Como melhorar o processamento dos seus recibos através da compensação automatizada

Todos os anos, a fraude com faturas e recibos representa quase 3,6 mil milhões de dólares, de acordo com um relatório da ACFE de 2020. Estas fraudes variam desde a alteração do número de compras ou datas de compra até à apresentação do mesmo recibo duas vezes.

Os programas de fidelização são afetados por este facto devido ao número de documentos ligados à compra para serem processados. Caso esteja a realizar uma campanha de fidelidade, certamente que o seu pior pesadelo seria que as pessoas tirassem partido dela. Isto aplica-se ainda a situações em que as provas de compras, tais como recibos, ainda são processadas manualmente.

A olho nu, é quase impossível detetar um recibo que foi apresentado duas vezes, e é também muito difícil de detetar recibos falsificados, por exemplo, através de um Photoshopping habilidoso. Em combinação com os longos tempos de entrega e a má experiência do cliente, coloca um verdadeiro fardo sobre si e sobre a sua equipa.

Como em muitos desafios empresariais, a solução reside na automatização. Uma solução de compensação automática de recibos pode tirar muito do processo das suas mãos: desde a recepção do recibo até à emissão da recompensa ou reembolso. Empresas como a Nivea ou a Krombacher decidiram dar o mergulho e automatizar o processamento de documentos das suas campanhas de fidelização.

Este artigo irá apresentar-lhe três casos de utilização de compensação automática de recibos com os quais se pode relacionar. À medida que avança, descubra o que é a compensação automática de recibos e como esta pode ser aplicada e beneficiar a sua empresa.

O que é a compensação de recibos?

A compensação de recibos consiste em todas as ações tomadas para processar um recibo para uma campanha de lealdade. Inclui todas as etapas desde a recepção do recibo até à concessão da recompensa ou reembolso.

Isto inclui também a verificação do cumprimento dos termos e condições da campanha de fidelidade, tais como a data e o local da compra, e o(s) produto(s) adquirido(s).

Mas como é que isto funciona exatamente? Na secção seguinte, encontrará a resposta e duas formas possíveis de processar os seus recibos. 

Como funciona a compensação de recibos? 

O primeiro passo no processo de compensação de recibos é a extração da informação selecionada. Pode ser a data, localização, montante total, ou detalhes de um produto específico. Qualquer informação que considere necessária para estabelecer a autenticidade da prova de compra é verificada. Como resultado, o cliente verifica os dados do recibo e assegura-se de que os requisitos da campanha de fidelização são cumpridos.

Vamos analisar mais de perto o processo tradicional de compensação de um recibo. 

Compensação manual de recibos 

Na maior parte das vezes, a compensação de recibos ainda é efetuada manualmente. Este processo leva muito tempo e consiste em várias tarefas enfadonhas. Aqui estão os passos normalmente seguidos para compensar manualmente um recibo.

1. O seu cliente envia um recibo.
2. Uma vez recebido, deve extrair manualmente as informações necessárias: data, localização, preços, produto da campanha, nomeá-lo.
3. Tem de verificar se as condições da campanha são cumpridas e se o recibo é elegível para a campanha. No caso de um pedido de garantia, tem de verificar se o período de garantia ainda é válido.
4. Se todas as condições forem cumpridas, pode adicionar as informações extraídas ao software da sua empresa. Esta etapa inclui a introdução manual de dados, que pode ser facilmente substituída por IA.
5. Quando tiver a certeza de que a informação é introduzida corretamente, pode calcular o número de pontos, o cashback ou o reembolso a que o recibo dá direito.
6. Na última etapa, a recompensa ou o reembolso é concedido ao cliente. Um dos seus empregados pode iniciar o processo de transferência de dinheiro, pontos de fidelidade, ou envio de um novo produto.

Os inconvenientes da compensação manual de recibos

Devido a vários inconvenientes, a compensação manual de recibos não é a solução ideal para a sua campanha de fidelidade. Na realidade, cria várias lacunas. Listamos abaixo as principais razões para tal.

• A fraude é quase impossível de detetar com o olho humano. Um recibo apresentado duas vezes ou um recibo com informações alteradas é susceptível de ser utilizado e processado pelas suas equipas. 
  
• A compensação de recibos pode ser responsável até 30% do tempo das suas equipas. Isso é quase um terço do tempo que passam numa tarefa repetitiva.
  
