Inserimento automatico dei dati con OCR e machine learning

Inserimento automatico dei dati con OCR e machine learning

La necessità di software per l’inserimento automatico dei dati è in aumento. “Perché?”, potresti chiedere. Ebbene, le aziende di oggi lavorano sui dati e avere un accesso rapido e affidabile ai dati è un vantaggio competitivo significativo. Se sai meglio del tuo concorrente dove ottimizzare e snellire i processi, sei nella squadra vincente.

Ti sei perso questo carrozzone? I dati della tua azienda sono ancora nascosti all’interno di un file PDF o, peggio ancora, in documenti cartacei stampati? Dedichi il tempo prezioso del tuo team a copiare e incollare manualmente i dati da queste risorse?

Fortunatamente, non è troppo tardi per cambiare! I recenti sviluppi tecnologici nell’OCR e nell’apprendimento automatico semplificano l’abbandono dell’immissione manuale dei dati, utilizzando soluzioni software intelligenti che estraggono automaticamente i dati da immagini e documenti.

In questo blog spiegheremo il concetto di inserimento automatico dei dati, ne discuteremo i vantaggi ed elaboreremo i casi d’uso più comuni per l’automazione dell’inserimento dei dati. Alla fine, saprai esattamente come automatizzare i tuoi processi di inserimento dati con OCR e machine learning.

Manual data entry

Le aziende inseriscono ancora i dati manualmente?

La risposta breve è sì. L’immissione manuale dei dati è una pratica secolare e che si è dimostrata abbastanza persistente.

In uno studio del 2020 sullo stato dell’automazione nell’industria manifatturiera, ad esempio, quasi la metà (48%) delle aziende intervistate ha indicato di utilizzare ancora fogli di calcolo o altri documenti di immissione manuale dei dati.

Uno dei motivi per cui l’inserimento dei dati non è completamente automatizzato è il comportamento abituale . Potrebbe essere diventata un’abitudine dedicare un giorno alla settimana all’immissione manuale dei dati. Altri motivi sono la mancanza di informazioni sui costi effettivi del processo e la scarsa conoscenza degli strumenti di automazione. Dopotutto, la copia manuale dei dati è un processo che richiede poco sforzo da implementare, utilizzare e mantenere.

Lo vediamo, tuttavia, come il prezzo elevato dei risparmi a breve termine. Più inserimento manuale dei dati deve eseguire la tua azienda, più ti costa nel tempo. Secondo Goldman Sachs , i costi totali dell’elaborazione manuale delle fatture su carta ammontano addirittura a 2,7 trilioni di dollari all’anno, il che rappresenta un grande onere in termini di tempo e denaro.

Con una soluzione automatizzata, questi costi possono essere ridotti di almeno il 50-70%, mentre alcuni studi stimano addirittura riduzioni dei costi fino all’80%. Sembra essere un buon affare, quindi diamo un’occhiata più da vicino al concetto di automazione dell’immissione dei dati!

Save time and money

Che cos’è l’inserimento automatico dei dati?

L’inserimento automatico dei dati può essere meglio descritto come l’uso di software per rimuovere attività amministrative manuali ripetitive dai carichi di lavoro dei dipendenti, facendo risparmiare tempo e denaro alle aziende per migliorare le prestazioni e aumentare le entrate.

Il software di inserimento dati automatizzato è in grado di leggere le informazioni da una fonte di difficile accesso, come un file PDF o un documento stampato, e passa i dati a un altro sistema o archivio dati (es. database, fogli di calcolo e così via).

Diverse tecniche possono essere utilizzate in questo processo. In linea di massima possiamo distinguere tra:

  • Tecniche basate su regole
  • Tecniche di apprendimento automatico

Tecniche basate su regole 

L’approccio tradizionale basato su regole cerca i dati in posizioni molto specifiche su un documento, dettate da regole e logiche predefinite. Queste regole sono codificate in un sistema sotto forma di istruzioni if-then-else.

