AFAS Declaratiesoftware van Klippa
Een volledig digitaal declaratieproces voor AFAS met Klippa’s mobiele app, approval workflows en gecertificeerde directe koppeling met AFAS Profit.
Digitaal declareren met AFAS, hoe werkt het?
1. Declareren met App
Declareren is super eenvoudig! Je maakt een foto van de bon met je smartphone, geeft een omschrijving en kiest de betreffende kostensoort.
Terwijl je dit doet worden de bongegevens met automatische tekstherkenning voor je aangevuld. Het opgeven van de winkelier, bedrag(en), aankoopdatum en btw is niet meer nodig.
Na ongeveer 30 seconden dien je de bon in en wordt deze automatisch toegewezen aan de juiste manager.
2. Digitaal goedkeuren
Als manager keur je declaraties met een handomdraai goed in de Klippa App of via de computer. Verplichte velden zorgen ervoor dat je alleen met volledige declaraties werkt, zodat het goedkeuringsproces soepel en fijn verloopt.
Na goedkeuring wordt de declaratie toegewezen aan Finance die de verwerking in AFAS verzorgen.
3. Declaraties verwerken in AFAS
In je to-do lijst staan alle declaraties klaar, inclusief de financiële mutatie en het betalingsvoorstel voor AFAS. De declaraties boek je als losse regels of als rapport. Een kopie van de bon(nen) gaat uiteraard mee als dossier item bij het boekstuk.
Bij de uitbetaling in AFAS koppelt Klippa het signaal terug en wordt de medewerker op de hoogte gebracht van de uitbetaling middels een notificatie in de app of per mail.
Vertrouwd door ruim 1000 mooie merken uit binnen- en buitenland.
Start met een vrijblijvende online demonstratie of neem contact op.
Een gebruiksvriendelijk en overzichtelijk declaratiesysteem met alle nodige features. Met Klippa is declareren in combinatie met AFAS kinderspel!
Digitaal declareren met AFAS, welke voordelen heeft het?
Inzicht & overzicht
Krijg realtime inzicht in alle declaraties en goedkeuringsflows.
Verhoog efficiëntie
Bespaar 70% van de tijd op het verwerken en goedkeuren van declaraties binnen jouw organisatie.
Blij personeel
Betaal uit in dagen in plaats van maanden, om medewerkers blij en gemotiveerd te houden.
Verbeter compliance
Betere compliance en control via digitale audit trails & dubbele herkenning.
Bekijk in 3 minuten hoe Klippa’s declaratiesoftware voor AFAS werkt:
Nooit meer bonnen en facturen overtypen, begin vandaag met het besparen van tijd en geld met Klippa.
Wat kan de koppeling met AFAS?
We hebben een directe koppeling ontwikkeld tussen onze declaratiesoftware en AFAS Profit. Hierdoor kunnen we het volledige declaratieproces digitaliseren en automatiseren. Van de registratie van een declaratie tot de boeking van de financiële mutatie in AFAS.
Automatische synchronisatie van de administraties, het crediteuren- en grootboekrekeningschema naar Klippa, inclusief verbijzonderingsassen.
Zelflerend systeem met slimme boekingsvoorstellen op basis van jouw boekingshistorie.
Met één druk op de knop verstuur je een financiële mutatie, kopie van het document en het betalingsvoorstel naar AFAS.
De originele bon of factuur wordt als bijlage weergegeven in het dossier
Start automatisch de juiste workflow in AFAS door een AFAS kenmerkcombinatie mee te sturen met de boeking.
Aangemaakte declaraties worden automatisch doorgezet naar jouw to do lijst in AFAS
De financiële mutaties van de geboekte declaraties vind je in één overzicht onder mutaties.
Exporteer de data van declaraties, bonnen en facturen in veelvoorkomende bestandsformaten als XLSX, CSV en PDF.
Heb je nog vragen?
Bij Klippa denken we graag met je mee. Neem gerust contact met ons op via de telefoon, mail of onze live chat.
+31 50 2111631
Ruim 25.000 tevreden gebruikers gingen je voor
Onze Finance afdeling bespaart een dag per week, die ze nu kunnen besteden aan onze core business in plaats van aan factuurverwerking.
De cloud-omgeving is erg gebruiksvriendelijk en ons factureringsproces is veel efficiënter geworden.
De declaratietool moest integreren met twee systemen, onze salarisadministratie- en juridische software. Klippa had de oplossing!
Online demo plannen
In een vrijblijvende online demonstratie van slechts 30 minuten laten we je graag zien hoe de Klippa koppeling naadloos samenwerkt met AFAS.
