Heb je dit ooit meegemaakt? Je bent verschillende documenten aan het zoeken en beseft plotseling dat je de tijd uit het oog bent verloren. Je zou willen dat je je bestanden makkelijk kunt vinden zonder daar werkdagen aan te verliezen.
Als je je ooit zo hebt gevoeld, ben je niet de enige. Veel bedrijven raken verstrikt in deze inefficiënte cyclus en lopen risico op compliance‑problemen.
Gelukkig is daar een oplossing: digitalisering van documenten. In deze blog onderzoeken we hoe je documenten kunt digitaliseren om in minder tijd meer te bereiken en het leven van iedereen gemakkelijker te maken met een geautomatiseerde workflow voor digitalisering van documenten.
Laten we beginnen!
Key Takeaways
- Document digitalisering zet papieren documenten, foto’s en technische tekeningen om in doorzoekbare formaten zoals PDF, JPEG, PNG of TIFF door te scannen en Optical Character Recognition (OCR) te gebruiken.
- Voordelen zijn onder andere directe toegang, lagere print‑ en opslagkosten, betere beveiliging, naleving van regelgeving, betere analyse‑mogelijkheden en disaster recovery.
- Veelvoorkomende toepassingen zijn HR‑onboarding, supply‑chain documenten, verzekeringsclaims, medische dossiers, juridische stukken en technische tekeningen.
- Door documenten te digitaliseren bereid je jouw organisatie voor op schaalbare automatisering, realtime samenwerking en langdurige bescherming van gegevens.
- Klippa DocHorizon levert 99% OCR‑nauwkeurigheid, verwerkt pagina’s in minder dan 2 seconden en vermindert handmatige gegevensinvoer tot wel 85%.
Wat is digitalisering van documenten?
Digitalisering van documenten is het proces waarbij fysieke documenten, zoals papieren stukken, foto’s en technische tekeningen, worden vastgelegd en omgezet in machineleesbare, doorzoekbare digitale formaten. Dit gebeurt meestal door het document te scannen of te fotograferen en Optical Character Recognition (OCR) toe te passen om tekst te extraheren, zodat de inhoud doorzoekbaar en klaar voor verwerking is.
Hoe het digitaliseren van documenten werkt
Het digitaliseren van documenten is meer dan alleen een bestand scannen. Het is een gestructureerd proces dat ervoor zorgt dat elk document doorzoekbaar, georganiseerd en veilig wordt. Door de juiste stappen te volgen, verander je fysieke archieven in betrouwbare digitale activa die compliance ondersteunen, automatisering mogelijk maken en schaalbaar zijn voor de toekomst.
Stap 1: Leg het document vast
Gebruik een scanner, automatische documentinvoer of de camera van je smartphone met hoge resolutie om een digitale afbeelding van het fysieke document te maken.
Stap 2: Converteer naar tekst met OCR
Pas OCR‑software toe om gedrukte of handgeschreven tekst uit de afbeelding te extraheren. Zo wordt het document machineleesbaar en doorzoekbaar.
Stap 3: Classificeer en indexeer bestanden
Orden documenten op type, datum of andere metadata in een Document Management System (DMS) of cloudopslag. Indexering maakt terugvinden sneller en verbetert compliance‑tracking.
Stap 4: Beveilig de bestanden
Sla gedigitaliseerde documenten op met encryptie, met toegangscontrole en automatische backups om gevoelige data te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of beschadiging.
Stap 5: Integreer met bedrijfssystemen
Koppel gedigitaliseerde bestanden aan bestaande tools zoals ERP, CRM of boekhoudsoftware om workflows te stroomlijnen en processen zoals goedkeuringen, facturatie en rapportage te automatiseren.
Stap 6: Onderhoud en actualiseer
Controleer en werk gedigitaliseerde bestanden regelmatig bij om de nauwkeurigheid te waarborgen, verouderde informatie te vervangen en te voldoen aan relevante regelgeving.
Voordelen van het digitaliseren van documenten
Documenten digitaliseren levert concrete voordelen voor zowel dagelijkse werkzaamheden als de lange termijn. Je verbetert de manier waarop informatie wordt geraadpleegd, gedeeld en beveiligd, terwijl je kosten en handmatig werk vermindert. Naast gemak helpen deze voordelen organisaties beter te voldoen aan regelgeving, risico’s te beheersen en actiegerichte inzichten te verkrijgen.
