Factuurverwerking vormt een groot deel van het werk van de financiële administratie. Uit onderzoek van Levvel blijkt dat 77% van alle taken van crediteurenmedewerkers te maken heeft met het verwerken van facturen. Het is daarmee een van de meest tijdsintensieve processen in een bedrijf.
Veel organisaties werken nog steeds op een handmatige manier. Medewerkers verwerken facturen die binnenkomen op papier of per e-mail, lezen de gegevens uit, typen ze over in het boekhoudsysteem en sturen de documenten door voor goedkeuring. Daarbij ontstaan gemakkelijk fouten, raken documenten zoek en is het lastig om de status van een factuur snel te achterhalen.
Daarom kiezen steeds meer bedrijven voor automatisering. Met Optical Character Recognition (OCR) en AI-technologie wordt de informatie op een factuur automatisch uitgelezen, gevalideerd en klaargezet voor betaling. Het resultaat is snellere verwerking, lagere kosten, minder fouten en een transparant proces dat altijd klaar is voor audit of belastingcontrole.
Key Takeaways
- 77% van het werk van crediteurenmedewerkers bestaat uit factuurverwerking.
- Een volledig factuurproces omvat ontvangst → controle → goedkeuring → boeking → betaling.
- Automatische verwerking met OCR & AI verkort de doorlooptijd en verbetert de nauwkeurigheid tot 99%.
- Automatisering vermindert fouten, verhoogt compliance, voorkomt fraude en schaalt mee met groei.
Wat is factuurverwerking?
Factuurverwerking is het proces waarin inkomende facturen worden ontvangen, gecontroleerd, goedgekeurd, geboekt en betaald zodat leveranciers tijdig en correct hun geld ontvangen. Het is een kerntaak binnen de financiële administratie en speelt een directe rol in het behoud van een gezonde cashflow en sterke leveranciersrelaties.
In de praktijk betekent dit dat elke factuur wordt beoordeeld op juistheid, bijvoorbeeld of de geleverde goederen of diensten overeenkomen met de bestelling en of de prijzen kloppen. Pas na goedkeuring door een bevoegd persoon of afdeling wordt de factuur vastgelegd in het financiële systeem en klaargezet voor betaling. Dit zorgt ervoor dat alle transacties correct worden geregistreerd en dat het bedrijf voldoet aan fiscale en wettelijke verplichtingen.
Factuurverwerking geldt voor uiteenlopende soorten facturen, zoals inkoopfacturen, verkoopfacturen, onkostendeclaraties en servicekosten. Een betrouwbare en efficiënte verwerking is essentieel om verrassingen te voorkomen.
Stappen in het factuurverwerkingsproces
Een effectief factuurproces bestaat uit vijf duidelijke fasen. Door deze stappen te volgen, blijft de administratie overzichtelijk en voldoet het bedrijf aan alle wettelijke eisen.
1. Ontvangst: Facturen komen binnen op papier, per e‑mail of via een leveranciersportaal. Bij moderne digitale workflows worden documenten direct vastgelegd in het systeem vanaf het moment dat ze binnenkomen.
2. Extractie en validatie: De factuurgegevens worden uitgelezen en gecontroleerd op juistheid en volledigheid. Dit kan handmatig of automatisch met OCR en AI. Zo wordt voorkomen dat onjuiste bedragen of ontbrekende informatie leiden tot fouten.
3. Goedkeuring: De factuur wordt naar de juiste persoon gestuurd voor akkoord. In geautomatiseerde systemen gebeurt dit aan de hand van vooraf ingestelde autorisatieregels, waardoor vertragingen door handmatige routing worden voorkomen.
4. Boeking: Een goedgekeurde factuur wordt vastgelegd in het financiële systeem van het bedrijf. Hier wordt de transactie gekoppeld aan de juiste kostenplaats of grootboekrekening, zodat de administratie klopt.
5. Betaling: Na boeking wordt de betaling voorbereid en uitgevoerd binnen de afgesproken termijn. Tijdige betalingen voorkomen boetes en versterken de relatie met leveranciers.
Pijnpunten van handmatige factuurverwerking
Handmatige factuurverwerking kost organisaties veel tijd en geld. Het proces is vaak afhankelijk van medewerkers die gegevens intypen, documenten handmatig controleren en goedkeuringsrondes op papier of via e‑mail uitvoeren. Dit brengt meerdere uitdagingen met zich mee die de efficiëntie en betrouwbaarheid van de administratie onder druk zetten.
Fouten bij gegevensinvoer
Wanneer factuurgegevens handmatig worden overgenomen in een systeem, kunnen typefouten of incorrecte cijfers leiden tot verkeerde betalingen en administratieve problemen. Eén fout kan resulteren in een geschil met een leverancier of zelfs in boetes.
Vertragingen in doorlooptijd
Door handmatige routing en controle kan het dagen duren om een factuur volledig te verwerken. Dit is inefficiënt en kan zorgen voor gemiste kortingen of beschadigde leveranciersrelaties.
Gebrek aan inzicht
Bij grote hoeveelheden facturen is het moeilijk om te zien welke facturen al zijn goedgekeurd en wie nog een beslissing moet nemen. Hierdoor ontstaan onnodige wachttijden en onduidelijkheid.
Compliance risico’s
Papieren en losse digitale bestanden kunnen zoekraken, waardoor niet alle documenten beschikbaar zijn tijdens een audit. Dit verhoogt het risico op het niet voldoen aan wettelijke rapportageverplichtingen.
