Automatisch facturen, pakbonnen en inkooporders vergelijken en controleren

Facturen komen vaak niet overeen met wat oorspronkelijk besteld of geleverd is.

Verschillen in line items, andere aantallen en deelleveringen komen vaak voor. Zo kan een leverancier je bijvoorbeeld factureren voor 150 stuks, terwijl het magazijn zegt dat er slechts 138 zijn aangekomen. De bijbehorende gegevens staan verspreid over e‑mails, PDF’s, magazijnsystemen en ERP’s, waardoor handmatige afstemming traag is voor crediteurenadministratie, inkoop en magazijnteams.

Ons Automatisering in finance rapport laat zien dat meer dan de helft van de financiële afdelingen hun crediteurenadministratie nog steeds zonder automatisering uitvoert. Dat maakt het lastiger om afwijkingen, dubbele documenten of signalen van fraude consequent te ontdekken voordat een betaling wordt gedaan.

Bovendien toont het Finance Leaders Fraud Report 2025 van IFOL aan dat 47% van de financial professionals zegt dat hun bedrijf in 2025 slachtoffer is geworden van dubbele of valse facturen.

In dit artikel lees je wat het afstemmen van facturen, pakbonnen en inkooporders inhoudt, waarom het cruciaal is voor nauwkeurigheid en fraudepreventie, en hoe je een geautomatiseerd proces opzet dat in de praktijk werkt.

---

Belangrijkste inzichten

• Afstemming van facturen, pakbonnen en inkooporders zorgt ervoor dat bestellingen overeenkomen met de betaling.
• Veelvoorkomende afwijkingen zijn aantallen die veranderen, prijsverschillen en ontbrekende artikelen.
• AP‑teams vergelijken regelitems (SKU’s), aantallen, prijzen, totalen en PO‑referenties.
• Handmatige afstemming kost veel tijd en is foutgevoelig bij grote aantallen.
• Automatisering gebruikt OCR en AI om gegevens te matchen, problemen te markeren en uitzonderingen door te sturen.
• Klippa DocHorizon automatiseert afstemming, voegt fraudedetectie toe en integreert met ERP/AP‑systemen.

---

Wat houdt het afstemmen van facturen, pakbonnen en inkooporders in?

Het afstemmen van facturen, pakbonnen en inkooporders is het proces waarin je controleert of de details in deze drie belangrijke documenten overeenkomen, voordat je een betaling aan een leverancier autoriseert. Deze verificatiestap geeft je de zekerheid dat je alleen betaalt voor artikelen of diensten die daadwerkelijk besteld, geleverd én correct gefactureerd zijn.

Hoe elk document in het proces past:

Inkooporder (PO)

De inkooporder wordt opgesteld zodra je een bestelling plaatst bij een leverancier. Hierin staan de afgesproken artikelen of diensten, hoeveelheden, stuksprijzen en leveringsvoorwaarden. Het is het officiële bewijs van wat er is besteld en tegen welke prijs.

Pakbon

Ook bekend als goederenontvangst of afleverbon. De pakbon wordt gegenereerd wanneer de leverancier de goederen verzendt en levert. Hierop staan de verzonden artikelen, hun hoeveelheden en soms de staat waarin ze verkeren. De pakbon bevestigt wat er fysiek is aangekomen op jouw locatie.

Factuur

De factuur wordt door de leverancier opgesteld na levering. Dit is het betaalverzoek, met een overzicht van de artikelen of diensten, hun prijzen, eventuele belastingen, het totale te betalen bedrag en de betalingsvoorwaarden.

Waarom afstemmen?

Alle drie de documenten moeten dezelfde artikelen, aantallen en prijzen beschrijven.
Door ze tegen elkaar te controleren zorg je ervoor dat wat je hebt besteld overeenkomt met wat er geleverd is, en dat de factuur met beide matcht. Vind je verschillen zoals ontbrekende artikelen, foute prijzen of extra kosten, dan los je deze op voordat er betaald wordt.