Toegankelijkheid en samenwerking: Gedigitaliseerde bestanden kunnen in de cloud of in een Document Management System worden opgeslagen, waardoor bevoegde gebruikers er vanaf elke locatie bij kunnen. Dit maakt remote werken, snellere samenwerking en direct terugvinden van documenten mogelijk.
Kosten- en ruimtebesparing: Door het wegvallen van archiefkasten, fysieke archieven en veel printwerk win je kantoorruimte en bespaar je op papier, inkt en opslagkosten. Minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar documenten verhoogt bovendien de productiviteit en verlaagt administratieve kosten.
Beveiliging en compliance: Digitale bestanden kun je beschermen met encryptie, toegangscontroles en automatische backups. Deze maatregelen helpen te voldoen aan wetgeving zoals AVG, HIPAA en SOC 2 en verkleinen het risico op verlies, diefstal of ongeautoriseerde toegang.
Efficiëntie en data‑inzichten: OCR en Intelligent Document Processing (IDP) halen gestructureerde data uit gedigitaliseerde bestanden. Daardoor kun je routinetaken automatiseren, sneller beslissen en analyses uitvoeren die trends blootleggen of prestaties verbeteren.
Disaster recovery: Digitale kopieën die veilig worden geback‑upt, kunnen na incidenten zoals brand, waterschade of hardwarestoringen snel worden hersteld. Dit waarborgt continuïteit en beschermt kritieke informatie tegen permanent verlies.
Wat zijn de toepassingen van document digitalisering?
Elk vakgebied werkt met documenten en veel organisaties hebben nog grote hoeveelheden op papier. Het omzetten van deze documenten naar digitale, doorzoekbare bestanden versnelt workflows, maakt ze robuuster en eenvoudiger te beheren. Hieronder voorbeelden van hoe verschillende sectoren documentendigitalisering inzetten om concrete problemen op te lossen.
Human resources en onboarding
Digitale personeelsdossiers, identiteitsdocumenten, contracten en trainingsmaterialen versnellen onboarding en verminderen papierwerk. OCR en indexering maken verifiëren en terugvinden eenvoudig.
Supply chain en logistiek
Logistieke documenten, douanepapieren, pakbonnen en facturen digitaliseren versnelt goedkeuringen, verbetert traceerbaarheid en voorkomt vertragingen.
Verzekeringsclaims
Scan en verwerk claimformulieren, polisdocumenten en bewijsmateriaal voor snellere afhandeling, betere fraudedetectie en betere naleving van rapportage standaarden.
Zorgsector
Patiëntendossiers, labuitslagen, verwijsbrieven en toestemmingsformulieren veilig digitaal maken voor snelle raadpleging, veilige uitwisseling en naleving van regelgeving in de zorg.
Juridisch en compliance
Contracten, processtukken, auditstukken en regelgevende documenten digitaal opslaan voor eenvoudiger zoeken, traceren en aantonen van compliance tijdens audits of rechtszaken.
Onderwijs en onderzoek
Collegeaantekeningen, scripties, tentamens en onderzoeksdata digitaliseren om werk te archiveren, bronnen online te delen en intellectueel eigendom te beschermen tegen fysieke schade.
Creatief en technisch werk
Blauwdrukken, architectuurplannen, ontwerptekeningen en archieffoto’s omzetten naar digitale bestanden voor bewerking, versiebeheer en veilige opslag.
Hoe kun je documenten digitaliseren
Hoewel geavanceerde platforms het proces makkelijker maken, blijven de basisstappen van documenten digitaliseren gelijk. Elke fase is erop gericht documenten vast te leggen, om te zetten en veilig te houden zodat ze ook op lange termijn bruikbaar blijven. Volg deze algemene methode om fysieke dossiers van begin tot eind te digitaliseren:
Stap 1: Kies een capture‑methode
Selecteer geschikte apparatuur, zoals een scanner, geautomatiseerde documentinvoer of een smartphone met een camera van hoge resolutie. Voor bulkverwerking zijn speciale hogesnelheidsscanners aan te raden.
Stap 2: Scan of fotografeer je documenten
Leg het document op de scanner of positioneer het binnen het camerakader zodat je een duidelijke digitale afbeelding krijgt. Sla het bestand op in een gangbaar formaat zoals PDF, JPEG, PNG of TIFF.
Stap 3: Pas Optical Character Recognition (OCR) toe
Gebruik OCR‑software om afbeeldingen om te zetten naar machineleesbare tekst. Hierdoor wordt het document doorzoekbaar en klaar voor indexering in een Document Management System (DMS) of cloudopslag.
