E-factuur & NLCIUS in Nederland: De complete gids voor 2026

E-factureren in Nederland is al jaren verplicht voor leveranciers aan de overheid. Toch merken veel organisaties dat het in de praktijk complexer is dan verwacht. Begrippen als NLCIUS, EN 16931, Peppol, UBL, Digipoort en Peppol BIS vliegen je om de oren. En als je met een legacy ERP-systeem werkt, lijkt aansluiting soms nog ingewikkelder. 

Maar hier zit het risico: 

Als jouw e-factuur niet voldoet aan de juiste standaard, mag deze worden afgekeurd. Dat betekent vertraging in betalingen, extra administratieve handelingen en frustratie bij zowel jouw team als je klant. 

Vooral bij facturatie aan Nederlandse overheden zijn de regels strikt. Je factuur moet niet alleen digitaal zijn, maar ook volledig gestructureerd en conform de Europese norm EN 16931 én de Nederlandse specificatie NLCIUS. Een PDF per e-mail versturen is dus géén e-factuur. 

Misschien vraag je je af: 

• Wanneer is e-facturatie precies verplicht in Nederland? 
• Wat is NLCIUS en waarom bestaat het naast EN 16931? 
• Wat is het verschil tussen NLCIUS en Peppol BIS? 
• Moet je altijd via Peppol factureren? 
• En hoe zorg je dat jouw organisatie compliant blijft in 2026 en daarna? 

In deze complete gids nemen we je stap voor stap mee door alles wat je moet weten over e-factuur en NLCIUS in Nederland. 

---

Key Takeaways 

• E-facturatie is sinds 2017 verplicht voor leveranciers aan Nederlandse overheden (B2G).
• Een PDF is géén e-factuur, een geldige e-factuur moet gestructureerd en XML-gebaseerd zijn.
• E-facturen aan de overheid moeten voldoen aan EN 16931 én NLCIUS.
• NLCIUS is de Nederlandse specificatie van de Europese norm EN 16931 en bevat aanvullende BR-NL validatieregels.
• Verzending naar de overheid gebeurt via Digipoort of Peppol, waarbij Peppol schaalbaarder is.
• Niet elke EN 16931-factuur voldoet automatisch aan NLCIUS.
• Correcte implementatie vereist afstemming tussen EN 16931, NLCIUS en Peppol BIS.
• Automatisering voorkomt afkeuringen, versnelt betalingen en verlaagt administratieve lasten.
• Europese ontwikkelingen zoals VIDA maken verdere digitalisering van facturatie waarschijnlijk.

---

Wat is een e-factuur? 

Een e-factuur is een volledig gestructureerde, elektronisch uitwisselbare factuur in XML-formaat die automatisch kan worden verwerkt door software en voldoet aan de Europese norm EN 16931. Een PDF per e-mail is géén e-factuur. 

Dat onderscheid is essentieel. 

Veel organisaties versturen vandaag de dag nog facturen als PDF-bestand. Hoewel dat digitaal klinkt, is een PDF in feite slechts een visuele weergave van gegevens. Een boekhoudsysteem kan de inhoud niet automatisch interpreteren zonder aanvullende verwerking, zoals OCR. 

Een echte e-factuur is fundamenteel anders. 

Wat maakt een e-factuur anders dan een PDF? 

Een e-factuur: 

• Bevat gestructureerde data in XML-formaat 
• Is volledig machineleesbaar 
• Kan automatisch worden gevalideerd 
• Wordt direct ingelezen in ERP- en financiële systemen 
• Voldoet aan vastgestelde Europese standaarden 

Hierdoor kunnen systemen factuurgegevens automatisch herkennen, controleren en verwerken, zonder handmatige invoer. 

Dat betekent: 

• Minder fouten 
• Snellere verwerking 
• Kortere betaaltermijnen 
• Lagere administratieve kosten 

Voor organisaties die factureren aan de overheid is dit extra belangrijk, omdat daar strikte eisen gelden aan de opbouw van een e-factuur (waar we later in deze gids dieper op ingaan). 

Wanneer is e-facturatie verplicht in Nederland? 

E-facturatie is in Nederland niet voor iedereen verplicht, maar in bepaalde situaties wél. Vooral wanneer je zaken doet met de overheid, gelden duidelijke regels. 

