Digitaal inkoopfacturen verwerken voor een efficiënter en sneller factuurproces

Inkoopfacturen kunnen zich ongemerkt opstapelen tot een administratieve berg waar je maar niet overheen lijkt te komen. Terwijl AI en digitalisering wereldwijd aan een opmars bezig zijn, blijft één cruciaal onderdeel in de financiële administratie opvallend achter: de verwerking van inkoopfacturen.

Uit recent onderzoek blijkt dat salarisadministratie en financiële rapportages al flink geautomatiseerd zijn (respectievelijk bijna 60% en 50%), maar de crediteurenadministratie blijft nog steken. Sterker nog: meer dan de helft van de financiële afdelingen verwerkt accounts payable nog handmatig.

En dat kost niet alleen bergen tijd (29,7% van de werkuren in finance gaat hieraan op!), maar vergroot ook de kans op dubbele of zelfs frauduleuze facturen. Voeg daar personeelstekorten en stijgende kosten aan toe en je hebt alle reden om nú werk te maken van slimme, digitale oplossingen.

In deze blog ontdek je waarom digitaal verwerken van inkoopfacturen niet alleen slim, maar eigenlijk onmisbaar is voor jouw organisatie.

Wat is het digitaal verwerken van inkoopfacturen?

Voordat we in de voordelen duiken, is het goed om eerst helder te hebben wat we precies bedoelen met digitaal verwerken van inkoopfacturen.

Digitaal inkoopfacturen verwerken betekent het automatiseren en digitaliseren van het volledige factuurproces. Facturen worden online ontvangen, gescand, herkend en direct gekoppeld aan je boekhoudsysteem. Dit zorgt voor minder fouten, minder handmatig werk en geeft je realtime inzicht en controle over openstaande verplichtingen.

Wil je als organisatie ook profiteren van deze voordelen? Laten we dan bekijken hoe en waarom je moet starten met digitaliseren.

Hoe begin je met het digitaliseren van je inkoopfacturen?

De overstap naar digitale factuurverwerking klinkt misschien als een grote stap, maar in de praktijk blijkt dit verrassend eenvoudig en waardevol te zijn. Zeker nu e-facturatie en Peppol de nieuwe standaard vormen, is dit hét moment om ermee te starten.

Waarom nú starten met het digitaliseren van inkoopfacturen?

De vraag is niet óf je als organisatie overstapt op digitale factuurverwerking, maar wanneer. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om niet langer af te wachten, en dat is niet zonder reden:

• Nieuwe wetgeving en e-facturatieplicht
  In steeds meer landen wordt e-facturatie verplicht, en dit zal zich naar verwachting verder uitbreiden binnen Europa en daarbuiten.
• Kostenbesparing in uitdagende tijden
  Handmatige factuurverwerking kost veel tijd en arbeid. Door stijgende lonen en personeelstekorten wordt automatisering dé oplossing voor kostenreductie.
• Minder fouten en minder risico op fraude
  Automatisering verkleint de kans op dubbele betalingen, verkeerde bedragen of factuurfraude aanzienlijk.

De combinatie van strengere regelgeving, stijgende personeelskosten en de beschikbaarheid van geavanceerde technologieën maken dit hét moment om over te stappen.

Praktische stappen en tips

Wil je efficiënt aan de slag? Volg dan deze beproefde stappen:

1. Breng je huidige factuurproces in kaart. Welke stappen zijn handmatig? Waar liggen de knelpunten?
2. Kies een oplossing die past bij jouw systemen. Zorg dat de software moeiteloos integreert met je ERP- of boekhoudsysteem.
3. Start met een pilot. Begin in één afdeling of vestiging om het proces te testen en optimaliseren.
4. Betrek en train je medewerkers. Maak gebruik van de gebruiksvriendelijkheid van moderne platforms en stel duidelijke workflows op.
5. Evalueer en schaal op. Wanneer de pilot succesvol verloopt, rol je het proces verder uit binnen de organisatie.

Waarop letten bij het kiezen van een oplossing

Een goede oplossing ondersteunt je niet alleen technisch, maar helpt ook om e-facturatie en digitale verwerking eenvoudig en betrouwbaar te maken. Let daarom op:

• Naadloze integratie met jouw ERP of boekhoudsoftware
• Gebruiksvriendelijkheid voor snelle acceptatie door je team
• Kwaliteit van AI- en OCR-technologie voor nauwkeurige gegevensverwerking
• Sterke dataveiligheid en compliance, ook bij internationale transacties

Met de juiste voorbereiding en keuze van technologie wordt de overstap een logisch en succesvol proces. Laten we nu eens kijken welke voordelen dat jouw organisatie kan opleveren.

Voordelen van digitaal verwerken van inkoopfacturen

Het overstappen op digitale factuurverwerking heeft veel voordelen die direct voelbaar zijn in je dagelijkse werkzaamheden.

• Tijdbesparing– Weg met handmatig inkloppen en goedkeuren. Facturen worden automatisch herkend, ingeboekt en doorgezet naar de juiste afdelingen. Dit kan je uren per week besparen!
• Minder fouten– Automatisering verkleint de kans op menselijke vergissingen zoals dubbele boekingen, verkeerde bedragen of onjuiste btw-tarieven.
• Betere compliance– Digitale systemen zorgen voor gestandaardiseerde processen, waardoor je gemakkelijker voldoet aan wettelijke en fiscale verplichtingen. Denk bijvoorbeeld aan de Wwft of btw-regels.
• Lagere kosten– Minder papier, minder manuren, minder correcties. Organisaties besparen tot wel 80% op de verwerkingskosten per factuur.
• Betere controle en inzicht– Realtime rapportages en dashboards geven je continu zicht op openstaande facturen, betaaltermijnen en cashflow.

