Een complete gids voor factuurbeheer

Facturen beheren kan een lastige taak zijn voor CFO’s en afdelingen voor crediteurenbeheer (Accounts Payable, AP). Het proces vereist meestal veel papierwerk, waardoor handmatig werk 62% van de totale AP‑kosten opslokt en weken aan verwerkingstijd kost.

Het automatisering van factuurbeheer is een effectieve en populaire manier om de uitdagingen van AP‑afdelingen aan te pakken.

Deze gids laat zien hoe de overstap van handmatige naar geautomatiseerde systemen het factuurbeheer kan transformeren. Wanneer het papierwerk achtergelaten wordt en de processen vooruitgaan, laat deze blog zien hoe dat kan.

---

Belangrijkste punten

• Factuurbeheer omvat het nauwkeurig ontvangen, verifiëren en betalen van leveranciersfacturen.
• Handmatige verwerking neemt 62% van de kosten van de crediteurenafdeling in beslag en duurt weken om te voltooien.
• Fouten en fraude kosten middelgrote bedrijven jaarlijks tot 280.000 dollar.
• Automatisering verkort de verwerkingstijd tot 2,8 dagen of minder.
• AI‑powered OCR behaalt tot 99% gegevensnauwkeurigheid.
• Het automatiseren van 100.000 facturen kan 450.000 dollar aan verwerkingskosten besparen.

---

Wat is factuurbeheer?

Factuurbeheer is het systematisch behandelen, verwerken en archiveren van leveranciersfacturen binnen de crediteurenafdeling van een bedrijf. Het omvat het verifiëren, registreren en tijdig en nauwkeurig betalen van facturen, waarbij ervoor wordt gezorgd dat alle financiële transacties overeenkomen met contractuele afspraken.

Effectief factuurbeheer is essentieel voor het behouden van gezonde kasstromen, het voorkomen van fraude binnen de crediteurenafdeling en het optimaliseren van uitgavenbeheer binnen de workflow van crediteuren.

Het belang van goed factuurbeheer

Een sterk factuurbeheer is onmisbaar om de financiële gezondheid en de operationele efficiëntie van een bedrijf te behouden. De belangrijkste redenen:

1. Kasstroom optimaliseren: Met tijdige en foutloze facturatie komen betalingen op tijd binnen, wat direct de cashflow versterkt. Slecht beheer kan juist zorgen voor vertragingen en fouten, waardoor financiële stabiliteit onder druk komt te staan.
2. Sterke klantrelaties: Professionele en duidelijke facturen laten zien dat een bedrijf betrouwbaar is. Dat vergroot het vertrouwen van klanten, voorkomt misverstanden en maakt transacties soepeler, wat op lange termijn sterke samenwerkingen oplevert.
3. Efficiënter werken: Een gestroomlijnd facturatieproces vermindert het aantal administratieve taken en verkleint de kans op fouten. Door automatisering kunnen repetitieve taken worden overgenomen, waardoor het team meer tijd heeft voor werkzaamheden met toegevoegde waarde.
4. Financiële precisie en regelgeving: Goede facturatie levert nauwkeurige financiële gegevens op, nodig voor audits, belastingaangiftes en wettelijke naleving. Zo wordt het risico op boetes en juridische problemen beperkt.
5. Slimmer inzetten van middelen: Efficiënt factuurbeheer bespaart tijd en kosten. Minder handmatige invoer en opvolging betekent dat mensen en middelen effectiever kunnen worden ingezet, wat de productiviteit verhoogt.

Door te investeren in sterke factuurbeheersystemen krijgt een bedrijf niet alleen sneller betaald, maar bouwt het ook aan een stevige financiële basis die groei en stabiliteit op lange termijn mogelijk maakt.

Handmatig proces voor factuurbeheer

In een traditionele accounts payable‑werkwijze draait veel om handmatige processen. Het omvat verschillende stappen waarbij nauwkeurigheid en strikte naleving van afspraken essentieel zijn. Dit proces bevat doorgaans:

Hoewel het op het eerste gezicht eenvoudig lijkt, brengt dit proces de nodige uitdagingen met zich mee. In het volgende deel komen de meest voorkomende problemen aan bod.

