Hoe verzend en ontvang je eenvoudig e-facturen in 2025?

Of je nu bezig bent met nieuwe wet- en regelgeving van de overheid of gewoon je facturatieproces wilt moderniseren, inzicht in het verzenden en ontvangen van e-facturen wordt essentieel voor bedrijven in heel Europa.

E-facturatie is meer dan papierloos werken. Het is een slimmere, snellere en steeds vaker verplichte manier om facturen uit te wisselen. Met initiatieven zoals het Peppol-netwerk en nationale regelgeving in opkomst, worden bedrijven van alle groottes gedwongen om gestructureerde, gestandaardiseerde factuurformaten te gebruiken om compliant en concurrerend te blijven.

In dit artikel geven we een overzicht van het wat, waarom en hoe van e-facturatie. Van het begrijpen van de belangrijkste voordelen tot het verkennen van de tools die het proces kunnen vereenvoudigen, wij hebben alles voor je op een rijtje gezet.

---

Key Takeaways

• E-facturatie wordt verplicht in heel Europa – Met de toenemende druk van de regelgeving, vooral voor B2G-transacties, moeten bedrijven gestructureerde e-facturatieformaten zoals UBL of XML gaan gebruiken om compliant en concurrerend te blijven, met name via frameworks zoals Peppol.
• Je kunt beginnen met e-factureren zonder je huidige systemen te vervangen – De meeste bedrijven kunnen e-facturen verzenden en ontvangen met behulp van bekende tools zoals e-mail, boekhoud-/ERP-platforms of nationale e-factureringsportalen. Voor schaalbaarheid kan dit proces verder worden gestroomlijnd met automatiseringstools zoals Klippa DocHorizon.
• Klippa DocHorizon vereenvoudigt e-facturatie via het Peppol netwerk – Het platform biedt een volledige stapsgewijze flow, van het verkrijgen van een Peppol ID tot het instellen van Human-In-The-Loop controles en het kiezen van invoer- en uitvoerbronnen, zodat bedrijven hun factuurworkflows snel en veilig kunnen automatiseren en aanpassen.

---

Wat is e-factureren?

E-facturatie, of elektronische facturatie, is de digitale uitwisseling van factuurdocumenten in een gestructureerd, gestandaardiseerd formaat, zoals XML of UBL. In tegenstelling tot PDF’s of gescande papieren facturen, worden e-facturen automatisch aangemaakt, verzonden en verwerkt door gespecialiseerde software, zoals boekhoud- of ERP-systemen, waardoor de noodzaak voor handmatige invoer door werknemers wegvalt.

Waarom zou je overstappen op e-facturatie?

E-facturatie is niet langer slechts een digitale upgrade, het is in heel Europa snel een vereiste aan het worden. Van toenemende wet- en regelgeving tot praktische bedrijfsvoordelen, de overstap naar e-facturatie biedt bedrijven overtuigende redenen om actie te ondernemen.

Hier zijn de belangrijkste redenen waarom je zou moeten overwegen om over te schakelen op e-facturatie:

1. Regelgeving naleven

Europese overheden verplichten steeds vaker e-facturatie, met name voor B2G-transacties. Landen als Italië, Frankrijk en Duitsland hanteren al e-facturatievoorschriften voor binnenlandse transacties, en andere landen volgen binnenkort.

De Europese Unie stimuleert e-facturatie via Peppol, dat de uitwisseling van facturen over landsgrenzen heen standaardiseert. Door nu over te stappen, kunnen bedrijven hun factureringsprocessen toekomstbestendig maken en last-minute compliance-problemen vermijden.

2. Snellere verwerking en betaling

E-facturen worden verzonden, ontvangen en verwerkt in gestructureerde digitale formaten, waardoor handmatige gegevensinvoer en fouten worden verminderd. Volgens het EU Payment Observatory versnelt de overstap naar elektronische facturatie goedkeuringsprocessen en leidt het tot snellere betalingen in commerciële transacties.

