Ben je het zat dat facturen vaak blijven liggen en goedkeuring lang duurt door omslachtige processen?
Factuurvalidatie is belangrijk, maar in veel bedrijven kost het de crediteurenadministratie veel tijd en energie. Dat leidt vaak tot fouten, hogere kosten en risico’s voor het naleving van de regels.
Met automatisering maak je het proces sneller en eenvoudiger. Je vermindert handmatig werk, voorkomt vergissingen en zorgt dat betalingen op tijd gebeuren.
Met slimme software zoals Klippa SpendControl kun je facturen in enkele seconden controleren en goedkeuren, in plaats van dagen of weken. In deze blog lees je wat factuurvalidatie inhoudt, waarom het handmatig vaak stroef loopt, en vooral: hoe je het proces volledig automatiseert zodat je sneller, foutloos én zonder gedoe kunt werken
Key Takeaways
- Factuurvalidatie waarborgt nauwkeurigheid en naleving van wet- en regelgeving: Door facturen te controleren voordat ze worden goedgekeurd, voorkom je fouten, fraude en ongeautoriseerde betalingen.
- Handmatig valideren is inefficiënt en kostbaar: Traditionele processen zorgen voor vertraging, menselijke fouten, hoge verwerkingskosten en verhoogde risico’s op het gebied van regelgeving en interne procedures.
- Automatisering verhoogt de efficiëntie en nauwkeurigheid: Geautomatiseerde factuurvalidatie vermindert handmatig werk, versnelt goedkeuringen en verbetert financiële controle.
- Belangrijkste automatiseringsstappen: Gebruik OCR voor gegevensextractie, automatiseer het matchen van facturen, stel goedkeuringsprocessen in en koppel het aan je boekhoudsysteem om het proces te vereenvoudigen.
Wat is factuurvalidatie?
Het valideren van facturen is een stap binnen het factuurverwerkingsproces waarbij facturen worden gecontroleerd op juistheid en op mogelijke fraude voordat ze worden goedgekeurd voor betaling. Deze controle zorgt ervoor dat bedrijven alleen betalen voor goederen en diensten die daadwerkelijk geleverd zijn en correct in rekening zijn gebracht.
Door facturen te valideren blijft de financiële administratie nauwkeurig, worden fouten voorkomen en wordt voldaan aan bedrijfsbeleid en belastingregels. Het proces wordt meestal uitgevoerd door de crediteurenadministratie, ook wel Accounts Payable genoemd, vaak in samenwerking met de inkoopafdeling en afdelingsmanagers voor de goedkeuring van facturen.
Een goede validatie helpt om ongeautoriseerde betalingen, dubbele facturen en fouten die invloed hebben op financiële rapportages te voorkomen.
Stappen om facturen te valideren
- Factuur ontvangen: Facturen komen binnen via verschillende kanalen, zoals e-mail, EDI of per post. De crediteurenadministratie verzamelt en ordent ze zodat ze klaar zijn voor factuurverwerking.
- Gegevens invoeren en documenteren: Belangrijke details, zoals factuurnummer, naam van de leverancier, bedrag en vervaldatum, worden ingevoerd in het boekhoud- of ERP-systeem. Daarnaast wordt de factuur ingedeeld op type en betalingsvoorwaarden.
- Matchen en controleren:
Bij facturen op basis van een inkooporder: de factuur wordt vergeleken met de inkooporder en het afleverbewijs (two-way of three-way matching) om te controleren of prijzen, hoeveelheden en voorwaarden overeenkomen.
Bij facturen zonder inkooporder: de factuur wordt gecontroleerd aan de hand van contractafspraken of interne goedkeuringen voordat deze verder verwerkt wordt. - Controle op naleving van beleid en regels: De factuur wordt nagekeken op bedrijfsbeleid, belastingwetgeving en contractafspraken. Eventuele afwijkingen worden gemarkeerd voor extra controle.