• Como resultado de consumir uma quantidade considerável de tempo e ser menos fiável, a compensação manual de recibos é também muito dispendiosa. 

Ao automatizar o seu processo de compensação de recibos, pode facilmente deixar estes obstáculos para trás e ganhar mais eficiência. Envolva apenas os recursos necessários para processar os documentos relacionados com a sua campanha. 

Compensação automatizada de recibos

A compensação de recibos é a base de qualquer programa de fidelidade. É por isso que é necessário torná-lo tão eficiente e preciso quanto possível com uma solução de compensação automática de recibos.

Tais soluções funcionam com uma tecnologia chamada OCR, abreviatura de Optical Character Recognition (Reconhecimento Ótico de Caracteres). Esta tecnologia converte imagens em texto e em seguida dados estruturados.

Com uma solução de compensação automática de recibos, é possível: 

• Verificar a autenticidade de um recibo. 
• Extrair e classificar informações: datas, quantidade total, presença ou ausência do produto da campanha. 
• Avaliar o número de pontos, o reembolso ou a devolução a emitir.

A compensação automatizada de recibos é uma forma rápida, fiável e precisa de processar os seus recibos. Dê uma vista de olhos às etapas envolvidas:

1. O seu cliente envia o seu recibo. Para o fazer, ou utilizam o seu telefone para digitalizar o recibo ou enviam um ficheiro PDF.
   
2. Uma vez recebido pelo software, as características do documento são melhoradas para aumentar a precisão do reconhecimento. Por exemplo, o brilho da digitalização ou a escala de cinzentos do documento são melhorados.
   
3. Depois, o software irá converter o documento digitalizado ou PDF num ficheiro de texto. Os dados do recibo são agora extraídos e o software verifica automaticamente se o recibo está em conformidade com os termos e condições da campanha.
   
4. Na etapa final, o software converte o ficheiro de texto em dados estruturados. A partir deste ponto, pode facilmente processar os dados numa base de dados ou outra aplicação.

Os benefícios da compensação automática de recibos

A cada passo do processo automatizado, poupa-se tempo e dinheiro. Mas quais são os quatro principais benefícios da utilização de uma solução de compensação automática de recibos? Indicamos abaixo:

• Deteção automatizada de fraude → O software deteta automaticamente se um recibo foi apresentado antes. Além disso, verifica se o recibo foi alterado: procura a atividade do Photoshop, verifica os dados Exif para detetar anomalias, e pode ainda detetar se foram alterados elementos, tais como o montante total.

• Reconhecimento de item → Cada item do recibo é extraído e verificado. Desta forma, o software é capaz de verificar se o produto promocional faz parte do recibo apresentado.
• Verificação dos termos da campanha → Numa questão de segundos, o software verifica se os termos da campanha ou da utilização da garantia são cumpridos. Quer em termos de data ou montante, o software verifica os critérios que lhe permitem aprovar ou rejeitar o pedido de recompensa ou a utilização de uma garantia.  
• Processamento mais rápido para um melhoramento da experiência do consumidor→ O processo de apuramento de um recibo, desde o envio até à extração de toda a informação, demora menos de 5 segundos. Desta forma, é possível responder mais rapidamente (e com maior precisão) aos seus clientes. Reduzir os tempos de entrega e, por conseguinte, os tempos de resposta. Melhore a relação com os seus clientes. 

Para o ajudar a compreender ainda melhor como funciona a compensação automática de recibos, pode encontrar abaixo três casos de utilização diferentes. Descubra como a compensação automática de recibos pode simplificar os seus processos empresariais e ajudá-lo a ganhar mais eficiência.

Compensação automatizada de recibos nos processos de garantia 

Imagine que é o proprietário de uma grande empresa de eletrónica com várias lojas. Todos os dias, os seus empregados têm de processar recibos de clientes que queiram fazer uso da sua garantia. Vamos ver como isto funciona com uma solução automatizada.

1. Um dos seus clientes quer reclamar a sua garantia por um comprimido que comprou há 3 semanas. Os clientes enviam o recibo, e o cliente tem de verificar os campos. 
2. Recebe o recibo por correio eletrónico ou digitaliza o recibo em papel do cliente diretamente na loja. 
3. O software de compensação de recibos deteta as margens do documento e optimiza a sua qualidade e brilho para uma melhor precisão de extração.
4. O software extrai automaticamente toda a informação para a integrar na sua base de dados.
5. A informação é verificada: O recibo digitalizado é autêntico? As datas correspondem aos limites da garantia?
6. Se tudo estiver em ordem, a autenticidade do recibo é confirmada, e o novo produto é devolvido dentro dos limites da garantia. Também é possível o reembolso do dinheiro.

