O processo KYC (Conheça Seu Cliente) é difícil. Determinar se deve fazer ou não negócios com alguém apresenta desafios significativos de custo, tempo e recursos. Quase metade dos entrevistados no relatório de Thomson Reuter’s Anti-Money concordaram com isto e referiram que a incapacidade de validar as informações é o maior desafio.
A melhor solução para este obstáculo é a automatização. Os avanços tecnológicos prepararam o caminho para processos eficazes de integração e verificação do cliente. Muitas empresas, por exemplo, têm métodos em vigor para identificação remota, verificação automatizada de documentos e avaliação de risco.
Neste artigo, vamos abordar o tema do KYC, comparar um processo KYC tradicional com um processo automatizado e, por fim, apresentar-lhe 3 casos de uso da automatização KYC.
KYC: Uma atualização de memória
Provavelmente está familiarizado com o conceito de KYC, mas um pouco de introdução não dói, certo?
O que é KYC?
KYC (Know Your Customer), também conhecido como “Conheça Seu Cliente”, é o processo obrigatório de verificação da identidade, adequação e riscos envolvidos na manutenção de uma relação comercial. O cumprimento dos regulamentos da KYC pode ajudar a prevenir e identificar o financiamento do terrorismo e outros esquemas de fraude ilegais.
Por lei, os bancos e outras instituições financeiras são obrigados a verificar e a verificar a identidade de seus clientes. A fim de estar sempre atentos a atividades suspeitas e fraudes, as instituições financeiras verificam a identidade e a finalidade do cliente no momento do registro e da abertura da conta.
Qual a importância do KYC?
Os procedimentos do KYC permitem que a sua organização saiba a quem está prestar seus serviços. Isto assegura que os fraudadores fiquem de fora e que sua empresa permaneça em conformidade com as regulamentações locais e internacionais. Por fim, isto diminui o risco de possíveis responsabilidades, danos à reputação e multas.
Um mau cheque KYC pode causar sérios danos ao seu negócio. Como banco, por exemplo, você pode abrir uma conta bancária para um indivíduo que esteja a usar uma identidade falsa (por exemplo).
Os riscos de fraude são tão numerosos quanto potencialmente perigosos para sua organização: fraude de identidade, fraude fiscal, lavagem de dinheiro, declarações falsas, e assim por diante. As fraudes mais comuns são a fraude de identidade e a fraude de idade.
Em termos concretos, o que implicam estes atos fraudulentos? Aqui está uma breve explicação.
Fraude de identidade
A fraude de identidade é o uso fraudulento da identidade de outra pessoa. Normalmente, esta falsificação é usada para cometer atos comerciais ilegais, como solicitar crédito, abrir uma conta bancária para atividades ilegais ou registrar impostos com uma identidade roubada.
Ao ter um processo de verificação de identidade como parte de seu procedimento KYC, as empresas podem verificar a identidade legal dos clientes com mais certeza. Evitando o registro de um cliente que esteja se a fazer passar por uma pessoa ou a utilizar documentos de identidade fraudulentos ou roubados, evita a exposição a riscos legais e financeiros.
Fraude de idade
A fraude com base na idade é cometida quando um indivíduo, frequentemente menor de idade, finge ter idade suficiente para ter acesso a serviços restritos à idade, tais como sites de álcool ou tabaco, e sites de jogo.
Se as empresas não verificarem com precisão a identidade de uma pessoa, os menores podem ser expostos a conteúdos censuráveis ou produtos nocivos, prejudicando a sua saúde. Para não mencionar as multas elevadas que as empresas poderão enfrentar.
Devido à importância do processo KYC, precisa de ser rigoroso e preciso. A este respeito, é surpreendente que as empresas ainda dependam de manipulações manuais (por exemplo, introdução manual de dados) no processo. Vamos descobrir como se parece um processo KYC tão tradicional e quais os desafios que representa.
O processo tradicional do KYC e os seus desafios
Normalmente, para iniciar o processo KYC, as empresas financeiras pedem aos seus candidatos que forneçam informações sobre as suas actividades financeiras e a sua identidade. Isto pode variar desde documentos de identidade e endereços comerciais até números de segurança social e informação UBO (ou seja, o proprietário beneficiário final). Outras informações podem também ser requeridas, tais como demonstrações financeiras.
Apresentação de documentos
Os documentos e informações têm de ser apresentados à empresa. Isto pode ser feito de duas maneiras, nomeadamente:
- Offline: os clientes têm de preencher um formulário de registo de cliente. Para o fazer, devem primeiro descarregar o formulário e imprimi-lo. Depois têm de preencher o formulário com as informações necessárias. Finalmente, o cliente tem de fornecer à empresa cópias dos documentos solicitados e do formulário. Tudo isto é feito em papel.
- Online: os clientes devem preencher o formulário diretamente no website da empresa e carregar os documentos de suporte necessários em formato digital.
Os documentos de identidade dos clientes (por exemplo, passaporte ou bilhete de identidade) são então verificados manualmente quanto à autenticidade e dados pessoais.
