Factuurverwerking is een van de belangrijkste financiële elementen van elk bedrijf. Uit onderzoek van Levvel blijkt zelfs dat factuurverwerking maar liefst 77% van alle andere taken van crediteurenmedewerkers voor zijn rekening neemt. Omdat er zoveel mensen bij betrokken zijn, is een solide workflow voor factuurverwerking essentieel.
Tegelijkertijd worden traditionele methoden niet meer gezien als de ultieme manier om facturen te verwerken. Levvel concludeerde bijvoorbeeld dat handmatige gegevensinvoer en inefficiënte processen worden beschouwd als de grootste uitdaging waarmee AP-medewerkers tijdens hun werk worden geconfronteerd. Meestal als gevolg van traditionele factuurverwerking.
Om je een beter inzicht te geven in factuurverwerking, zullen we alles wat je over dit onderwerp moet weten uiteenzetten. We bespreken ook de andere problemen die gepaard gaan met traditionele factuurverwerking.
Aan het einde van deze blog onthullen we een methode die dit proces veel gemakkelijker kan maken met behulp van de juiste tools. Wil je weten hoe? Blijf dan nog even verder lezen
Wat is factuurverwerking?
Factuurverwerking in de crediteurenadministratie is de administratieve taak van het ontvangen, beoordelen, controleren en goedkeuren van facturen voor betaling. Het zorgt ervoor dat verkopers of leveranciers snel en nauwkeurig worden betaald, terwijl de financiële administratie accuraat blijft.
Het proces omvat meestal het controleren of goederen of diensten zijn ontvangen, het controleren op afwijkingen of fouten en het controleren of de factuur is goedgekeurd voor betaling door de juiste partijen. Zo kunnen bedrijven hun uitgaven bijhouden en ervoor zorgen dat ze niet betalen voor diensten of producten die ze niet hebben ontvangen.
Met methoden voor factuurverwerking kunnen verschillende soorten facturen worden verwerkt, waaronder inkoopfacturen, verkoopfacturen, onkostennota’s en nog veel meer. Het bijhouden van een nauwkeurige financiële administratie voor een bedrijf helpt ook om relaties met leveranciers te verbeteren, kosten voor te late betaling te vermijden en te voldoen aan financiële voorschriften. Hiervoor moeten bedrijven een factuurverwerkingsprocedure hebben.
Factuurverwerking Workflow
Een traditioneel factuur-naar-betaling proces omvat meestal vijf stappen:
- De factuur ontvangen: Facturen worden door de leverancier naar de winkelier gestuurd en kunnen op papier, per post of e-mail worden ontvangen.
- De factuur controleren: De factuur wordt gecontroleerd op nauwkeurigheid, inclusief controleren of de juiste goederen of diensten zijn ontvangen en of de juiste prijzen in rekening zijn gebracht. Eventuele afwijkingen of fouten worden geïdentificeerd en onder de aandacht van de verkoper gebracht voor correctie.
- Goedkeuring: Nadat de factuur is gecontroleerd, wordt deze goedgekeurd voor betaling door de juiste partijen binnen de organisatie. Dit kan een supervisor, manager of andere aangewezen goedkeurder zijn.
- Betaling: Na goedkeuring wordt de factuur betaald via de voorkeursmethode van de organisatie. Dit kan door middel van een cheque of een elektronische betaling.
- Registratie: Tot slot wordt de factuur, samen met eventuele ondersteunende documentatie, gearchiveerd en opgeslagen voor toekomstige referentie en naleving van de vereisten voor financiële rapportage. Het naleven van de compliancevereisten is vooral belangrijk voor mogelijke audits die kunnen worden uitgevoerd.
Deze vijf stappen kunnen je helpen om een degelijke factuurverwerkingsprocedure te volgen die je bedrijf kan helpen om georganiseerd te blijven en zich aan de regels te houden. Door facturen bij te houden, kan je bedrijf de uitgaven in de gaten houden en ervoor zorgen dat het budget niet wordt overschreden.
Voor belastingdoeleinden is het correct verwerken van facturen ook essentieel. Je bedrijf kan er zeker van zijn dat het alle inkomsten en uitgaven correct rapporteert, wat je behoedt voor mogelijke boetes van de lokale belastingdienst. Al met al is het een cruciaal proces dat de aandacht verdient die het verdient.