Afstemming op dit niveau wordt ook wel three‑way matching genoemd en fungeert als controlepunt dat de nauwkeurigheid verbetert, fraude voorkomt en een duidelijk auditspoor oplevert voor compliance.

Waarom afstemming zo belangrijk is

Het afstemmen van facturen, pakbonnen en inkooporders is meer dan een administratieve stap. Het is een beveiliging die jouw bedrijf beschermt tegen onnodige kosten, conflicten en complianceproblemen.

Veelvoorkomende redenen waarom documenten niet overeenkomen:

• Aantalverschillen – zoals naleveringen of deelleveringen
• Prijsafwijkingen – veroorzaakt door verouderde offertes of contractwijzigingen die niet zijn doorgegeven
• Ontbrekende artikelen – door fouten in het magazijn of bij de leverancier
• Verschillende eenheden – bijvoorbeeld doos versus pallet
• Verkeerde of ontbrekende PO‑nummers – maakt matching lastig
• Tijdsverschillen – wanneer facturen binnenkomen voordat de pakbon is geregistreerd
• Menselijke fouten – zoals verkeerd ingevoerde artikelcodes of dubbele documenten

Wat AP‑teams meestal vergelijken tijdens afstemming:

• Artikel­nummers of SKU’s
• Bestelde aantallen versus geleverde versus gefactureerde aantallen
• Stuksprijzen
• Belastingen en extra kosten
• Leveringsvoorwaarden
• PO‑nummers en referenties
• Eenheden
• Totale bedragen per regel én per factuur

Als je deze documenten niet vóór betaling tegen elkaar controleert, kunnen fouten makkelijk doorslippen. Zelfs kleine afwijkingen kunnen je cashflow, leveranciersrelaties en financiële rapportages beïnvloeden.

Dit is waarom document matching zo belangrijk is:

1. Voorkomt betalingsfouten

Matching the three documents ensures you are only paying for what was delivered, in the quantities and at the prices you agreed to. It stops accidental overpayments and avoids paying for items that never arrived.

2. Vermindert het frauderisico

Frauduleuze facturen bevatten vaak afwijkingen die pas zichtbaar worden bij vergelijking met de oorspronkelijke inkooporder en pakbon. Ons Automatisering in finance: De stand van zaken‑rapport liet zien dat 41% van de financiële teams maandelijks te maken heeft met tot 10 dubbele facturen, terwijl 44% er nog meer tegenkomt. Document matching is daarom een cruciale stap om factuurfraude te voorkomen.

3. Versnelt het oplossen van geschillen

Verschillen die je vroeg ontdekt, kun je oplossen voordat de betaling wordt gedaan. Dat voorkomt het lastige proces van geld terugvorderen en houdt de communicatie met leveranciers helder.

4. Verbetert relaties met leveranciers

Nauwkeurige en tijdige betalingen bouwen vertrouwen op. Door problemen vóór betaling op te lossen, voorkom je vertragingen en verstevig je je commerciële relaties.

5. Verhoogt je audit‑ en compliance­gereedheid

Afstemming maakt een volledig auditspoor van elke aankoop, van bestelling tot levering tot betaling. Dat is onmisbaar voor interne audits, wettelijke naleving en financiële transparantie.

Voor financiële teams met veel facturen is consequente afstemming een belangrijke extra controlelaag. Het zorgt niet alleen voor nauwkeurigheid in elke transactie, maar beschermt ook de bredere financiële gezondheid van je organisatie.

Handmatige vs. geautomatiseerde afstemming

Sommige teams vertrouwen nog sterk op handmatige controles om facturen, pakbonnen en inkooporders af te stemmen. Dat kan werken bij lage volumes, maar zodra het aantal transacties stijgt en documenten in verschillende formaten binnenkomen, loopt het proces vast. Automatisering vervangt repetitieve taken door snelle, nauwkeurige gegevenscontroles, zodat jouw team zich kan richten op het oplossen van uitzonderingen.

