Comment la plateforme comptable Pennylane a intégré Klippa DocHorizon pour extraire les données des factures
Entretien avec Thomas Cassou, Responsable des données chez Pennylane.
Secteur
Finance et comptabilité
Équipe
200+ employés
Clients
2600+ entreprises
Que fait Pennylane ?
Pennylane est une plateforme comptable tout-en-un destinée aux propriétaires d’entreprises et aux comptables. Elle aide les entreprises à gérer tous leurs besoins en matière de comptabilité, de la facturation à la comptabilité en passant par la gestion des paiements et des dépenses.
“Nous aimons décrire ce que nous faisons comme une plateforme comptable et financière. Nous fournissons un accès en temps réel à des données fiables et exploitables aux propriétaires d’entreprises et à leurs comptables”, explique Thomas, directeur technique de Pennylane.
Le rôle de l’OCR
L’une des fonctionnalités offertes par Pennylane est l’extraction automatique des données. Grâce à l’utilisation du logiciel OCR de Klippa, les données financières sont automatiquement extraites des documents (par exemple, les factures et les reçus) et pré-remplies dans la plate-forme.
Thomas explique : “L’OCR et l’extraction de données des factures sont des éléments de base dont vous devez disposer si vous voulez faire évoluer votre logiciel de comptabilité. Si vous n’en disposez pas, vous ne vendrez pas votre produit”.
Pour Pennylane, il existe deux sources d’information importantes. La première est le compte bancaire d’une entreprise, qui garde la trace des transactions reçues ou envoyées. La seconde est constituée des factures envoyées aux clients ou reçues des fournisseurs. C’est du côté des factures que Klippa entre en jeu.
“Nous recevons les factures de différentes manières et sous différents formats. Dès leurs réception, nous sommes en mesure d’en extraire toutes les informations pertinentes et de stocker les données de manière structurée dans notre base de données. De cette manière, nous pouvons comprendre quelles factures sont liées à quelles transactions bancaires et les comptables peuvent entamer la comptabilité.”
Pourquoi travailler avec un partenaire ?
Si vous souhaitez inclure la technologie OCR dans un logiciel de comptabilité, vous n’avez pratiquement que deux options : soit vous la développez vous-même, soit vous intégrez une solution existante dans votre logiciel.
Construire une solution OCR à partir de zéro demande beaucoup de temps pour la recherche et les tests, des fonds pour votre équipe et vos bureaux, et surtout, un changement d’orientation par rapport aux activités habituelles de votre entreprise. C’est donc plutôt cher et compliqué.
Au lieu de cela, Pennylane a cherché une solution OCR déjà existante, intégrable à sa plateforme comptable.
“Si nous avions voulu construire notre logiciel d’OCR en interne, cela aurait représenté un coût très élevé et aurait ralenti notre mise sur le marché. Nous devions donc trouver un partenaire fiable.” explique le Responsable des Données.
La recherche d’un fournisseur de logiciels d’OCR
Trouver la bonne solution OCR n’est pas facile et nécessite beaucoup de recherches, de comparaisons et de discussions.
Thomas explique comment Pennylane a entamé sa recherche d’un fournisseur d’OCR : “Il existe de nombreux fournisseurs de logiciels sur le marché. Tous ne proposent pas exactement le même type de services et de connectivité. À l’époque, nous avons réalisé un benchmark avec différents types de fichiers, types de documents, niveaux de complexité et de langues. Le tout impliquant 5 fournisseurs.
Certains fournisseurs ont requis un ensemble de données initial pour former des modèles de machine learning spécifiques, mais cela prend des semaines, voire des mois. Nous voulions avoir une expérience plug-and-play. Du point de vue du développement, c’est la meilleure façon d’aller rapidement sur le marché.”
À la suite du benchmark, Pennylane a choisi de mettre en œuvre l’OCR API de Klippa, DocHorizon. Ses fonctionnalités, front-end et back-end, sont intégrées et adaptées à la plateforme de Pennylane. Il s’agit d’une combinaison des deux logiciels pour répondre au plus près aux besoins de l’entreprise.
Avec Klippa DocHorizon, Pennylane bénéficie pleinement de la qualité et de l’adaptabilité de l’API OCR sans céder le contrôle de sa propre application à une partie externe.