L’idea principale di un sistema basato su regole è acquisire la conoscenza di un esperto umano in un campo specializzato (ad es. contabilità fornitori) e incorporarla in un sistema informatico.Questo è tutto. Ne più ne meno. È un pò come essere un umano nato con una conoscenza fissa.

I sistemi basati su regole esistono da molti anni e sono stati ragionevolmente efficaci  nel convertire i dati dai documenti e quindi ridurre l’immissione manuale dei dati.

Tuttavia, sebbene le tecniche basate su regole abbiano funzionato bene con moduli altamente strutturati, hanno difficoltà con documenti semi-strutturati (ad es. fatture e ricevute) e non strutturati (ad es.il corpo di un’e-mail). Questi tipi di documenti sono meno prevedibili e quindi non sono adatti per l’approccio basato su regole.

Tecniche di apprendimento automatico 

In contrasto con l’approccio basato su regole, i sistemi di apprendimento automatico hanno un’intelligenza adattiva. Interpretano e identificano modelli da enormi quantità di dati, che possono quindi essere utilizzati per apprendere e migliorare dall’esperienza. Ciò consente alle applicazioni software di diventare più accurate nella previsione dei risultati nel tempo senza essere esplicitamente programmate per questo.

Un semplice esempio potrebbe essere il suggerimento di parole che ricevi sul telefono durante la digitazione. Questi suggerimenti di parole sono fatti in base agli input in passato e prevedono ciò che potresti voler dire in quel momento.

Se viene utilizzata una tecnica di apprendimento automatico per un programma di immissione dati, viene utilizzato un approccio simile per trovare i dati da inserire. Sulla base dei dati inseriti in passato, vengono trovati i punti dati giusti, estratti e inseriti automaticamente nel sistema desiderato.

Pertanto, le tecniche di apprendimento automatico possono assumere documenti meno strutturati, apprendere i modelli in essi contenuti e creare metodi per trasformare questi documenti in dati  strutturati.

Il meglio dei due mondi

Naturalmente, la tecnologia non è sempre perfetta, nemmeno l’apprendimento automatico. Sebbene si evolva molto rapidamente, di solito non raggiungerai una precisione del 100%. Fortunatamente, ci sono soluzioni anche per questo. Combinando il software con il potere degli umani  puoi combinare il meglio di entrambi i mondi, che si chiama automazione human-in the-loop (HITL).

Con una soluzione HITL puoi automatizzare la maggior parte di una procedura, seguita da una revisione umana per completare l’attività. Nel frattempo, il software apprende da eventuali modifiche apportate dall’uomo e migliora nel tempo.

Quindi, anche se potresti iniziare con un’ automazione del 90% che è già ottima, l’elaborazione HITL ti porterà il più vicino possibile all’automazione del 100%. Di seguito è possibile trovare un esempio di tale flusso di lavoro:

Human in the loop workflow

Quali sono i vantaggi dall’automazione dell’immissione dei dati?

Grazie allo sviluppo di software per l’inserimento automatico dei dati che utilizzano l’OCR e l’apprendimento automatico, ci sono pochissime giustificazioni per preferire l’inserimento manuale dei dati rispetto all’automazione. Gli strumenti automatizzati ti rendono più efficiente e ti danno più tempo per concentrarti su attività più importanti e sulla direzione strategica.

Per darti una buona comprensione dei vantaggi dell’automazione dell’immissione dei dati, elencheremo i più importanti di seguito:

  • Risparmia un sacco di tempo (e quindi denaro)
  • Riduci gli errori
  • Dipendenti più felici
  • Meno scartoffie

Risparmia un sacco di tempo (e quindi denaro)

Il più grande punto di  forza di un sistema di inserimento dati automatizzato è la riduzione delle ore dei dipendenti. E poiché il tempo è denaro, questo si traduce in un notevole risparmio sui costi.

Non esiste una formula magica per questo, ma gli studi hanno scoperto che l’automazione intelligente in genere si traduce in risparmi sui costi dal 40% al 75% con un periodo di ammortamento che va da diversi mesi a diversi anni.

