Als je je veel bezighoudt met rewards en loyalty binnen de detailhandel of andere sectoren, weet je misschien dat het beheren van effectieve activeringscampagnes veel tijd en geld kosten. Neem bijvoorbeeld cashback-campagnes. Waarschijnlijk herken je het probleem van de enorme hoeveelheid backoffice-werk die nodig is om te controleren of deelnemers daadwerkelijk de cashback-producten hebben gekocht. Dan moet je bijvoorbeeld de bonnetjes, facturen of andere bewijzen controleren.
Sommige bedrijven besluiten dit werk uit te besteden aan landen als de Filippijnen, India of Roemenië, omdat dit de goedkoopste en veiligste manier zou zijn om dure werkzaamheden op te lossen. Hoewel het inderdaad goedkoper kan zijn om de backoffice naar niet-westerse landen te sturen, zijn er betere oplossingen beschikbaar. Net als in andere branches, groeit het aandeel van automatisering ook in succesvolle activeringscampagnes snel.
In deze blog lees je hoe je met Klippa een volledig geautomatiseerde verwerking van jouw cashback-campagnes kunt realiseren.
Key Takeaways
- Door automatisering daalt de operationele kost aanzienlijk, wordt opschalen eenvoudiger en blijft verwerking GDPR-proof.
- Cashback-campagnes vragen veel handmatig controlewerk, vooral bij grote volumes, wat leidt tot hoge kosten en fouten.
- Met geautomatiseerde verificatie kunnen bonnetjes en facturen binnen seconden worden gevalideerd, zonder menselijke tussenkomst.
- Automatisering verbetert de klantbeleving: snelle uitbetaling en minimale inspanning verhogen engagement en conversie.
- Fraudepogingen, zoals bewerkte bonnetjes of dubbele inzendingen, kunnen automatisch worden opgespoord via AI-detectie.
De drie stappen van cashback en marketing activatiecampagnes
Veel van het werk op het gebied van cashback- of loyalty-campagnes is terug te vinden in de backoffice-verwerking. Wanneer de klant een kassabon instuurt voor cashback, zijn er meestal drie stappen te nemen:
- Een geldigheidscontrole van de kassabon om documentfraude te voorkomen
- Een voorwaardelijke controle of de artikelen op de kassabon deel uitmaken van de campagne, gekocht zijn in een deelnemende winkel en binnen het vooraf bepaalde tijdsperiode vallen
- Clearing en betaling
Deze drie stappen lijken op het eerste gezicht misschien overzichtelijk, maar wanneer u duizenden bonnen handmatig moet verwerken dan gaat dat zeker veel tijd kosten. Deze processen zijn meestal langzaam, foutgevoelig en kostbaar. Gelukkig kan Klippa je helpen met deze en de volgende uitdagingen.
Redenen om cashback-verwerking te automatiseren
Maak cashback gemakkelijker
De klant wil een snelle cashback die zo min mogelijk moeite kost. Als dit je lukt, zal je customer engagement voor je campagne nieuwe hoogtes bereiken. Door cashback-verwerking te automatiseren hoeven klanten alleen maar een foto te maken om binnen enkele seconden weer geld retour te krijgen.
Versnel de verwerking
Naast gebruiksgemak wil de klant ook een vlot beloningssysteem. Wat we bij de meeste cashback-campagnes zien, is dat het minstens 24 uur duurt voordat de klant na het versturen van een verzoek de cashback ontvangt. Met automatisering wordt deze verwerkingstijd teruggebracht tot seconden. Ga maar na hoeveel engagement je dat zal opleveren! Je klanten zullen er zeker dankbaar voor zijn.
Geen menselijke fouten
Wanneer je alle klantgegevens handmatig verwerkt, zul je zeker fouten maken. Dat kan doordat je bepaalde zaken over het hoofd ziet, fouten maakt bij het invoeren van gegevens of dat je neppe of frauduleuze documenten over het hoofd ziet. Vooral bij supermarktbonnetjes met veel productregels is de kans op fouten groot. Gelukkig zijn geautomatiseerde systemen op basis van AI sneller, worden deze niet moe en zijn ze veel beter in het opsporen van fraude.