Kortom: de voordelen spreken voor zich. Maar overstappen op digitaal factureren brengt ook uitdagingen met zich mee.

Uitdagingen en valkuilen bij de overstap naar digitale factuurverwerking

Voordat je volledig overstapt op digitale factuurverwerking, is het slim om te weten waar je onderweg obstakels kunt tegenkomen. Zoals bij elke transformatie geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Hier zijn de belangrijkste obstakels bij de overstap naar digitale factuurverwerking:

• Integratie met systemen: Kies een oplossing die goed samenwerkt met je huidige ERP.
  
• Weerstand binnen de organisatie: Zorg voor training en betrek medewerkers van het begin af aan.
  
• Kwaliteit van data: Gebruik AI en OCR-technologie voor rommelige of onvolledige facturen.

Heb je deze uitdagingen goed in beeld en werk je met een oplossing die bewezen integraties, gebruiksvriendelijkheid én sterke support biedt? Dan kun je echt gaan profiteren van de voordelen. In sommige sectoren levert digitale factuurverwerking zelfs direct meetbare resultaten op. Laten we die samen verkennen.

In welke branches biedt digitale factuurverwerking de meeste voordelen?

Digitale factuurverwerking is in bijna elke sector waardevol. Maar sommige industrieën zien de voordelen sneller en duidelijker. Hier zijn de belangrijkste sectoren:

• Logistiek: Vele facturen per dag voor transport en douane? Digitale verwerking zorgt voor snelheid, structuur en vermindert fouten in het proces.
  
• Zorg: Door complexe regelgeving en vele leveranciers is digitale factuurverwerking cruciaal voor compliance en het verminderen van administratieve fouten.
  
• Retail: Geautomatiseerde factuurmatching voorkomt fouten, versnelt het proces en biedt realtime inzicht in marges en voorraadkosten.
  
• Overheid: Digitale factuurverwerking zorgt voor transparantie, voorkomt fraude en bespaart op administratieve lasten, wat publieke middelen efficiënter maakt.
  
• Bouw: Projecten vereisen vaak snelle factuurgoedkeuringen. Digitale verwerking zorgt voor een gestroomlijnd proces en voorkomt vertragingen of extra kosten.

Ongeacht de sector levert digitale factuurverwerking enorme voordelen op. Maar wat brengt de toekomst?

De toekomst van factuurverwerking: e-facturatie en Peppol

De wereld van factuurverwerking staat niet stil. De komende jaren zal vooral de opkomst van e-facturatie en het gebruik van het Peppol-netwerk bepalend zijn voor hoe organisaties wereldwijd hun facturen verwerken en uitwisselen.

E-facturatie als nieuwe standaard

Steeds meer landen en sectoren stappen over op e-facturatie als verplichte standaard. Een e-factuur is geen simpel PDF-je, maar een gestructureerd digitaal bestand dat direct door boekhoudsoftware kan worden ingelezen en verwerkt. Dit elimineert handmatige invoer, verkleint de kans op fouten en versnelt het hele betaalproces aanzienlijk.

Bovendien zorgt e-facturatie voor betere compliance en controle: fiscale gegevens worden direct op de juiste manier aangeleverd, wat organisaties helpt om sneller en eenvoudiger aan belasting- en rapportageverplichtingen te voldoen.

Peppol-netwerk en regelgeving

Een belangrijke motor achter deze ontwikkeling is Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Peppol biedt een veilig en gestandaardiseerd netwerk waarmee bedrijven en overheden e-facturen kunnen verzenden en ontvangen, zonder tussenkomst van allerlei verschillende systemen of portals.

Steeds meer landen in Europa én daarbuiten verplichten het gebruik van Peppol voor overheidsopdrachten. Hierdoor wordt de administratieve last verder verlicht en wordt internationale handel een stuk eenvoudiger en veiliger.

E-facturatie en Peppol vormen samen de ruggengraat van de digitale toekomst van factuurverwerking. Wil jij ook veilig en efficiënt e-facturen kunnen verwerken binnen jouw organisatie? Ontdek hoe Klippa je hierbij kan helpen.

Hoe Klippa je kan helpen bij digitale factuurverwerking

Met Klippa SpendControl breng je jouw digitale factuurverwerking direct naar het volgende niveau. Klippa combineert geavanceerde AI- en OCR-technologie met gebruiksvriendelijkheid en veiligheid, zodat je zorgeloos en toekomstbestendig kunt digitaliseren.

Bovendien is Klippa voorbereid op de nieuwste standaarden: als Peppol Access Point provider maken wij het voor jouw organisatie mogelijk om veilig en efficiënt e-facturen te verzenden en te ontvangen binnen het internationale Peppol-netwerk. Wat Klippa SpendControl voor jouw organisatie betekent:

• Automatische extractie van factuurgegevens
• Naadloze integratie met je bestaande systemen
• Tijdsbesparing tot wel 80%
• Preventie van fouten en risico’s op fraude
• Volledige controle en realtime inzicht in je financiële processen

Klaar om jouw crediteurenproces te moderniseren? Neem contact met ons op of plan vandaag nog een vrijblijvende demo en ontdek wat Klippa voor jouw organisatie kan betekenen!

FAQ