Was ist Rechnungsverarbeitung & wie kann sie automatisiert werden?

Die Bearbeitung von Rechnungen ist eines der wichtigsten finanziellen Elemente eines jeden Unternehmens. Eine von Levvel durchgeführte Untersuchung hat zudem ergeben, dass die Rechnungsverarbeitung alle anderen Aufgaben, für die die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung zuständig sind, um erstaunliche 77 % übertrifft.

Bei so vielen beteiligten Personen ist eine solide Routine für die Rechnungsverarbeitung unerlässlich.

Gleichzeitig werden traditionelle Methoden nicht mehr als der heilige Gral der Rechnungsverarbeitung angesehen. Levvel kam beispielsweise zu dem Schluss, dass die manuelle Dateneingabe und ineffiziente Prozesse als die größte Herausforderung angesehen werden, der sich die Mitarbeiter der Rechnungsabteilung bei ihrer Arbeit gegenübersehen. Meistens als Folge der traditionellen Rechnungsverarbeitung.

Um Ihnen ein tieferes Verständnis der Rechnungsverarbeitung zu vermitteln, werden wir alles, was Sie über dieses Thema wissen müssen, erläutern. Wir werden auch auf die anderen Schwierigkeiten eingehen, die mit der traditionellen Rechnungsverarbeitung in Erscheinung treten.

Am Ende dieses Blogs verraten wir Ihnen eine Methode, die diesen Prozess mit Hilfe der richtigen Tools deutlich vereinfachen kann. Sie wollen wissen, wie? Dann sind Sie hier genau richtig.

Was ist die Rechnungsverwaltung?

Bei der Rechnungsverarbeitung handelt es sich um die administrative Aufgabe, Rechnungen zu empfangen, zu überprüfen und zur Zahlung freizugeben. Sie stellt sicher, dass Verkäufer oder Lieferanten umgehend und korrekt bezahlt werden und gleichzeitig genaue Finanzunterlagen geführt werden.

Der Prozess umfasst in der Regel die Überprüfung, ob Waren oder Dienstleistungen eingegangen sind, die Überprüfung auf Unstimmigkeiten oder Fehler, und die Sicherstellung, dass die Rechnung von den zuständigen Stellen zur Zahlung freigegeben wurde.

Auf diese Weise können Unternehmen ihre Ausgaben im Auge behalten und sicherstellen, dass sie nicht für Dienstleistungen oder Produkte zahlen, die sie nicht erhalten haben.

Mit den Methoden der Rechnungsverarbeitung können verschiedene Arten von Rechnungen verarbeitet werden, z. B. Einkaufsrechnungen, Verkaufsrechnungen, Kostenabrechnungen und viele andere.

Die Führung genauer Finanzunterlagen für ein Unternehmen trägt auch dazu bei, die Beziehungen zu den Lieferanten zu verbessern, Gebühren für Zahlungsverzüge zu vermeiden und die Finanzvorschriften einzuhalten. Um dies zu realisieren, sollten Unternehmen über ein zuverlässiges Verfahren zur Rechnungsverarbeitung verfügen.

Schritte der Rechnungsverwaltung

Ein traditionelles Verfahren zur Rechnungsverwaltung umfasst in der Regel fünf Schritte:

1. Eingang der Rechnung: Die Rechnung wird vom Lieferanten an den Händler geschickt und kann auf Papier, per Post oder per E-Mail eingehen.
2. Prüfung der Rechnung: Die Rechnung wird auf ihre Richtigkeit hin überprüft. Dabei wird auch kontrolliert, ob die richtigen Waren oder Dienstleistungen erhalten wurden und ob die richtigen Preise berechnet wurden. Etwaige Unstimmigkeiten oder Fehler werden festgestellt und dem Lieferanten zur Korrektur mitgeteilt.
3. Genehmigung: Nachdem die Rechnung geprüft wurde, wird sie von den zuständigen Stellen im Unternehmen zur Zahlung freigegeben. Dies kann ein Vorgesetzter, ein Manager oder ein anderer benannter Genehmiger sein.
4. Bezahlung: Nach der Genehmigung wird die Rechnung auf die von der Organisation bevorzugte Weise bezahlt. Dies kann entweder durch die Ausstellung eines Schecks oder durch eine elektronische Zahlung erfolgen.
5. Aufbewahrung der Unterlagen: Abschließend wird die Rechnung zusammen mit allen Belegen abgelegt und aufbewahrt, damit sie später wieder eingesehen werden kann und den Anforderungen der Finanzberichterstattung entspricht. Die Einhaltung der Vorschriften ist besonders wichtig für mögliche Prüfungen, die durchgeführt werden können.