Verminder de kosten van een cashback-campagne
In het algemeen is backoffice-verwerking een dure en tijdrovende onderneming. Het feit dat campagnes meestal piekvolumes hebben, maakt het nog moeilijker om de personeelsbehoeften nauwkeurig te voorspellen en de kosten onder controle te houden. Natuurlijk kan het uitbesteden van uw backoffice naar lagelonenlanden dit oplossen, maar onze automatiseringsoplossing is nog steeds 70% goedkoper en sneller dan handmatige verwerking. Dit zorgt ervoor dat je een grotere marge overhoud.
Voldoen aan GDPR
Het beschermen van de privacy van klanten is van groot belang wanneer je veel persoonlijke gegevens en informatie ontvangt. Daarom is het uitbesteden van je backoffice naar lagelonenlanden riskant, zeker als het naar landen buiten de EU wordt gestuurd. Dat is vooral omdat de GDPR-regelgeving daar meestal niet wordt nageleefd. Klippa zorgt ervoor dat alle gegevens binnen de EU kunnen worden verwerkt. Daarnaast hoeft er nergens data te worden opgeslagen. Ben je van plan campagnes buiten de EU te voeren? Geen probleem! Wij kunnen een op maat gemaakte server opzetten op een locatie naar keuze.
Fraude opsporen bij cashback-campagnes
Het meest uitdagende van cashback- en loyalty-campagnes is waarschijnlijk de check of de ontvangen input, zoals facturen of kassabonnen, legitiem is. Naarmate de technologie zich verder ontwikkelt, zal het voor derden gemakkelijker om een kassabon na te maken. Daarom is het fijn dat onze AI, door middel van deep learning, automatisch valse input als Photoshop-pogingen detecteert.
Hoe werkt geautomatiseerde cashback verwerking?
Hoe het eruit ziet onder de motorkap? Nou, daar gaat een ingewikkelde workflow achter schuil. De backoffice-verwerking wordt uitgevoerd door onze API, die de geüploade foto van de kassabon scant en leest. Door middel van optical character recognition (OCR) detecteert het automatisch vele datapunten zoals productregels, prijzen, tijd, datum en de merchant op de kassabon of factuur. Vervolgens extraheert de API de benodigde datapunten en zet deze om in een JSON-format, waarin de datapunten automatisch worden bevestigd met de marketingcampagne. Zodra deze controles zijn afgerond en het resultaat van de fraudedetectie is gevalideerd, worden de gegevens geverifieerd en kan de betaling worden afgehandeld. De clearing engine zal de bevestiging instellen, waarna de betaling kan worden uitgevoerd.
Het voorkomen van fraude bij cashback-verwerking
Het verwerkingsproces bevat een veiligheidsprocedure die in staat is om frauduleuze input op te sporen. De API engine gebruikt metadata en technieken die pixelstructuren herkennen om te zien of een foto gemanipuleerd is. Hierbij worden onsamenhangende pixelstructuren gedetecteerd, zoals vreemde veranderingen in de belichting of andere plotselinge kleurveranderingen in de tekst. Je hebt de mogelijkheid om snel te reageren op red flags, wat veel tijd en geld kan besparen.
Drie voorbeelden van cashback-automatisering in de praktijk
We kunnen ons voorstellen dat deze lange uitleg je doet verlangen naar een paar praktische voorbeelden. Hieronder zijn drie use cases met verschillende manieren waarop je automatisch cashback of loyalty-punten kunt verwerken.
Automatisering van de cashback-campagne op basis van een kassabon
Je start een cashback-campagne rond een nieuw merk shampoo. De klant uploadt een foto van een kassabon met de shampoo die deel uitmaakt van uw campagne. De foto wordt geverifieerd en gescand voor het extraheren van de line items op de kassabon. De API gaat dan verder met het controleren en bevestigen van de productregel die de shampoo bevat en valideert vervolgens de aankoop. De clearing engine bepaalt het bedrag dat aan de klant verschuldigd is en stelt de betaling in. Met een druk op de knop kan de betaling worden bevestigd. Dat is enige benodigde inspanning.