Se tudo estiver correto, os empregados da empresa extraem a informação dos documentos e transcrevem-na para o software utilizado. A partir daí, a informação sobre os documentos de suporte é comparada com a informação sobre os formulários. Para cada cliente, contar com vários documentos, longo tempo de processamento e uma grande alteração de erros de dactilografia.
O longo processo para cumprir os requisitos KYC significa que as empresas financeiras afundam enormes quantidades de capital nos seus esforços KYC. Grandes instituições financeiras gastam anualmente até 500 milhões de dólares em KYC e diligências devidas aos clientes, segundo Thomson Reuters. Enquanto que as empresas financeiras gastam em média 60 milhões de dólares.
Desvantagens do processo tradicional
É seguro concluir que o processo tradicional KYC é demorado e enfadonho. Vamos rever os muitos desafios e desvantagens da gestão manual do processo KYC.
- Demora tempo: As verificações manuais do KYC são demoradas. As suas equipas têm de extrair manualmente a informação dos documentos e introduzi-la no seu software ou na sua base de dados. As suas equipas terão provavelmente vários documentos para processar ao mesmo tempo. Isto leva tempo, muito tempo. Certas informações poderão ter de ser cruzadas com a Câmara de Comércio, prova de residência ou outras fontes que podem ser de difícil acesso.
- Longos períodos de mudança: O tempo que decorre entre o início e o fim do processo KYC é o tempo que os clientes estão à espera. A gestão manual do KYC atrasa significativamente a resposta ao seu cliente e pode levar a uma dupla frustração. O seu pessoal será pressionado pelo tempo e sobrecarregado pela quantidade de trabalho a ser feito. O seu cliente terá de esperar muito tempo para obter uma resposta ao seu pedido. Os longos tempos de resposta são, portanto, um verdadeiro obstáculo na jornada de um cliente.
- Risco de erros: A possibilidade de erros de dactilografia é enorme. Um único cliente representa vários documentos a serem processados. Para não mencionar o facto de os funcionários terem de lidar com vários clientes ao mesmo tempo. Os erros manuais podem ser um problema real para a sua organização. Uma letra ou número é colocado no lugar errado e a identidade errada é registada. Em média, a taxa de erro de uma verificação manual KYC situa-se entre 2 e 5%.
- Custos elevados: A gestão manual da KYC representa um custo significativo para a sua empresa. Estimativas gerais sugerem que custa até $25.000 um novo cliente, com o custo médio calculado em $6.000 por novo cliente. Além disso, o tempo que cada funcionário passa a verificar o documento, extraindo os dados e transcrevendo-os no seu software é tempo que não é gasto numa atividade comercial central.
- Segurança e privacidade dos dados: Quanto mais empregados tratarem os dados sensíveis dos seus clientes, maior é a probabilidade de uma fuga de dados e violação da sua conformidade com o GDPR. Ninguém quer que os seus documentos de identidade e outras credenciais sejam tratados dezenas de vezes por várias pessoas diferentes.
Estas desvantagens podem levar a mais problemas para a sua organização. Pense no desgaste da equipa, frustração do cliente, má reputação, e assim por diante. Felizmente, muitos procedimentos KYC podem ser automatizados.
Na secção seguinte, iremos discutir um processo KYC automatizado e ainda revelar as razões mais importantes pelas quais deve automatizar o seu processo KYC.
O processo automático KYC e os seus benefícios
A automatização dos procedimentos KYC pode ser feita de muitas maneiras diferentes. Uma forma popular e moderna de o fazer, é combinar algoritmos de IA com OCR e integrações de API de terceiros.
As tecnologias acima referidas estão a ser utilizadas para automatizar os fluxos de trabalho, extrair dados de documentos e reduzir os tempos de triagem, identificação e verificação. Permite aos funcionários analisar e processar documentos submetidos em segundos para verificar a identidade dos clientes.
Através das tecnologias de OCR, IA e Machine Learning vai poder recolher e analisar os dados pode fornecer às instituições financeiras uma imagem mais robusta e instantânea de qualquer cliente. Isto pode trazer muitos benefícios a curto e a longo prazo.
Benefícios do processo automatizado
Existem vários benefícios em automatizar o processo KYC. Apresentamos a seguir uma lista e os pormenores mais relevantes. Tenha em mente que cada empresa descobre e obtém benefícios diferentes e de utilidade equivalente.
Poupança de tempo
A automatização permite poupar muito tempo e dinheiro. A verificação KYC automatizada pode ser realizada em segundos, normalmente entre 3 a 5 segundos. As suas equipas são assim libertadas desta tarefa e podem concentrar-se em ações de maior impacto para a sua empresa.
Melhoria da fiabilidade
Ao confiar a extração de dados e verificação de identidade a um software, isto irá reduzir drasticamente o risco de erro porque a informação é extraída e integrada automaticamente na sua base de dados.
Aumento da satisfação dos clientes e empregados
Os seus clientes recebem a resposta aos seus formulários muito mais rapidamente. Já não têm de esperar dias e dias. As suas equipas, ficam aliviadas de uma tarefas repetitivas e frustrantes. O que resulta numa maior produtividade em tarefas que são essenciais para o crescimento do seu negócio.