Todo o processo é automatizado, e leva apenas alguns segundos. A precisão, rapidez e eficiência obtidas com uma solução de compensação de recibos automatizada permitem-lhe oferecer um melhor serviço aos seus clientes.

Compensação automatizada de recibos em campanhas de cashback

Digamos que é um supermercado que oferece cashback numa gama de produtos de proteção solar. Cada cliente que compra um produto da gama é reembolsado com uma certa percentagem, digamos 5%. Para fazer uso da promoção, os clientes devem carregar a sua prova de compra, neste caso recibos, através do seu telemóvel ou aplicação web.

1. O cliente digitaliza o seu recibo via smartphone dentro da aplicação do supermercado. Podem também carregar o seu recibo através de vários formatos online, por exemplo, num ficheiro PDF.  
2. As margens do recibo são detetadas e o documento é optimizado. O software confirma automaticamente a autenticidade do recibo em poucos segundos. 
3. Toda a informação é extraída: data, localização, produtos comprados e preços.
4. O software deteta o número de produtos na campanha e os preços. 

Está tudo verificado? Então, pode conceder a recompensa. É um processo rápido e fiável. Melhora a experiência do seu cliente, dando-lhe uma resposta e entregando a recompensa rapidamente. 

Compensação automatizada de recibos em campanhas baseadas em pontos

O programa de fidelidade baseado em pontos permite às empresas fidelizar os seus clientes enquanto estimulam as vendas. Com cada compra, os seus clientes acumulam os pontos. 

Vejamos um caso da vida real de um dos nossos clientes: Krombacher. Eles não estão diretamente em contacto com os seus utilizadores finais e querem ganhar conhecimentos dos clientes, por isso decidiram iniciar um programa de fidelidade baseado em pontos. Para cada produto Krombacher adquirido, a marca oferece aos seus clientes pontos de fidelidade: 1 euro gasto equivale a 10 pontos que podem ser utilizados para descontos ou produtos gratuitos.

1. A fim de automatizar a sua compensação de recibos, a Krombacher utiliza o Klippa DocHorizon. O seu processo consiste nas seguintes etapas.
2. Na aplicação Krombacher, os clientes podem tirar uma fotografia do seu recibo contendo um produto Krombacher adquirido, ou fazer o upload.
3. As duplicações são imediatamente detetadas por hashing de imagem. As potenciais fraudes são verificadas por deteção Photoshop e análise EXIF.
4. Se nenhuma tentativa de fraude for detetada, o recibo prossegue para a etapa seguinte do processo.

A data de compra é verificada para ver se se enquadra no intervalo de validade da campanha e os produtos Krombacher comprados são identificados. O montante total dos produtos Krombacher comprados é avaliado e convertido em pontos, como foi explicado acima.

Na animação abaixo, pode ver como o software faz a leitura automática do recibo, identifica a data de compra e o produto Krombacher, e confirma a sua elegibilidade para a campanha.

Com os três casos de utilização acima, queríamos mostrar como se pode utilizar uma solução de compensação automática de recibos. O seu caso de utilização é diferente dos descritos? Não há problema, pode encontrar todas as informações necessárias para avançar na secção seguinte.

Encontre o fornecedor de software certo para as suas necessidades

A automatização da sua compensação de recibos melhora drasticamente a eficiência operacional e melhora a experiência do cliente. Acabe com os longos tempos de resposta, reduza o risco de fraude e aumente a sua produtividade. Tudo isto com um software que extrai informação em segundos com uma taxa de precisão superior a 90%. 

A Klippa desenvolveu uma solução de Processamento Inteligente de Documentos, DocHorizon, que permite a compensação automática de recibos. Extrai informação de qualquer documento, manuscrita ou digital, e converte-a em dados estruturados. A taxa de precisão e a velocidade de extração fazem desta solução um poderoso aliado para todos os seus processos documentais. A implementação e utilização do DocHorizon são simples e instintivas. 

Para descobrir como tirar o máximo partido de todos estes benefícios, marque uma demonstração através do formulário abaixo. Os nossos especialistas em produtos terão todo o prazer em dar-lhe mais informações sobre o DocHorizon e guiá-lo para a melhor solução para as suas necessidades.