Laten we het opsplitsen. 

E-facturatie verplicht bij facturatie aan de overheid (B2G) 

Sinds 1 januari 2017 zijn leveranciers verplicht om elektronische facturen te sturen naar: 

• De Rijksoverheid 
• Provincies 
• Gemeenten 
• Waterschappen 
• Andere (semi-)publieke instellingen 

Dit betekent dat je als ondernemer geen PDF of papieren factuur meer mag sturen naar overheidsinstanties. De factuur moet worden aangeleverd als een gestructureerde e-factuur conform de Europese norm EN 16931. 

In de praktijk worden e-facturen aan de overheid verzonden via: 

• Digipoort (het overheidsportaal) 
• Of via het Peppol-netwerk 

Voor volledig geautomatiseerde verwerking en bulkverzending wordt meestal Peppol gebruikt. 

Later in deze gids leggen we uit welke aanvullende Nederlandse specificaties hierbij een rol spelen. 

Is e-facturatie verplicht voor B2B in Nederland? 

Voor B2B-transacties (tussen bedrijven onderling) is e-facturatie in Nederland op dit moment nog niet verplicht. 

Bedrijven mogen nog steeds factureren via: 

• PDF per e-mail 
• EDI-oplossingen 
• Of gestructureerde e-facturen 

Wel kiezen steeds meer organisaties vrijwillig voor e-facturatie, omdat het: 

• Fouten vermindert 
• Administratieve kosten verlaagt 
• Betalingsprocessen versnelt 

Daarnaast kan e-facturatie wél verplicht zijn wanneer je zaken doet met bedrijven in andere EU-landen waar nationale e-invoicing verplichtingen gelden. 

Hoe zit het met archivering? 

Naast de verzendwijze gelden er ook bewaarplichten. 

In Nederland moeten bedrijven: 

• E-facturen minimaal 7 jaar bewaren 
• Facturen met betrekking tot onroerend goed 10 jaar bewaren 

Deze facturen moeten digitaal worden gearchiveerd en daarnaast toegankelijk en controleerbaar blijven gedurende de volledige bewaartermijn. 

Wat betekent dit voor jouw organisatie? 

Werk je met Nederlandse overheden? Dan is e-facturatie geen keuze, maar een verplichting.  Werk je uitsluitend B2B? Dan is het (nog) niet verplicht, maar de Europese ontwikkelingen rondom btw-digitalisering en realtime rapportage maken duidelijk dat verdere standaardisatie eraan komt. 

Voor organisaties die voorbereid willen zijn op toekomstige e-facturatie regelgeving, is het verstandig om nu al te werken met de juiste standaarden. 

In het volgende hoofdstuk zoomen we in op de Nederlandse specificatie die hierbij een centrale rol speelt: NLCIUS. 

Wat is NLCIUS? 

NLCIUS (Nederlandse Core Invoice Usage Specification) is de Nederlandse specificatie van de Europese norm EN 16931 voor elektronische facturatie aan overheden. Het beschrijft welke gegevens een e-factuur in Nederland moet en mag bevatten, wat deze betekenen en hoe ze onderling samenhangen. 

Met andere woorden: EN 16931 vormt de Europese basis, en NLCIUS vertaalt deze naar de Nederlandse praktijk. 

Waarom bestaat NLCIUS? 

De Europese norm EN 16931 bepaalt hoe een e-factuur semantisch moet worden opgebouwd. Maar deze norm laat ruimte voor nationale aanvullingen. 

Die ruimte is bewust ingebouwd. Landen kunnen namelijk: 

• Nationale wetgeving verwerken 
• BTW-specifieke regels toepassen 
• Administratieve gewoonten standaardiseren 
• Interpretatieverschillen voorkomen 

In Nederland is die nationale aanvulling vastgelegd in NLCIUS. 

Zonder zo’n aanvullende specificatie zouden individuele overheidsinstanties hun eigen interpretaties kunnen hanteren. Dat zou leiden tot verschillen per organisatie, en dus tot afkeuringen en extra administratieve lasten. NLCIUS voorkomt dat. 

Wat schrijft NLCIUS concreet voor? 