Beperkte schaalbaarheid
Wanneer het aantal facturen groeit, is het vaak nodig om extra personeel in te zetten om het proces bij te houden. Dit maakt het kostbaar en complex om op te schalen.
Risico op fraude
Traditionele processen zijn minder goed in staat om frauduleuze facturen te detecteren. Zonder automatische controles en afwijkingsdetectie kunnen foutieve of vervalste facturen onopgemerkt blijven.
Automatisering van de factuurverwerking
Automatische factuurverwerking vervangt de handmatige stappen door digitale workflows en slimme software. Met OCR en AI worden gegevens direct uit facturen gelezen, gevalideerd en gekoppeld aan de juiste administratieregels. Dit maakt het proces sneller, betrouwbaarder en beter schaalbaar.
- Voorkomen van invoerfouten: OCR en AI-technologie lezen factuurgegevens met een nauwkeurigheid tot 99 procent. Dit beperkt menselijke invoer tot uitzonderingen en vermindert het risico op typefouten en verkeerde bedragen.
- Versnelling van de doorlooptijd: Digitale workflows sturen facturen automatisch naar de juiste persoon voor goedkeuring. Hierdoor kan de verwerkingstijd teruggebracht worden van dagen naar uren, wat zorgt voor tijdige betalingen en benutting van eventuele kortingen.
- Betere controle en inzicht: Alle facturen en hun status zijn in real time zichtbaar in het systeem. Dashboards en zoekfuncties maken het eenvoudig om te zien waar een factuur zich in het proces bevindt en wie verantwoordelijk is voor de volgende stap.
- Sterkere compliancenaleving: Documenten worden digitaal opgeslagen op een veilige locatie, zodat ze altijd beschikbaar zijn voor audits en rapportage. Automatische dossiervorming helpt bedrijven voldoen aan belasting- en privacywetgeving.
- Schaalbaarheid zonder extra personeel: Automatisering kan moeiteloos grotere volumes verwerken. Bedrijven kunnen groeien zonder dat zij meer medewerkers hoeven in te zetten voor factuurverwerking.
- Detectie van fraude en afwijkingen: AI kan afwijkingen en dubbele facturen direct herkennen en markeren. Dit maakt het eenvoudiger om verdachte transacties op te sporen voordat ze tot problemen leiden.
Hoe Klippa jouw factuurverwerking kan verbeteren
Klippa SpendControl automatiseert je volledige factuurverwerking van ontvangst tot betaling. Met geavanceerde OCR en AI leest het platform factuurgegevens razendsnel en nauwkeurig uit, valideert deze automatisch en stuurt facturen in digitale workflows naar de juiste persoon voor goedkeuring. Zo bespaart u tijd, vermindert u fouten en verbetert u de controle over uw crediteurenadministratie.
Onze oplossing is flexibel, veilig en eenvoudig te integreren met bestaande systemen, waardoor zowel kleine als grote organisaties hun processen moeiteloos kunnen optimaliseren en schalen zonder extra personeelskosten.
Belangrijkste functies van Klippa SpendControl
- OCR-technologie met tot 99 procent accuratesse bij gegevensextractie
- AI-validatie van facturen en automatische afwijkings- en duplicaatdetectie
- Multi-level autorisatiestromen voor goedkeuring op maat
- Geavanceerde fraudedetectie om verdachte facturen te identificeren
- Integraties met SAP, NetSuite, QuickBooks en meer
- Web- en mobiele toegang voor factuurverwerking overal en altijd
- ISO 27001-gecertificeerd en volledig AVG-conform
- Ondersteuning voor meerdere valuta en internationale betalingen
Wilt u factuurverwerking sneller, goedkoper en foutloos maken? Boek hieronder een gratis demo of neem contact op met ons team om te ontdekken hoe Klippa SpendControl uw crediteurenproces kan transformeren.
FAQ
Factuurverwerking is het proces waarin facturen worden ontvangen, gecontroleerd, goedgekeurd, geboekt in het financiële systeem en betaald binnen de afgesproken termijn.
Medewerkers lezen facturen handmatig uit, typen de gegevens over in het boekhoudsysteem, controleren de inhoud en sturen de facturen door voor goedkeuring.
Met OCR en AI worden factuurgegevens automatisch uitgelezen, gevalideerd, vergeleken met inkooporders en doorgestuurd naar de juiste persoon voor akkoord. Na goedkeuring wordt de factuur digitaal geboekt en klaargezet voor betaling.
Automatische factuurverwerking met OCR en AI bespaart tijd, verlaagt kosten en vermindert fouten. Het biedt volledig inzicht in de status van facturen, schaalt mee met de groei van een bedrijf en detecteert fraude en dubbele facturen voordat deze betaald worden.
Ontvangst → Extractie en validatie → Goedkeuring → Boeking → Betaling.
Automatische controles herkennen afwijkingen in bedragen, detecteren dubbele facturen en markeren verdachte transacties. Hierdoor worden frauduleuze facturen sneller opgespoord voordat ze betaald worden.
Klippa SpendControl koppelt direct met boekhoud- en ERP-oplossingen zoals SAP, NetSuite, QuickBooks en meer, zodat facturen na goedkeuring automatisch geboekt worden.
Ja, Klippa SpendControl voldoet aan ISO 27001‑normen voor informatiebeveiliging en is volledig AVG‑conform. Facturen en documentatie worden veilig digitaal opgeslagen.