- Goedkeuringsworkflow: Indien nodig wordt de factuur doorgestuurd naar de juiste manager of naar een medewerker binnen de crediteurenadministratie die bevoegd is om goed te keuren. Facturen boven een vooraf vastgesteld limiet krijgen extra controle.
- Oplossen van afwijkingen: Wanneer er verschillen worden ontdekt, neemt de crediteurenadministratie contact op met betrokken partijen, zoals leveranciers, inkoop of interne afdelingen, om het probleem op te lossen voordat de factuur verdergaat.
- Definitieve validatie en betalingsverwerking: Als alles klopt, wordt de factuur goedgekeurd voor betaling. Betalingen worden ingepland volgens de afgesproken voorwaarden en de factuur wordt geregistreerd in het financiële systeem voor toekomstige audits en rapportages.
Dit proces is bedoeld om ervoor te zorgen dat alleen geldige facturen worden verwerkt. Zo blijft de administratie correct, worden problemen bij audits voorkomen en ontstaan er geen vertragingen bij de maandafsluiting.
Uitdagingen van het handmatig valideren van facturen
In veel bedrijven worden facturen nog steeds handmatig gecontroleerd en goedgekeurd. Dat lijkt misschien veilig, maar het levert vaak vertraging op, kost veel tijd en brengt risico’s met zich mee. Financiële teams die dagelijks met goedkeuringen, betalingen en audits bezig zijn, kennen deze knelpunten maar al te goed. Hieronder lees je de meest voorkomende problemen.
Menselijke fouten
Het handmatig overtypen van factuurgegevens in een boekhoudsysteem is niet alleen tijdrovend, maar ook gevoelig voor fouten. Finance-afdelingen verspillen jaarlijks tot 25.000 uur aan het herstellen van fouten die voorkomen hadden kunnen worden. Een kleine vergissing, zoals een typefout in het factuurnummer of een verkeerde komma in het bedrag, kan leiden tot dubbele betalingen, onderbetalingen of afwijkingen in de naleving van regels.
Een concreet voorbeeld: een factuur van €15.000 wordt per ongeluk ingevoerd als €1.500. Dit kan een betaling aan de leverancier vertragen of tot onnodige discussies leiden.
Langzame goedkeuringen en betalingsvertragingen
In een handmatig proces moet een factuur vaak fysiek of via e-mail langs meerdere mensen voor goedkeuring. Als één van de beslissers afwezig is of zijn mailbox vol zit, loopt het proces vast. Een factuur die normaal in twee dagen had kunnen worden goedgekeurd, kan daardoor weken blijven liggen. Dat is niet alleen slecht voor de interne workflow, maar zorgt er ook voor dat je kortingen voor snelle betaling misloopt en boetes voor te late betaling kunt krijgen.
Gebrek aan overzicht en moeilijk traceren
Zonder centraal systeem is het lastig om precies te zien waar een factuur zich in het proces bevindt. Het team moet dan e-mails doorzoeken, papieren dossiers bekijken of spreadsheets openen om de status te achterhalen. Dit kost veel tijd en leidt tot extra vragen van leveranciers, die zich afvragen waarom hun betaling nog niet is gedaan. Daardoor neemt de administratieve druk alleen maar toe.
Moeite met facturen koppelen aan ondersteunende documenten
Het zogenoemde three-way matching, facturen vergelijken met inkooporders en afleverbewijzen, kost veel moeite als documenten verspreid staan over verschillende systemen, e-mails en soms zelfs fysieke mappen. Als een inkooporder ontbreekt of de levering niet klopt, moet het financiële team het handmatig uitzoeken. Dit zorgt voor vertraging en frustratie bij zowel medewerkers als leveranciers.