NLCIUS definieert: 

• Welke gegevens verplicht zijn op een e-factuur aan de overheid 
• Welke gegevens optioneel of conditioneel zijn 
• Hoe velden zich tot elkaar verhouden 
• Welke validatieregels gelden (de zogeheten BR-NL business rules) 

Deze BR-NL regels (Business Rules Netherlands) zijn aanvullende controles bovenop EN 16931. 

Denk bijvoorbeeld aan: 

• Specifieke btw-vermeldingen 
• Nederlandse leveranciersgegevens 
• Correcte combinaties van velden 
• Logische controles op totalen en bedragen 

Voldoet een factuur niet aan deze regels? Dan mag de ontvangende overheidsorganisatie deze afkeuren. 

Voor wie geldt NLCIUS? 

NLCIUS moet worden toegepast bij het verzenden van elektronische facturen door organisaties die deelnemen aan het economisch verkeer in Nederland, wanneer deze bestemd zijn voor: 

• De Rijksoverheid 
• Provincies 
• Gemeenten 
• Waterschappen 
• Instellingen uit de (semi-)publieke sector 

Het organisatorisch werkingsgebied ligt dus bij Nederlandse overheden en publieke instellingen. 

Voor B2B-facturatie is NLCIUS niet verplicht, maar het kan wel worden toegepast wanneer partijen dat onderling afspreken. 

Is NLCIUS hetzelfde als Peppol? 

Nee, en dit is een veelgemaakte verwarring. 

• NLCIUS beschrijft het inhoudelijke datamodel (wat er in de factuur moet staan) 
• Peppol is een netwerk voor het uitwisselen van e-facturen 
• Peppol BIS is een implementatiespecificatie binnen dat netwerk 

NLCIUS is bovendien onafhankelijk van transport. Dat betekent dat een factuur volgens NLCIUS kan worden verzonden via: 

• Peppol 
• Digipoort 
• Of een andere technische uitwisselmethode 

Peppol is dus een mogelijke transportlaag, maar NLCIUS gaat over de inhoud en validatieregels. 

Wat is de relatie met andere standaarden? 

NLCIUS staat niet op zichzelf. Het heeft een duidelijke relatie met: 

• EN 16931 (Europese norm) 
• UBL 2.1 (veelgebruikt XML-formaat in Nederland) 
• UN/CEFACT CII D16B 
• Peppol BIS Billing 3.0 
• SETU (in bepaalde sectoren) 

Belangrijk om te begrijpen: 

NLCIUS definieert voornamelijk het semantisch model en legt niet één specifiek bestandsformaat op. In Nederland wordt meestal UBL 2.1 gebruikt. 

Waarom is NLCIUS zo belangrijk? 

Zonder NLCIUS: 

• Ontstaan interpretatieverschillen tussen overheden 
• Worden facturen vaker afgekeurd 
• Moeten ondernemers extra administratieve handelingen uitvoeren 
• Wordt e-facturatie complexer dan nodig 

Met NLCIUS: 

• Kunnen systemen facturen automatisch valideren 
• Is er één uniforme standaard voor overheidsfacturatie 
• Worden minder uitzonderingen gemaakt 
• Wordt het facturatieproces efficiënter voor zowel overheid als ondernemer 

Zoals verschillende overheidsinstanties inmiddels ervaren hebben: een heldere standaard maakt het mogelijk om eenvoudige, gebruiksvriendelijke oplossingen te bouwen die de administratieve last voor ondernemers aanzienlijk verlagen. 

En dat is uiteindelijk het doel van e-facturatie. 

NLCIUS vs EN 16931 vs Peppol BIS: Wat is het verschil? 

Veel organisaties halen NLCIUS, EN 16931 en Peppol BIS door elkaar. Begrijpelijk, ze hebben allemaal te maken met e-facturatie en overlappen deels. Toch hebben ze verschillen en ieder een andere rol. 

Hier is het verschil in één overzicht: 

Laten we ze afzonderlijk bekijken. 

EN 16931: De Europese basis 

EN 16931 is de Europese norm voor elektronische facturatie bij overheden. 

Deze norm beschrijft: 

• Welke gegevens een e-factuur minimaal moet bevatten 
• Wat die gegevens betekenen 
• Hoe ze semantisch worden geïnterpreteerd 

EN 16931 zorgt ervoor dat e-facturen in heel Europa op dezelfde basisstructuur zijn gebouwd. Het is dus het fundament onder alle compliant e-facturen binnen de EU. 