Stap 4: Organiseer en indexeer bestanden
Ken metadata toe zoals documenttype, datum, auteur of afdeling. Dit verbetert zoekresultaten en maakt compliance‑tracking eenvoudiger.
Stap 5: Beveilig je gedigitaliseerde bestanden
Implementeer encryptie, toegangscontroles en automatische backups om gevoelige gegevens te beschermen. Zorg dat je opslagmethode voldoet aan relevante regelgeving (bijv. AVG of HIPAA) indien van toepassing.
Stap 6: Integreer met je workflows
Koppel gedigitaliseerde bestanden aan tools zoals ERP, CRM of boekhoudsoftware om processen te stroomlijnen en handmatige gegevensinvoer te verminderen.
Digitaliseer je documenten met Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon is ontworpen om het digitaliseren van documenten sneller, slimmer en veiliger te maken. Het combineert geavanceerde OCR (Optical Character Recognition) met Intelligent Document Processing (IDP) om data uit gescande bestanden te extraheren, te classificeren en in bruikbaar formaat aan te leveren. Het platform werkt met uiteenlopende invoerbronnen, van scanners en smartphones tot cloudopslagdiensten zoals Google Drive en Dropbox.
Door Klippa DocHorizon in je workflows te integreren, kun je repetitieve taken automatiseren, compliance verbeteren en operationele kosten verlagen. Het systeem ondersteunt encryptie, toegangscontrole en automatische back‑ups om gevoelige data te beschermen, terwijl AI‑mogelijkheden zorgen voor hoge nauwkeurigheid en aanpasbaarheid in diverse sectoren. De installatie is eenvoudig en Klippa biedt maatwerk‑onboarding voor teams die grote aantallen documenten verwerken.
- OCR‑nauwkeurigheid van 99% voor gedrukte tekstherkenning
- Gemiddelde verwerkingstijd onder 2 seconden per pagina
- Vermindering van handmatige gegevensinvoer tot 85%
- Detectie van documentfraude
- Configureerbare automatische back‑upfrequentie
- Integratie met meer dan 20 cloud‑ en enterprise‑softwareplatforms
- AVG, HIPAA en SOC 2‑compliance
- Schaalbaar van kleine teams tot enterprise‑volumes
- Kostenbesparing door minder papieropslag en printen, doorgaans 30% of meer per jaar
Zet de volgende stap om je workflows te optimaliseren. Neem contact op met ons team voor meer informatie of plan vandaag nog een gratis demo om Klippa DocHorizon in actie te zien!
FAQ
Het digitaliseren van documenten is het proces van het scannen of fotograferen van fysieke documenten en het omzetten daarvan naar machineleesbare digitale formaten zoals PDF, JPEG, PNG of TIFF. OCR‑technologie extraheert de tekst uit deze bestanden, waardoor ze doorzoekbaar en klaar voor indexering of automatisering zijn.
2. Waarom zou ik mijn documenten digitaliseren?
Digitalisering bespaart tijd en kosten door handmatige processen te elimineren. Het verhoogt de documentbeveiliging via encryptie en backups, verbetert naleving van regelgeving (zoals AVG en HIPAA) en stelt organisaties in staat gegevensverwerking en workflows te automatiseren.
3. Welke soorten documenten kan Klippa digitaliseren?
Klippa ondersteunt het digitaliseren van facturen, contracten, bonnetjes, identiteitskaarten, onboardingformulieren, medische dossiers, vervoersdocumenten, verzekeringsclaims, blauwdrukken en archieffoto’s. Er worden meerdere bestandsformaten ondersteund, waaronder PDF, JPG, PNG en TIFF.
4. Welke technologieën gebruikt Klippa voor digitalisering?
Klippa DocHorizon maakt gebruik van geavanceerde OCR, Intelligent Document Processing (IDP), AI‑gebaseerde classificatie en documentverificatiesystemen. Deze tools zorgen voor hoge nauwkeurigheid, detectie van fraude en naleving van de regelgeving in de betreffende sectoren.
5. Maakt OCR documenten doorzoekbaar?
Ja. OCR zet afbeeldingen van tekst om in daadwerkelijke tekstdata, waardoor zoekopdrachten op trefwoorden, contentindexering en koppeling met analytics‑ of rapportagetools mogelijk worden.
6. Hoe nauwkeurig is Klippa’s OCR?
De OCR van Klippa behaalt een nauwkeurigheid van 99 procent voor herkenning van gedrukte tekst, gebaseerd op interne benchmarks over meerdere talen.