¿Qué es OCR y para qué sirve?

Supongamos que necesitas introducir datos de una factura o un documento impreso a una base de datos y aun no sabes qué es OCR. En este caso, tendrías que pasar mucho tiempo escribiendo y corrigiendo errores de escritura para ingresarlo a un software.

Este procedimiento tradicional, conlleva muchas desventajas. La extracción manual de información consume mucho tiempo. Posiblemente, esa es una de las razones principales por las que podrías estar buscando información sobre qué es la tecnología OCR.

La tecnología OCR elimina este proceso tedioso. Simplemente tomando una foto con tu móvil, por ejemplo, la envías al software y en cuestión de segundo tienes tu factura digitalizada. Muchas empresas necesitan procesar múltiples documentos que contienen texto como facturas, recibos, contratos, DNI etc. OCR significa automatizar este tipo de tareas.

En este blog hablaremos sobre su utilidad, definición, para qué sirve, ventajas, cómo funciona y esperamos poder responder a la pregunta ¿qué es OCR?

¿Qué es OCR? Significado de las siglas.

OCR, significado de la siglas en inglés, que traducido es, Reconocimiento Óptico de Caracteres. La definición de OCR en pocas palabras, es el software que tiene la capacidad de convertir texto escrito a mano o impreso a formato digital. 

El programa OCR analiza la estructura de la imagen del documento. Divide los elementos como bloques de texto, tablas, imágenes, etc. Cada línea se divide en palabras y a continuación, en caracteres. Una vez reconocidos los caracteres, el programa los compara con un conjunto de patrones de imagen. Luego de realizar múltiples hipótesis, el programa finalmente presenta el texto reconocido. 

Aparte del texto también puede reconocer y extraer firmas, códigos de barra o fotografías, por ejemplo. De esta manera, la tecnología OCR nos permite convertir fotos o documentos escaneados como facturas, recibos o pasaportes en datos digitales para procesamientos posteriores. Ahora que sabemos que es esta tecnología OCR, veamos para qué sirve el OCR.

¿Cuál es el procedimiento que sigue el OCR?

Para entender la tecnología OCR, como funciona de manera más clara, veamos como funciona en práctica. Primero, necesitas un dispositivo para almacenar la imagen y un software que pueda convertir la imagen en texto usando reconocimiento de texto. Generalmente, se utiliza un smartphone combinado con software OCR.

El proceso completo de OCR conlleva una serie de cuatro pasos importantes, que son:

1. Subir el documento al software
2. Pre-procesamiento de imagen
3. Reconocimiento de texto 
4. Post-procesamiento

1. Subir el documento al software

En el primer paso, necesitas tomar una foto del documento. Puede ser con tu móvil por ejemplo, y luego subir la imagen al software. Si ya tienes la imagen del documento en tu computador, también puedes subir la imagen a la aplicación web para que los datos sean extraídos. 

2. Pre-procesamiento de imagen

En el primer paso, el software OCR escanea y optimiza la calidad de una imagen. Aumenta la escala de grises, optimiza el brillo y detecta el borde del documento. Para que el OCR funcione perfectamente, es importante que puedas escanear la versión más clara posible del documento. Texto borroso o marcas en la imagen pueden causar errores.

El objetivo de este paso es mejorar la calidad de la imagen. De esta manera, se eliminan distorsiones y las características de la imagen son mejoradas. Este paso es muy importante porque incrementa los índices de precisión en los siguientes pasos.

3. Reconocimiento de texto

En este paso es donde se realiza la “extracción de caracteres” (reconocimiento de caracteres). El software OCR analiza los patrones de luz y oscuridad que componen las letras y los números para transformar la imagen escaneada en texto. El OCR reconoce el texto carácter por carácter, pero el resultado es tan rápido que parece instantáneo.

El software de OCR también puede identificar los caracteres de varios tipos de letra, por lo que se aplican reglas para ayudar al sistema a hacer coincidir correctamente lo que ve en la imagen con las letras o los números.

El software de OCR no sólo identifica palabras, sino también códigos y números, imágenes como los números de serie que se utilizan en muchos sectores.

4. Post procesamiento

En el último paso, el software OCR convierte los datos conocidos en un formato estructurado, generalmente un archivo JSON. A partir de este momento, el procesamiento de los datos en su base de datos u otro sistema es realmente sencillo.