Handmatige afstemming

Bij de handmatige methode verzamelen AP‑medewerkers facturen, pakbonnen en inkooporders en controleren ze regelitems, aantallen en prijzen handmatig.

Ze schakelen tussen PDF’s, spreadsheets, ERP‑schermen en e‑mailwisselingen om elk detail te bevestigen voordat er betaald wordt.

Veelvoorkomende uitdagingen:

• Lange tabellen met honderden regels met het blote oog matchen
• Wisselen tussen meerdere systemen die geen gegevens delen
• Documenten in uiteenlopende formaten (PDF, gescande afbeeldingen, spreadsheets)
• Vertraagde goedkeuringen doordat belanghebbenden afwijkingen via e‑mail moeten verduidelijken
• Geen gestructureerde workflow voor het oplossen van verschillen
• Risico dat onjuiste facturen worden betaald of fraudesignalen worden gemist

Wanneer werkt dit het best? In omgevingen met lage volumes en lage risico’s, met consistente documentformaten en betrouwbare leveranciers.

Geautomatiseerde afstemming

Facturen, pakbonnen en inkooporders worden in een centraal systeem geïmporteerd, gelezen door AI‑gestuurde OCR, en automatisch gematcht tegen ingestelde regels en toleranties. Afwijkingen worden meteen gemarkeerd en naar de juiste afdeling gestuurd voor verdere actie.

Belangrijkste voordelen:

• Snellere verwerking: minuten in plaats van uren om documenten te verifiëren
• Minder fouten: consistente gegevenscontroles voorkomen menselijke vergissingen
• Schaalbaarheid: verwerkt duizenden facturen zonder extra personeelsinzet
• Fraudepreventie: herkent dubbele inzendingen en manipulatie van documenten
• Duidelijke workflows: uitzonderingen gaan automatisch naar magazijn, inkoop of AP
• Audit­gereed: elke vergelijking en oplossing wordt vastgelegd

Wanneer werkt dit het best? Voor elke organisatie met middelgrote tot grote factuurvolumes, meerdere leveranciers of uiteenlopende documentformaten.

Hoe je automatisch facturen, pakbonnen en inkooporders kunt controleren

Het handmatig afstemmen van deze drie documenten is traag en foutgevoelig, zeker als je werkt met grote aantallen facturen. Door het proces te automatiseren bespaar je tijd, verminder je fouten en zorg je dat elke betaling klopt.

Volg deze stappen om een geautomatiseerde afstemmingsworkflow op te zetten:

Stap 1: Importeer en digitaliseer je documenten

• Verzamel facturen, inkooporders en pakbonnen in één centraal systeem
• Accepteer meerdere invoerbronnen zoals e‑mail, cloudopslag, EDI of directe koppeling met jouw ERP
• Bewaar digitale kopieën voor snelle toegang en audit­gereedheid

Stap 2: Extraheer kerngegevens met OCR en AI

• Gebruik OCR om informatie te lezen uit gescande of PDF‑documenten
• Leg belangrijke velden vast zoals artikelcodes, omschrijvingen, aantallen, stuksprijzen, totaalbedragen, PO‑nummers en leveranciersgegevens
• Standaardiseer formaten voor datums, valuta en eenheden, zodat ze consistent zijn over alle documenten

Stap 3: Match en vergelijk regelitems

• Vergelijk aantallen, SKU’s, prijzen, eenheden, totalen, belastingstructuren en referenties tussen factuur, inkooporder en pakbon
• Stel toleranties in voor kleine, vooraf goedgekeurde verschillen (bijvoorbeeld ±2 stuks of ±2% prijsverschil)

Voorbeeld: PO vermeldt 250 stuks, pakbon toont 230, factuur toont 250 – markeer voor nader onderzoek.

