Heb jij te maken met bergen aan bonnetjes? Verwerk je deze bonnen nog steeds handmatig? Verdrink je onder stapels papieren? Is fraude een zorg voor je?
Zo ja, dan ben je één van de vele bedrijven die te maken hebben met bonnetjes-processen. Misschien beheer je een loyaliteitsprogramma voor het nieuwe product dat je hebt gelanceerd of declareren veel medewerkers hun reiskosten.
De problemen die vaak uit dit soort processen voortvloeien zijn lange doorlooptijden, met gevolgen voor de klantervaring of de medewerkerstevredenheid, en het optreden van fraude, met gevolgen voor je bedrijf. De hoeveelheid te verwerken bonnetjes vormt het grootste knelpunt.
Gelukkig zijn er veel Scan & Herken oplossingen die je kunt gebruiken om deze uitdagingen te overwinnen en jouw bedrijfsprocessen te automatiseren.
In dit artikel leggen we uit wat een Scan & Herken software voor bonnen is, hoe geautomatiseerd bonnen scannen werkt en geven we de vijf belangrijkste redenen om een scan-software te gaan gebruiken voor je bonnetjes.
Wat is Scan & Herken software voor bonnen?
Software voor het scannen van ontvangstbewijzen leest, scant en extraheert gegevens van een ontvangstbewijs. Daarbij maakt de software gebruik van Optical Character Recognition (OCR) en AI.
OCR is een technologie die gegevens zoals tekst uit afbeeldingen of gescande documenten haalt door individuele tekens te identificeren. AI haalt vervolgens betekenis uit de tekst en herkent wat elk deel van het ontvangstbewijs eigenlijk is. Het bepaalt bijvoorbeeld welk deel het totaalbedrag, de naam van de handelaar, het btw-percentage, de posten, etcetera, bevat.
Het proces – van de ontvangst van het document tot de gegevensextractie en classificatie – is binnen enkele seconden voltooid.
Nu je weet wat Scan & Herken software is, laten we je kennismaken met de vijf belangrijkste voordelen van het gebruik ervan.
Waarom zou je Scan & Herken software gebruiken?
Er zijn veel redenen waarom je geautomatiseerde scan-software voor je bonnen zou moeten gebruiken. Hieronder vind je de vijf belangrijkste voordelen van het gebruik van een dergelijke oplossing:
- Minimaliseer fraude met automatische fraudedetectie;
- Verkort doorlooptijden;
- Beperk menselijke fouten tot een minimum;
- Verlaag de kosten tot 75%;
- Zorg voor beveiliging en GDPR-naleving.
Minimaliseer fraude met geautomatiseerde fraude-detectie
Het eerste voordeel van een scan-software is fraude-preventie en veiligheid. Dit moet absoluut niet worden onderschat. De kosten van fraude met loyaliteitsprogramma’s bedragen bijvoorbeeld wereldwijd meer dan $1 miljard, volgens een onderzoek van de New York Times. Je moet deze frauduleuze bonnen kunnen identificeren en uit je programma verwijderen.
Sommige scan-software detecteert automatisch of een bon al eerder is ingediend. Bovendien kan de software controleren of de bon is gewijzigd: het zoekt naar Photoshop-activiteit, controleert de Exif-gegevens op anomalieën en kan detecteren of elementen, zoals het totaalbedrag, zijn gewijzigd.
Als je meer wilt weten over dit onderwerp, raden wij je aan één van onze laatste blogs over het betrappen van document-fraude te lezen.
De doorlooptijd verkorten
In een wereld waarin alles snel gaat, verwachten jouw klanten en medewerkers hun terugbetaling zo snel mogelijk. Een oplossing voor het scannen van bonnetjes biedt hier uitkomst, want het helpt de doorlooptijden aanzienlijk te verkorten.
Bij de beste scan-software gebeurt de gegevens-extractie binnen 3 tot 5 seconden. Vergelijk dit maar eens met een handmatig proces. Bonnen sorteren, de gegevens lezen, de gegevens controleren, het in een programma invoeren… Dat is een enorm verschil, toch?
Bij een loyaliteitsprogramma hoeven klanten niet langer weken te wachten op een antwoord over de vraag of hun kassabonnen in aanmerking komen. Daarom hebben ze meer vertrouwen in je merk en in je campagne.
Voor processen voor onkostenbeheer kan het ook een grote verandering betekenen. Als werknemers weken moeten wachten om hun reiskosten terug te krijgen, kunnen ze gefrustreerd raken. Een snellere doorlooptijd neemt deze frustratie weg en helpt de tevredenheid van werknemers te verbeteren.
Menselijke fouten tot een minimum beperken
We maken allemaal fouten, of we dat nou leuk vinden of niet. Foutenpercentages bij handmatige gegevensinvoer variëren doorgaans van 0,55% tot 3,6%, met uitschieters tot wel 26,9%.
Gelukkig kan software voor het scannen van bonnen deze foutenpercentages aanzienlijk verlagen door het risico van afleiding, toetsaanslagfouten en andere fouten die vaak voorkomen bij handmatige gegevensinvoer uit te sluiten. Dit vertaalt zich in betere, nauwkeurigere gegevens die kunnen worden gebruikt om goed geïnformeerde zakelijke beslissingen te nemen.
De meeste software garandeert een nauwkeurigheid van meer dan 90%. Als je een nauwkeurigheid wenst die zo dicht mogelijk bij 100% ligt, kun je ervoor kiezen een medewerker bij het proces te betrekken. Dit wordt human-in-the-loop (HITL) automatisering genoemd.
