Hoe bescherm je je bedrijf tegen creditcardfraude

Creditcardfraude bij bedrijven is geen kleinigheid. Het kan je veel geld kosten en je bedrijfsvoering flink verstoren. In 2022 nam het aantal incidenten sterk toe, van 26% naar 36%. Verwacht wordt dat de schade door creditcardfraude tegen 2026 kan oplopen tot 43 miljard dollar.

CEO’s en CFO’s moeten niet alleen externe bedreigingen tegenhouden, maar ook opletten voor intern misbruik van zakelijke kaarten door medewerkers. In deze blog leggen we uit welke soorten fraude er zijn, waaraan je ze herkent en wat je kunt doen om je bedrijf te beschermen. Zo kun je je beveiliging verbeteren en problemen voorkomen.

---

Key takeaways

• Zakelijke creditcardfraude groeit snel: naar verwachting loopt de schade op tot 43 miljard dollar in 2026.
• Zowel externe bedreigingen (hacken, phishing) als intern misbruik (ongeautoriseerde uitgaven door medewerkers) vormen aanzienlijke risico’s.
• Waarschuwingssignalen: onverwachte pieken in uitgaven, transacties op rare tijden, veel terugboekingen, verdachte leveranciersnamen en aankopen op plekken die niet kloppen met de locatie van je bedrijf.
• Grootste kwetsbaarheden: zwakke interne controles, hoog personeelsverloop, verouderde technologie, onbeveiligde verbindingen, gedeelde bedrijfskaarten en gebrek aan medewerkerstraining.
• Maak gebruik van technologie voor gelaagde beveiliging: implementeer AI-gestuurde patroonherkenning, multi-factor of biometrische authenticatie en virtuele bedrijfskaarten met eenmalige nummers om onbevoegde toegang te blokkeren voordat er verliezen optreden.

---

Wat is zakelijke creditcardfraude?

Fraude met zakelijke creditcards verwijst naar het ongeoorloofd gebruik van een zakelijke creditcard of kaartgegevens om aankopen te doen of geld op te nemen. Dit kan worden gepleegd door externe partijen via hacking en phishing, maar ook door medewerkers die hun toegang voor persoonlijk gewin misbruiken.

Fraude met zakelijke creditcards vormt een aanzienlijk risico voor je bedrijf doordat het zowel de financiële stabiliteit als de operationele integriteit aantast en mogelijk tot ernstige juridische problemen leidt. Naarmate technologie zich ontwikkelt, veranderen ook de methoden van financiële fraude. Prognoses wijzen erop dat de verliezen door fraude met zakelijke creditcards blijven stijgen, waardoor het cruciaal is dat bedrijven hun verdedigingsstrategieën versterken.

Veelvoorkomende vormen van fraude met zakelijke creditcards

Fraude met zakelijke creditcards omvat verschillende tactieken die fraudeurs gebruiken om zakelijke kaartrekeningen uit te buiten. Hieronder staan enkele van de meest voorkomende vormen van fraude waar je bedrijf alert op moet zijn:

Fraude met gestolen of verloren kaart

Dit gebeurt wanneer een zakelijke creditcard wordt verloren of gestolen en er ongeautoriseerde transacties worden uitgevoerd voordat de kaart als vermist wordt gemeld.

• Hoe medewerkers slachtoffer worden: Een kaart kwijtraken of gestolen worden, vooral op openbare plaatsen.
• Kwetsbaarheden en fouten: Roekeloos omgaan met de fysieke kaart of het niet direct blokkeren en melden van verlies.
• Tactieken van fraudeurs: De fysieke kaart gebruiken voor ongeautoriseerde transacties totdat de kaart geblokkeerd is.

Card Not Present (CNP) fraude

CNP-fraude doet zich voor wanneer gestolen kaartgegevens worden gebruikt voor aankopen online, telefonisch of via mailorders, zonder de fysieke kaart.

• Hoe medewerkers slachtoffer worden: Kaartgegevens online delen of via onveilige netwerken verstrekken.
• Kwetsbaarheden en fouten: Gebruiken van onbeveiligde internetverbindingen of websites voor transacties, of kaartgegevens opslaan op onveilige websites.
• Tactieken van fraudeurs: Kaartgegevens verzamelen via datalekken of netwerkintercepties om ongeautoriseerde online aankopen te doen.