3. Betere nauwkeurigheid en minder risico voor fraude

Gestructureerde factuurgegevens betekenen minder fouten en miscommunicaties. Volgens de Europese Commissie voegt e-facturatie een extra beveiligingslaag toe, vooral wanneer deze wordt verzonden via gecertificeerde netwerken zoals Peppol. Dit netwerk verifieert de identiteit van de afzender en beschermt gevoelige gegevens tijdens de verzending. Dit maakt e-facturatie bijzonder waardevol voor bedrijven in sectoren met een hoog risico op factuurfraude en compliance-uitdagingen.

Hoe wissel je e-facturen uit met je systemen?

Het implementeren van e-facturatie betekent niet altijd dat je vanaf nul moet beginnen. Veel bedrijven kunnen al e-facturen verzenden en ontvangen met hun bestaande systemen. Hier zijn drie veelgebruikte methoden voor het uitwisselen van e-facturen in B2B- en B2G-transacties:

1. Uitwisseling via e-mail

Een eenvoudige en veelvoorkomende methode is het verzenden van e-facturen als e-mailbijlagen. Dit gebeurt meestal in formaten zoals UBL, XML of Factur-X. Hoewel deze methode niet volledig geautomatiseerd is, kan het een snelle oplossing zijn voor bedrijven die overstappen op e-facturatie of samenwerken met partners die nog niet op Peppol zijn aangesloten. 

2. Gebruik maken van ERP- of boekhoudsoftware

Veel ERP- en boekhoudplatforms hebben ingebouwde functies voor e-facturatie of bieden integratiemogelijkheden met leveranciers van e-facturatiediensten. Deze functies kunnen bestaan uit het automatisch genereren van facturen in compliant formaten, directe Peppol-toegang of plug-and-play integraties met overheidsportalen.

3. Gebruik maken van nationale e-facturatieportalen (voor B2G-transacties)

Veel Europese overheden vereisen dat leveranciers van de publieke sector e-facturen versturen via officiële portalen zoals het Italiaanse Sistema di Interscambio (SdI), het Franse Chorus Pro of het Belgische Mercurius. Sommige portalen ondersteunen handmatige uploads via webinterfaces, terwijl andere API’s aanbieden voor integratie met boekhoudtools.

Hoewel deze methoden een goed uitgangspunt bieden, zullen bedrijven die te maken hebben met grote factuurvolumes, meerdere formaten of cross-border compliance uiteindelijk op zoek gaan naar een meer schaalbare oplossing. Dat is waar intelligente documentverwerkingsplatforms zoals Klippa DocHorizon van pas komen.

Hoe maak en verzend je e-facturen via Peppol?

In dit gedeelte laten we je zien hoe je eenvoudig e-facturen kunt uitwisselen via het Peppol-netwerk met Klippa DocHorizon – jouw gecertificeerde Peppol-toegangspunt.   

Klippa DocHorizon is een krachtig platform voor Intelligente Documentverwerking (IDP) dat documentworkflows volledig automatiseert. Met ondersteuning voor diverse documenttypen en –formaten biedt het flexibiliteit voor verschillende toepassingen. Klippa DocHorizon is een gecertificeerd Peppol-toegangspunt, wat betekent dat het officieel is geautoriseerd om elektronische documenten via het Peppol-netwerk te verzenden en te ontvangen.

Laten we stap voor stap door het proces gaan hoe je e-facturen via het platform uitwisselt. En het beste? Je kunt het gratis proberen!

Stap 1: Vraag je Peppol ID aan

Als je facturen wil aanmaken en uitwisselen via het Peppol netwerk, heb je eerst een Peppol ID nodig. Heb je er nog geen? Geen zorgen, bekijk deze video over hoe je je Peppol ID krijgt via het DocHorizon platform:

Stap 2: Meld je aan op het platform

Begin met je gratis aan te melden op het DocHorizon Platform. Voer je e-mailadres en wachtwoord in en geef vervolgens details op zoals je volledige naam, bedrijfsnaam, use case en documentvolume. Daarna ontvang je een gratis tegoed van €25 om alle functies en mogelijkheden van het platform te verkennen.

