of reputatieschade
• Fraudeurs en valse identiteiten buiten de deur houden

Waarom is KYC belangrijk? 

Dankzij KYC-procedures weet jouw organisatie precies aan wie haar diensten verleent worden. Hierdoor worden fraudeurs buiten de deur gehouden en blijft je bedrijf in overeenstemming met de lokale en internationale regelgeving. Uiteindelijk verlaagt dit het risico op potentiële aansprakelijkheden, reputatieschade en boetes.

De risico’s van fraude zijn even talrijk als potentieel gevaarlijk voor je organisatie: identiteitsfraude, belastingfraude, witwassen van geld, valse aangiften, etc. De meest voorkomende vormen van fraude zijn identiteitsfraude en leeftijdsfraude.

Laten we deze twee voorbeelden eens beter bekijken.

Identiteitsfraude

Dit gebeurt wanneer iemand valse of gestolen gegevens gebruikt om een account te openen of toegang tot diensten te krijgen. Het wordt vaak ingezet om misdrijven te plegen, zoals witwassen of belastingontduiking.

Voorbeeld: een oplichter opent een bankrekening op naam van een gestolen identiteit en gebruikt die om illegale gelden over te maken.

Leeftijdsfraude

Mensen, vaak minderjarigen, liegen over hun leeftijd om gebruik te maken van diensten met een minimumleeftijd, zoals goksites, alcoholbezorging of platforms met volwassen inhoud.

Voorbeeld: een 16‑jarige uploadt een valse ID om zich aan te melden bij een online goksite.

Zonder een goed KYC‑proces blijven deze bedreigingen onopgemerkt en kunnen de gevolgen ernstig zijn.

Traditionele KYC en de uitdagingen 

Stel je dit voor: een nieuwe klant wil zich aanmelden. De klant vult een lang formulier in, uploadt een ID en mailt misschien extra documenten. Daarna gaat je team handmatig aan de slag met het controleren van bestanden, invoeren van gegevens en het kruisen van details… steeds weer opnieuw.

Het is traag. Het is repetitief. En het is duur.

Zelfs met online formulieren blijft de achterkant vaak handmatig. Dat betekent lange doorlooptijden, meer kans op menselijke fouten en torenhoge compliancekosten. Sommige grote financiële instellingen besteden, volgens Thomson Reuters, jaarlijks tot $500 miljoen aan KYC en klantenonderzoek, terwijl financiële ondernemingen er gemiddeld $60 miljoen aan uitgeven.

Nadelen van het traditionele proces

Je kunt rustig concluderen dat het traditionele KYC-proces tijdrovend en saai is. Laten we de belangrijkste uitdagingen en nadelen van handmatig KYC-beheer op een rij zetten.

• Tijdrovend: ID’s handmatig verifiëren, gegevens controleren en opnieuw invoeren in interne systemen kost uren, soms dagen. Doe dat voor tientallen klanten en het loopt snel op.

• Lange doorlooptijden: Elke vertraging in het proces is een vertraging voor je klant. Handmatig KYC zorgt voor lange doorlooptijden, wat gebruikers frustreert en direct voor wrijving zorgt.

• Grote kans op fouten: Door typfouten, niet-overeenkomende namen en over het hoofd geziene details kan de foutmarge bij handmatig KYC 2–5% bereiken. In gereguleerde sectoren kan één fout al veel kosten.

• Hoge kosten: Sommige organisaties geven 6.000 dollar of meer per nieuwe klant uit alleen aan onboarding, vooral door het tijdrovende handwerk. Die tijd had je aan waardevollere taken kunnen besteden.

• Dataveiligheid en privacy: Hoe meer handen er gevoelige klantdata aanraken, hoe groter het risico op datalekken of schendingen van de AVG. Bij handmatige processen wordt data vaak rondgestuurd, en dat is problematisch.

Deze nadelen leiden tot extra problemen: uitgeputte teams, gefrustreerde klanten en reputatieschade. Gelukkig kun je veel KYC-stappen automatiseren, waardoor je organisatie een flinke stap richting efficiëntie zet.

In het volgende deel bespreken we een geautomatiseerd KYC proces en de belangrijkste redenen om je KYC te automatiseren.

Hoe automatiseer je je KYC proces

Handmatige KYC is traag en foutgevoelig. Automatisering kan dat veranderen! Zo bouw je een moderne, gestroomlijnde KYC-workflow met de meest effectieve technologieën van nu:

Stap 1: Digitaliseer het verzamelen van documenten

Vervang papieren formulieren door een beveiligd online portaal waar klanten paspoorten, ID-kaarten of bewijs van adres kunnen uploaden.