Risico op fraude en overtredingen van regelgeving
In Nederland vormt factuurfraude een aanzienlijk risico voor organisaties van iedere omvang. Uit onderzoek van de Kamer van Koophandel blijkt dat ongeveer 45% van de bedrijven ooit te maken heeft gehad met factuurfraude. De financiële impact is groot: de totale schade door online fraude, waar factuurfraude een belangrijk onderdeel van is, loopt op tot tientallen miljoenen euro’s per jaar, waarbij alleen factuurfraude al verantwoordelijk is voor ongeveer €13 miljoen aan schade. Dit onderstreept hoe snel de kosten kunnen oplopen wanneer interne controlemechanismen tekortschieten
Hoge verwerkingskosten
Elke handmatige stap, het ontvangen, invoeren, controleren en goedkeuren van facturen, kost tijd en dus geld. Uit onderzoek blijkt dat het verwerken van een enkele factuur tussen de €5 en €20 kan kosten. Voor bedrijven die duizenden facturen per maand afhandelen, lopen deze kosten al snel op tot aanzienlijke bedragen.
De noodzaak van een efficiëntere aanpak
De problemen van handmatig facturen valideren gaan verder dan ongemak. Ze hebben directe gevolgen voor cashflow, bedrijfsvoering en het voldoen aan wet- en regelgeving. In de volgende sectie kijken we hoe automatisering deze uitdagingen wegneemt en het proces aanzienlijk kan verbeteren.
Hoe automatiseer je het valideren van facturen in 8 stappen
Het automatiseren van factuurvalidatie kan de efficiëntie binnen de crediteurenadministratie aanzienlijk verbeteren. Minder handmatig werk betekent minder fouten en een sneller betalingsproces. Ben je klaar om over te stappen op een meer gestroomlijnd proces? Volg dan deze acht stappen:
1. Analyseer je huidige proces
Begin met een overzicht van hoe facturen nu worden verwerkt, van het moment van ontvangst tot de uiteindelijke betaling. Let vooral op plekken waar vaak fouten ontstaan, zoals verkeerd ingevoerde bedragen of documenten die handmatig worden vergeleken. Identificeer ook de knelpunten, bijvoorbeeld facturen die vastlopen in lange goedkeuringsrondes. Met deze analyse zie je duidelijk welke onderdelen het meest profiteren van automatisering.
2. Kies de juiste oplossing voor automatisering
Niet alle oplossingen zijn hetzelfde. Kies een systeem dat goed samenwerkt met je huidige boekhoud- of ERP-pakket. Belangrijke functies om op te letten:
- Intelligente OCR: Automatisch herkennen en uitlezen van data uit facturen, ongeacht het formaat, zodat handmatig typen overbodig wordt.
- Factuur matching: Facturen koppelen aan inkooporders en leveringsbewijzen, zodat bedragen en informatie automatisch worden gecontroleerd.
- Goedkeuringsproces: Hiermee kun je regels instellen om facturen naar de juiste persoon te sturen voor goedkeuring, bijvoorbeeld op basis van het bedrag, de afdeling of de leverancier.
Gebruik je bijvoorbeeld een ERP-systeem zoals SAP of Oracle, zorg er dan voor dat de automatiseringssoftware daar rechtstreeks mee koppelt. Zo voorkom je losse gegevensbestanden en fouten door dubbele invoer.
3. Standaardiseer factuurformaten
Een van de snelste manieren om automatisering effectief te maken, is door leveranciers te vragen hun facturen digitaal en in een vast format aan te leveren, bijvoorbeeld als PDF of via EDI. Door te standaardiseren wordt het uitleesproces eenvoudiger en verklein je de kans op fouten bij het verwerken van handgeschreven of slecht opgemaakte documenten.
Je kunt bijvoorbeeld een beleid opstellen waarin leveranciers hun facturen via EDI indienen of gebruikmaken van een standaard PDF-sjabloon. Dit sjabloon bevat duidelijk gemarkeerde velden voor het factuurnummer, het bedrag en de gegevens van de leverancier. Zo kan OCR-technologie alle relevante informatie correct uitlezen, wat handmatige correcties overbodig maakt en de verwerkingstijd aanzienlijk verkort.