Ad esempio, considera il tempo necessario per l’elaborazione manuale di una singola fattura. In media, contabili esperti elaborano 50 fatture all’ora (ossia 1,2 minuti per fattura). Con una paga oraria media di 35€, ciò significa che elaborare una sola fattura costa circa 0,70€.

Lo stesso contabile che utilizza il software OCR è in grado di elaborare almeno 200 fatture all’ora (≈ 18 secondi per fattura). Ciò comporta un costo di elaborazione di circa 0,18 € per fattura. Aggiungi il prezzo del software di 0,05 € per fattura (ovvero la tariffa per la tecnologia OCR di Klippa) e ottieni un costo totale di 0,23 € per fattura. Questo è un miglioramento diretto di oltre il 60%!

Riduci gli errori

Tutti commettiamo errori, che ti piaccia o no. I tassi di errore nell’immissione manuale dei dati in genere vanno dallo 0,55% al ​​3,6%, con valori anomali fino al 26,9%.

Fortunatamente, l’inserimento automatico dei dati tramite l’apprendimento automatico può ridurre significativamente questi tassi di errore eliminando il rischio di distrazioni, errori di battitura e altri errori che si trovano comunemente nell’inserimento manuale dei dati. Ciò si traduce in dati migliori e più accurati che possono essere utilizzati per prendere decisioni aziendali ben informate.

Dipendenti più felici

L’inserimento manuale dei dati può essere un processo molto lungo e noioso per i dipendenti. Un eccessivo lavoro di inserimento dati può causare anche problemi fisici e psicologici, come affaticamento degli occhi, sindrome del tunnel carpale, tenosinovite e stress emotivo.

L’automazione, d’altra parte, è stata trovata per migliorare la soddisfazione e il coinvolgimento dei dipendenti, consentire ai dipendenti di concentrarsi su attività più significative e preziose e dare una gratificazione immediata del lavoro quotidiano. Sembra un buon affare, vero?

Meno scartoffie

La gestione manuale dei dati può richiedere molte risorse perché richiede molte cose, come schedari, stampanti, inchiostro, spazio per uffici e così via. Con il giusto software di inserimento dati, puoi liberare queste risorse e utilizzarle per ciò che conta davvero.

Nel frattempo stai salvando molti alberi e preparando la tua attività per un futuro sostenibile.


Casi d’uso per l’inserimento automatico dei dati con OCR e machine learning

Per impostazione predefinita, è possibile automatizzare qualsiasi attività ripetitiva ad alto volume che includa l’immissione di dati. Di seguita, evidenzieremo alcuni casi d’uso per ispirarti a iniziare a cercare procedure simili all’interno della tua organizzazione:

  • Elaborazione fatture e debiti
  • Elaborazione degli ordini di acquisto/vendita
  • Risorse umane e reclutamento
  • Campagne fedeltà
  • Automazione Know Your Customer (KYC)

Elaborazione fatture e debiti

L’elaborazione delle fatture è un esempio da manuale di un processo che richiede automazione. La sua natura ripetitiva, soprattutto per le fatture ricorrenti, e i grandi volumi portano a molte ore di lavoro noioso per i dipendenti.

L’automazione della contabilità fornitori può darti una mano qui. Alcune soluzioni, ad esempio, leggono le fatture con OCR e AI ed estraggono le informazioni stesse, il che significa che non è più necessario immettere dati.

Queste soluzioni elaborano le fatture quando arrivano. Tutti i dati delle fatture vengono analizzati automaticamente e inseriti nei rispettivi campi nel software di contabilità o ERP. È anche possibile consentire al software di prendere decisioni soft per cose come fatture per cibo o viaggi. Ciò riduce al minimo l’input umano, rendendo il processo meno soggetto a errori.

Elaborazione degli ordini di acquisto/vendita

Un’altra area del dipartimento finanziario che può essere automatizzata è l’elaborazione degli ordini di acquisto o di vendita. Mentre i rappresentanti di vendita dedicano molto tempo a rintracciare tutti i dati dei clienti e ad inserirli nel sistema CRM ed ERP, il dipartimento finanziario deve replicare tutti i dati e inserirli nel sistema contabile.

