Pakbon en factuur automatisch matchen

Pakbon en factuur automatisch matchen

OCR software voor tekstherkenning

Verschillende bedrijven kennen verschillende werkwijzen. Bij ons, bij Klippa, zijn er eigenlijk twee mogelijkheden van inkoopstromen. Ofwel de factuur komt vooraf en de betaling gebeurt daaropvolgend. Ofwel, de betaling is reeds voldaan via automatische incasso of creditcard en de factuur volgt naderhand. In beide stromen biedt de oplossing van Klippa een ideale oplossing. Alle bonnen en facturen kunnen worden ingescand of doorgemaild naar Klippa, waarna onze tekstherkenning het document klaarzet voor verwerking. Onze boekhoudkoppelingen zorgen ervoor dat je het document vervolgens kunt klaarzetten voor betaling of afletteren tegen een reeds gedane afschrijving.

Toch bestaan er meer stromen van factuurverwerking. Ook daar biedt Klippa oplossing, met onze scan en herken API. De slimme OCR techniek is altijd de basis waar vanuit workflows kunnen worden ingericht. In deze blog bekijken we een aantal opties.

Factuurverwerking in de logistieke sector

We zien in de logistiek dat er vaak een hele andere stroom gaande is. De allereerste stap is een inkooporder. Pas na de inkooporder wordt er een bestelling gedaan, waarna levering en betaling volgen. Om de boekhouding sluitend te maken, is het belangrijk dat alle relevante boekstukken samen worden gedocumenteerd bij een boeking. Dat betekent: de inkooporder, pakbon en factuur matchen aan elkaar.

De Klippa OCR API maakt het mogelijk om specifieke integraties te maken voor dergelijke vraagstukken. Klippa helpt ERP software met OCR implementatie. Klippa heeft toegang tot een lijst met de bestaande pakbonnen in het systeem. Wanneer er een inkomende factuur wordt gescand met Klippa, zoekt de OCR op specifieke velden zoals ‘ordernummer’ of ‘pakketreferentie’. Wanneer er een overeenkomstig nummer wordt gevonden op meerdere documenten, kunnen deze worden samengevoegd tot één boekstuk.

Factuur en pakbon matchen

Bij bedrijven met een hoge overslag, bijvoorbeeld grote horecaondernemingen of handelaren in snelle goederen, hebben veelal te maken met de uitdaging om pakbon en factuur aan elkaar te koppelen. In de praktijk volgt hier vaak een handmatig proces op, waar een pakbon, aan de hand van een leveringsnummer wordt gecheckt op volledigheid aan de hand van de factuur.

Slimme software maakt gebruik van de Klippa OCR software om deze matching automatisch te doen. De medewerker die de goederen ontvangt kan een pakbon inscannen en automatisch verwerken. Aan de hand van een matching op ordernummer kan de pakbon automatisch worden samengevoegd met de factuur.

Scan en herken service via API

De OCR API van Klippa is vele opzichten onderscheidend. De kern is een goede herkenning. Door gebruik te maken van een combinatie van regel-gebaseerd en machine learning optimalisatie, behalen we een ongeëvenaarde herkenningsgraad op Nederlandse kassabonnen en facturen.  Hoe vaker je het goede veld herkent, hoe waardevoller de oplossing is. Een tweede belangrijke factor is snelheid. Wanneer de gebruiker niet wordt gestoord in haar werkwijze, geeft het de gebruiker de beste gebruikerservaring. Door focus op optimalisatie in ieder stap van het proces, is onze tekstherkenning API rezandsnel. In de meeste gevallen geeft de API binnen 1,5 seconde een response. Even met je vingers knippen en daar is het resultaat!

Deze blog gaat specifiek over het matchen van documenten: facturen en pakbonnen. Wil dat je scan en herken API zoekt naar een lijst met reeds bekende leveranciers en een leveranciernummer teruggeeft als output? Wil je dat er gezocht wordt naar een ordernummer en dat er een matchend documentnummer als output komt? Het is vast en zeker mogelijk. We nodigen je van harte uit om contact met ons te zoeken via telefoon (050-2111 631) of door een videocall in te plannen via onderstaand formulier.