Overstappen op e-facturatie voor naleving en standaardisatie
Wanneer je factuurformaten hebt gestandaardiseerd in je huidige proces, is het verstandig te controleren of in jouw regio e-facturatie verplicht wordt. E-facturatie houdt in dat facturen uitsluitend in een digitaal formaat worden verzonden en ontvangen, dat voldoet aan de specificaties van de belastingautoriteiten.
In landen zoals Duitsland is e-facturatie bijvoorbeeld verplicht bij B2G-transacties (business-to-government), waarbij bedrijven hun facturen moeten indienen in specifieke formaten zoals ZUGFeRD of XRechnung om aan de belastingwetgeving te voldoen. Werk je in een regio waar e-facturatie binnenkort verplicht wordt? Kies dan voor e-facturatiesoftware in plaats van standaard AP-automatiseringssoftware. Zo zorg je dat je altijd voldoet aan de wettelijke eisen en voorkom je problemen bij audits.
4. Implementeer OCR en automatische gegevensextractie
De volgende stap is het inzetten van OCR-technologie om facturen te digitaliseren en automatisch alle belangrijke gegevens vast te leggen.Hiermee voorkom je dat factuurdetails handmatig moeten worden overgetypt, wat een van de meest voorkomende bronnen van fouten is.
Een OCR-systeem leest bijvoorbeeld automatisch de naam van de leverancier, de datum en het bedrag uit de factuur. Als het systeem afwijkingen detecteert, zoals een inkoopordernummer dat niet overeenkomt, wordt de factuur gemarkeerd voor extra controle voordat deze verder verwerkt wordt.
5. Stel automatische matching- en validatieregels in
Wanneer de automatisering eenmaal actief is, kun je regels instellen om het matchen van facturen automatisch te laten verlopen. Werk je bijvoorbeeld met een three-way matching-proces, dan kan het systeem de factuur automatisch vergelijken met de inkooporder en het afleverbewijs. Als er een afwijking wordt gevonden, markeert het systeem de factuur zodat deze handmatig kan worden gecontroleerd voordat hij verder wordt verwerkt.
6. Automatiseer de goedkeuringsproces
Door het goedkeuringsproces te automatiseren, zorg je dat facturen zonder vertraging naar de juiste personen worden gestuurd. Je kunt workflows instellen op basis van bedrijfsregels, zoals het bedrag van de factuur of de afdeling waar de kosten worden gemaakt. Zo kunnen kleinere facturen automatisch worden goedgekeurd, terwijl grotere bedragen eerst door senior management moeten worden ondertekend.
Een voorbeeld: een factuur van €50.000 moet worden goedgekeurd door de financieel manager, terwijl een factuur van €5.000 alleen door de afdelingsmanager hoeft te worden bevestigd. Met automatisering kun je deze regels vooraf instellen, zodat goedkeuringen sneller verlopen en het betalingsproces wordt versneld.
7. Stel real-time tracking en meldingen in
Zorg dat je systeem real-time inzicht geeft in de status van facturen en dat automatische meldingen worden verstuurd wanneer actie nodig is. Zo krijgen goedkeurders een bericht zodra hun goedkeuring vereist is, waardoor facturen op tijd worden verwerkt en vertraging door gemiste goedkeuringen wordt voorkomen.
Een voorbeeld: als een factuur bijna de vervaldatum bereikt, stuurt het systeem automatisch een herinnering naar de goedkeurder zodat er geen betalingsachterstand ontstaat.
8. Integreer de automatiseringstool met je boekhoudsysteem
Wanneer de data-extractie en goedkeuringsworkflows zijn geautomatiseerd, is het belangrijk dat je factuurvalidatie software naadloos koppelt met je boekhoud- of ERP-software. Zo voorkom je dubbele gegevensinvoer en verklein je de kans op afwijkingen tussen systemen. Zodra een factuur gevalideerd is, kan de automatiseringssoftware automatisch de factuurdetails in je boekhoudsysteem bijwerken, zodat deze direct klaarstaat voor betaling.
Deze integratie versnelt het betalingsproces, vermindert de noodzaak voor handmatige controles en zorgt ervoor dat alle financiële rapportages volledig en correct zijn.