Maar: de norm laat ruimte voor nationale aanvullingen. 

En daar komt NLCIUS in beeld. 

NLCIUS: De Nederlandse specificatie 

NLCIUS is de Nederlandse Core Invoice Usage Specification van EN 16931. 

Dat betekent dat NLCIUS: 

• De Europese norm volgt 
• Extra Nederlandse regels toevoegt 
• Nationale wetgeving en praktijk vertaalt naar concrete validatieregels 

Deze aanvullende regels worden aangeduid met BR-NL (Business Rules Netherlands). 

Belangrijk om te begrijpen: 

• Elke NLCIUS-factuur voldoet aan EN 16931 
• Maar niet elke EN 16931-factuur voldoet automatisch aan NLCIUS 

Bij facturatie aan Nederlandse overheden is naleving van NLCIUS verplicht. 

Peppol BIS: De netwerkspecificatie 

Peppol is een internationaal netwerk voor het veilig uitwisselen van e-facturen en andere zakelijke documenten. 

Binnen dat netwerk wordt gewerkt met een implementatiespecificatie: 

Peppol BIS Billing 3.0 

Peppol BIS: 

• Is gebaseerd op EN 16931 
• Gebruikt meestal UBL 2.1 
• Bevat eigen validatieregels 
• Is bedoeld voor gebruik binnen het Peppol-netwerk 

Hier ontstaat soms complexiteit. 

Hoewel Peppol BIS en NLCIUS beide gebaseerd zijn op EN 16931, zijn ze niet identiek. Op detailniveau bestaan er verschillen in regels en validaties. 

Wat zijn de verschillen tussen NLCIUS en Peppol BIS? 

Voor eenvoudige facturen zijn de verschillen vaak beperkt. Maar op detailniveau bestaan er meerdere afwijkingen. 

Denk aan: 

• Specifieke validatieregels 
• Conditionele velden 
• Nationale btw-interpretaties 
• Business rules die in de ene standaard wel en in de andere niet voorkomen 

Wanneer regels verschillen, zijn er doorgaans drie mogelijkheden: 

1. Een regel geldt alleen nationaal (BR-NL) 
2. Een wijzigingsverzoek wordt ingediend bij OpenPEPPOL 
3. De Nederlandse specificatie wordt aangepast 

Dit vraagt om zorgvuldige afstemming tussen NLCIUS en Peppol BIS, vooral bij toekomstige wijzigingen. 

Kort samengevat 

Je kunt het zo zien: 

• EN 16931 = de Europese basis 
• NLCIUS = de Nederlandse verdieping 
• Peppol BIS = de praktische implementatie binnen een uitwisselingsnetwerk 

Werk je met Nederlandse overheden via Peppol? Dan moet je factuur in de praktijk voldoen aan: 

• EN 16931 
• NLCIUS 
• én de Peppol BIS validaties 

Dat maakt correcte implementatie essentieel. Maar compliance is slechts één kant van het verhaal. De andere vraag is minstens zo belangrijk: hoe verstuur je zo’n e-factuur in de praktijk? 

Hoe werkt het verzenden van e-facturen in Nederland? 

Wanneer je een e-factuur opstelt volgens EN 16931 en NLCIUS, moet deze ook op de juiste manier worden verzonden. In Nederland zijn er twee hoofdopties voor facturatie richting de overheid: 

1. Digipoort (meer handmatig) 
2. Peppol via een Access Point (geautomatiseerd) 

Laten we beide bekijken. 

Optie 1: Digipoort (handmatig) 

Digipoort is het digitale loket van de Nederlandse overheid voor elektronische berichtenuitwisseling. 

Leveranciers kunnen via Digipoort: 

• E-facturen uploaden 
• Facturen handmatig indienen 
• Facturen aan specifieke overheidsinstanties adresseren 

Digipoort voldoet aan de Europese e-invoicing richtlijn en accepteert facturen die conform EN 16931 en NLCIUS zijn opgebouwd. 

Hoewel Digipoort een betrouwbare oplossing is, kent het beperkingen: 

• Minder geschikt voor bulkverzending 
• Meer handmatige stappen 
• Beperkte automatisering 
• Complexere integratie met ERP-systemen 

Voor organisaties met een laag factuurvolume kan dit voldoende zijn. Maar zodra volumes stijgen of processen geautomatiseerd moeten worden, wordt Peppol interessanter. 