Diese fünf Schritte können Ihnen helfen, ein angemessenes Verfahren für die Rechnungsverarbeitung einzuhalten, das Ihrem Unternehmen hilft, organisiert zu bleiben und die Vorschriften einzuhalten. Durch die Verfolgung der Rechnungen kann Ihr Unternehmen seine Ausgaben im Auge behalten und sicherstellen, dass es sein Budget nicht überschreitet.

Auch für steuerliche Zwecke ist die korrekte Verarbeitung von Rechnungen von höchster Priorität. Ihr Unternehmen kann sich vergewissern, dass es alle seine Einnahmen und Ausgaben korrekt ausweist, was Sie vor möglichen Strafen der örtlichen Steuerbehörden schützt. Alles in allem handelt es sich um einen kritischen Prozess, dem die gebührende Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte.

Die herkömmlichen Methoden der Rechnungsverarbeitung sind jedoch mit Herausforderungen verbunden, denen sich die Unternehmen stellen müssen. Im nächsten Abschnitt werden wir auf die wichtigsten Schwierigkeiten eingehen. Aber keine Sorge, für jede Herausforderung gibt es eine Lösung.

Schwierigkeiten bei der traditionellen Rechnungsverarbeitung

Die herkömmliche Rechnungsverarbeitung kann eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe sein, da sie häufig die manuelle Dateneingabe und Dokumentenverarbeitung beinhaltet. Zu den Schwierigkeiten der traditionellen Rechnungsverarbeitung gehören:

1. Fehler bei der Dateneingabe: Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten in die Buchhaltungssoftware führt zu Fehlern, wie z. B. Tippfehlern oder Zahlendrehern, die zu falschen Zahlungen oder Streitigkeiten mit Lieferanten führen können.
2. Verzögerungen bei der Genehmigung und Zahlung: Die herkömmliche Rechnungsverarbeitung dauert länger als nötig, um Rechnungen zu genehmigen und zu bezahlen, was zu Verzögerungen bei den Zahlungen an die Lieferanten führt und die Geschäftsbeziehungen potenziell schädigen könnte. Die durchschnittliche Durchlaufzeit für die manuelle Bearbeitung einer einzigen Rechnung beträgt im Schnitt 25 Tage.
3. Mangelnder Einblick: Bei der manuellen Bearbeitung von Rechnungen ist es schwierig, den Status der Rechnungen zu verfolgen und zu wissen, wer für die Genehmigung der Rechnungen zuständig ist, insbesondere bei großen Rechnungsbeträgen.
4. Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Vorschriften: Bei der herkömmlichen Rechnungsverarbeitung ist es schwierig, die Anforderungen an die Finanzberichterstattung zu erfüllen, da Rechnungen und Belegdokumente verloren gehen oder falsch abgelegt werden können.
5. Ineffizienz: Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen ist eine sehr arbeitsintensive Aufgabe. Außerdem kann es schwierig sein, eine große Anzahl von Rechnungen zeitnah zu bearbeiten.
6. Eingeschränkte Skalierbarkeit: Wenn sich ein Unternehmen vergrößert und die Zahl der Rechnungen steigt, ist es schwierig, die herkömmlichen Methoden der Rechnungsverarbeitung so zu skalieren, dass sie dem gestiegenen Volumen gerecht werden. Sie müssten eine Menge neuer Mitarbeiter einstellen und schulen.
7. Schwierigkeiten bei der Aufdeckung von Betrug: Traditionelle Rechnungsverarbeitungsmethoden beruhen auf manueller Überprüfung und Genehmigung, was die Aufdeckung betrügerischer Rechnungen erschwert. Diese können schwer zu erkennen sein, da sie als legitime Rechnungen getarnt und mit großen Mengen rechtliche Rechnungen vermischt sein können.

