Como a plataforma de contabilidade Pennylane integrou a Klippa DocHorizon para extrair dados de faturas
Conversa com Thomas Cassou, Head of Data na Pennylane.
Setor
Financeiro & Contabilidade
Equipa
300+ funcionários
Clientes
25,000+ clientes
O que faz a Pennylane?
A Pennylane é uma plataforma de contabilidade tudo-em-um para proprietários de empresas e contabilistas. Ajuda empresas a gerir todas as suas necessidades contabilísticas, desde a faturação e contabilidade até ao pagamento e gestão de despesas.
“Gostamos de descrever o que fazemos como uma plataforma contabilística e financeira. Fornecemos acesso em tempo real a dados fiáveis e acionáveis tanto aos proprietários de empresas como aos seus contabilistas”, explica Thomas, Head of Data da Pennylane.
O papel do OCR
Uma das características oferecidas pela Pennylane é a extração automática de dados. Através da utilização do software de OCR da Klippa, os dados financeiros são automaticamente extraídos de documentos (por exemplo, faturas e recibos) e pré-preenchidos na plataforma.
Para a Pennylane, existem duas importantes fontes de informação. A primeira é a conta bancária de uma empresa, que mantém registo das transações que estão a ser recebidas ou enviadas. A segunda consiste em faturas enviadas aos clientes ou recebidas dos fornecedores. A Klippa entra em jogo no lado das faturas.
“Recebemos faturas de muitas formas diferentes e formatos de ficheiros. Assim que recebemos uma fatura, podemos extrair-lhe toda a informação relevante e armazenar os dados de uma forma estruturada na nossa base de dados. Desta forma, podemos começar a tentar compreender que faturas estão ligadas a que transações bancárias e os contabilistas podem iniciar a escrituração contabilística”.
Porquê trabalhar com um parceiro?
Se quiser incluir tecnologia OCR num software de contabilidade, tem basicamente duas opções: ou desenvolve você mesmo ou integra uma solução existente no seu software.
Construir uma solução OCR do zero requer muito tempo para investigação e testes; fundos para a sua equipa e espaço de escritório, e, acima de tudo, uma mudança do foco em relação ao que a sua empresa normalmente faz. Por isso, é bastante caro e complicado.
Em vez disso, a Pennylane procurou uma solução de OCR já existente, que poderia ser integrada na sua plataforma de contabilidade.
“Se quiséssemos utilizar os nossos próprios recursos e construir internamente o nosso software de OCR, teria sido um custo muito elevado a pagar e teria atrasado o nosso tempo de comercialização. Sabíamos que tínhamos de encontrar um parceiro fiável”. – explica Cassou.
A procura por um fornecedor de software OCR
Encontrar a solução OCR certa não é fácil e requer muita pesquisa, comparações e discussões.
Thomas explica como a Pennylane iniciou a sua procura por um fornecedor de OCR: “Existem muitos fornecedores de software no mercado. Nem todos os fornecedores fornecem exatamente o mesmo tipo de serviços e conetividade. Na altura, executámos um benchmark, com diferentes tipos de ficheiros, tipos de documentos, níveis de complexidade, e idiomas, envolvendo 5 fornecedores.
Alguns fornecedores solicitaram um conjunto inicial de dados para treinar modelos específicos de Machine Learning, mas isso leva semanas ou mesmo meses. Queríamos ter a experiência “plug-and-play”. De uma perspetiva de desenvolvimento, essa é a melhor maneira de entrar rapidamente no mercado”
Seguindo o benchmark, a Pennylane escolheu implementar a API de OCR da Klippa, a DocHorizon. As suas funcionalidades, front end e back end, são integradas e adaptadas à plataforma da Pennylane. É uma combinação dos dois pacotes de software para satisfazer as necessidades da empresa da melhor maneira possível.
“Foi bastante simples e poupámos muito tempo lá. E o tempo de engenharia é bastante dispendioso.”