Naturalmente, questo processo non è mai impeccabile e può portare a duplicati, che sono dannosi per la produttività. Se invece utilizzi un sistema automatizzato con OCR e apprendimento automatico, puoi eseguire attività di vendita end-to-end automatizzando attività come l’inserimento degli ordini di vendita e la fatturazione. Questo ti lascerà con un database pulito e migliorerà l’esperienza del cliente.

Purchase order OCR by Klippa

Risorse umane e reclutamento

Richiedi ai tuoi colleghi delle risorse umane l’attività più ripetitiva e dispendiosa in termini di tempo che hanno e molto probabilmente risponderanno che si tratta di elaborare buste paga e buste paga. Ogni mese, devono assicurarsi che tutti siano pagati correttamente e in tempo. Ciò comporta anche la presentazione di denunce e il pagamento delle tasse sul lavoro alle autorità fiscali.

Con la giusta soluzione automatizzata, tuttavia, si spostano rapidamente attraverso queste attività. Avranno la certezza di dati coerenti sui dipendenti in tutti i diversi sistemi aziendali e saranno in grado di convalidare le schede attività e caricare o aggiornare facilmente guadagni e detrazioni.

Anche per documenti meno strutturati, come i curricula, una soluzione software può essere di grande aiuto. Se include l’OCR e l’apprendimento automatico, puoi filtrare e classificare i curricula in arrivo in base a una configurazione di regole e parole chiave. Identifica a colpo d’occhio le applicazioni più interessanti, elimina le applicazioni indesiderate o esegui qualsiasi altra attività.

Campagne fedeltà

I programmi di fidelizzazione sono disponibili in molte forme, ma hanno tutti una cosa in comune: comportano molto lavoro di back-office. Molto spesso, questo consiste nel controllare e convalidare una ricevuta, inserire i dati in un sistema e rilasciare il premio. Con un processo manuale antiquato in atto, potrebbero essere necessari giorni o addirittura settimane prima che venga eseguito.

Con il Klippa OCR SDK, invece, puoi semplicemente usare il tuo telefono cellulare per scattare una foto della ricevuta e lasciare che il software faccia il lavoro. I dati dello scontrino vengono estratti, interpretati ed elaborati in pochi secondi!

Ciò non solo porterà a pagamenti più rapidi e clienti più felici, ma sarai anche in grado di gestire meglio i picchi di volume, commettere meno errori e subire meno incidenti di frode, come accettare ricevute duplicate o photoshoppate.

Se vuoi saperne di più sull’automazione delle campagne fedeltà, ti consigliamo vivamente uno dei nostri altri blog, interamente dedicato a questo argomento.

Automazione Know Your Customer (KYC)

Molte aziende, soprattutto nel settore del noleggio, delle telecomunicazioni, bancario e assicurativo, sono obbligate a verificare l’identità dei propri clienti. Devono farlo per conformarsi alle normative KYC.

Un esempio vecchio stile di questo processo è andare in banca, presentare la tua carta d’identità e firmare alcuni moduli. Successivamente, un impiegato bancario controllerà questi dati e li inserirà nei propri sistemi. Come puoi immaginare, questo è un processo molto costoso e difficile da scalare. L’outsourcing in paesi a basso reddito potrebbe essere un’opzione, ma poi sorgono domande sulle normative sulla privacy e sul rischio di fuga di dati.

L’automazione dei controlli KYC è ovviamente la scelta migliore. Invece di inserire i dati manualmente, puoi scansionare l’ID o il passaporto di un cliente scattando una foto con il tuo smartphone, combinarla con un selfie e una firma e il software farà il resto. L’autenticità delle scansioni viene determinata automaticamente e vengono estratti tutti i punti dati richiesti.

Scopri di più sul controllo KYC basato su documenti con OCR e AI in uno dei nostri altri blog.

Queste sono solo alcune delle numerose applicazioni pratiche del software di automazione dell’immissione dei dati. Speriamo che ti abbia ispirato a esplorare come una soluzione del genere potrebbe funzionare per la tua azienda. Nella sezione finale di questo blog, tratteremo come automatizzare le attività di inserimento dati con Klippa.