Fraude met valse of vervalste kaarten

Fraudeurs kunnen vervalste kaarten maken met gestolen creditcardgegevens. Deze nepkaarten worden vervolgens gebruikt voor ongeautoriseerde transacties.

• Hoe medewerkers slachtoffer worden: Door skimming of datalekken waarbij kaartgegevens worden gestolen.
• Kwetsbaarheden en fouten: Kaarten gebruiken op gecompromitteerde terminals of geldautomaten.
• Tactieken van fraudeurs: Fysieke nepkaarten vervaardigen op basis van gestolen creditcardgegevens.

Phishing- en social engineering‑aanvallen

Door toegang te krijgen tot persoonlijke en zakelijke e‑mailaccounts kunnen fraudeurs zich voordoen als de medewerker en zo verder toegang krijgen tot bedrijfsaccounts. Verkregen inloggegevens worden gebruikt om onder de naam van de medewerker financiële fraude te plegen, wat hun kredietgeschiedenis kan schaden.

• Hoe medewerkers slachtoffer worden: Trappen in frauduleuze e‑mails, telefoontjes of berichten die zich voordoen als de kaartuitgever of het hoger management van het bedrijf.
• Kwetsbaarheden en fouten: Gebrek aan bewustzijn of training om phishingpogingen te herkennen.
• Tactieken van fraudeurs: Medewerkers manipuleren om gevoelige informatie prijs te geven via geraffineerde e‑mails of nepwebsites.

Misbruik door medewerkers

Soms is de fraude intern. Medewerkers kunnen hun uitgegeven zakelijke creditcards gebruiken voor persoonlijke aankopen of uitgaven die niet door het bedrijf zijn goedgekeurd.

• Hoe bedrijven slachtoffer worden: Medewerkers doen ongeautoriseerde aankopen met bedrijfskaarten voor persoonlijk gewin.
• Kwetsbaarheden en fouten: Zwakke controle op kaarttransacties en gebrek aan strikte regels voor het gebruik van zakelijke kaarten.

Het risico op creditcardfraude kan een aanzienlijke impact hebben op de financiën van je bedrijf en erg stressvol zijn. Om creditcardfraude binnen je organisatie effectief te detecteren en te voorkomen, is het essentieel eventuele kwetsbaarheden in de beveiligingsmaatregelen te identificeren en op de hoogte te zijn van de veelvoorkomende signalen van gecompromitteerde kaarten.

Risicofactoren en waarschuwingssignalen

Elk bedrijf is kwetsbaar voor creditcardfraude, maar organisaties die hun kwetsbaarheden herkennen en de waarschuwingssignalen van mogelijk gecompromitteerde kaarten begrijpen, kunnen de kans vergroten frauduleuze activiteiten vroegtijdig te detecteren en te beperken.

Hier zijn enkele van de meest voorkomende factoren en signalen die tot fraude met zakelijke creditcards in je bedrijf kunnen leiden:

Risicofactoren die kwetsbaarheid vergroten

Ontbreken van interne controles

• Gebrekkig toezicht: Bedrijven zonder strikte processen voor het monitoren van creditcardtransacties zijn gevoeliger voor fraude. Dit omvat het ontbreken van verificatieprocessen voor uitgaven of een ineffectief reconciliatieproces voor creditcards.
• Hoog personeelsverloop: Regelmatige personeelswisselingen, vooral in financiële functies, kunnen leiden tot inconsistenties en gaten in het toezicht op financiële activiteiten, wat kansen voor frauduleus gedrag creëert.

Technologische tekortkomingen

• Verouderde systemen: Bedrijven die verouderde technologie gebruiken, profiteren niet van moderne beveiligingsmaatregelen zoals encryptie en multi-factor authenticatie, waardoor ze een gemakkelijk doelwit voor cybercriminelen zijn.
• Ontbreken van beveiligde verbindingen: Het gebruiken van onbeveiligde internetverbindingen voor transacties kan creditcardgegevens blootstellen aan onderschepping door hackers.

Gecentraliseerd gebruik van kaarten

• Één kaart voor meerdere gebruikers: Wanneer één creditcard door meerdere medewerkers wordt gedeeld, wordt het lastiger om ongeautoriseerde transacties naar de dader te herleiden, wat het frauderisico verhoogt.

Onvoldoende training van medewerkers

• Ongeïnformeerd personeel: Medewerkers die zich niet bewust zijn van beveiligingsrisico’s en veilige omgang met creditcardgegevens, handelen vaak nalatig en kunnen onbedoeld leiden tot datalekken of misbruik.

