Porque deve substituir a introdução manual de dados por IA

Sabia que os seus empregados passam 1-3 horas diárias em tarefas de introdução de dados? Pelo menos, foi o que 76% dos trabalhadores de escritório responderam num estudo realizado por Zapier.

A introdução manual de dados é uma das tarefas mais tediosas e repetitivas do seu negócio. É demorado e propenso a erros humanos que o impedem de realizar operações eficazes.

Felizmente para si, existe uma solução de introdução de dados automatizada que é muito fácil de implementar e que pode ajudar na eliminação de tarefas tediosas de uma vez por todas.

Ao longo deste artigo, discutiremos os problemas que enfrenta com a introdução manual de dados, porque deve começar hoje com a introdução automatizada de dados, e como fazê-lo com a Klippa DocHorizon.

Os problemas da introdução manual de dados

Certamente que no passado, a sua empresa não processava tantos documentos e ainda podia geri-los manualmente. A sua empresa, porém, cresceu, e com isso o seu volume de documentos também. Por conseguinte, já não é possível fazê-lo manualmente.

Se ainda não tiver mudado para uma solução automatizada, é provável que tenha um ou mais dos seguintes problemas com a introdução manual de dados:

• É ineficaz e demorado
• Propenso a erros
• Empregados infelizes
• Clientes insatisfeitos

É ineficaz e demorado

São-lhe pedidas, a si e aos seus colegas, horas tediosas, repetitivas, longas e exigentes, e muita dedicação.

O processamento de grandes volumes de documentos demora uma eternidade. Com grandes volumes de documentos, a introdução manual de dados torna-se ineficaz e muito demorada.

Basta dar uma vista de olhos ao seguinte cálculo. A velocidade média de digitação de uma pessoa é de cerca de 40 palavras por minuto. Digamos agora que o número médio de palavras a digitar por documento é de 400. Isso significa que levaria cerca de 10 minutos a preencher um único documento. E tenha em mente que, depois disto, nem sequer contabilizou o tempo necessário para rever o que foi introduzido. 

Agora tente imaginar ter de processar milhares ou mesmo milhões de documentos.

Ou tem de contratar pessoal extra ou trabalhar horas extraordinárias incontáveis, ou ambas, para concluir tarefas de introdução de dados de baixo valor. A introdução manual de dados custa-lhe imensas quantias de dinheiro.

A regra 1-10-100 de George Labovitz e YuSang Chang explica muito bem esta situação.

De acordo com esta regra, custa-lhe 1$ para verificar a exactidão dos dados. Em seguida, 10$ para identificar e limpar dados quando se trata de um lote, e mesmo 100$ ou mais quando dados incorrectos não são corrigidos.

Propenso a erros

Não só o processo de introdução manual de dados é enfadonho de executar como também é propenso a erros, o que acaba por afectar muitas áreas do seu negócio.

A taxa de erro média da introdução manual de dados é de cerca de 1%. Portanto, em cada 100 dados de entrada, foi cometido pelo menos um erro. Isto pode levar a múltiplos problemas para si e para o seu negócio. 

Eis exemplos de erros que podem ocorrer:

• Os erros humanos conduzem a informações imprecisas que podem levar a custos cada vez mais elevados. Por exemplo, pode receber uma multa por ter preenchido incorrectamente as suas declarações de impostos.
• Os erros são caros e demoram muito tempo a corrigir.
• Os erros criam potenciais problemas financeiros, uma vez que mesmo erros pequenos tipográficos podem ter um enorme impacto nas suas finanças.
• Os erros conduzem potenciais problemas de conformidade, tais como fraude, roubo e desvio de fundos.

Os erros humanos acabam tipicamente por ser factores de consumo de tempo e de drenagem de dinheiro.

Empregados infelizes

Os procedimentos manuais de introdução e reentrada de dados são exigentes. É necessária muita dedicação e empenho dos seus funcionários para o fazer correctamente. É difícil manter-se concentrado e rapidamente desmotiva os funcionários.

Com empregados desmotivados vêm desvantagens adicionais. Pode também afectar o estado mental e físico dos seus empregados.

Gallup compara os funcionários motivados com funcionários desmotivados. Os resultados são alarmantes.

Os funcionários desmotivados têm:

• 61% maior probabilidade de esgotamento
• 48% maior probabilidade de stress diário
• 66% maior probabilidade de preocupação diária
• O dobro da taxa de tristeza diária

Resulta em clientes insatisfeitos

Os dados dos clientes precisam de ser tratados com muito cuidado. A sua base de dados de clientes contém informações valiosas que facilitam a forma como a sua empresa conduz operações futuras.

Os erros de dados podem causar um efeito de ondulação em toda a sua empresa, afectando os responsáveis pela tomada de decisões, gestores, trabalhadores de linha, e outros. Eventualmente, pode reduzir a satisfação do cliente e as taxas de aquisição.

Quando se trata de clientes insatisfeitos, há sempre o seguinte problema: Um cliente descontente conta a sua experiência a 9-15 pessoas. E quase 13% conta a mais de 20 pessoas. A palavra espalha-se mais depressa do que se pode resolver.