Uitdagingen van traditioneel factuurbeheer

Hoewel traditioneel factuurbeheer overzichtelijk lijkt, brengt het veel problemen mee die de efficiëntie en winstgevendheid van een organisatie onder druk zetten. De belangrijkste knelpunten van handmatig accounts payable‑beheer zijn:

• Menselijke fouten: Een medewerker maakt gemiddeld 118 fouten per jaar, waarvan sommige leiden tot enorme financiële schade tot 900 miljoen dollar. Handmatige invoer is gevoelig voor vergissingen, zoals verkeerde bedragen of zoekgeraakte facturen. Dit veroorzaakt onjuiste betalingen en kost extra tijd en middelen om te herstellen.
• Tijdrovende processen: Het handmatig afhandelen van facturen, van verificatie tot goedkeuring en betaling, bestaat uit tijdrovende taken die de betalingscyclus met enkele weken kunnen vertragen. Dit heeft een negatieve invloed op relaties met leveranciers en voorkomt dat bedrijven profiteren van de gangbare korting van 2% bij snelle betalingen.
• Hogere verwerkingskosten: Door het arbeidsintensieve karakter van traditioneel factuurbeheer lopen de verwerkingskosten op tot wel 20 dollar per factuur, wat de totale operationele efficiëntie van een organisatie schaadt.
• Geen realtime inzicht: Handmatige systemen bieden geen realtime overzicht van de status van facturen en betalingen, wat effectief cashflowbeheer bemoeilijkt en het lastig maakt snel te reageren op problemen.
• Moeilijk te traceren en terug te vinden: Het opslaan van fysieke documenten maakt het traceren en terugvinden van specifieke facturen moeilijk, zeker wanneer het aantal transacties toeneemt. Dit kan audits en naleving van regelgeving bemoeilijken.
• Beperkte schaalbaarheid: Naarmate een bedrijf groeit, stijgt het aantal facturen aanzienlijk, waardoor handmatige processen nog omslachtiger en minder schaalbaar worden zonder extra middelen.
• Kwetsbaar voor fraude: De gemiddelde schade van factuurfraude voor middelgrote bedrijven bedraagt ongeveer 280.000 dollar per jaar. Handmatige processen zijn vaker vatbaar voor fraude, zoals dubbele betalingen, omdat ze sterk leunen op menselijke controle en niet beschikken over de beveiliging die geautomatiseerde systemen bieden.

De knelpunten van handmatig factuurbeheer zorgen ervoor dat veel bedrijven op zoek gaan naar digitale oplossingen om hun factuurbeheer te automatiseren.

Automatisering: de oplossing voor factuurbeheer

Het automatiseren van factuurbeheer pakt veel problemen van handmatige processen effectief aan. Met de juiste software kunnen de volgende taken volledig geautomatiseerd worden, inclusief functies die zorgen voor een soepel proces:

Facturen ontvangen en vastleggen

AI‑powered factuurbeheeroplossingen kunnen facturen in uiteenlopende formaten ontvangen – van PDF en afbeeldingen tot tekstdocumenten – en met OCR‑technologie alle relevante gegevens zoals vervaldatums, bedragen en leveranciersinformatie nauwkeurig uitlezen. Handmatige invoer wordt hierdoor overbodig.

Two‑Way Matching

Automatiseringsoftware kan facturen automatisch vergelijken met inkooporders (two‑way matching) en eventueel ook leveringsbonnen meenemen in het proces (three‑way matching). Zo worden alleen gecontroleerde transacties betaald en verklein je het risico op te hoge betalingen of fraude.

Goedkeuringsprocessen

Met instelbare workflows worden facturen automatisch doorgestuurd naar de juiste personen voor goedkeuring, op basis van vooraf ingestelde bedrijfsregels. Dit versnelt de verwerking en zorgt voor duidelijke verantwoordelijkheden en naleving.

Elektronische betalingen

Automatische systemen verzorgen betalingen digitaal, waardoor minder tijd en minder fouten ontstaan. Het maakt bovendien het bijhouden van betaalstatussen eenvoudig.

Realtime rapportage en analyse

Dashboards en rapportagetools geven direct inzicht in financiële cijfers. Zo wordt cashflow beter beheerd en kunnen beslissingen worden gebaseerd op actuele data.

Digitale opslag en terugvinden

Facturen opslaan in een digitale omgeving maakt zoeken en terugvinden eenvoudig. Dat versnelt audits en nalevingscontroles. Cloudopslag zorgt voor veilige toegang vanaf elke locatie.

Fraude voorkomen

Met slimme algoritmes en machine learning worden patronen in transacties geanalyseerd en verdachte activiteiten snel gesignaleerd. Dat verkleint de kans op factuurfraude aanzienlijk.