Optie 2: Peppol via een Access Point (geautomatiseerd) 

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk voor het veilig uitwisselen van e-facturen en andere zakelijke documenten. 

In plaats van rechtstreeks te koppelen met elke overheid, sluit je aan op het Peppol-netwerk via een zogenoemd Access Point. 

Dit werkt volgens het “four-corner model”: 

1. Jij (de leverancier) 
2. Jouw Access Point 
3. Het Access Point van de ontvanger 
4. De ontvangende organisatie 

Hierdoor hoef je maar één aansluiting te realiseren om facturen te kunnen versturen naar alle aangesloten partijen. 

Wat is een Peppol ID? 

Een Peppol ID is een unieke identificatiecode waarmee jouw organisatie herkenbaar is binnen het Peppol-netwerk. 

Het is vergelijkbaar met een digitaal adres. 

Met een Peppol ID kunnen: 

• Andere organisaties je vinden in het netwerk 
• Facturen automatisch correct worden gerouteerd 
• Systemen verifiëren dat je aangesloten bent 

Zonder Peppol ID kun je geen e-facturen versturen via het Peppol-netwerk. 

Wat is de rol van een gecertificeerd Access Point? 

Een Peppol Access Point is een gecertificeerde dienstverlener die: 

• Jouw organisatie aansluit op het Peppol-netwerk 
• Facturen valideert volgens Peppol BIS 
• Zorgt voor veilige en correcte verzending 
• Technische updates en compliance bijhoudt 

Access Points worden gecertificeerd door nationale Peppol-autoriteiten. In Nederland gebeurt dit via de Nederlandse Peppol Autoriteit. 

Dit is belangrijk, omdat validatie niet alleen technisch is, maar ook moet voldoen aan: 

• EN 16931 
• NLCIUS 
• Peppol BIS 

Een gecertificeerd Access Point zorgt ervoor dat je facturen vóór verzending gecontroleerd worden op deze standaarden. 

Waarom is Peppol schaalbaarder dan Digipoort? 

Peppol is ontworpen voor automatisering en internationale schaal. 

Voordelen van Peppol: 

• Volledig geautomatiseerde verzending 
• Geschikt voor bulkverwerking 
• Eenvoudige ERP-integratie 
• Internationale uitwisseling (niet alleen Nederland) 
• Minder handmatige interventie 
• Betere foutafhandeling via validatie vooraf 

Waar Digipoort meer een portaalfunctie heeft, is Peppol een netwerkoplossing die ontworpen is voor continue, grootschalige uitwisseling van gestructureerde data. 

Voor organisaties die: 

• Regelmatig factureren aan overheden 
• In meerdere landen actief zijn 
• Hun AP/AR-processen willen automatiseren 
• NLCIUS-compliant willen blijven zonder handmatige controle 

is Peppol doorgaans de meest toekomstbestendige keuze. 

Veelgemaakte fouten bij e-facturatie in Nederland 

Hoewel e-facturatie al jaren verplicht is bij facturatie aan de overheid, gaan er in de praktijk nog regelmatig dingen mis. Vooral wanneer organisaties zelf een implementatie uitvoeren zonder diep inzicht in EN 16931, NLCIUS en Peppol. Omdat e-facturen automatisch worden gevalideerd, leiden kleine afwijkingen al snel tot afkeuring. Dit zijn de meest voorkomende fouten:

1. Een PDF als e-factuur versturen  

Een van de grootste misverstanden: een PDF is geen e-factuur. Een PDF: 

• Is visueel leesbaar 
• Maar niet gestructureerd 
• Kan niet automatisch gevalideerd worden volgens EN 16931 of NLCIUS 

Overheden mogen deze facturen weigeren. 

2. Onvolledige of onjuiste btw-gegevens 

Binnen NLCIUS gelden specifieke validatieregels (BR-NL) rondom btw-vermeldingen. 

Veelvoorkomende fouten: 

• Verkeerd btw-percentage 
• Ontbrekende btw-specificatie per regel 
• Onjuiste combinatie van btw-code en bedrag 
• Totaalbedragen die niet optellen 

Omdat e-facturen automatisch worden gevalideerd, leidt dit vrijwel direct tot afkeuring. 