Come automatizzare l’inserimento dei dati con Klippa

OCR e machine learning sono alla base del nostro software di automazione dell’immissione dei dati. Con l’OCR, possiamo identificare il testo in documenti e immagini. Non appena abbiamo il testo, possiamo iniziare a capire.

Utilizzando l’apprendimento automatico, possiamo identificare i punti dati che sono interessanti all’interno del testo e imitare il comportamento umano imparando dagli esempi precedenti.

Riconoscimento del testo OCR

Diamo un’occhiata a un esempio di ciò che la nostra tecnologia può fare per te:

Simplify credit card payments

Attraverso l’OCR, i pixel che contengono testo vengono identificati ed estratti in testo digitale. L’atto della copia manuale dei dati viene sostituito direttamente con l’OCR. Con una precisione superiore al 95%, tutto il testo viene estratto, mentre la copia manuale dei dati avrebbe una precisione significativamente inferiore e costerebbe molto più tempo.

Estrazione dati e output strutturato

Successivamente, entra in gioco il nostro modello di machine learning:

Come abbiamo sottolineato, l’apprendimento automatico cresce in efficacia se alimentato da un numero sempre maggiore di esempi. Un’intelligenza artificiale viene addestrata con numerosi esempi di documenti e set di dati specificati in modo che possa localizzare e identificare automaticamente testo specifico in una posizione specifica del documento. Nel tempo, il nostro modello di machine learning può quindi solo migliorare.

Nell’esempio sopra, tutti i dati vengono contestualizzati automaticamente e convertiti in un formato JSON strutturato.

Inserimento automatico dei dati

Ultimo ma non meno importante, vuoi che questi dati vengano inseriti nei campi giusti nel tuo sistema. Di seguito puoi vedere un esempio di una delle nostre interfacce di inserimento dati che il tuo team può utilizzare per elaborare l’abbandono in una configurazione human-in-the-loop. In questo caso, tutti i dati rilevanti della fattura vengono letti, estratti e già inseriti nei campi corrispondenti. Pronto per un ultimo controllo umano.

Questa interfaccia da sola può già migliorare notevolmente le tue attuali procedure di immissione dei dati, perché ha la prevenzione degli errori e i suggerimenti automatici integrati:

Poiché abbiamo molte integrazioni con i principali sistemi ERP e di contabilità e possiamo collegarci praticamente a qualsiasi sistema tramite funzionalità di importazione ed esportazione intelligenti, puoi facilmente trasferire i dati ad altri sistemi che potresti utilizzare.

È anche possibile integrare le nostre tecnologie nei flussi di lavoro esistenti. Molte aziende utilizzano già fornitori di RPA come AutomationAnywhere, UiPath, BluePrism, Mendix o altri per automatizzare determinati flussi di lavoro. Dal punto di vista del flusso di lavoro, queste soluzioni sono tutte buone. Ma quello che vedrai spesso se osservi le loro capacità di OCR e di apprendimento automatico è che le loro soluzioni integrate non sono abbastanza adattabili per raggiungere un alto grado di automazione per il tuo caso d’uso di nicchia.

Ecco perché Klippa offre le sue tecnologie come plug-in per tutti i principali fornitori di RPA, come Automation Anywhere, UiPath o Mendix . Accendi semplicemente il nostro plug-in e integrarlo nei tuoi flussi di lavoro. Le nostre soluzioni possono essere utilizzate per la classificazione, l’inserimento dei dati e la verifica su molti casi d’uso differenti. Alcuni esempi sono l’elaborazione automatica delle ricevute, la scansione automatizzata delle carte bancarie e i controlli KYC basati su documenti.


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Speriamo di aver suscitato il tuo interesse con questo blog, ma potresti comunque avere alcune domande. Klippa è la soluzione giusta per il tuo business? Possiamo aiutarti con il tuo caso d’uso unico? Quanto è difficile implementare e iniziare a utilizzare il nostro software? E così via.

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