As razões pelas quais a Pennylane escolheu a Klippa
O benchmark da Pennylane provou que a Klippa era a melhor solução para as suas necessidades. Mas quais são os pontos-chave?
A escolha de parceria com a Klippa baseou-se em 4 fatores distintivos:
Uma verdadeira experiência “plug-and-play”
Fácil de integrar
Melhor desempenho na categoria
Excelente apoio e colaboração
Uma verdadeira experiência “plug-and-play”
Um dos fatores decisivos para a escolha da Klippa foi que se trata de uma verdadeira solução “plug-and-play”. A Klippa DocHorizon é uma solução leve mas poderosa de digitalização de documentos, não requerendo qualquer formação ou configuração dispendiosa.
“Sem custos de configuração elevados e nada de específico a fazer, poderíamos começar imediatamente a enviar faturas. Funcionou fora da caixa, o que realmente encurtou o nosso tempo de colocação no mercado”.
Fácil de integrar
Outra grande vantagem para a Pennylane foi a facilidade de integração: “Atualmente, quase todas as empresas utilizam múltiplas soluções de software. Os serviços devem ser capazes de se integrar uns com os outros para poderem tirar o máximo partido disso. A solução API funciona muito bem para nós. Estava bem documentada, por isso era fácil de integrar”.
Uma vez que a Klippa foi construída por programadores, para programadores, sabemos a importância de uma boa documentação. Tanto as nossas soluções API como SDK têm a documentação certa para as implementar facilmente em aplicações móveis e web.
Melhor desempenho na categoria
“O bom compromisso entre o desempenho puro e a facilidade de implementação foi a razão pela qual decidimos optar pela Klippa”, diz Thomas. “À medida que o volume de faturas que enviámos crescia, tudo continuava a correr bem. Mesmo quando enviamos faturas para serem analisadas sincronizadamente, obtemos a resposta correta numa questão de segundos. Isso é muito rápido!”
A Klippa DocHorizon converte faturas e recibos em dados estruturados e fá-lo de forma rápida e precisa. Para a maior parte das nossas aplicações, a velocidade de conversão é entre 1 e 5 segundos por documento.
Excelente apoio e colaboração
Ao selecionar uma solução de OCR, pretende naturalmente uma solução à prova de futuro que se mantenha atualizada com os últimos desenvolvimentos. Ou ainda melhor, uma solução que melhore cada vez mais os seus dados à medida que estes vão avançando.
E foi exatamente isso que a Pennylane encontrou na Klippa: “As poucas vezes que temos problemas, por exemplo com modelos novos e poucos comuns, obtemos muita ajuda e normalmente ela é corrigida muito rapidamente com alguns ajustes nos seus sistemas. Também temos um canal de Slack partilhado com a sua equipa, o que é uma forma muito conveniente de comunicar”.
Reflexões finais
Em suma, a Pennylane conseguiu integrar facilmente a tecnologia OCR na sua plataforma contabilística fazendo uso da Klippa DocHorizon. Isto poupou à empresa muito tempo de desenvolvimento e dinheiro, e encurtou o seu tempo de colocação no mercado.
Ao mesmo tempo, os utilizadores da plataforma poupam muito tempo, uma vez que ficam livres de tarefas repetitivas e podem gastar o seu tempo em tarefas mais valiosas.
Isto dá à Pennylane uma vantagem significativa sobre os seus concorrentes, tornando-os numa das plataformas mais inovadoras no espaço contabilístico.
Porque a Pennylane decidiu trabalhar com um parceiro de OCR
A solução desejada
A Pennylane estava à procura de uma solução OCR para melhorar o seu software de contabilidade. Do que precisavam?
Porquê a Klippa DocHorizon?
Os resultados
“A Klippa fornece a melhor solução para a Pennylane. O bom compromisso entre o desempenho puro e a facilidade de implementação foi a razão pela qual decidimos optar pela Klippa”
A refletir sobre o que a Klippa pode fazer pela sua organização?
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