• Gebruik mobielvriendelijke formulieren voor eenvoudige toegang.
• Sta uploads toe in gangbare bestandsformaten (PDF, JPEG, PNG).
• Bied drag-and-drop of camera-opname voor extra gebruiksgemak.

Stap 2: Gebruik OCR om klantgegevens te extraheren

Zodra documenten zijn ingediend, scant OCR-software ze en haalt belangrijke gegevens zoals naam, geboortedatum en adres eruit.

• Elimineert handmatige gegevensinvoer.
• Vermindert typefouten.
• Werkt met meerdere talen en documenttypes.

Stap 3: Pas AI toe voor documentvalidatie en fraudedetectie

AI controleert documenten op echtheid en consistentie. Het kan vervalste ID’s, niet-overeenkomende gegevens en afwijkende patronen signaleren.

• Automatiseert identiteitscontroles.
• Markeert verdachte activiteit in realtime.
• Leert en verbetert na verloop van tijd.

Stap 4: Koppel aan betrouwbare databronnen via API’s

Gebruik externe API’s om gegevens te vergelijken met wereldwijde watchlists, overheidsregisters of kredietbureaus.

• Verifieer identiteiten direct.
• Screen op politiek prominente personen (PEP’s) of sancties.
• Voldoen aan AML- en KYC-regels.

Stap 5: Automatiseer de workflow end-to-end

Breng alles samen met een slimme workflow-engine die het volledige KYC-proces afhandelt, van indiening tot goedkeuring, zonder handmatige tussenkomst.

• Stel triggers en regels in voor elke stap.
• Routeer uitzonderingen voor menselijke review indien nodig.
• Bewaar logs voor audits en compliance.

Voordelen van een geautomatiseerd KYC proces

Zodra je KYC-proces geautomatiseerd is, merk je direct verschil, zowel intern als voor je klanten. Dit levert het volgende op:

Bespaar tijd (heel veel)

Automatisering bespaart enorm veel tijd en kosten. Geautomatiseerde KYC-verificatie duurt meestal maar 3 tot 5 seconden. Teams komen daarmee vrij van deze taak en kunnen zich richten op waardevollere werkzaamheden.

Minder fouten, meer nauwkeurigheid

Door data-extractie en identiteitsverificatie aan software toe te vertrouwen, verklein je het risico op fouten drastisch. Gegevens worden automatisch uit documenten gehaald en in je database opgenomen.

Betere ervaring voor iedereen

Aan de ene kant krijgen klanten veel sneller antwoord op hun aanvragen en hoeven ze niet dagen te wachten. Aan de andere kant worden je medewerkers verlost van repetitief en frustrerend werk en kunnen ze productiever bezig zijn met taken die echt bijdragen aan groei.

Ingebouwde AVG-compliance

Het verwerken van identiteitsdocumenten is gevoelig en valt onder strikte AVG-regels. Met een geautomatiseerde oplossing kun je documenten automatisch maskeren of bepaalde data verwijderen om aan die regels te voldoen. De data blijft vertrouwelijk en wordt alleen door de software gelezen.

Of je nu nieuwe gebruikers onboardt, chauffeurs screent of leeftijden verifieert, het automatiseren van KYC is een slimme stap naar snellere processen, lagere kosten en betere compliance.

Vervolgens bekijken we drie praktijkcases die KYC-automatisering in actie laten zien.

Gebruikssituaties van KYC automatisering

Hoe werkt KYC automatisering in de praktijk en hoe worden de verschillende stappen uitgevoerd? Hier volgen drie doeleinden waarmee je precies te zien krijgt hoe een geautomatiseerde oplossing jouw KYC-proces ten goede komt.

Digitale klant onboarding

Het onboardingproces geeft klanten een eerste indruk van wat ze van je bedrijf kunnen verwachten. Het is daarom een essentieel onderdeel van de klantervaring. Digitale instroming kan een serieuze game-changer zijn in dit proces, omdat het elke stap omvat.

Neem het voorbeeld van verzekeringsmaatschappijen. Veel van hen vertrouwen al op geautomatiseerde KYC-verificatie omdat ze online registratie aanbieden aan potentiële polishouders. Dankzij KYC-processen kunnen verzekeringsmaatschappijen weten dat de verzekerde klanten authentiek zijn en daadwerkelijk zijn wie ze zeggen dat ze zijn. Daarvoor moeten zij hun identiteit controleren.

1. Eerst vullen klanten een online formulier in op de website en voeren ze alle nodige informatie in. Vervolgens uploaden ze hun identiteitsbewijs en de rest van de vereiste documenten. 
2. Een OCR-software scant de documenten en vergelijkt de informatie op het ID-document met de informatie die de persoon op het formulier heeft ingevuld. 
3. Optioneel kunnen de ID’s worden vergeleken met zwarte lijsten of andere databases voor verdere verificatie. 
4. De informatie wordt geleverd en is beschikbaar voor invoer in de database van het bedrijf. De verificatie gebeurt automatisch en snel en de kans op fouten is volledig uitgesloten.