Cumprimento do GDPR
O tratamento dos documentos de identidade de muitas pessoas pode ser um verdadeiro desafio. Os dados são sensíveis e sujeitos a regulamentos rigorosos de GDPR. Com um software de KYC para a conformidade, por exemplo, é possível anonimizar automaticamente os documentos ou remover certos pontos de dados a fim de os cumprir. Os dados permanecem confidenciais e só são lidos pelo software.
A automatização KYC pode ser a próxima grande coisa para a sua empresa. É a melhor forma de melhorar a sua eficiência e assim aumentar a sua produtividade. Independentemente dos casos de utilização que tiver, a automatização KYC será definitivamente benéfica. Para lhe dar uma ideia das possibilidades, iremos discutir 3 casos de uso mais comuns na próxima secção.
Casos de utilização da automatização KYC
Como é que a automatização KYC funciona na prática? Como são realizadas as diferentes etapas? Aqui estão três casos de uso que lhe permitirão ver exatamente como uma solução automatizada pode transformar o seu processo KYC.
Onboarding digital de clientes
O processo de onboarding do cliente dá aos clientes um primeiro vislumbre do que eles podem esperar da sua empresa. É, portanto, uma parte essencial da experiência do cliente.
Tomemos o exemplo das companhias de seguros. Muitas destas empresas já confiam na verificação automatizada KYC, uma vez que oferecem registo em linha aos potenciais segurados. Os processos KYC para as companhias de seguros permitem-lhes saber que os clientes segurados são autênticos e que são realmente quem dizem ser.
Para o fazer, têm de verificar a sua identidade:
- Em primeiro lugar, os clientes preenchem um formulário online no website e introduzem toda a informação necessária. Em seguida, carregam a sua identificação e o resto dos documentos necessários.
- O software de OCR digitaliza os documentos, compara as informações sobre o documento de identificação com as informações que o indivíduo introduziu no formulário.
- Opcionalmente, as identificações podem ser cruzadas com listas negras, ou outras bases de dados, para verificação posterior.
- A informação é entregue e está disponível para entrada na base de dados da empresa. A verificação é feita automaticamente, rapidamente e o risco de erro é totalmente eliminado.
Ter a certeza da identidade dos clientes é uma prioridade para este sector.
Registo remoto do condutor
Cada vez mais as empresas nas indústrias como a logística e os serviços de aluguer usam soluções digitais KYC. Para estas empresas é essencial conhecer a identidade dos seus utilizadores.
Vai poder poupar custos significativos, como roubo de veículos, multas ou outro tipo de danos. Mas como é que estas empresas simplificam o processo de verificação de antecedentes sem comprometer a experiência de onboarding para o utilizador?
Com uma solução KYC automatizada e digital, podem verificar a carta de condução e biometria de um utilizador de forma rápida e remota:
- Os utilizadores só precisam de tirar uma fotografia da sua carta de condução e, opcionalmente, de outro documento de identidade.
- O software de OCR digitaliza os documentos, analisa-os e detecta se são genuínos ou não.
- O software de OCR digitaliza os documentos, analisa-os e detecta se são genuínos ou não.
- O software também extrai informações sobre a elegibilidade do veículo e do condutor da carta de condução. Desta forma, é possível verificar se alguém está autorizado a conduzir um determinado veículo (por exemplo, um camião ou autocarro).
- Também pode ser pedida uma fotografia de si mesmo para validar a identidade do condutor. Quando é fornecida uma selfie, esta é comparada com a imagem na carta de condução.
- Quando não são detectadas anomalias, o condutor é registado e designado para o veículo certo.
Como tal, não há necessidade de comprometer a experiência do utilizador para apanhar condutores fraudulentos.
Verificação automática da idade
Parte do processo de onboarding do cliente, as empresas podem efectuar controlos de identidade para garantir que os clientes certos para serviços restritos à idade, tais como sites de álcool ou tabaco e jogos de vídeo com conteúdo censurável. Isto pode ser feito exigindo aos utilizadores que forneçam os seus documentos de identificação e verificando os dados.
Tomemos por exemplo plataformas de apostas online que têm requisitos legais rigorosos. São proibidos a menores e, portanto, devem assegurar que os clientes que abrem uma conta tenham pelo menos 18 anos de idade.
Verificação da idade por fases
A idade dos clientes pode ser verificada através da validação automática da autenticidade dos seus documentos de identificação e da verificação da data de nascimento. Isto funciona da seguinte forma:
- Os potenciais clientes submetem o seu documento de identidade directamente ao site de apostas online.
- Uma vez apresentado o documento de identificação, a data de nascimento é verificada a fim de determinar a idade do cliente.
- Pede-se ao cliente que faça o upload de uma fotografia para a plataforma.
- O software extrai a fotografia do documento de identificação e compara-a com a fotografia autografada. Nesta etapa, o software determina se a mesma pessoa está no documento de identificação e na fotografia autocolante.
- Opcionalmente, as identidades podem ser cruzadas com listas negras ou outras bases de dados para garantir que a pessoa é permitida na plataforma.
Isto permite a uma plataforma de apostas aceitar ou rejeitar com segurança o registo de um cliente.
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