Waarschuwingssignalen van mogelijke frauduleuze activiteiten

Ongebruikelijke bestedingspatronen

• Plotse stijging in uitgaven: Een aanzienlijke en plotselinge toename van uitgaven die niet past bij de normale bedrijfsvoering kan een rood vlaggetje zijn.
• Transacties op ongebruikelijke tijden: Aankopen buiten reguliere werktijden kunnen duiden op een gecompromitteerde bedrijfskaart.

Frequent terugboekingen (chargebacks)

• Herhaalde betwistingen: Meerdere terugboekingen op de kaartafschrift kunnen erop wijzen dat het kaartnummer frauduleus wordt gebruikt. Terugboekingen ontstaan vaak wanneer de kaarthouder een transactie betwist omdat deze niet is geautoriseerd of niet is ontvangen.

Geografisch inconsistente transacties

• Buitenlandse transacties: Kosten uit landen waar het bedrijf geen zaken doet zijn verdacht en verdienen nader onderzoek.
• Meerdere locaties: Gelijktijdige transacties op geografisch ver uiteenliggende plekken kunnen wijzen op gekloonde of gestolen kaartgegevens.

Onbekende leveranciers of inconsistente kosten

• Onbekende leveranciersnamen: Kosten van leveranciers waarmee je bedrijf normaal niet werkt, of aanbieders buiten de branche van het bedrijf, moeten tot alertheid leiden.
• Variaties in transactiebedragen: Regelmatige betalingen aan bekende leveranciers die plotseling in bedrag veranderen zonder duidelijke reden kunnen duiden op gemanipuleerde kosten.

Afwijkingen in afschriftregels

• Niet-overeenkomende adressen: Factuur- of betalingsadressen die niet matchen met de bedrijfsgegevens kunnen wijzen op onderschepping van kaartgegevens.
• Dubbele transacties: Het meerdere keren voorkomen van dezelfde transactie kan een fout zijn of wijzen op opzettelijke dubbele afschrijving door een fraudeur.

Door deze risicofactoren te begrijpen en de vroege waarschuwingssignalen te herkennen, kunnen bedrijven hun verdediging tegen fraude met zakelijke creditcards aanzienlijk versterken.

Hoe je je bedrijf beschermt tegen creditcardfraude

Fraude met zakelijke creditcards vormt een belangrijke bedreiging die de financiële gezondheid van je bedrijf kan schaden. Het beschermen van je organisatie vereist een geavanceerde aanpak die technologie combineert met een effectief uitgavenbeleid.

Hier een uitgebreide strategie om fraude te voorkomen, te detecteren en tegen te gaan:

1. Implementeer geavanceerde fraudedetectie technieken

Patroonherkenning: Gebruik software met patroonherkenning algoritmes om transacties met zakelijke kaarten te monitoren. Deze technologie vergelijkt elke transactie met vastgestelde bestedingspatronen en markeert activiteiten die hiervan afwijken, zoals ongebruikelijke aankooplocaties of abnormaal hoge bedragen.

Afwijkingsdetectie: Zorg voor systemen die realtime detectie uitvoert om inconsistenties en verdachte gedragingen te identificeren. Bijvoorbeeld:

• Meerdere mislukte transactiepogingen
• Niet-overeenkomende factuur- en aflevergegevens
• Snelle opeenvolging van high-value aankopen

Snelle reactie op dergelijke alerts maakt het mogelijk direct maatregelen te nemen om verliezen te voorkomen.

Authenticatieprocessen: Versterk transactiebeveiliging door diverse authenticatiemethoden af te dwingen, zoals:

• Biometrische verificatie: gebruik vingerafdrukscans, gezichtsherkenning of netvliesscans om de identiteit van de kaarthouder te bevestigen.
• Twee-factor-authenticatie (2FA): vereist een tweede verificatievorm (bijv. een code naar telefoon of e‑mail) naast de standaard kaartgegevens.
• Automatische kaartblokkering: stel regels in die een kaart automatisch uitschakelen bij gedetecteerde verdachte activiteiten, totdat onderzoek heeft plaatsgevonden.

Risicoscoring: Implementeer een dynamisch risicobeoordelingssysteem dat het risico van elke transactie beoordeelt op basis van criteria zoals niet-overeenkomende adressen en afwijkende aankoopcategorieën.