Maak na het inloggen een organisatie aan en start een project om toegang te krijgen tot onze diensten. Ga naar Project Settings → Services.

Voor ons doel – e-facturen maken en versturen – schakel je E-facturatie (automatisch ingeschakeld als je je Peppol ID hebt ontvangen), Document Capturing – E-Invoicing, Human In The Loop, en Flow Builder om te beginnen

Deze opzet zorgt ervoor dat je vanaf het begin alles hebt wat je nodig hebt!

Stap 3: Human-In-The-Loop instellen

Human-in-the-loop (HITL) is een functie die de fine-tuning van een e-factuurmodel mogelijk maakt door menselijke reviewers erbij te betrekken. Voor een soepele overgang naar e-facturen is een HITL-service essentieel om te controleren of alle vereiste velden nauwkeurig zijn ingevuld voordat de e-factuur wordt verwerkt.

Om HITL in te stellen:

1. Navigeer naar Human In The Loop in het Services-gebied, klik op Configurations → + New Configuration
2. Geef je configuratie een naam, wij noemen onze configuratie “Xrechnung V3”

Kies vervolgens de service waaraan je HITL wilt toevoegen. Klik op Document Capturing – E-Invoice en selecteer het e-factuurformaat dat je nodig hebt. In ons voorbeeld kiezen we Xrechnung V3.0. – een standaard voor Duitse e-facturen en een voorbeeldformaat in deze flow.

Om je HITL verder aan te passen:

1. Klik op Continue en selecteer de velden die je wilt toevoegen voor beoordeling
2. Kies beoordelaars voor deze configuratie: Je kunt beoordelaars kiezen uit je interne teamleden of deze taak toevertrouwen aan onze specialisten bij Klippa!

Nu krijgt de aan jou toegewezen beoordelaar elke keer dat er een controle moet plaatsvinden een melding, zodat je zeker weet dat alle velden correct zijn ingevuld voordat je verder gaat. Zodra de controle is voltooid, hoef je alleen nog maar op Submit and Continue te klikken. 

Stap 4: Kies een gratis sjabloon voor e-facturering

Nadat je je HITL-configuratie hebt ingesteld, is het tijd om je flow te creëren. Een flow is een opeenvolging van stappen die definiëren hoe je documenten worden verwerkt en overgebracht naar je uitvoerbestemming.

Je kunt je flow vanaf nul maken of een van onze vele gratis sjablonen gebruiken. Voor ons doel, het maken en verzenden van e-facturen, kunnen we een kant-en-klare sjabloon kiezen in plaats van onze eigen sjabloon te maken. 

1. Navigeer naar Flow Builder in het Services gebied, klik op New Flow →  Use a Template
2. Kies Convert PDF to Peppol UBL V3 e-invoice and send to the receiver

De flow is al gemaakt, je hoeft hem maar één keer te configureren om het proces te automatiseren.

Stap 5: Componenten in je e-factureringssjabloon aanpassen

Door gebruik te maken van kant-en-klare sjablonen kun je tijd besparen en complexe processen configureren, zoals het uitwisselen van e-facturen. Het voordeel van het gebruik van deze sjablonen is dat ze zijn gemaakt door specialisten van Klippa. Je hoeft alleen maar de stappen aan te passen aan je specifieke behoeften en ze vervolgens te testen.

Let op: We zullen alleen een aantal stappen binnen onze sjabloon doorlopen waarvoor aanpassingen nodig zijn, zoals het wijzigen van uitvoer- of invoerbronnen. Het is echter nodig om elke stap van de flow te testen tijdens de eerste configuratie om er zeker van te zijn dat alles goed werkt.

1. Selecteer je invoerbron

De eerste stap bij het bouwen van je flow is het selecteren van je invoerbron. De invoerbron in onze sjabloon is ingesteld op Inbox: New Email – alle e-mails die naar het speciale DocHorizon e-mailadres worden gestuurd, worden gefilterd op bijlagen en verwerkt.

Je kunt deze stap verder aanpassen door criteria op te geven voor de e-mails die je wilt doorsturen voor verwerking (bijvoorbeeld e-mails van een specifieke leverancier).

