In veel organisaties verloopt het matchen van facturen nog grotendeels handmatig. Pakbonnen worden geprint of gemaild, facturen komen binnen via verschillende kanalen en inkooporders staan verspreid over ERP- of boekhoudsystemen. Het gevolg? Tijdverlies, fouten en het risico dat facturen worden betaald zonder volledige controle.
Zeker in sectoren als logistiek, groothandel en detailhandel, waar volumes hoog zijn en marges onder druk staan, is dit geen houdbare situatie. Daarom stappen steeds meer organisaties over op automatisch factuur matchen met behulp van OCR en AI.
In deze blog leggen we uit wat factuur matching precies is, waarom handmatig matchen niet meer werkt en hoe je met Klippa het volledige proces automatiseert.
Key Takeaways
- Automatisch facturen matchen bespaart tijd – OCR en AI nemen handmatige controles over en versnellen het proces aanzienlijk.
- Minder fouten en risico’s – Door automatische matching worden afwijkingen en ontbrekende documenten direct gesignaleerd.
- Volledige controle, ook bij hoge volumes – Workflow-regels en uitzonderingen zorgen voor grip zonder vertraging.
- Naadloze aansluiting op bestaande systemen – Integratie met ERP- en boekhoudsoftware voorkomt dubbele handelingen.
- Klaar voor groei – Het matchingproces schaalt eenvoudig mee zonder extra personele inzet.
Wat betekent factuur matchen precies?
Factuur matchen is het controleren of een factuur overeenkomt met de bijbehorende documenten in het inkoopproces. In de praktijk gaat het vaak om 3-way matching, waarbij drie documenten met elkaar worden vergeleken:
- de inkooporder (wat is besteld?)
- de pakbon (wat is geleverd?)
- de factuur (wat wordt gefactureerd?)
Pas wanneer deze drie overeenkomen, kan een factuur veilig worden goedgekeurd en betaald. Dit voorkomt fouten, discussies met leveranciers en onterechte betalingen.
Waarom handmatig facturen en pakbonnen matchen niet meer werkt
Handmatig matchen lijkt overzichtelijk bij lage volumes, maar loopt snel vast zodra de organisatie groeit.
Veelvoorkomende problemen:
- Pakbonnen raken kwijt of worden te laat verwerkt
- Facturen worden al betaald voordat levering is gecontroleerd
- Verschillen in aantallen of prijzen worden over het hoofd gezien
- Finance teams besteden onnodig veel tijd aan controles
- Fraude of dubbele facturen blijven onopgemerkt
Vooral bij hoge doorloopsnelheid of piekvolumes is handmatig werken foutgevoelig en moeilijk schaalbaar.
Automatisch factuur matchen met OCR en AI
Met moderne OCR- en AI-technologie wordt factuur matching volledig geautomatiseerd. De kern hiervan is dat documenten niet alleen worden gelezen, maar ook inhoudelijk worden begrepen en vergeleken.
Met Klippa verloopt dit proces als volgt:
- Documenten aanleveren
Facturen, pakbonnen en inkooporders worden geüpload, gescand of doorgestuurd via e-mail of API. - OCR en data-extractie
De OCR herkent automatisch relevante gegevens zoals ordernummer, leverancier, aantallen, prijzen en referenties. - Automatische matching
Het systeem vergelijkt factuur, pakbon en inkooporder op basis van vooraf ingestelde regels. - Uitzonderingen signaleren
Afwijkingen worden direct gemarkeerd voor controle, terwijl correcte matches automatisch worden goedgekeurd. - Naadloze verwerking
De gevalideerde gegevens worden doorgestuurd naar ERP- of boekhoudsystemen voor verdere verwerking of betaling.
Het resultaat: een sneller verwerkingsproces, aanzienlijk minder fouten en volledige controle over elke factuur, pakbon en inkooporder, zelfs bij hoge volumes.
Factuur en pakbon matchen in de praktijk
Automatische matching wordt breed toegepast in verschillende sectoren:
- Logistiek: controle van leveringen en transportdocumenten
- Groothandel: hoge volumes, wisselende leveranciers en complexe orders
- Detailhandel: snelle goederenstromen en frequente facturatie
- Horeca en productie: dagelijkse leveringen en tijdkritische verwerking
In al deze omgevingen zorgt automatische matching voor rust, overzicht en betrouwbaarheid in het financiële proces.
Scan-en-herken API voor flexibele workflows
Klippa werkt API-first, waardoor OCR, documentmatching en validatie eenvoudig geïntegreerd kunnen worden in bestaande ERP- en boekhoudsystemen. Facturen en pakbonnen worden automatisch aan elkaar gekoppeld op basis van bijvoorbeeld een ordernummer of leveringsreferentie, terwijl vaste leveranciers en leveranciersnummers direct worden herkend.
De scan-en-herken API ondersteunt zowel two-way als three-way matching tussen inkooporders, pakbonnen en facturen. Bij afwijkingen kunnen uitzonderingen worden doorgestuurd voor handmatige controle, terwijl de rest van het proces volledig automatisch verloopt.
Dankzij een responstijd van slechts enkele seconden wordt de gebruiker niet vertraagd en blijft de documentverwerking soepel op de achtergrond draaien.
Waarom organisaties kiezen voor Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon combineert OCR, AI en workflow-automatisering in één flexibel platform. Organisaties kiezen voor Klippa omdat zij:
- facturen, pakbonnen en inkooporders automatisch kunnen matchen
- minder handmatig werk en fouten ervaren
- sneller betalen zonder controle te verliezen
- eenvoudig opschalen bij groeiende volumes
- probleemloos integreren met ERP- en boekhoudsoftware
Zo wordt factuurverwerking geen bottleneck meer, maar een gestroomlijnd onderdeel van het financiële proces.
Benieuwd hoe dit eruitziet voor jouw organisatie? Neem contact met ons op of vraag een demo aan en ontdek hoe automatisch facturen matchen in de praktijk werkt.
FAQ
Automatisch matchen betekent dat facturen, pakbonnen en eventueel inkooporders automatisch aan elkaar worden gekoppeld op basis van gegevens zoals ordernummer, leveringsreferentie of leveranciersinformatie.
2. Welke documenten kunnen worden gematcht?
Klippa ondersteunt het matchen van facturen, pakbonnen en inkooporders. Zowel 2-way matching (factuur ↔ pakbon) als 3-way matching (factuur ↔ pakbon ↔ inkooporder) is mogelijk.
3. Hoe werkt matching met OCR en AI?
OCR herkent relevante gegevens op documenten, zoals ordernummers en leveranciers. AI en business rules gebruiken deze data om documenten automatisch aan elkaar te koppelen en afwijkingen te detecteren.
4. Wat gebeurt er bij afwijkingen of ontbrekende documenten?
Uitzonderingen worden automatisch gemarkeerd. Met een human-in-the-loop workflow kunnen medewerkers deze gevallen eenvoudig controleren en goedkeuren.
5. Is automatische matching veilig en compliant?
Ja. Klippa verwerkt documenten volgens AVG-richtlijnen en maakt gebruik van beveiligde infrastructuur. Dit zorgt voor een betrouwbaar en audit-proof proces.
6. Kan Klippa integreren met ons ERP- of boekhoudsysteem?
Ja. Klippa is API-first en integreert probleemloos met de meeste ERP- en boekhoudsystemen.