O que é OCR e para que serve?

O que é OCR e para que serve?

O que é OCR? Poucas pessoas sabem o que é Optical Character Recognition e sua importância nas empresas. Achamos que é uma pena, porque pode mudar dramaticamente a sua vida e a dos seus colegas. Por isso, está na hora de entender bem o conceito de OCR e de saber tudo o que precisa de saber sobre esta tecnologia incrível. 

Neste blog, vamos começar por responder à pergunta: o que é OCR, resumir as suas vantagens, e ainda explicar como esta forma de automação digital se pode tornar no seu maior aliado na redução de custos na sua empresa!


O que é OCR

Mas então o que é OCR exatamente?

Deve estar a pensar agora, mas que ferramenta complexa é esta de OCR? Esta tecnologia não tem nada de complicado, muito pelo contrário – OCR surgiu com o intuito de simplificar processos de negócios nas empresas.

Reconhecimento Óptico de Caracteres é uma tecnologia que reconhece o texto em imagens. Felizmente, não só reconhece o texto, como também converte o texto escrito na imagem (digitado, escrito à mão, ou impresso) em dados de texto legíveis por máquina.

Desta forma, a tecnologia de OCR permite converter fotos ou documentos digitalizados, tais como faturas, recibos, contratos, cartas escritas à mão, passaportes, e formulários, em dados digitais.

Como funciona o OCR?

Para um melhor entendimento do OCR, é importante entender como funciona na prática. Antes de mais, é necessário um dispositivo que permita a identificação de caracteres, como por exemplo, através de um smartphone.

Todo o processo de OCR envolve uma série de etapas que contêm 3 objetivos principais, que são:

  1. Pré-processamento de imagem 
  2. Reconhecimento de caracteres 
  3. Pós-processamento, Tratamento

1. Pré-processamento de imagem

É por isso que o software de OCR digitaliza e optimiza primeiro a qualidade de uma imagem. Aumenta a escala de cinzentos, optimiza o brilho e detecta as margens do documento.

O objetivo desta etapa é o aprimoramento dos dados da imagem. Desta forma, são eliminadas distorções e são melhoradas as características da imagem. Esta, é uma etapa fundamental para as seguintes etapas.

2. Reconhecimento de caracteres

Nesta etapa segue-se a “extração de caracteres”, ou seja, reconhecimento dos caracteres. As características selecionadas devem ser as mais relevantes, e aquelas que são presumidas como irrelevantes são ignoradas.

OCR analisa os padrões de luz e escuridão que compõem as letras e números para transformar a imagem digitalizada em texto. Os sistemas de OCR precisam de reconhecer caracteres em várias fontes, pelo que são aplicadas regras para ajudar o sistema a fazer corresponder o que vê na imagem às letras ou números de forma correta.

Os programas de OCR reconhecem o texto, mas o resultado é tão rápido que se torna instantâneo. É possível verificar erros à medida que se avança ou no final do processo, e alguns programas têm detecção automática de erros.

3. Pós-processamento, tratamento

O pós-processamento é a etapa de correção de erros que garante alta precisão e qualidade dos dados. O software de OCR identifica não só palavras, mas também códigos e números tais como os números de série que são usados em muitas indústrias. 


Quais são as vantagens do OCR?

São várias as vantagens ao implementar um software de OCR na sua empresa, por isso, vamos apresentar as principais vantagens e como pode beneficiar a sua organização:

  • Economia de tempo
  • Diminuição de erros
  • Aumenta a produtividade
  • Dados melhores e mais precisos 
  • Redução de custos

Economia de tempo

A entrada de dados são processos geralmente demorados e com muitos erros de digitação. Copiar dados de um meio para outro não é uma tarefa propriamente estimulante, e por isso esta tarefa pode ser executada de forma mais eficiente através do uso de OCR.

Aumenta a produtividade

O reconhecimento de texto elimina todo o trabalho burocrático. Permite ter um acesso fácil aos dados, desta forma, os funcionários têm mais tempo para se dedicarem a outras tarefas mais importantes.

Dados mais precisos

O software de OCR permite o mais alto nível de precisão. Proporciona às empresas o controle da qualidade de seus dados, resultando na automatização de tarefas administrativas.