Klik op de knop en stel de Connection in op het Default DocHorizon Platform. Test deze stap door een e-mail met de bijgevoegde factuur naar het gegenereerde Testadres te sturen.

Tip: Je hebt verschillende opties voor je invoerbron: je kunt bestanden rechtstreeks uploaden vanaf je apparaat of verbinding maken met meer dan 100 externe bronnen, waaronder Google Suite, Dropbox, Outlook, Salesforce, Zapier, OneDrive of de database van je bedrijf.

2. Leg factuurgegevens vast

Het is tijd om de benodigde factuurgegevens uit je e-mails te halen door e-mailbijlagen te koppelen aan de stap Document Capture: E-factuur. Dit is ook waar onze Human In The Loop configuratie zal plaatsvinden.

Om verder te gaan, klik je op de stap en configureer je het volgende:

• Connection: Default DocHorizon Platform
• File or URL: Loop on items → Item file
• HITL: Enable
• HITL Slug: De naam van je Human In The Loop configuratie (In ons geval, “xrechnung_v3”)

3. Je factuur omzetten

Nu zijn we klaar om ons bestand te converteren naar het uiteindelijke e-factuurformaat. Klik op E-Invoicing: Convert Universal Invoice. 

Om verder te gaan, configureer het volgende:

• Connection: Default DocHorizon Platform
• File: Create universal file → URL
• E-Invoice Type: De naam van jouw e-factuur formaat

4. Kies je uitvoerbestemming

De laatste stap is het kiezen van de bestemming voor de uiteindelijke uitvoer. Afhankelijk van je workflow kan de bestemming je database, ERP-systeem, boekhoudsoftware of een ander platform zijn. Met Klippa’s DocHorizon platform heb je de mogelijkheid om:

• Download eenvoudig de gegevens in het e-factuurformaat van je voorkeur
• Stuur ze door naar je boekhoudsoftware voor factuurverwerking
• Sluit een e-facturatie API aan en verstuur de digitale facturen automatisch naar je klanten via Klippa’s Peppol Access Point.

In ons voorbeeld is de uitvoer ingesteld op E-invoicing: Send Document, wat betekent dat de flow het document rechtstreeks naar de ontvanger zal sturen via het Peppol Netwerk. Om deze stap te configureren, klik je op E-Invoicing: Send Document. Geef aan waar je e-facturen naartoe gestuurd moeten worden:

• Omgeving: Kies Acceptance (testmodus) of Production (live modus)
• Deelnemer: Vul je Peppol Participant ID en de gegevens van de ontvanger in

Test deze stap door op de knop rechtsonder te klikken, en je bent klaar!

En dat is het! Je bent nu klaar om e-facturen aan te maken en te versturen via het Peppol netwerk.

Hoe ontvang je e-facturen via het Peppol Netwerk?

Je hebt drie opties voor het ontvangen van e-facturen:

• Per e-mail
• Via een webhook
• Door beide methodes te gebruiken

Een Webhook is een manier voor het ene systeem om realtime gegevens naar een ander systeem te sturen zodra er iets gebeurt, zoals een notificatie of een automatisch bericht.

In ons geval, wanneer een e-factuur binnenkomt via het Peppol Netwerk, stuurt DocHorizon die factuurgegevens onmiddellijk naar een URL die je opgeeft – die URL is je webhook endpoint.

In plaats van herhaaldelijk je e-mail inbox te controleren (e-mailmethode), zorgt de webhookmethode ervoor dat het systeem de factuur automatisch naar je pusht.

Stap 1: Selecteer een Webhook als trigger in je flow

Volg deze stappen om een webhook in te stellen voor het ontvangen van e-facturen:

1. Open Flow Builder → New Flow en selecteer +From Scratch
2. Kies Catch Webhook als je trigger
3. Kopieer de Live URL

Stap 2: Webhook URL plakken

Volg deze stappen om een webhook URL in te stellen:

1. Navigeer naar E-facturatie in het menugebied
2. Klik op je goedgekeurde ID en vink ✓ het vakje Webhook aan
3. Plak de Live URL in het veld Webhook → URL

Ga terug naar je flow en test de Webhook.