Conventionele methoden voor het verwerken van facturen brengen echter uitdagingen met zich mee waar bedrijven mee te maken krijgen. In de volgende paragraaf zullen we de belangrijkste problemen belichten.
Moeilijkheden van traditionele factuurverwerking
Traditionele factuurverwerking kan een tijdrovende en foutgevoelige taak zijn, omdat het vaak gaat om handmatige gegevensinvoer en documentverwerking. Enkele problemen van traditionele factuurverwerking zijn:
Fouten bij gegevensinvoer
Het handmatig invoeren van factuurgegevens in boekhoudsoftware leidt tot fouten, zoals typefouten of verwisselde nummers, wat kan leiden tot onjuiste betalingen of geschillen met leveranciers.
Vertragingen in goedkeuring en betaling
Traditionele factuurverwerking neemt meer tijd in beslag dan nodig is om verplichtingen zoals Accounts Payable (AP) goed te keuren en uit te betalen, wat leidt tot vertragingen in het AP-proces en mogelijk tot beschadigde relaties met leveranciers. De gemiddelde doorlooptijd voor het handmatig verwerken van één factuur is 25 dagen.
Gebrek aan inzicht
Met handmatige factuurverwerking is het moeilijk om de status van facturen bij te houden en te weten wie verantwoordelijk is voor het goedkeuren ervan, vooral wanneer het om grote factuurvolumes gaat.
Moeite om naleving te handhaven
Traditionele factuurverwerking maakt het moeilijk om te voldoen aan financiële rapportage vereisten, omdat facturen en ondersteunende documentatie verloren kunnen gaan of verkeerd kunnen worden opgeslagen.
Inefficiëntie
Facturen handmatig verwerken is een zeer arbeidsintensieve taak. Bovendien kan het moeilijk zijn om een grote hoeveelheid facturen tijdig te verwerken.
Beperkte schaalbaarheid
Wanneer een bedrijf groter wordt en het aantal facturen toeneemt, is het moeilijk om traditionele factuurverwerkingsmethoden op te schalen om het toegenomen volume aan te kunnen. Je zou veel nieuwe medewerkers moeten aannemen en opleiden.
Moeite hebben met het opsporen van fraude
Traditionele factuurverwerkingsmethoden zijn gebaseerd op handmatige controle en goedkeuring, wat het moeilijker maakt om fraude met facturen op te sporen. Frauduleuze facturen kunnen moeilijk te herkennen zijn, omdat ze vermomd kunnen zijn als legitieme facturen en vermengd kunnen zijn met grote hoeveelheden legitieme facturen.
De problemen waar bedrijven mee te maken krijgen bij traditionele factuurverwerking kunnen variëren van kleine gevolgen tot ernstige gevolgen voor een bedrijf. Het samengestelde effect van een mix van deze uitdagingen kan resulteren in een catastrofe voor het bedrijf en zelfs voor zijn stakeholders.
Maar, zoals we al eerder zeiden, er is een oplossing. Veel bedrijven verwerken hun facturen nog steeds op de conventionele manier. Als je je wilt onderscheiden en je factuurverwerking wilt verbeteren, is automatisering het antwoord.
Automatisering als oplossing
Automatisering van factuurverwerking stelt bedrijven in staat om handmatige taken binnen de factuurbeheer workflow af te schaffen, zoals gegevensvastlegging, validatie, goedkeuring, factuurbetaling en het bijhouden van gegevens.
Met de juiste geautomatiseerde factuurverwerkingssoftware worden handmatige stappen gestroomlijnd, wat leidt tot snellere en nauwkeurigere resultaten. Zo verandert het proces:
- De factuur ontvangen: facturen worden automatisch vastgelegd en verwerkt, ongeacht hun formaat. Handmatige gegevensinvoer is niet meer nodig, omdat de belangrijkste gegevens elektronisch worden verzameld en opgeslagen.
- De factuur controleren: In plaats van handmatig te controleren op fouten, inconsistenties of mogelijke fraude met leveranciers, vergelijkt het systeem de factuurgegevens met inkooporders en leveringsbevestigingen. Eventuele afwijkingen worden gemarkeerd voor verdere controle, zodat er minder menselijke tussenkomst nodig is.