“C’était une évidence et nous avons gagné beaucoup de temps à ce niveau. Et le temps d’ingénierie est assez coûteux”.
Les raisons pour lesquelles Pennylane a choisi Klippa
Le benchmark de Pennylane a prouvé que Klippa était la meilleure solution pour leurs besoins. Mais quels sont les points clés ?
Le choix de s’associer à Klippa s’est basé sur 4 facteurs distinctifs :
Une véritable expérience plug-and-play
Une réelle facilité d’intégration
Les meilleures performances dans sa catégorie
Un support et une collaboration de qualité
Une véritable expérience plug-and-play
L’un des facteurs décisifs dans le choix de Klippa était le fait qu’il s’agissait d’une véritable solution prête à l’emploi. Klippa DocHorizon est une solution de numérisation de documents légère mais puissante, qui ne nécessite aucune formation ou configuration coûteuse.
“Sans coûts de mise en place élevés et sans rien de spécifique à faire, nous avons pu commencer à envoyer des factures immédiatement. Cela a fonctionné dès le départ, ce qui a vraiment raccourci notre délai de mise sur le marché.”
Une réelle facilité d’intégration
Un autre gros avantage pour Pennylane a été la facilité d’intégration : “De nos jours, presque toutes les entreprises utilisent plusieurs solutions logicielles. Les services doivent pouvoir s’intégrer les uns aux autres pour pouvoir en tirer le meilleur parti. La solution API fonctionne parfaitement pour nous. Elle était bien documentée et donc facile à intégrer.”
Comme Klippa a été construit par des développeurs, pour des développeurs, nous connaissons l’importance d’une bonne documentation. Nos solutions API et SDK disposent toutes deux de la documentation adéquate pour les mettre en œuvre facilement dans des applications mobiles et web.
Les meilleures performances dans sa catégorie
“Le bon compromis entre la performance pure et la facilité de mise en œuvre a été la raison pour laquelle nous avons opté pour Klippa”, déclare Thomas. “Au fur et à mesure que le volume des factures que nous envoyons augmente, tout continue de fonctionner sans problème. Même lorsque nous envoyons des factures à analyser de manière synchrone, nous obtenons la bonne réponse en quelques secondes. C’est vraiment rapide !”
Klippa DocHorizon convertit les factures et les reçus en données structurées et ce, de manière rapide et précise. Pour la majeure partie de nos applications, la vitesse de conversion se situe entre 1 et 5 secondes par document.
Un support et une collaboration de qualité
Lors de la sélection d’une solution OCR, vous souhaitez naturellement une solution à l’épreuve du temps, qui reste à jour avec les dernières évolutions. Ou mieux encore, une solution qui s’améliore au fur et à mesure sur vos données.
Et c’est exactement ce que Pennylane a trouvé en Klippa : “Les rares fois où nous avons rencontré des problèmes, par exemple avec de nouveaux modèles peu communs, nous avons reçu beaucoup d’aide et généralement le problème est résolu assez rapidement avec quelques ajustements à vos systèmes. Nous avons également un canal Slack partagé avec votre équipe, ce qui est un moyen très pratique de communiquer.”
Réflexions finales
Dans l’ensemble, Pennylane a réussi à intégrer facilement la technologie OCR dans sa plateforme comptable en utilisant Klippa DocHorizon. Cela a permis à l’entreprise d’effectuer des économies de temps et d’argent en matière de développement, ainsi que de raccourcir les délais de mise sur le marché.
Dans le même temps, les utilisateurs de la plate-forme gagnent beaucoup de temps, car ils sont libérés des tâches répétitives et peuvent consacrer leur temps à des tâches plus utiles.
Cela donne à Pennylane un avantage considérable sur ses concurrents, ce qui en fait l’une des plateformes les plus innovantes dans le domaine de la comptabilité.
Pourquoi Pennylane a décidé de travailler avec un fournisseur OCR
La solution souhaitée
Pennylane était à la recherche d’une solution OCR pour faire évoluer son logiciel de comptabilité. Qu’était-il attendu ?
Pourquoi Klippa DocHorizon ?
Les résultats
“Klippa fournit la meilleure solution pour Pennylane. Le bon compromis entre la performance pure et la facilité de mise en œuvre est la raison pour laquelle nous avons opté pour Klippa.”
Vous vous demandez ce que Klippa peut faire pour votre organisation ?
+31 50 2111631