¿Qué ventajas tiene el uso de un programa OCR?

Existen muchas ventajas de implementar un programa OCR en tu compañía. Veamos cuales son las ventajas principales y cómo puede mejorar el flujo de trabajo en tu compañía.

Estas son las cuatro ventajas principales:

• Reducción de tiempo
• Reducción de errores
• Empleados más felices
• Menos papeleo

Reducción de tiempo 

El mejor argumento de venta de sistema automatizado con Reconocimiento Óptico de Caracteres es la reducción significativa de horas laborales. Y como ya sabemos, el tiempo es dinero, por lo que su implementación reducirá tus costos significativamente. 

El tiempo que se ahorrarían en procesar un documento podrían dedicarlo a procesar dos, tres o incluso más documentos. Esto significa eficiencia en el tiempo, lo que lleva a una mayor satisfacción de los proveedores y clientes, e igualmente importante, a la satisfacción de los empleados.

Esta solución también ayuda a recortar otros costos, como la renta de oficinas, costos relacionados al almacenamiento de documentos, costos de copia, impresión, envío, etc. 

A diferencia del procesamiento tradicional, el procesamiento de OCR mejora la experiencia del usuario, eliminando la anotación manual de datos. También, acceder a documentos digitales es mucho más rápido que encontrar un documento de papel almacenado entre otro montón de otros documentos sin relación.

Reducción de errores

Procesos repetitivos que incluyen procesamiento de datos manualmente, pueden resultar en altas posibilidades de errores de escritura. Usando tecnología OCR reducen significativamente los índices de errores, eliminas el riesgo de distracción, errores de tipografía y otros errores que encontramos frecuentemente en la introducción manual de datos.

Afortunadamente, la introducción automatizada de datos con OCR puede reducir considerablemente los índices de errores. Esto significa datos más precisos para tomar decisiones bien informadas.

Empleados más felices

Procesos que conllevan introducción manual de datos pueden tomar mucho tiempo de los empleados. Usando software OCR los empleados pueden tener más tiempo para enfocarse en tareas más relevantes. Resultando en mayor productividad.

Una reciente evaluación global realizada por IDC, señala que 71% de los empleados encuestados hacen referencia a estar felices cuando parte de su trabajo puede ser reemplazado. La automatización con OCR permite a los empleados enfocarse en tareas más significativas y valoradas y resulta en gratificación instantánea en el trabajo.

Menos papeleo

Procesar datos manualmente puede significar el uso de muchos recursos porque requiere cosas como gabinetes, impresoras, tinta, espacios de oficina y más. Con el software OCR adecuado, puedes liberar estos recursos y usarlos en lo que en realidad es importante en tu giro de negocio.

Esto significa sencillamente que los datos pueden almacenarse en formato electrónico en los servidores, lo que elimina la necesidad de mantener enormes archivos de papel en una bodega de archivo. Implementando una solución digital es la manera ideal para preparar tu organización a un futuro “Paperless”.

Ahora que ya sabe lo que es OCR, vamos a ver algunos casos de uso de la automatización mediante el software de reconocimiento óptico de caracteres. 

¿Para qué es útil el OCR?

¿Para qué sirve el OCR? La utilidad de los programas OCR es casi infinita. Generalmente OCR se utiliza en empresas que quieren agilizar procesos empresariales. En general, cualquier tarea repetitiva en cantidades grandes que incluyen extracción de datos, introducción de datos y verificación, pueden ser automatizadas. 

A continuación destacaremos algunos casos de uso para inspirarte a empezar a buscar procedimientos similares dentro de su propia organización:

• Onboarding digital de clientes en KYC 
• Escaneo de recibos automatizado para campaña de lealtad
• Procesamiento automatizado de facturas para cuentas por pagar

Onboarding digital de clientes en KYC 

Los bancos deben asegurarse de que sus clientes son realmente quienes dicen ser. Están obligados a cumplir con los procedimientos KYC, que son obligatorios para verificar la identidad de un cliente al abrir una cuenta. 

Onboarding tradicional de clientes

Tradicionalmente, la comprobación KYC se realiza manualmente. Imagina que abres una nueva cuenta bancaria. Tienes que ir a la sede de tu banco, presentar tu pasaporte y firmar algunos documentos. Después, el empleado del banco tiene que verificar e introducir todos los datos en el sistema. Todo este proceso lleva mucho tiempo y a veces puede ser tedioso.  