3. Het verkeerde formaat gebruiken 

Niet elk XML-bestand is automatisch compliant. 

Veelgemaakte fouten: 

• Gebruik van een niet-EN 16931 compliant UBL 
• Verouderde UBL-versie 
• Facturen die niet voldoen aan NLCIUS 
• Geen afstemming tussen NLCIUS en Peppol BIS 

Elke laag moet kloppen: formaat, semantisch model én nationale specificatie. 

4. Geen Peppol ID hebben 

Werk je via Peppol? Dan heb je een geldig Peppol ID nodig. 

Zonder Peppol ID: 

• Kun je niet correct gerouteerd worden 
• Kun je geen e-facturen ontvangen via het netwerk 
• Ben je niet vindbaar voor handelspartners 

5. Geen correcte digitale archivering 

E-facturen moeten: 

• 7 jaar worden bewaard 
• 10 jaar bij onroerend goed 

En ze moeten: 

• Digitaal toegankelijk blijven 
• Ongewijzigd opgeslagen worden 
• Controleerbaar zijn voor de Belastingdienst 

Alleen het bewaren van een PDF is niet voldoende wanneer de originele XML de juridische factuur is. 

Hoe blijf je compliant met NLCIUS en Peppol? 

Compliant blijven betekent dat je zowel technisch als inhoudelijk aan alle eisen voldoet. Gebruik deze praktische checklist: 

Compliance checklist 

• Gebruik een EN 16931 compliant formaat 
• Voldoe aan alle BR-NL regels van NLCIUS 
• Controleer verschillen tussen NLCIUS en Peppol BIS 
• Automatiseer validatie vóór verzending 
• Zorg voor correcte digitale archivering (7–10 jaar) 

Handmatige controle is hierbij risicovol en tijdrovend. Zeker wanneer factuurvolumes stijgen of wanneer Europese regelgeving verder wordt uitgebreid. 

Daarom kiezen steeds meer organisaties voor automatisering. 

Hoe automatiseer je e-facturatie in Nederland? 

Wil je foutloos, schaalbaar en toekomstbestendig e-factureren? Dan is automatisering geen luxe, maar een vereiste. Zeker wanneer je moet voldoen aan EN 16931, NLCIUS en de validatieregels van Peppol BIS. 

Hieronder zie je hoe je e-facturatie in Nederland stapsgewijs automatiseert en hoe Klippa dit proces ondersteunt. 

Stap 1: Converteer facturen naar UBL/XML 

De basis van geautomatiseerde e-facturatie is een correct gestructureerd XML-bestand. Veel organisaties werken nog met: 

• PDF-facturen 
• Legacy ERP-systemen 
• Eigen interne factuurformaten 

Deze formaten zijn vaak niet direct geschikt voor verzending via Peppol of Digipoort. Daarom is een conversie van PDF naar e-factuur, of een ander format, de eerste stap. 

Met Klippa worden facturen automatisch omgezet naar: 

• UBL 2.1 (de meest gebruikte standaard in Nederland) 
• XML conform EN 16931 
• Structuren die voldoen aan NLCIUS 

Hierbij wordt niet alleen het formaat aangepast, maar ook gecontroleerd of de vereiste gegevens aanwezig zijn en correct zijn opgebouwd. Zo hoef je jouw bestaande IT-landschap niet volledig te vervangen om toch compliant te worden. 

Stap 2: Sluit aan op Peppol via een gecertificeerd Access Point 

Zodra je factuur in het juiste formaat staat, moet deze correct worden verzonden. 

Klippa is gecertificeerd door de Dutch Peppol Authority en fungeert als officieel Peppol Access Point. Dat betekent dat je via één aansluiting toegang krijgt tot het volledige Peppol-netwerk. 

In deze stap: 

• Vraag je direct een Peppol ID aan 
• Worden facturen automatisch gevalideerd volgens Peppol BIS 
• Wordt gecontroleerd op naleving van EN 16931 en NLCIUS 
• Wordt de factuur veilig verzonden naar de ontvangende partij 

Je hoeft dus geen aparte technische koppelingen met overheidsinstanties te bouwen of complexe contractstructuren op te zetten. 