Redução de custos

Com software de OCR poderá poupar mais do que imagina. A redução de horas de trabalho dos funcionários é um dos motivos na economia de custos, assim como o aluguel do escritório e custos associados ao armazenamento dos documentos.

Para que é usado o OCR?

Já entende melhor o que é OCR? As possibilidades de utilização de software do reconhecimento óptico de caracteres são muito amplas. Como por exemplo, o processo de identificação e registro de pessoas torna-se mais eficiente com o uso do reconhecimento óptico de caracteres. Neste contexto, o OCR é muito útil para autoridades de segurança, processos de registo em bancos e empresas, etc.

OCR pode ser extremamente útil na digitalização de documentos. Com esta tecnologia é possível converter os documentos em formatos pesquisáveis e torna o acesso muito mais fácil, rápido e preciso, permitindo fluxos de trabalho automatizados.

Geralmente, qualquer tarefa repetitiva de grande volume que inclua a introdução de dados pode ser automatizada. Iremos destacar alguns casos de utilização abaixo para o inspirar a começar a procurar por procedimentos semelhantes dentro da sua própria organização:

  • Processos KYC 
  • Programa de lealdade
  • Contas a pagar

Processos KYC

As empresas nos sectores do aluguer, seguros e telecomunicações são obrigadas a verificar a identidade dos clientes, sendo que faz parte dos regulamentos de KYC (Know Your Customer).

Eis um exemplo de processo KYC: Imagine que precisa de ir ao local físico do seu banco, tem de apresentar o seu passaporte e de assinar alguns documentos. Seguidamente, o funcionário do banco tem de verificar e introduzir todos os dados no sistema. Todo este processo é demorado e por vezes difícil.

O processo acima descrito pode ser totalmente automatizado. Os clientes podem executar este processo de casa e apenas têm de digitalizar o seu passaporte através do uso de uma câmera, com o seu smartphone por exemplo, e em combinação com a assinatura, o motor de OCR faz o resto do processamento.

Esta tecnologia permite  identificar automaticamente a autenticidade dos documentos, e também extrair os dados que necessita para o processo em questão.

Programas de fidelidade 

Hoje em dia, as campanhas de fidelidade ao cliente exigem que os participantes enviem uma prova de compra, como por exemplo um recibo ou uma fatura. Em troca, os participantes recebem algum tipo de recompensa. Agora, a questão que se coloca é: como é que as empresas verificam se a fatura ou recibo que foi enviado é válido? Estas empresas têm de contratar back offices para executar este trabalho.

E é aqui que o OCR entra em ação! Com a automatização de tarefas, pode efectuar todo o tipo de verificações, incluindo a detecção de duplicados numa questão de segundos. OCR torna-se assim extremamente útil para campanhas de marketing e a melhor parte é que este processo acaba por ser não só o mais eficiente mas também a opção mais barata para as empresas.

Contas a pagar

Contas a pagar é um dos processos mais comuns nas empresas. Este processo consiste na introdução de dados das faturas recebidas. Uma tarefa entediante e que pode ser bastante demorada. Para além disso, é um processo repetitivo e é muito fácil cometer erros de digitação.

A solução ideal é a automatização do processo de contas a pagar, que consiste na extração de dados das faturas em formato digital. Graças à tecnologia de OCR, os dados podem ser extraídos e processados para a sua contabilidade. Permitindo desta forma uma melhor gestão dos dados, e maior rapidez nestes processos.

OCR na Klippa

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Otimize a eficiência dos seus processos empresariais com a Klippa. O reconhecimento óptico de caracteres é oprincipal produto da Klippa. O nosso software de OCR é movido por machine learning, que torna o OCR mais preciso e o mais rápido do mercado.

O software de OCR permite reconhecer textos em imagens e convertê-las em textos pesquisáveis no formato que desejar. Nunca mais vai perder o seu tempo a procurar por documentos, nem copiar os dados manualmente. Além disso, o nosso software é de fácil integração com o software existente na sua empresa.

Esta tecnologia pode oferecer muitas oportunidades para as empresas nos dias de hoje.

Conseguimos responder à sua pergunta: o que é OCR? Ou ainda tem algumas questões? Se desejar receber mais informações ou quiser testar a nossa tecnologia de OCR, não hesite em contactar-nos.


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