Onboarding digital de clientes

El onboarding digital de clientes puede realizar la comprobación KYC a distancia. Este proceso puede verificar la identidad del cliente y ayuda a los bancos a ofrecer una experiencia de incorporación de clientes agradable y rápida. Esta cumple con la normativa KYC y minimiza el riesgo de fraudes. 

El proceso de verificación es el siguiente:

• Escanea o sube el documento de identidad
• Extrae la información del documento de identidad
• Verifica la identidad con comparación biométrica de selfie.

Esta solución ofrece un proceso digital y la verificación puede realizarse casi instantáneamente. 

Escaneo de recibos automatizado para campaña de fidelización

Cuando las empresas quieren promocionar un determinado producto, pueden poner en marcha un programa de fidelización. Probablemente conoces las promociones de cashback, por ejemplo. En las que compras el producto promocional, envías el recibo y te devuelven el importe de la compra.

Las campañas actuales de fidelización de clientes exigen a los participantes que presenten una prueba de compra, como un recibo o una factura. Piensa en la extracción de datos de los recibos de compra. Necesitas extraer los datos del cliente, número de recibo, el producto en promoción etc. para potencialmente verificar y validar la reintegración del costo.

Campañas de fidelización automatizadas

Y aquí es donde entra en juego el Reconocimiento Óptico de Caracteres. Con la automatización de reembolsos y las tareas de fidelización, se pueden realizar todo tipo de verificaciones, incluida la detección de duplicados en cuestión de segundos. 

El OCR es, por tanto, extremadamente útil para las campañas de marketing, y lo mejor es que este proceso resulta ser no sólo el más eficiente, sino también la opción más barata para las empresas.

Procesamiento automatizado de facturas para cuentas por pagar

Algunas empresas procesan cientos o incluso miles de facturas cada mes. Este proceso consiste en introducir los datos de las facturas de gastos de la empresa en el sistema de contabilidad o ERP. Es una tarea tediosa que puede llevar bastante tiempo. Además, es un proceso repetitivo que es muy fácil sustituirlo por OCR.

Las facturas pueden recibirse de diferentes formas. Facturas en papel, correos electrónicos, archivos PDF, etc. ¿Cómo se pueden introducir los datos del documento en el sistema? ¿Manualmente por múltiples empleados? Mmm no es lo más recomendable, lleva mucho tiempo, es propenso a errores y es una tarea tediosa. 

La solución ideal es automatizar el proceso de cuentas por pagar extrayendo los datos de las facturas a un formato digital. Gracias a la tecnología OCR para facturas, los datos pueden ser extraídos y procesados y clasificados en su sistema de contabilidad o ERP. Esto permite una mejor gestión de los datos y un procesamiento más rápido.

¿Qué tipos de documentos pueden ser procesados con OCR?

El software OCR es utilizado en muchos sectores o industrias. Logística, marketing o KYC y el sector público son algunos de los que se benefician del reconocimiento de texto. En cada sector hay diferentes tipos de documento y diferentes necesidades de extracción. El software OCR permite extraer los datos necesarios para potencialmente clasificar, procesar, validar y almacenar.

Los archivos que puedes subir a la plataforma OCR pueden ser PDF, JPG, PNG entre otros. Los documentos se pueden subir a la plataforma a través de la web, la aplicación móvil o el correo electrónico, 24/7. 

La lista sería casi interminable. Pero a continuación veamos cuales son los documentos más comunes.

• Facturas
• Recibos
• DNI
• Pasaportes
• Licencia de conducir
• Tarjeta de seguro médico
• Comprobantes de entrega
• Albaranes
• Formularios de aduanas
• Contratos
• Matrícula de vehículo
• Recetas medicas
• Tarjetas de seguro médico
• Estados de cuenta bancarios
• Declaraciones de impuestos
• Orden de compra, etc.

¿Quieres tomar ventaja del OCR en tu empresa?

¿Hemos despertado tu interés por el OCR? Ahora que sabes lo que es OCR, sus beneficios y para qué se utiliza, el siguiente paso es encontrar un proveedor de software inteligente que se adapte a las necesidades de tu negocio.

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