Tip: We raden aan DocHorizon in te stellen als je webhook eindpunt, maar je kunt altijd een andere webhook URL naar keuze instellen. Deze kan direct gekoppeld zijn aan je boekhoud- of ERP-platform, zoals Xero, Zoho, Odoo of Microsoft Dynamics 365.

Stap 3: Maak een bestand aan

Voeg een stap Create File (Bestand maken) toe. Met deze stap kunnen we de bestandsinhoud lezen en een URL maken die onze Flow Builder kan verwerken. Configureer het volgende om verder te gaan:

• Content → Catch Webhook → body → data
• File name → Bestandsnaam naar keuze
• Encoding → Base64 

Test deze stap. Als alles goed werkt, krijg je een bestands-URL in je Uitvoer-venster.

Stap 4: Kies je uitvoerbestemming

De laatste stap is het kiezen van de eindbestemming voor je uitvoer. In dit voorbeeld kiezen we Zoho Invoice als uitvoer voor onze inkomende e-facturen.

Om dit te doen, configureer je het volgende:

• Voeg Zoho Invoice → Custom API Call stap toe aan je flow 
• Connection → +Create Connection → Choose your region → Log in op je Zoho Invoice account

Tip: Als je boekhoud- of ERP-systeem het UBL-formaat (dat wordt gebruikt om elektronische documenten uit te wisselen via Peppol) niet ondersteunt, kun je altijd een stap toevoegen aan je flow en binnengekomen e-facturen converteren naar JSON, XLSX, CSV of een ander gewenst formaat voordat je ze naar je uitvoer stuurt.

En dat is het! Nu ben je helemaal klaar om moeiteloos e-facturen te verzenden en ontvangen met Klippa! Raadpleeg onze documentatie voor hulp bij het implementeren van deze workflow.

Begin met het uitwisselen van e-facturen met Klippa

Met Klippa DocHorizon kun je al je facturatie workflows automatiseren, inclusief e-facturatie. Stroomlijn de factuurverwerking en stuur de benodigde gegevens door naar applicaties van derde partijen, zoals ERP-systemen, of sluit Klippa’s e-facturatie API aan en vereenvoudig je hele stroom! Dit zijn enkele van de voordelen waarvan je kunt profiteren:

• Maak gepersonaliseerde factuurworkflows: Automatiseer de verwerking van traditionele facturen en vergemakkelijk nauwkeurige gegevensextractie, classificatie, conversie en fraudedetectie om inzicht te krijgen in facturen of AP&AR-processen te vereenvoudigen.
• Converteer je facturen naar e-factureringsformaten: Stel je bedrijf in staat om e-facturen te verzenden via grote e-facturatieplatforms of EDI-netwerken, zelfs als ze zijn aangemaakt in PDF-formaat
• Verwerkingstijden met 70% verkorten: Met onze mogelijkheden voor het verwerken van bulkdocumenten kun je een groot aantal facturen tegelijk verwerken, waardoor je zelfs tijdens de drukste periodes de werklast onder controle kunt houden.
• Ontsluit grensoverschrijdende zakelijke kansen: Verwerk buitenlandse facturen dankzij onze wereldwijde dekking voor documenten in meer dan 100 verschillende talen
• Sla langdurige gegevensexportprocessen over: Maak gebruik van een grote verscheidenheid aan post-processing bestemmingen (met 100+ integraties om uit te kiezen) of maak verbinding met onze e-facturatie API om onmiddellijk e-facturen te verzenden en ontvangen via het Peppol netwerk.

Ons ISO-gecertificeerde en AVG-conforme platform biedt je alle benodigde middelen voor een soepele en veilige overgang naar automatisering en e-facturatie, zodat je afscheid kunt nemen van tijdrovende en foutgevoelige factuurverwerking. Boek hieronder een gratis demo of neem contact op met onze experts voor meer informatie!

FAQ