Waarom het werkt: het is snel, betrouwbaar en vermindert het handmatige werk tot bijna nul, terwijl het ervoor zorgt dat alleen geverifieerde polishouders doorgaan.

Registratie van bestuurders op afstand 

Steeds meer bedrijven in sectoren als de logistiek en verhuur maken gebruik van digitale KYC-oplossingen. Zij willen het kaf van het koren scheiden die hun platform betreden. Voor deze bedrijven is het daarom essentieel om de identiteit van hun gebruikers te kennen.

Het werkt ontmoedigend voor slecht gedrag en kan aanzienlijke kosten besparen door voertuig-diefstal, schade, of boetes. Maar hoe stroomlijnen deze bedrijven het proces van een achtergrondcontrole zonder de ervaring van het onboardingsproces van de gebruiker in gevaar te brengen?

Met een geautomatiseerde, digitale KYC-oplossing kunnen zij snel en op afstand het rijbewijs en de biometrische gegevens van een gebruiker verifiëren:

1. Gebruikers hoeven alleen een foto te maken van hun rijbewijs en eventueel van een ander identiteitsbewijs.
2. OCR-software scant de documenten, analyseert ze en detecteert of ze echt zijn of niet.
3. De software haalt ook informatie over het voertuig en de bestuurder uit het rijbewijs. Op die manier kan worden gecontroleerd of iemand een bepaald voertuig, zoals een vrachtwagen of bus, mag besturen.
4. Een selfie kan ook worden gevraagd om de identiteit van de bestuurder met nog meer zekerheid te valideren. Wanneer een selfie wordt verstrekt, wordt deze vergeleken met de foto op het rijbewijs.
5. Wanneer geen afwijkingen worden vastgesteld, wordt de bestuurder geregistreerd en aan het juiste voertuig toegewezen.

Waarom het werkt: frauderisico’s worden vroegtijdig gefilterd en goede chauffeurs kunnen snel en zonder gedoe aan de slag.

Automatische leeftijdsverificatie

Als onderdeel van het onboardingsproces kunnen bedrijven identiteitscontroles uitvoeren om ervoor te zorgen dat zij de juiste klanten aannemen voor diensten met leeftijdsbeperkingen, zoals websites met alcohol of tabak, en videospelletjes met aanstootgevende inhoud. Leeftijdscontrole kan worden uitgevoerd door gebruikers te vragen hun identiteitsdocumenten te verstrekken en vervolgens de gegevens te verifiëren.

Neem bijvoorbeeld online gok-platforms die strenge wettelijke eisen hebben. Zij zijn verboden voor minderjarigen en moeten er daarom voor zorgen dat klanten die een rekening openen ten minste 18 jaar oud zijn.

Leeftijdsverificatie in stappen werkt als volgt:

1. Potentiële klanten dienen hun identiteitsbewijs rechtstreeks bij de online voorspellingssite in. 
2. Zodra het identiteitsbewijs is ingediend, wordt de geboortedatum gecontroleerd om de leeftijd van de klant vast te stellen.
3. De klant wordt gevraagd een selfie te nemen en deze te uploaden naar het platform. 
4. De software haalt de foto uit het identiteitsbewijs en vergelijkt deze met de selfie. In deze stap bepaalt de software of dezelfde persoon op het ID-document en de selfie staat. 
5. Optioneel kunnen identiteiten worden vergeleken met zwarte lijsten of andere databases om er zeker van te zijn dat de persoon op het platform wordt toegelaten.

Waarom het werkt: het zorgt dat het platform voldoet aan leeftijdsregels en helpt vertrouwen op te bouwen, zonder lange wachttijden voor goedkeuring.

Automatiseer jouw KYC proces met Klippa 

KYC automatisering kan veranderen hoe je bedrijf identiteitsverificatie aanpakt. Het stroomlijnt processen, vermindert fouten en zorgt dat je compliant blijft zonder handmatig werk.

Je hebt misschien nog vragen: hoe begin je, is KYC automatisering geschikt voor jouw bedrijf en is Klippa de juiste partner om je daarbij te helpen?

Daarvoor zijn we er graag voor je.

Klippa DocHorizon is een krachtige oplossing om identiteitschecks, documentverwerking en compliance-workflows te automatiseren. Het is gebouwd om mee te schalen met jouw behoeften. Of je nu opties verkent of klaar bent om te implementeren, onze productspecialisten lopen graag alles met je door.

Plan een demo via het formulier hieronder of neem contact met ons op.

FAQ