Bij HITL-automatisering is het grootste deel van het werk geautomatiseerd. Op basis van bedrijfsregels, zoals een betrouwbaarheidsdrempel die lager moet zijn dan 70% of het uitsluiten van alle kassabonnen van één bepaalde winkel, kun je documenten naar een medewerker sturen om ze handmatig te controleren.
Zo combineer je het beste van menselijke intelligentie met de kracht van AI en bereik je een nóg hoger nauwkeurigheidsniveau.
Tot 75% lagere kosten
Door de tijd van je teams vrij te maken met software voor het scannen van bonnen, kun je de kosten tot 75% verlagen. Hoe? Omdat je medewerkers tijd besparen op vervelende gegevens-invoertaken en meer tijd overhouden om zich op de kernactiviteiten te concentreren.
Er bestaat geen toverformule, maar uit onderzoek is gebleken dat intelligente automatisering doorgaans leidt tot kostenbesparingen van 40% tot 75%, waarbij de terugverdien-tijd varieert van enkele maanden tot enkele jaren.
Neem bijvoorbeeld de tijd die nodig is voor het handmatig verwerken van één kassabon. Ervaren medewerkers verwerken gemiddeld 50 kassabonnen per uur. Met een gemiddeld uurloon van €35 betekent dit dat het verwerken van één bon ongeveer €0,70 kost.
Diezelfde werknemer kan met een scan-software minstens 200 bonnetjes per uur verwerken. Dit leidt tot verwerkingskosten van ongeveer €0,18 per bon. Voeg daarbij de prijs van de software van €0,05 per bon en je komt op een totale kostprijs van €0,23 per bon. Dat is een directe verbetering van meer dan 60% in kosten!
Zorgen voor veiligheid en GDPR-naleving
Op bepaalde soorten kwitanties kun je gevoelige gegevens van je klanten vermelden, zoals een uittreksel van kaartnummers. Je kunt er ook namen of adressen op hebben staan.
Bij de verwerking van dergelijke gevoelige gegevens moet je voldoen aan de GDPR. Bij inbreuk op de verwerking en het beheer van persoonsgegevens kun je een boete tegemoet zien die kan oplopen tot 2% van je jaaromzet.
Inbreuken kunnen veel verschillende vormen aannemen. Persoonsgegevens opslaan die je niet hoeft te gebruiken of te bewaren, bijvoorbeeld. Dit houdt verband met het recht om vergeten te worden dat je je klanten verschuldigd bent.
Software voor het scannen van ontvangsten kan gevoelige gegevensvelden definiëren, zoals velden met Personally Identifiable Information (PII), en gegevensmaskering gebruiken om ze te redigeren of anonimiseren. Dit helpt bedrijven om te voldoen aan regelgeving op het gebied van gegevensprivacy, zoals de GDPR of HIPAA.
Dankzij deze vijf voordelen zal het verwerken van bonnen nooit meer hetzelfde zijn!
De beste Scan & Herken software voor je bonnetjes
De beste Scan & Herken software voor jou kan anders zijn dan de software voor een ander bedrijf. Misschien ben je op zoek naar een app die jouw bonnen scant of misschien heb je zelf al een app die je wilt uitbreiden met OCR en scan-mogelijkheden.
In dat geval heeft Klippa de ideale oplossing voor jou. Klippa’s Scan & Herken software zorgt voor het scannen van bonnen en stelt je in staat om alle benodigde gegevens te extraheren, valideren en verwerken. Het kan eenvoudig worden geïntegreerd in jouw bestaande software via de Klippa API of SDK.
Wat is het verschil tussen Klippa API’s en SDK’s?
Onze API is de dienst om een document naar onze OCR-software te sturen en binnen enkele seconden een gestructureerd gegevensformaat terug te ontvangen. Het is goed gedocumenteerd, dus het is niet al te moeilijk voor een ontwikkelaar om het te implementeren. Je moet wel beschikken over een oplossing voor het vastleggen van ontvangstbewijzen, zoals een mobiele app, die het ontvangstbewijs kan vastleggen.
Onze SDK’s zijn een betere optie als je op zoek bent naar een end-to-end oplossing om kassabonnen te scannen. Onze Camera SDK is bijvoorbeeld een complete camera-module die ervoor zorgt dat er een goede foto wordt vastgelegd. Het geeft real-time feedback aan de gebruiker, verbetert de beeldkwaliteit en verbetert daarmee de nauwkeurigheid van de herkenning.
Het is mogelijk om de Klippa Camera SDK te koppelen aan onze OCR API. Na het scannen van het document wordt automatisch een verzoek afgehandeld via de API en wordt gestructureerde data teruggestuurd naar de applicatie.
Het grote voordeel van de SDK is dat jouw ontwikkelaars niet alle componenten zelf hoeven te bouwen, ze kunnen andermans werk gebruiken. Dit leidt tot enorme besparingen in tijd en ontwikkelingskosten.
Hoe werkt het?
De video hieronder laat zien hoe het scannen van bonnen met Klippa werkt:
Automatiseer het scannen van kassabonnen met Klippa
In dit artikel hebben we de voordelen en functionaliteiten van software voor het scannen van kassabonnen besproken, maar begrijpen hoe het kan worden aangepast aan jouw specifieke toepassing en soepel kan worden geïntegreerd in bestaande activiteiten is iets anders.
Dit is waar wij jou kunnen helpen! Onze product-specialisten denken graag met je mee en beantwoorden alle vragen die je hebt. Neem contact met ons op door het onderstaande demovorm in te vullen of neem direct contact met ons op.