Automatisering van cashback-campagnes op basis van facturen
Je merk streeft naar betere klantconversie via cashback op een van je nieuwe smart TV’s. Als de klant je nieuwe product koopt, krijgt hij een percentage van de prijs terug. De klant bestelt de TV online en ontvangt een factuur voor de aankoop, die vervolgens wordt geüpload voor de campagne. De API controleert de geldigheid van de geüploade factuur en leest het serienummer van de aangeschafte TV. Als het serienummer deel uitmaakt van de campagne, wordt deze bevestigd zodat de clearing engine verder kan gaan om het aan de klant verschuldigde bedrag te bepalen. Nu kan de betaling worden bevestigd. Deze snelle vorm van automatisering zal je klant zeker tevreden stellen.
Foto van een gekocht product
Je cashback-bedrijf heeft een overeenkomst met een colamerk om hun producten te promoten via een rewards-programma. De klant koopt een blikje cola dat deel uitmaakt van de campagne en maakt een foto van de verpakking met EAN-nummer erop en uploadt deze naar jouw app. Onze API controleert en bevestigt de echtheid van de foto en het product op de foto. Het EAN-nummer wordt vervolgens gecontroleerd en bevestigd met jouw campagne-voorwaarden. Dit zet de clearing engine in gang. Dit is het eenvoudigste proces voor de klant, het merk en voor jouw cashback bedrijf.
Praktijkcase: Rocketing schaalt cashback-campagnes op met Klippa
Rocketing is een Nederlands activatiebureau dat cashback- en promotiecampagnes uitvoert voor FMCG-merken. Omdat hun team klein is, werd het handmatig controleren van bonnetjes al snel een knelpunt. Declaraties werden één voor één verwerkt, wat de doorlooptijd vertraagde en groei beperkte.
Door Klippa te integreren stapte Rocketing over op automatische bonvalidatie. Inzendingen worden nu in seconden gecontroleerd op product, datum, winkel en campagnevoorwaarden. Frauduleuze of dubbele bonnetjes worden automatisch herkend. Hierdoor kunnen campagnes op grote schaal draaien zonder extra personeel.
Een campagne-voorbeeld:
Bij Spa Fruit ontvingen consumenten binnen drie minuten hun digitale voucher na het uploaden van een bon. Ook voor de introductie van Rewind-chips verwerkte Rocketing wekelijks duizenden bonnetjes zonder vertraging. Dankzij white-labeling bleef de volledige klantervaring in het merk van de opdrachtgever.
Waarom Rocketing koos voor Klippa:
– schaalbaar zonder teamuitbreiding
– snelle beloningen voor consumenten
– automatische detectie van fraude
– verwerking binnen de EU en GDPR-proof
“Dankzij de technologie van Klippa kunnen we nu duizenden bonnetjes per week verwerken zonder enige handmatige inspanning.”
— Michael Dekker, Co-founder Rocketing
Voordelen van cashback-automatisering
We hebben nu veel uitgelegd over cashback-automatisering en hoe het jouw marketingcampagnes kan verbeteren. Hier volgt een korte samenvatting van de voordelen:
- Kostenbesparend
- Sneller
- Gemakkelijk te gebruiken
- Betrouwbaar
- Verhoogt de klanttevredenheid
- Fraudebestendig
- Geen menselijke fouten
- Conform GDPR
Voor welke soorten documenten werkt het?
Onze oplossing voor cashback-automatisering is beschikbaar voor alle benodigde documenten die betrokken zijn bij cashback-operaties. Of een klant nu een foto van de kassabon, een factuur of een foto van het product zelf instuurt, Klippa kan informatie uit de input scannen, extraheren en verwerken om de geldigheid van het cashback-verzoek te bepalen. Alle momenteel niet beschikbare document ondersteuningen kunnen op verzoek worden geleverd.
Werkt het in alle landen en talen?
