Bij Klippa weten we hoe belangrijk het is om declaratieformulieren snel én foutloos te verwerken. Of het nu gaat om reiskosten, onkosten of andere vergoedingen: een soepel verwerkingsproces bespaart je organisatie niet alleen tijd, maar voorkomt ook frustratie en fouten. Veel bedrijven gebruiken hiervoor nog steeds declaratieformulieren voor Excel of Word.
Maar als je als organisatie écht wilt opschalen in efficiëntie, dan is digitaal declareren de slimme stap vooruit. In deze blog leggen we uit hoe je declaraties snel en soepel kunt verwerken. Je leest waar je op moet letten én hoe automatisering het proces eenvoudiger maakt zonder de controle te verliezen.
Het klassieke verwerkingsproces in 4 stappen
Zeker in organisaties waar declaraties nog handmatig worden verwerkt, verloopt het proces vaak in een vast patroon. Dit zijn de vier standaardstappen:
1. Ontvangen van het formulier + bon(nen)
Een medewerker levert het formulier in, vaak met bijbehorende bonnetjes of facturen als bewijsstukken. Dit gebeurt per e-mail, via een portaal, of zelfs nog op papier.
2. Controleren van de gegevens
Nu begint het echte werk. De administratie controleert:
- Of het formulier volledig is ingevuld
- Of bedragen kloppen en binnen de richtlijnen vallen
- Of de bijlagen goed leesbaar en correct zijn
3. Goedkeuring door leidinggevende of afdeling
Afhankelijk van de interne workflow:
- Een teamleider of manager keurt de declaratie goed (of af)
- Soms volgt een tweede goedkeuring bij hogere bedragen of uitzonderingen.
4. Invoeren in administratie & uitbetalen
Bij goedkeuring wordt de declaratie ingevoerd in het financiële systeem en klaargezet voor uitbetaling. Declaraties worden vaak binnen 5-10 werkdagen verwerkt.
Zelfs als je alles netjes stap voor stap uitvoert, blijft het handmatige declaratieproces tijdrovend en foutgevoelig. Je bent continu aan het verzamelen, controleren, overtypen en goedkeuren. Komt dit je bekend voor? Stel je dan eens voor dat je dit hele proces kunt terugbrengen tot één automatische flow, zonder al het gedoe daartussen.
Zo automatiseer je de verwerking van declaratieformulieren
Met de juiste technologie kun je het volledige declaratieproces stroomlijnen, van het moment van indienen tot aan goedkeuring en uitbetaling. Hieronder zie je hoe automatisering dat mogelijk maakt:
- OCR (Optical Character Recognition):
Declaratieformulieren, bonnen en facturen worden automatisch uitgelezen. Geen overtypen meer, de software herkent tekst, bedragen en datums rechtstreeks vanaf het document. - Gegevens koppelen aan declaratie-informatie:
De uitgelezen gegevens worden direct gematcht met de informatie in het declaratieformulier. Zo detecteer je automatisch afwijkingen of ontbrekende informatie. - AI herkent fouten, fraude en ontbrekende data:
Kunstmatige intelligentie signaleert verdachte patronen, zoals dubbele declaraties, onwaarschijnlijke bedragen of ontbrekende bijlagen. Hiermee kan je declaratiefaude voorkomen. - Digitaal & automatisch goedkeuringsproces:
Declaraties die aan alle eisen voldoen, kunnen direct digitaal goedgekeurd worden. Alles wat afwijkt, wordt gemarkeerd voor handmatige controle.
Door slimme automatisering neem je veel tussenstappen uit handen, waardoor het hele proces soepeler verloopt en je minder omkijken hebt naar losse details.
Waarom het digitaal verwerken van declaratieformulieren de nieuwe standaard is
Waar handmatige verwerking nog altijd de norm is bij veel organisaties, biedt digitaal declareren een krachtig alternatief dat tijdwinst, nauwkeurigheid en gemak oplevert. In plaats van losse formulieren, e-mails en stapels bonnetjes, werk je met één gestroomlijnd digitaal proces.