- Goedkeuring: Digitale workflows sturen facturen naar de juiste persoon ter controle op basis van vooraf gedefinieerde regels. Dit voorkomt vertragingen door handmatige routering, waardoor facturen sneller kunnen worden goedgekeurd.
- Betaling: Na goedkeuring plant het systeem automatisch de betaling. Dit zorgt ervoor dat betalingen op tijd worden verwerkt, waardoor het risico op late kosten of gemiste betalingen afneemt.
- Bijhouden van gegevens: Facturen en ondersteunende documenten worden digitaal opgeslagen, waardoor ze gemakkelijk toegankelijk zijn wanneer ze nodig zijn voor audits of nalevingsdoeleinden. Dit vermindert ook de afhankelijkheid van fysieke opslag.
Automatisering vereenvoudigt de hele workflow, versnelt elke stap en minimaliseert de kans op fouten. Als een van de best practices in crediteurenadministratie kan automatisering ervoor zorgen dat alle moeilijkheden van traditionele factuurverwerking verleden tijd worden.
Hoe Klippa jouw factuurverwerking kan verbeteren
Facturen verwerken kan vervelend en inefficiënt zijn, maar dat hoeft niet. Vergeet de uitdagingen van handmatige workflow – vertrouw je facturen toe aan Klippa SpendControl.
Verwerk, goedkeur en beheer alle leveranciersfacturen met onze OCR-gebaseerde pre-boekhoudoplossing. Verminder de zware werklast in slechts een paar klikken!
Met SpendControl kun je:
- Beheer facturen van leveranciers, personeelskosten en zakelijke creditcards in één platform
- Facturen indienen, verwerken en goedkeuren via web of mobiele app
- Bereik 99% nauwkeurigheid bij het extraheren van factuurgegevens met Klippa’s OCR
- Krijg weer controle over je crediteurenadministratie met intuïtieve dashboards
- Pas je goedkeuringsbeheer aan met autorisatiestromen op meerdere niveaus
- Voldoe aan alle belasting- en gegevensbeschermingsregels met onze ISO27001-gecertificeerde en AVG-conforme oplossing
- Vertrouw op automatische ondersteuning van meerdere valuta voor internationale betalingen
- Voorkom factuurfraude met ingebouwde duplicaat- en fraudedetectie
- Integreer SpendControl met je boekhoud- en ERP-software, zoals Quickbooks, NetSuite of SAP
Neem de volgende stap in factuurverwerking – neem contact op met onze experts voor meer informatie of boek hieronder een gratis demo!
FAQ
De drie belangrijkste stappen in factuurverwerking zijn het ontvangen van de factuur, het controleren van de juistheid ervan en het goedkeuren voor betaling. Deze stappen zorgen ervoor dat het bedrijf correct gefactureerd wordt voor ontvangen goederen of diensten en dat de factuur geautoriseerd is voordat betaling plaatsvindt.
Het verwerken van facturen omvat verschillende taken, zoals het ontvangen van facturen van leveranciers, ze controleren op juistheid, ze goedkeuren voor betaling, betalingen uitvoeren naar de leveranciers en de administratie bijhouden voor naleving. Elke taak is cruciaal voor een goed financieel beheer en een goede relatie met leveranciers.
Goedkeuring van leveranciersfacturen houdt in dat de factuur wordt gecontroleerd op juistheid, dat wordt bevestigd dat de goederen of diensten zijn ontvangen en dat wordt gecontroleerd of de prijs correct is. Na controle wordt de factuur naar de juiste partijen gestuurd voor autorisatie voordat de betaling wordt uitgevoerd. In een geautomatiseerd systeem wordt dit proces gestroomlijnd via vooraf gedefinieerde workflows die goedkeuringen versnellen en handmatige vertragingen verminderen.
Factureringssoftware ondersteunt documentbeheer door het vastleggen van gegevens te automatiseren, facturen in een gecentraliseerd systeem te organiseren, eenvoudig terugvinden mogelijk te maken en naleving te garanderen door middel van veilige opslag en audit trails. Het stroomlijnt workflows, vermindert handmatige fouten en integreert met andere financiële tools voor een efficiënte verwerking.