Ja, dat doet het. Klippa ondersteunt de meeste Europese talen zoals Nederlands, Engels, Deens, Zweeds, Fins, Duits, Frans, Portugees, Italiaans en Spaans. Andere talen kunnen op verzoek worden ondersteund door het trainen van onze machine.
Welke vormen van fraude kun je tegenkomen?
Klippa kan meerdere vormen van fraude opsporen. Ten eerste kunnen we dubbele beelden detecteren om te voorkomen dat meerdere gebruikers cashback claimen met hetzelfde aankoopbewijs. We doen dit op basis van gelijkenis in beeld en een hash op basis van een combinatie van de belangrijke velden op een aankoopbewijs. Daarnaast kan Klippa bewijs van beeldbewerking detecteren, zoals Photoshop.
Waarom automatiseren met Klippa het verschil maakt
Cashback-campagnes zijn bedoeld om merkactivatie te stimuleren, maar zonder automatisering veranderen ze al snel in een tijdrovende en kostbare backoffice-operatie. Handmatige controles vertragen uitbetalingen, vergroten de kans op fouten en maken het lastig om campagnes op te schalen zonder extra personeel of outsourcing naar lagelonenlanden.
Door dit proces te automatiseren met Klippa DocHorizon haal je menselijke vertraging en foutgevoeligheid weg en creëer je een systeem dat binnen seconden bonnetjes valideert, fraude detecteert en terugbetalingen mogelijk maakt. Dat levert niet alleen een snellere en prettigere ervaring op voor consumenten, maar ook lagere operationele kosten en meer controle voor marketingteams en loyaltyprogramma’s.
Bedrijven kiezen voor Klippa omdat onze marketing- en loyalty-oplossingen:
- AI-gestuurde OCR en validatie duizenden bonnetjes per week kunnen verwerken
- fraudedetectie toepassen via deep learning en metadata-analyse
- GDPR-proof verwerking binnen de EU mogelijk maken
- schaalbaar zijn in elke markt en taal
- whitelabel kunnen worden ingezet, zodat het merk centraal blijft
- tot 70% goedkoper zijn dan handmatige verwerking of outsourcing
Kort gezegd: Klippa maakt cashback-automatisering niet alleen mogelijk, maar ook winstgevend. Of je nu grootschalige FMCG-acties draait, loyaliteitsprogramma’s opzet of activatiecampagnes in de detailhandel uitvoert met Klippa automatiseer je de volledige keten en verbeter je zowel merkbeleving als ROI.
Klaar om jouw marketing- en loyalty-oplossingen naar een hoger niveau te tillen? Plan een demo of neem contact met ons op en ontdek hoe snel je kunt opschalen zonder extra backoffice-kosten.
FAQ
In de meeste gevallen wordt een bon binnen enkele seconden gecontroleerd en gevalideerd. Daardoor kunnen klanten vrijwel direct hun beloning ontvangen.
2. Kan geautomatiseerde verwerking fraude opsporen?
Ja. AI-modellen herkennen manipulaties zoals Photoshop, dubbele inzendingen en afwijkende pixelstructuren, zodat frauduleuze claims worden geweigerd.
3. Werkt het alleen met kassabonnen, of ook met facturen en productfoto’s?
De oplossing ondersteunt kassabonnen, facturen en foto’s met barcode of EAN-nummer. Andere documentsoorten kunnen op verzoek worden toegevoegd.
4. Is automatisering geschikt voor internationale campagnes?
Ja. Meerdere talen worden standaard ondersteund, en indien nodig kan een model worden getraind voor specifieke markten buiten Europa.
5. Hoe zit het met gegevensbescherming en GDPR?
Verwerking kan volledig binnen de EU plaatsvinden en er hoeft geen data permanent opgeslagen te worden. Dit maakt de oplossing geschikt voor GDPR-compliant campagnes.
6. Is automatisering goedkoper dan outsourcen naar lagelonenlanden?
In veel gevallen wel. Dankzij het wegvallen van handmatige verwerking kan tot 70% tijd en kosten worden bespaard, zonder kwaliteitsverlies.