Door deze functies slim in te zetten, transformeert factuurbeheer van een tijdrovend en foutgevoelig proces naar een snelle, nauwkeurige en kostenefficiënte werkwijze. Automatisering neemt niet alleen de nadelen van traditionele methoden weg, maar legt ook een stevige basis voor betere financiële resultaten en schaalbaarheid in de toekomst.

De voordelen van het automatiseren van factuurbeheer

Met geautomatiseerde software voor factuurbeheer wordt het accounts payable‑proces een stuk eenvoudiger en efficiënter. Het biedt duidelijke voordelen ten opzichte van traditionele, handmatige werkwijzen:

Hogere efficiëntie

Handmatige verwerking kost vaak meer dan een week per factuur. Met AP‑automatisering daalt dit naar 2,8 dagen of minder. Routineklussen worden automatisch afgehandeld, waardoor het team tijd overhoudt voor strategische taken.

Lagere kosten

Door processen te stroomlijnen kan automatisering meer dan 450.000 dollar besparen per 100.000 facturen. De kosten per factuur dalen en operationele uitgaven worden merkbaar lager.

Meer nauwkeurigheid

Automatische systemen verkleinen de kans op menselijke fouten bij invoer en berekeningen. Hierdoor wordt een nauwkeurigheid tot wel 99% gehaald in zowel factuurverwerking als financiële rapportages.

Beter inzicht en controle

Met realtime tracking en rapportages krijgen bedrijven direct inzicht in verplichtingen, cashflow en betaalgedrag. Dit helpt bij betere beslissingen en een strakker financieel beleid.

Betere relaties met leveranciers

Snelle, foutloze betalingen versterken het vertrouwen en kunnen leiden tot betere voorwaarden en prijzen.

Eenvoudig opschalen

Het proces groeit mee met het bedrijf. Een groter aantal facturen kan worden verwerkt zonder dat er extra personeel nodig is.

Sterke compliance en beveiliging

Consistente processen en audittrails zorgen voor naleving van regels en interne standaarden. Geavanceerde beveiliging beschermt tegen leveranciersfraude en ongewenste toegang.

Door slimme tools zoals Klippa SpendControl in te zetten, lossen bedrijven de tekortkomingen van handmatige verwerking op en zetten ze tegelijk stappen richting betere prestaties, lagere kosten en sterker financieel management.

Automatiseer factuurbeheer met Klippa SpendControl

Leveranciersfacturen verwerken kost vaak veel tijd en energie, maar dat hoeft niet. Laat de problemen van handmatige verwerking achter je en zet Klippa SpendControl in. Met deze OCR‑powered pre‑accounting oplossing kunnen facturen eenvoudig worden verwerkt, goedgekeurd en beheerd – zware taken worden teruggebracht tot een paar klikken.

Als onderdeel van de SER Group, erkend als Leader in het Gartner® Magic Quadrant™ voor Document Management, biedt Klippa geavanceerde workflowautomatisering op enterpriseniveau voor teams in uiteenlopende sectoren. Of het nu gaat om financiën, logistiek of zorg: in 2025 is SpendControl de krachtigste én meest flexibele oplossing op de markt.

Ontdek de functies van Klippa SpendControl die jouw factuurbeheer razendsnel verbeteren:

• Beheer leveranciersfacturen, declaraties van medewerkers en zakelijke creditcards vanuit één centraal platform.
• Dien facturen eenvoudig in, verwerk ze en keur ze goed via de web‑ of mobiele app.
• Maak gebruik van OCR‑technologie van Klippa voor 99% nauwkeurige gegevensextractie.
• Houd grip op Accounts Payable met overzichtelijke, intuïtieve dashboards.
• Richt goedkeuringsflows helemaal naar eigen wens in met autorisatie op meerdere niveaus.
• Voldoen aan alle belasting‑ en dataprivacyregels met onze ISO27001‑gecertificeerde en AVG‑conforme oplossing.
• Profiteer van automatische ondersteuning voor meerdere valuta’s, ideaal voor internationale betalingen.
• Bescherm je bedrijf tegen fraude met ingebouwde detectie van duplicaten en verdachte facturen.
• Koppel SpendControl moeiteloos aan boekhoud‑ en ERP‑systemen zoals Xero, NetSuite of SAP.

Klaar om factuurbeheer compleet te vernieuwen? Plan nu een gratis demo en ervaar de oplossing zelf, of neem contact op met een SpendControl‑specialist voor meer informatie.

Veel gestelde vragen