Conclusie
Het automatiseren van factuurvalidatie is een duidelijke stap naar minder handmatig werk, minder fouten en een sneller betalingsproces. Door de stappen in deze gids te volgen, kun je een systeem opzetten dat de nauwkeurigheid verhoogt, de operationele efficiëntie verbetert en de kosten verlaagt. Met de juiste tools, duidelijke workflows en voortdurende optimalisatie is jouw bedrijf goed voorbereid om de complexiteit van factuurvalidatie sneller en betrouwbaarder aan te pakken.
Begin direct met het automatisch valideren van facturen met Klippa
Vergeet het tijdrovende handmatig controleren van facturen. Met een oplossing zoals Klippa SpendControl kun je je facturen binnen enkele seconden laten valideren.
Klippa SpendControl is een alles-in-één digitale pre-accounting oplossing die factuurverwerking, declaraties en zakelijke creditcards in één platform combineert.
De software maakt gebruik van OCR-technologie voor nauwkeurige gegevensextractie en ondersteunt het scannen, goedkeuren, archiveren en boeken van facturen, rechtstreeks naar jouw boekhoud- of ERP-systeem.
Met Klippa SpendControl kun je:
- Leveranciersfacturen, onkostenvergoedingen en zakelijke creditcards beheren in één platform
- Facturen scannen, indienen, verwerken en valideren via web of mobiele app
- Tot 99% nauwkeurigheid behalen bij gegevensextractie met Klippa’s OCR
- Je crediteurenadministratie beheren via intuïtieve dashboards
- Goedkeuringsprocessen aanpassen met meerdere autorisatieniveaus
- Voldoe aan belasting- en privacyregels dankzij Klippa’s ISO 27001-certificering en AVG-conform ontwerp
- Factuurfraude voorkomen met ingebouwde detectie van dubbele facturen en IBAN-controles
- SpendControl koppelen met je boekhoud- en ERP-software, zoals QuickBooks, NetSuite of SAP
FAQ
Factuurvalidatie houdt in dat je de gegevens van een factuur controleert op juistheid, naleving van wet- en regelgeving, en mogelijke fraude voordat deze wordt goedgekeurd. Het proces omvat het invoeren van gegevens, het matchen van facturen met inkooporders of contracten, controles op naleving, en het doorlopen van goedkeuringsprocessen. Door dit proces te automatiseren verklein je de kans op fouten en versnelt de verwerking en betaling van facturen.
2. Wat betekent het als een factuur is gevalideerd?
Een factuur is gevalideerd wanneer deze is gecontroleerd en bevestigd als volledig juist, in overeenstemming met het bedrijfsbeleid en de belastingwetgeving, en goedgekeurd voor betaling.
Dit zorgt ervoor dat een bedrijf alleen betaalt voor legitieme facturen en dubbele betalingen of fraude voorkomt
3. Welke vier taken vallen onder factuurvalidatie?
Factuurvalidatie bestaat meestal uit de volgende stappen:
Gegevensextractie en invoer: Het vastleggen van factuurgegevens in een boekhoud- of ERP-systeem.
Matchen en controleren: Facturen vergelijken met inkooporders en leveringsbewijzen.
Controle op naleving: Zorgen dat facturen voldoen aan bedrijfsbeleid en belastingwetgeving
Goedkeuringsworkflow: Facturen doorsturen naar de juiste personen voor goedkeuring voordat ze worden verwerkt voor betaling.
4. Wat houdt het factuurvalidatie proces in?
Factuurvalidatie is een belangrijke stap binnen de crediteurenadministratie waarbij facturen worden gecontroleerd aan de hand van ondersteunende documenten, zoals inkooporders en leveringsbewijzen, om te controleren of alle gegevens kloppen.
Dit proces omvat het matchen van factuurdetails, het oplossen van afwijkingen, het verkrijgen van goedkeuringen en het afronden van de betaling. Automatisering maakt dit proces efficiënter en vermindert de kans op fouten tijdens de verificatie.