In veel organisaties verloopt het declaratieproces nog volledig handmatig. Medewerkers bewaren bonnetjes, vullen formulieren in en wachten op goedkeuring van een manager of de financiële afdeling. Het gevolg is dat declaraties vaak dagen of zelfs weken blijven liggen voordat ze verwerkt worden.
Een traag en foutgevoelig proces leidt tot frustratie bij medewerkers en extra werk voor managers en finance teams. Vergissingen in bedragen of ontbrekende bonnetjes zorgen voor vertraging en soms zelfs gemiste terugbetalingen. Dit kost niet alleen tijd, maar kan ook het vertrouwen in interne processen aantasten.
De oplossing ligt in automatisering. Met moderne declaratiesoftware kan het hele proces in minuten worden afgehandeld in plaats van dagen. Zo bespaar je niet alleen kostbare uren, maar krijg je ook realtime inzicht in zakelijke uitgaven, waardoor financiële beslissingen sneller en beter onderbouwd kunnen worden.
Key takeaways
- Het automatiseren van het declaratieproces met scan en herken technologie versnelt de declaratieverwerking van dagen naar minuten.
- 99% correcte data-extractie zorgt voor nagenoeg foutloze declaraties en minder handmatig werk.
- 70% tijdsbesparing op de verwerking geeft finance teams meer ruimte voor strategische taken.
- 100% realtime inzicht in alle ingediende uitgaven verbetert budgetbeheer en voorkomt verrassingen.
Voordelen van het automatiseren van het declaratieproces
Het automatiseren van het declaratieproces, ook wel digitaal declareren genoemd, maakt het proces aanzienlijk sneller. In plaats van dagen wachten op verwerking, kan een declaratie binnen enkele minuten worden ingediend, gecontroleerd en goedgekeurd. Dit versnelt terugbetalingen en vermindert interne wachttijden.
Automatische gegevensverwerking met OCR
Met scan en herken (OCR) technologie worden gegevens zoals het totaalbedrag, leveranciersinformatie en BTW automatisch uit bonnetjes gehaald. Hierdoor is handmatige invoer niet meer nodig, wat de kans op fouten aanzienlijk verkleint en het uitvoeren van controles eenvoudiger maakt.
Realtime inzicht voor financiële teams
Een direct overzicht van alle ingediende declaraties geeft financiële teams de mogelijkheid om budgetten onmiddellijk aan te passen. Ongewenste kosten worden sneller herkend, waardoor strategieën tijdig kunnen worden bijgestuurd en financiële beslissingen beter onderbouwd zijn.
Efficiënt en transparant goedkeuringsproces
Managers ontvangen direct meldingen wanneer nieuwe declaraties worden ingediend. Hierdoor kunnen zij deze meteen accorderen of afwijzen. Dit zorgt voor een efficiënt en transparant proces, waarbij alle betrokkenen continu op de hoogte zijn van de status van een declaratie.
Naadloze integratie met bestaande systemen
De oplossing sluit zonder problemen aan op ERP- en boekhoudsoftware, waardoor de overgang naar digitaal werken soepel verloopt. Administratieve lasten nemen af, papierwerk verdwijnt en gegevens worden veilig opgeslagen volgens ISO 27001 en AVG-normen.
Stappenplan implementatie
Een goed doordachte implementatie is cruciaal om de omschakeling naar digitaal declareren soepel te laten verlopen. Zonder duidelijke structuur blijft het declaratieproces onnodig ingewikkeld en worden de voordelen van automatisering niet volledig benut.
Het onderstaande stappenplan helpt om vanaf de eerste analyse tot en met de optimalisatie een efficiënt en foutloos digitaal declaratieproces op te zetten.
1. Analyseer het huidige proces
Breng in kaart hoe declaraties nu worden ingediend, goedgekeurd en verwerkt. Noteer waar fouten en vertragingen ontstaan, zodat bekend is waar automatisering het meeste kan opleveren.
2. Kies geschikte scan en herken software
Kies een oplossing die compatibel is met bestaande ERP- en boekhoudsystemen. Let op sterke integraties, ondersteuning voor verschillende kostensoorten en veiligheidsstandaarden als ISO 27001 en AVG.
3. Stel beleid en goedkeuringsflows vast
Bepaal limieten voor uitgaven, autorisatieniveaus en wie verantwoordelijk is voor goedkeuring. Dit beleid vormt de basis van het digitale proces en voorkomt onduidelijkheid.
4. Train medewerkers en managers
Laat alle betrokkenen kennismaken met het systeem via korte trainingen of demo’s. Besteed aandacht aan het scannen van bonnetjes, het indienen van digitale formulieren en het goedkeuringsproces.
5. Monitor en optimaliseer na livegang
Analyseer de eerste weken na implementatie hoe het proces verloopt. Gebruik rapportages om inzicht te krijgen in doorlooptijden, foutpercentages en kostenbesparingen. Pas waar nodig het beleid of de instellingen aan voor maximale efficiëntie.
Waarom moderne finance teams Klippa SpendControl kiezen
Moderne finance teams kiezen voor Klippa SpendControl omdat declaraties sneller, foutloos en volledig inzichtelijk worden verwerkt.
- 99% correcte data-extractie dankzij de beste scan en herken technologie
- 70% tijdsbesparing op de verwerking van declaraties
- 100% inzicht en overzicht in alle uitgaven
De software integreert moeiteloos met ERP- en boekhoudsystemen, en past dankzij flexibele workflows bij zowel kleine teams als internationale organisaties.
Klippa is een betrouwbare partner: begeleiding tijdens implementatie, snelle ondersteuning en naleving van ISO 27001 en AVG garanderen veiligheid en continuïteit. De combinatie van snelheid, nauwkeurigheid en inzicht levert directe zakelijke waarde en maakt besluitvorming eenvoudiger.
Conclusie
Een traag, foutgevoelig declaratieproces kost organisaties tijd, geld en frustratie. Moderne scan-en-herken technologie maakt declareren snel, nauwkeurig en volledig inzichtelijk.
Met Klippa SpendControl profiteert ieder finance team van 99% correcte data-extractie, 70% tijdsbesparing en 100% inzicht in alle uitgaven. De combinatie van snelheid, foutloze verwerking en realtime overzicht maakt budgetbeheer efficiënter en voorkomt ongewenste kosten.
Veelgestelde vragen
Digitaal declareren met scan en herken betekent dat bongegevens automatisch worden herkend, ingevuld en verwerkt zonder handmatige invoer.
In de meeste gevallen wordt een declaratie binnen enkele minuten gecontroleerd en goedgekeurd.
Ja, Klippa SpendControl integreert met diverse ERP- en boekhoudsystemen via directe koppelingen en API’s.
Gegevens worden verwerkt en opgeslagen volgens ISO 27001 en AVG normen, met beveiligde servers binnen de EU.
Organisaties besparen tot 70% verwerkingstijd, reduceren fouten tot vrijwel nul en krijgen volledig inzicht in uitgaven.
Ja, de software ondersteunt meertalige verwerking en kan declaraties uit verschillende landen en valuta verwerken.
Implementatie neemt doorgaans één tot twee weken in beslag, afhankelijk van de complexiteit van het huidige proces.
De kosten zijn afhankelijk van het aantal gebruikers, gewenste functies en integraties. Een offerte wordt opgesteld op basis van specifieke wensen.