Die Schwierigkeiten, mit denen Unternehmen bei der manuellen Rechnungsverarbeitung zu kämpfen haben, können von geringfügigen Auswirkungen bis hin zu schwerwiegenden Folgen für ein Unternehmen reichen. Das Zusammentreffen mehrerer dieser Probleme kann zu einer Katastrophe für das Unternehmen und sogar für seine Stakeholder führen.

Aber, wie wir bereits erwähnt haben, gibt es eine Lösung. Viele Unternehmen verarbeiten ihre Rechnungen immer noch auf manuelle Weise. Wenn Sie sich von der Masse abheben und Ihre Rechnungsverarbeitung verbessern wollen, lautet die Antwort: Automatisierung.

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie mehr über die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, über verschiedene Gründe, die dafür sprechen, und wir zeigen Ihnen Methoden auf, mit denen auch Sie diese Chance nutzen können.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Unter Rechnungsautomatisierung versteht man den Einsatz von Technologie zur Rationalisierung und Automatisierung von Aufgaben, die mit der Bearbeitung von Rechnungen verbunden sind, z. B. Datenerfassung, Validierung, Genehmigung, Zahlung und Aufbewahrung von Unterlagen.

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung kann dafür sorgen, dass alle Schwierigkeiten der traditionellen Rechnungsverarbeitung der Vergangenheit angehören. Dies bringt uns zum nächsten Abschnitt, in dem wir die verschiedenen Gründe aufzeigen, warum Sie Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren sollten.

Warum Sie Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren sollten

Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kann eine mühsame und zeitaufwändige Aufgabe sein, die, wie bereits erwähnt, zu zahlreichen Schwierigkeiten für Ihr Unternehmen führen kann. Daher kann die Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung viele Vorteile für Ihr Unternehmen bringen, darunter:

1. Höhere Effizienz: Die Automatisierung von Rechnungen ermöglicht es Ihnen, eine große Anzahl von Rechnungen schnell und präzise zu bearbeiten, was die Arbeitskosten senkt und die Gesamteffizienz verbessert.
2. Geringere Fehlerquote: Das Risiko von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe lässt sich durch Datenextraaktionstechnologien wie OCR (Optical Character Recognition) zur automatischen Extraktion von Daten aus Rechnungen erheblich verringern. Mehr über diese Technologie erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
3. Verbesserter Überblick: Die Automatisierung von Rechnungen kann für Echtzeittransparenz sorgen und den Überblick über den Rechnungsstatus verbessern, sodass sich leicht nachvollziehen lässt, wer für die Genehmigung der Rechnungen verantwortlich ist.
4. Weitreichende Konformität: Durch die Automatisierung wird sichergestellt, dass Rechnungen und Belege ordnungsgemäß abgelegt und digital gespeichert werden, sodass Rechnungen bei Bedarf leichter abgerufen werden können und die Anforderungen an die Finanzberichterstattung erfüllt werden.
5. Schnellere Genehmigung und Zahlung: Durch die Automatisierung von Rechnungen können Rechnungen effizienter zur Genehmigung und Zahlung weitergeleitet werden, wodurch Verzögerungen verringert und die Beziehungen zu den Lieferanten verbessert werden.
6. Aufdeckung und Verhinderung von Betrug: Systeme zur Rechnungsautomatisierung können Rechnungsdaten auch mit anderen Systemen und Datenquellen abgleichen, sowie machine learning Algorithmen einsetzen, um Muster und Abweichungen zu erkennen und Dokumentenbetrug zu erwischen und verhindern.
7. Kostengünstig: Automatisierung kann auf lange Sicht kosteneffizient sein, da sie Arbeitskosten einspart und die Gesamteffizienz verbessert. Wenn Sie wissen möchten, was die Automatisierung für Sie in Bezug auf die Kosteneffizienz leisten kann, versuchen Sie, den ROI der Automatisierung anhand von Zeit und Kosten zu berechnen.

Interessieren Sie sich für die Automatisierung von Rechnungen und möchten Sie die verschiedenen Methoden dazu kennenlernen? Wir haben alles, was Sie brauchen. Im nächsten Abschnitt gehen wir auf verschiedene Methoden der Rechnungsverarbeitung ein und bieten Ihnen auch eine Option für eine Komplettlösung, damit Sie so schnell wie möglich loslegen können.