Stap 3: Integreer met je ERP, CRM en financiële systemen 

Automatisering is pas écht effectief wanneer je e-facturatie volledig integreert in je bestaande processen. 

Met een plug-and-play API kun je: 

• E-facturatie direct in je ERP of boekhoudpakket integreren 
• Synchronisatie tussen je interne systemen en Peppol automatiseren 
• Facturen in bulk verwerken 
• Zowel accounts payable (AP) als accounts receivable (AR) digitaliseren 

Ook organisaties met legacy systemen kunnen koppelingen realiseren, zonder hun volledige infrastructuur te moderniseren. 

Stap 4: Richt digitale archivering correct in (7–10 jaar) 

Verzenden alleen is niet voldoende. Volgens Nederlandse wetgeving moeten e-facturen minimaal zeven jaar worden bewaard, en tien jaar bij onroerend goed. 

Met Klippa worden e-facturen automatisch: 

• Digitaal opgeslagen in de juiste XML-structuur 
• Veilig bewaard in een cloudomgeving 
• ISO-gecertificeerd verwerkt 
• GDPR compliant beheerd 

Zo blijven facturen gedurende de volledige bewaartermijn toegankelijk, controleerbaar en juridisch geldig. 

Stap 5: Automatiseer validatie en fraudepreventie 

De laatste stap is continue controle. 

Tijdens conversie en verzending worden facturen automatisch: 

• Gevalideerd tegen EN 16931 
• Gecontroleerd op BR-NL regels van NLCIUS 
• Getoetst aan Peppol BIS validaties 
• Geanalyseerd op inconsistenties of afwijkingen 

Hierdoor worden fouten vroegtijdig gedetecteerd en voorkom je afkeuringen of betalingsvertragingen. Daarnaast verklein je het risico op fraude of manipulatie van factuurdata. 

Waarom nu starten met NLCIUS-compliant e-facturatie? 

E-facturatie richting de Nederlandse overheid is geen toekomstmuziek meer, het is sinds 2017 verplicht. Toch worstelen veel organisaties nog steeds met correcte implementatie van EN 16931, NLCIUS en Peppol BIS. 

En dat is zonde. Want NLCIUS-compliant e-facturatie draait niet alleen om regelgeving. Het draait om efficiënter werken. 

Wanneer je jouw e-facturatieproces correct inricht: 

• Voldoe je aan de B2G-verplichting in Nederland 
• Verminder je fouten door automatische validatie 
• Voorkom je afkeuringen en betalingsvertragingen 
• Versnel je je betaalproces 
• Verlaag je administratieve lasten 
• Ben je voorbereid op toekomstige Europese ontwikkelingen zoals VIDA 

Kort gezegd: je maakt van een wettelijke verplichting een strategisch voordeel. 

En met de toenemende digitalisering van de publieke sector en mogelijke toekomstige B2B-verplichtingen, is het verstandig om nu te investeren in een schaalbare oplossing, niet pas wanneer regelgeving verder wordt aangescherpt. 

Waarom kiezen organisaties voor Klippa voor e-facturatie? 

Wil je e-facturatie écht goed regelen, zonder complexe implementaties of risico op non-compliance, dan heb je een e-facturatie software oplossing nodig die alle lagen afdekt: conversie, validatie, verzending én archivering. 

Met Klippa kies je voor: 

• Conversie naar UBL 2.1 en XML conform EN 16931 en NLCIUS 
• Gecertificeerd Peppol Access Point (Dutch Peppol Authority) 
• Automatische validatie volgens BR-NL en Peppol BIS 
• Direct een Peppol ID aanvragen 
• Volledige digitale archivering (7–10 jaar compliant) 
• ISO-gecertificeerde en GDPR-compliant verwerking 
• Plug-and-play API voor snelle integratie 
• Koppelingen met ERP, CRM en financiële systemen 
• Ondersteuning voor legacy software 
• Tot 60% kostenbesparing door automatisering 

Zo maak je e-facturatie niet alleen compliant, maar ook schaalbaar, efficiënt en toekomstbestendig. 

Ben je een organisatie die nog niet volledig voldoet aan NLCIUS of de e-facturatieverplichtingen? En ben je opzoek naar de beste keuze voor een e-facturatie software. Neem dan contact met ons op of plan een demo, we helpen je stap voor stap naar volledige compliance. 

FAQ