Stap 4: Identificeer en markeer afwijkingen

• Signaleer aantalverschillen, ontbrekende artikelen, prijsfouten of extra kosten die niet op de inkooporder staan
• Gebruik kleurcodering of visuele indicatoren zodat je team snel problemen ziet

Stap 5: Routeer uitzonderingen voor beoordeling

• Stel regels in zodat aantalverschillen naar het magazijn gaan, prijsafwijkingen naar inkoop, en onregelmatigheden naar crediteurenadministratie
• Leg alle communicatie en oplossingsstappen vast voor het auditspoor
• Geef teams een zij‑aan‑zij vergelijking zodat iedereen werkt met dezelfde gegevens

Stap 6: Keur en verwerk gematchte facturen

• Zodra alle velden correct matchen of afwijkingen zijn opgelost, kun je de factuur goedkeuren voor betaling
• Verstuur afgeronde dossiers automatisch naar je boekhoud- of ERP‑systeem
• Zorg voor een compleet auditspoor voor compliance en rapportage

Door op deze manier te werken, is elke betaling gebaseerd op gecontroleerde, consistente data.
Je crediteurenadministratie wordt bevrijd van repetitieve controles en kan zich richten op het oplossen van de uitzonderingen die er écht toe doen.

Automatisch facturen, pakbonnen en inkooporders vergelijken

Het vergelijken van facturen met pakbonnen en inkooporders is één van de meest betrouwbare manieren om fouten en fraude in je crediteurenproces te voorkomen. Door elke factuur te controleren tegen de inkooporder en de goederenontvangst, weet je zeker dat je alleen betaalt voor wat echt is besteld én geleverd.

Handmatig werkt dit proces, maar het kan traag, arbeidsintensief en gevoelig voor menselijke fouten zijn.
Geautomatiseerde, AI‑gestuurde afstemming versnelt goedkeuringen, signaleert afwijkingen eerder en zorgt ervoor dat je leveranciers altijd correct en op tijd worden betaald.

Hier kan Klippa DocHorizon het verschil maken.

Klippa helpt finance‑teams bij het opzetten van end‑to‑end afstemmingsworkflows die passen bij je bestaande tools en processen. Zo werkt het:

• Flexibele documentinvoer en ‑uitvoer: verzamel leveranciersdocumenten uit elke bron (e‑mail, cloudopslag, leveranciersportaal) en stuur de verwerkte gegevens rechtstreeks naar je boekhoud- of ERP‑systeem.
• AI‑gestuurde OCR en documentclassificatie: lees elk formaat van facturen, PO’s of pakbonnen, en classificeer en extraheer automatisch alle relevante gegevens.
• Fraudedetectie: voer gelaagde analyses uit, zoals beeldforensica, EXIF- en metadatacontroles en manipulatiedetectie op pixelniveau, om gewijzigde of dubbele facturen op te sporen voordat ze betaald worden.
• Datamatching‑database: sla geëxtraheerde data op in beveiligde datasets, vergelijk factuurgegevens met gerelateerde PO’s en pakbonnen, en markeer afwijkingen automatisch.
• Human‑in‑the‑loop controle: stuur waarschuwingen naar bevoegde medewerkers voor snelle beslissingen bij uitzonderingen of vermoedens van fraude.
• Bulk‑ of enkelvoudige verwerking: verwerk documenten één voor één of in grote batches, inclusief historische gegevens voor referentie en matching.
• Veiligheid en compliance: werk op ISO 27001‑gecertificeerde servers met AVG‑niveau gegevensbescherming, zodat je voldoet aan de vereisten in gereguleerde sectoren.

AI‑gestuurde vergelijks­processen in combinatie met gelaagde fraudedetectie maken het veel moeilijker voor verkeerde of frauduleuze facturen om door je controles te komen. Omdat deze checks binnen enkele seconden klaar zijn, houd je de nauwkeurigheid hoog zonder je betalingstermijnen te vertragen.

Wil je zien hoe het werkt? Boek een demo of neem contact met ons op en ontdek zelf hoe je jouw afstemmingsproces kunt versnellen.

Veel gestelde vragen