Veelgestelde vragen
Maakt Klippa gebruik van scan en herken (OCR)?
Ja, Klippa ondersteunt OCR met de hoogste herkenningsgraad.
OCR staat voor Optical Character Recognition en wordt in het Nederlands vaak aangeduid als scan en herken. Deze technologie zorgt ervoor dat elk gescand bonnetje direct de gegevens van de bon aan je teruggeeft, waardoor je nooit meer iets hoeft over te typen.
De volgende gegevens herkennen we:
– de winkelier
– de aankoopdatum
– het totaalbedrag
– het btw-percentage
– het btw-bedrag
Hoe gaat Klippa om met verschillende kostensoorten?
Parkeerkosten, zakelijke lunches, en relatiegeschenken, het zijn voorbeelden van declaratiecategorieën of kostensoorten die door veel Klippa klanten worden gebruikt.
Medewerkers geven deze vooraf gedefinieerde categorieën mee bij het indienen van hun declaratie zodat de manager of financiële administratie direct weet waar de kosten betrekking op hebben. Aan de achterkant zorgen we ervoor dat deze gekoppeld zijn aan het juiste grootboek én btw-code. Zo kunnen we per bonnetje direct een boekingsvoorstel doen zodat de kosten uiteindelijk met één klik worden verwerkt in de boekhouding!
Ondersteunt Klippa kostenplaatsen, kostendragers, en/of projecten?
Zeker!
Klippa ondersteunt dit op twee manieren:
We synchroniseren de kostenplaatsen realtime vanuit je boekhouding met een directe API integratie of we importeren ze met bijvoorbeeld een .csv bestand. De gegevens kun je vervolgens toewijzen aan (groepen) medewerkers, zodat je van elke declaratie de relevante data hebt.
Kan ik uit Klippa ook rapporten downloaden of gegevens exporteren?
Ja, rapporten of gegevens exporten is mogelijk in verschillende bestandsformaten als CSV, XLSX, PDF, en UBL.
Rapportjes uitdraaien of gegevens exporten is in Klippa geen probleem. Je kunt je eigen template creëren in het gewenste bestandsformaat.
Ondersteunt Klippa ook creditcard uitgaven?
Ja, Klippa ondersteunt creditcard uitgaven!
Het verschil is dat je bij de betreffende bon of factuur vermeldt dat het aan een creditcard is gerelateerd. Het document wordt dan automatisch gematcht met een regel van een geïmporteerd creditcard statement.
Hoe voorkom ik dubbele bonnetjes of fraude?
Klippa is fraudevrij!
Het kan voorkomen dat een medewerker al dan niet bewust een dubbele declaratie indient. Omdat elke bon in Klippa staat, kunnen we automatisch dubbele bonnen herkennen en hiervoor een waarschuwing geven. De dubbele bonnen in krijgen automatisch een waarschuwingsteken zodat een indiener, manager en Finance zien dat het hier om een dubbele bon gaat.
Kun je ook zakelijke kilometers declareren met Klippa?
Dat is een fluitje van een cent met de Google Maps integratie.
Je hoeft enkel je begin- en eindpunt te selecteren en we berekenen automatisch over de afgelegde afstand je kilometervergoeding. Mocht je als je zakelijk ritten op voorhand al weten, dan kun je ze ook inplannen en als bundel indienen.
Heeft Klippa autorisatie workflows?
Ja.
In de basis heeft Klippa een trapsgewijze autorisatieflow: na het indienen van een declaratie gaat die automatisch door naar de toegewezen manager voor goedkeuring. Een goedgekeurde declaratie eindigt bij de financiële administratie die de verwerking en uitbetaling verzorgen.
Wil je specifiekere workflows aanmaken? Ook dat wordt ondersteund! Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat parkeerbonnetjes onder 5 euro te allen tijde worden goedgekeurd of dat een declaratie boven de 1000 euro naast de manager ook langs de CFO gaat.
Wat gebeurt er met vreemde valuta?
Zijn medewerkers regelmatig in het buitenland en maken ze daar bedrijfskosten? In Klippa kunnen we de bongegevens automatisch converteren naar elke gewenste valuta, je hoeft hier zelf niets voor te doen. Uiteraard bewaren we de originele valuta ook voor je.
Hoe snel kan Klippa worden geïmplementeerd?
Klippa is plug & play en kun je direct mee aan de slag. We hebben hiervoor specifieke handleidingen in onze helpdesk die je op weg helpen. Is de implementatie complex? Dat is geen probleem, we helpen graag. Een productspecialist heeft het account om te digitaal declareren in AFAS gemiddeld binnen twee dagen gebruiksklaar.