Transacties die boven een vooraf ingestelde drempel uitkomen, kunnen automatisch worden geblokkeerd of gemarkeerd voor nader onderzoek. Dit voorkomt niet alleen frauduleuze transacties, maar helpt ook beveiligingszwaktes in bestedingsbeleid te identificeren.

2. Maak gebruik van conforme en gecertificeerde software

Zorg dat alle software die wordt gebruikt voor het monitoren en verwerken van zakelijke kaarttransacties voldoet aan internationale gegevensbeveiligingsnormen, zoals PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) en AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Compliance garandeert dat de software hoge beveiligingsnormen naleeft, waardoor gegevens beter worden beschermd en de kans op frauduleuze activiteiten afneemt.

3. Geef virtuele zakelijke creditcards uit

Virtuele creditcards (VCC’s) worden beschouwd als een zeer effectieve maatregel om fraude met zakelijke creditcards te voorkomen. Virtuele kaarten bieden verschillende kenmerken die de beveiliging vergroten en controle mechanismen mogelijk maken die bij fysieke kaarten vaak ontbreken:

Eenmalige kaartnummers: Virtuele kaarten genereren een uniek kaartnummer per transactie of leverancier. Zodra een transactie is voltooid, raakt het kaartnummer nutteloos. Als de kaartgegevens vóór afronding van de transactie lekken, kunnen ze niet meer door een andere merchant worden misbruikt, wat het risico op leveranciersfraude verkleint.

Eenvoudig aanmaken en annuleren: Virtuele kaarten kunnen direct worden aangemaakt en verstrekt, wat cruciaal is in tijdsgevoelige situaties. Ze kunnen worden geannuleerd zonder het primaire account of andere virtuele kaarten te beïnvloeden, wat snelle reacties op gedetecteerde fraude mogelijk maakt.

Vaste vervaldatum instellen: Virtuele kaarten kunnen zo worden ingesteld dat ze binnen een bepaalde periode vervallen, waardoor ze na die datum niet meer bruikbaar zijn. Dit is handig voor abonnementen en proefperiodes.

Het gebruik van virtuele kaarten is aan te raden wanneer directe uitgifte nodig is of wanneer fysiek betalen niet vereist is. Voor reisgerelateerde uitgaven en verkopers die fysieke betalingen vereisen, blijven fysieke creditcards vaak noodzakelijk, waardoor ze niet volledig uit de operatie verwijderd kunnen worden.

4. Handhaaf een strikt uitgavenbeleid

Stel een duidelijk en strikt beleid op voor het gebruik van zakelijke creditcards. Het beleid moet richtlijnen geven voor het juiste gebruik van kaarten, toegestane aankopen beschrijven, de verantwoordelijkheden van kaarthouders vastleggen en procedures voor transactierapportage en terugvordering uitleggen.

Een effectief beleid ter preventie van fraude zou in ieder geval het volgende moeten bevatten:

• Geschiktheid en uitgifte: Definieer uitgiftecriteria, het stapsgewijze aanvraagproces en zorg voor een kaarthouderovereenkomst die de medewerker ondertekent.
• Toegestane uitgaven: Som zakelijke uitgavencategorieën op die met de zakelijke kaart mogen worden betaald. Licht de voorkeurstoepassingen toe voor virtuele versus fysieke kaarten.
• Verboden uitgaven: Geef duidelijk aan dat persoonlijke uitgaven, contantopnames en voorschotten verboden zijn. Vermeld de disciplinaire maatregelen.
• Vooraf gedefinieerde bestedingslimieten: Stel limieten in voor algemene transacties, dagelijkse uitgaven en het aantal dagelijkse transacties om uitgaven binnen redelijke grenzen te houden.
• Lijst met geautoriseerde leveranciers: Specificeer goedgekeurde leveranciers en dienstverleners om ongeautoriseerde transacties te voorkomen.
• Vereiste goedkeuringen: Verplicht managergoedkeuring voor transacties boven een bepaalde drempel en voor alle uitgaven buiten het beleid.
• Beveiliging en naleving: Geef aan dat transacties worden gemonitord en beschrijf de verantwoordelijkheden van de kaarthouder. Bied een actieplan voor het melden van verloren of gestolen kaarten.

5. Implementeer realtime monitoring van uitgaven

Gebruik software voor uitgavenbeheer die realtime monitoring biedt en direct integreert met zakelijke creditcards. Deze integratie geeft onmiddellijke inzage in alle kaarttransacties en maakt directe controle‑ en goedkeuringsprocessen mogelijk, cruciaal om frauduleuze transacties op het moment zelf te detecteren en tegen te gaan.