Não posso simplesmente subcontratar as minhas tarefas de introdução de dados?

Sim, claro que pode, mas não deve! Muitas vezes o mais barato parece a alternativa mais fácil, mas há vários inconvenientes que vêm da externalização.

Os três inconvenientes mais notáveis são:

• A exposição de informações confidenciais; uma vez que há sempre um certo risco envolvido quando terceiros têm acesso aos dados da sua empresa. 
• Atenção reduzida; os especialistas em introdução de dados externalizados também lidam com outros clientes.
• Prioridades e objetivos desalinhados; muitos vendedores não vão operar no seu melhor interesse. São movidos pelo lucro e não pelos objetivos e padrões de qualidade da sua empresa.

Como pode ver, estes são os assuntos críticos que devem ser tratados com muito cuidado. A externalização das suas tarefas de introdução de dados não é, portanto, muitas vezes a opção ideal.

Agora, vejamos o que já deveria ter feito há muito tempo: automatizar tarefas de introdução de dados!

Os benefícios da introdução automatizada de dados que lhe faltam nos dias de hoje

Certamente que gostaria de evitar introduzir dados durante horas e horas todos os dias. Com uma solução de introdução automatizada de dados, isso torna-se possível.

Se ainda estiver preso à introdução manual de dados, está a perder muitos benefícios. 

As mais importantes são as seguintes:

• Poderia poupar até 70% em tempo e dinheiro
• Poderia ter 97% menos erros
• Poderia ter empregados felizes e produtivos
• Poderia minimizar a papelada

Poderia poupar até 70% em tempo e dinheiro

Continua-se a desperdiçar grandes quantidades de dinheiro a cada dia que passa.

Entretanto, as organizações que implementaram uma solução de introdução automatizada de dados estão a ter resultados muito positivos. Estas empresas estão a poupar mais de 70% de tempo e dinheiro.

A automatização da introdução de dados é a chave para operações de introdução de dados mais rápidas e mais eficientes. Os seus empregados e colegas dispõem de tempo livre para gastar em tarefas de maior valor.

Ao minimizar extensivamente o tempo gasto na entrada manual de dados, isto irá reduzir os custos gerais. Já não precisa de se preocupar em contratar pessoal extra ou em trabalhar horas extraordinárias.

Poderia ter 97% menos erros

Actualmente, o utilizador está perturbado com erros que ocorrem durante a introdução manual de dados, e estes podem tornar-se caros muito rapidamente.

No entanto, se utilizar uma solução de introdução automatizada de dados, não teria estas preocupações.

As máquinas e computadores vencerão sempre os humanos em tarefas repetitivas e enfadonhas de introdução de dados. Nenhumas distrações ou questões pessoais irão afectar o seu trabalho. Mantêm-se 100% concentrados e a sua produção é consistente.

Melhor ainda, se uma solução for alimentada por IA, pode aprender com os seus erros e optimizar os resultados ao longo do tempo, reduzindo a sua taxa de erro em 97%.

Poderia ter empregados felizes e produtivos

Como discutimos anteriormente, os empregados desmotivados representam riscos para as empresas.

A substituição de tarefas de entrada repetitiva por IA dá-lhe a liberdade e a flexibilidade para se concentrar em tarefas mais importantes. Consequentemente, você e os seus colegas poderão trabalhar mais nas tarefas que gostam de fazer, e ser 70% mais produtivos.

Poderia minimizar a papelada

Hoje em dia, é possível que esteja preso atrás de pilhas de papelada. Se o café é derramado sobre a papelada, torna os seus documentos ilegíveis e acabam por se perder entre centenas de outros documentos importantes.

Com uma solução de introdução automatizada de dados, os documentos podem ser digitalizados, para que não tenha de se preocupar com pilhas de papelada e documentos ilegíveis.

Porquê automatizar a sua introdução de dados com a Klippa

Este blogue explicou-lhe porque é que a introdução manual de dados é um problema, e porque é que a introdução automatizada de dados é o futuro. As organizações em todo o mundo estão continuamente a lutar por operações mais eficazes.

A Klippa constrói várias tecnologias que ajudam empresas como a sua a evitar a dor que está a sentir e a facilitar a sua vida.

Klippa DocHorizon

Klippa DocHorizon é a nossa solução de Processamento Inteligente de Documentos (IDP). É utilizada para automatizar tarefas de introdução de dados para empresas em muitas indústrias.

Com a nossa solução OCR e IA, é possível extrair, classificar e verificar dados importantes em segundos. Os dados não estruturados podem ser instantaneamente estruturados e armazenados nas bases de dados da sua empresa.

Caso se pergunte a partir de que tipo de documentos a Klippa consegue extrair, aqui estão alguns exemplos:

Os parceiros que utilizam a Klippa DocHorizon economizam tempo, reduzem custos e evitam fraudes. Está pronto para melhorar seus resultados com a entrada automatizada de dados?

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