Fünf Wege zur Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Jede Methode hat ihre eigenen Merkmale und kann mit anderen Methoden kombiniert werden, um die Leistung der Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen zu maximieren. Die wichtigsten Methoden zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung sind:

• Optische Zeichenerkennung (OCR): Die OCR-Technologie wird zum automatischen Scannen und Extrahieren von Daten aus Rechnungen verwendet, wodurch die manuelle Dateneingabe überflüssig wird. OCR-Software kann Zeichen und Bilder erkennen und interpretieren und sie in maschinenlesbare Daten wie JSON umwandeln.
• Elektronische Rechnungseinreichung und -bezahlung (EIPP): EIPP-Systeme ermöglichen es den Lieferanten, Rechnungen elektronisch einzureichen, entweder per E-Mail oder über ein Webportal. Das System kann automatisch Daten aus der Rechnung erfassen und extrahieren, die Daten validieren und die Rechnung zur Genehmigung weiterleiten.
• Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA): RPA ist eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, sich wiederholende, manuelle Aufgaben wie die Dateneingabe und die Rechnungsbearbeitung zu automatisieren. RPA-Software kann menschliche Handlungen imitieren, z. B. das Anmelden bei einem System, das Navigieren durch verschiedene Bildschirme und die Eingabe von Daten.
• Machine learning: Algorithmen des machine learning können verwendet werden, um Rechnungen zu verarbeiten und Informationen aus ihnen zu extrahieren. Dies ermöglicht eine genauere und effizientere Datenextraktion und kann auch bei der Erkennung betrügerischer Rechnungen helfen.
• Integration mit Finanzsystemen: Automatisierte Rechnungsverarbeitungssysteme können in die Finanzsysteme eines Unternehmens integriert werden, z. B. in Enterprise Resource Planning (ERP) oder Buchhaltungssoftware, um Zahlungen automatisch zu verarbeiten und Finanzdaten zu aktualisieren.

Einige Finanzmanagementlösungen kombinieren die Kraft mehrerer dieser Methoden, um ihre Fähigkeiten zu maximieren, wie z. B. Klippa SpendControl. Klippa SpendControl ist eine All-in-One Finanzmanagementlösung, die sich ideal für den Start Ihrer Automatisierungsreise eignet, um eine nahtlose Rechnungsverarbeitung zu ermöglichen. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie mehr darüber, wie Klippa Ihre Rechnungsverarbeitung verbessern kann.

Wie Klippa Ihre Rechnungsverarbeitung Verbessern kann

Mit Klippa SpendControl wird die Rechnungsverarbeitung zum Kinderspiel. Die Lösung ermöglicht es Ihnen, den manuellen Aufwand zu minimieren und mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem zu integrieren. Ihre Finanzabteilung wird sich glücklich schätzen, wenn Sie es ihr ermöglichen,:

• Rechnungen ganz einfach per E-Mail, über eine mobile Anwendung oder eine Webumgebung zu übermitteln. Sie können sogar mehrere Rechnungen in großen Mengen versenden, um den Aufwand zu minimieren.
• Daten zu extrahieren, mithilfe einer KI-gesteuerten Datenextraaktionstechnologie, die alle erforderlichen Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Gesamtsumme und sogar mehrere verschiedene Währungen erkennt.
• Genehmigungsprozesse zu automatisieren, mit intelligenten Geschäftsregeln, sowie feste oder variable Genehmigungsprozesse zu erstellen für einen ausgeklügelten Workflow.
• Betrug zu verhindern, mit einer integrierten Analyse, um betrügerische und doppelte Rechnungen zu erkennen.
• Die Lösung zu integrieren, in eine Vielzahl von ERP- und Buchhaltungssoftware, wie z. B. NetSuite, SAP, Xero und viele andere Integrationen.
• Dokumente abzurufen, und dies über eine spezielle Cloud-Umgebung. Alle Ihre Rechnungsdateien werden 10 Jahre lang aufbewahrt, sodass Sie bei eventuellen Prüfungen leicht auf Ihre Dateien zugreifen können, um konform zu bleiben.

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