6. Leid medewerkers regelmatig op

Organiseer regelmatig trainingssessies voor alle medewerkers over de risico’s en preventie van fraude met zakelijke creditcards. De opleiding moet onder meer het volgende behandelen:

• Herkennen van fraude: Leer hoe verdachte activiteiten te herkennen. Informeer welke stappen medewerkers moeten nemen wanneer zij fraude vermoeden, zoals:
• Identificeer verdachte activiteiten: Controleer regelmatig afschriften, audit transacties en gebruik digitale fraudedetectie om ongeautoriseerde uitgaven te signaleren.
• Breng betrokken partijen op de hoogte: Neem contact op met de kaartuitgever, relevante interne functionarissen en, bij aanzienlijke fraude, de autoriteiten.
• Beveilig de rekening: Blokkeer of annuleer gecompromitteerde kaarten en wijzig de pincodes en wachtwoorden van de bijbehorende accounts.
• Documenteer het proces: Leg alle acties vast vanaf het moment dat fraude wordt vermoed. Houd een log bij van wie u hebt gecontacteerd, wanneer en welke stappen zijn ondernomen.
• Beste beveiligingspraktijken: Geef training over veilige transacties, veilig internetgebruik en de risico’s van phishing. Bied regelmatig workshops of scholing aan over preventie van creditcardfraude voor bedrijven. Benadruk het belang van het naleven van het uitgavenbeleid van het bedrijf en de gevolgen bij het niet naleven.

7. Herzie en werk beveiligingsmaatregelen regelmatig bij

Fraudeurs verfijnen voortdurend hun methodes. Herzie en update daarom regelmatig je beveiligingsmaatregelen, beleidsregels en technologieën als reactie op opkomende dreigingen. Deze proactieve aanpak versterkt je verdediging en houdt de organisatie alert op de dynamiek van creditcardfraude.

Door deze maatregelen toe te passen kan je bedrijf het risico op fraude met zakelijke creditcards aanzienlijk verminderen, de financiële integriteit waarborgen en het vertrouwen van partners en klanten behouden.

Voorkom zakelijke creditcardfraude met Klippa SpendControl

Laat fraudekwesties je bedrijf niet in de weg zitten. Neem het initiatief tegen fraude met zakelijke creditcards met Klippa’s zakelijke creditcards. Verbeter je financieel beheer met de synergie van krachtige creditcards en gebruiksvriendelijke pre‑accountingsoftware van Klippa SpendControl.

Stel bestedingslimieten in volgens het uitgavenbeleid van je bedrijf, volg uitgaven overal en altijd via web of mobiele app, en beheer zakelijke creditcards en alle zakelijke uitgaven in één centraal systeem. Bespaar tijd en middelen op handmatige documentverwerking en krijg tegelijkertijd volledige controle over je uitgaven.

Klippa biedt zakelijke creditcards met essentiële functies om je transacties te beschermen:

• Gebruik fysieke en/of onbeperkte virtuele zakelijke creditcards voor je bedrijfsuitgaven
• Beheer je zakelijke creditcards, leveranciersfacturen en uitgaven van medewerkers in één platform
• Stel en beheer bestedingslimieten voor individuele kaarten via web of mobiele app
• Geef eenmalige kaarten uit en aparte kaarten voor specifieke leveranciers of aankopen
• Pas je goedkeuringsbeheer aan met meerlaagse autorisatiestromen
• Krijg controle en inzicht in real‑time uitgaven met een uitgebreid dashboard
• Voorkom fraude met een ingebouwd detectiesysteem aangedreven door machine learning
• Beveilig online transacties met onze 3‑D Secure (3DS) beschermingslaag
• Sla creditcardgegevens op en verwerk deze in overeenstemming met de PCI DSS‑veiligheidsnormen
• Voldoe altijd aan belasting‑ en privacyregelgeving met onze ISO27001, SOC1 & SOC2‑gecertificeerde en GDPR/AVG‑conforme oplossing
• Integreer SpendControl met je favoriete boekhoud‑ en ERP‑software

Klaar om de controle over de transacties van je bedrijf te nemen? Plan een gratis demo om onze oplossing in actie te zien, of neem contact op met onze SpendControl specialisten voor meer informatie.

FAQ