De voordelen op een rij:
- Minder handwerk = minder fouten
Geen handmatige overname van bedragen of bijlagen meer. Dat verkleint de kans op menselijke fouten aanzienlijk. - Snellere doorlooptijden
Declaraties worden automatisch verwerkt, waardoor medewerkers niet onnodig lang hoeven te wachten op terugbetaling. - Automatische controle op volledigheid
Slimme software herkent ontbrekende velden, verkeerde formaten of ongeldige bedragen en kan automatisch waarschuwingen geven. - Centrale opslag & archivering
Geen losse mappen of e-mails meer: dankzij digitaal archiveren worden alle declaraties en bijlagen centraal opgeslagen. Handig voor audits, controles of rapportages.
Toch werken veel bedrijven nog met Word- of Excelformulieren voor hun declaratieprocessen. Op kleine schaal kan dat nog werken, maar deze tools zijn simpelweg niet schaalbaar, foutbestendig of veilig genoeg voor een moderne organisatie. Tijd dus om de volgende stap te zetten: automatisering.
Veelvoorkomende soorten declaraties
Niet elke declaratie is hetzelfde. Afhankelijk van de functie van de medewerker of het type organisatie kunnen er allerlei kosten worden gedeclareerd. Dit zijn de meest voorkomende categorieën:
- Reiskostendeclaraties
Bijvoorbeeld kosten voor openbaar vervoer, taxiritten, kilometers met eigen vervoer en CO2-registratie. - Onkostendeclaraties
Denk aan lunches met klanten, parkeerkosten, werkgerelateerde aankopen of kantoormaterialen. - Thuiswerkvergoedingen
Kosten voor internet, energie of ergonomische voorzieningen zoals bureaustoelen en beeldschermen. - Studie- of opleidingskosten
Vergoeding voor cursussen, boeken, trainingen of het bijwonen van conferenties.
Door helder te categoriseren weet je beter wat je kunt verwachten, kun je beleidsregels specifiek toepassen per type declaratie en voorkom je discussie over wat wel of niet gedeclareerd mag worden.
Hoe Klippa helpt bij het verwerken van declaratieformulieren
Bij Klippa begrijpen we als geen ander hoeveel gedoe en frustratie er komt kijken bij het handmatig verwerken van declaratieformulieren. Van het verzamelen van bonnetjes tot het controleren van bedragen en het invoeren in boekhoudsystemen
Met Klippa SpendControl bied je je organisatie een slimme, digitale oplossing die het hele declaratieproces automatiseert. Van het moment dat een declaratieformulier wordt ingediend tot aan de uitbetaling: alles wordt sneller, overzichtelijker en veiliger geregeld.
Wat Klippa voor jouw organisatie kan betekenen:
- Documenten automatisch uitlezen en verwerken
Geen handmatig werk meer dankzij geavanceerde OCR en AI-technologie. - Ingebouwde fraudedetectie
Herkent dubbele declaraties en frauduleuze of aangepaste documenten. - Koppeling met bestaande systemen
Naadloze integratie met boekhoudpakketten, ERP-systemen of HR-platforms. - Bespaart tijd, voorkomt fouten, verhoogt tevredenheid
Minder werkdruk voor administratie, snellere terugbetaling voor medewerkers.
Met Klippa haal je de rompslomp uit het declaratieproces. Je maakt het niet alleen makkelijker voor de financiële administratie, maar ook overzichtelijker en betrouwbaarder voor al je medewerkers. Benieuwd hoe het werkt in de praktijk? Neem dan contact met ons op of plan een gratis demo en ontdek hoe jouw organisatie declaratieformulieren zonder gedoe kan verwerken.
FAQ
Digitaal declareren vermindert het risico op fouten, versnelt het proces en maakt het overzichtelijker. Handmatige verwerking is vaak tijdrovend en foutgevoelig, terwijl digitale oplossingen zoals Klippa de gegevens automatisch uitlezen, controleren en goedkeuren, wat zowel tijd als frustratie bespaart
Kan Klippa integreren met mijn huidige boekhoudsoftware?
Ja, Klippa kan naadloos integreren met bestaande systemen zoals boekhoudsoftware, ERP-systemen of HR-platforms. Dit maakt de verwerking van declaraties nog efficiënter en zorgt voor een soepele aansluiting bij de systemen die je al gebruikt.
Hoe helpt Klippa bij fraudedetectie in declaraties?
Klippa maakt gebruik van ingebouwde fraudedetectie die verdachte patronen, zoals dubbele declaraties of onlogische bedragen, automatisch signaleert. Dit helpt fraude te voorkomen en garandeert dat alle declaraties aan de regels voldoen.