Het verwerken van declaraties is voor veel organisaties een bron van frustratie. Medewerkers leveren bonnetjes en onkosten in op allerlei manieren: via e-mail, op papier of als foto via hun mobiel. De financiële administratie moet intussen maar zorgen dat alles netjes en correct in de boekhouding terechtkomt. Dat betekent vaak handmatig overtypen, controleren en archiveren. Een tijdrovend proces dat bovendien de kans op fouten aanzienlijk vergroot.
En die fouten zijn niet zonder risico. Denk aan verkeerd toegepaste btw, zoekgeraakte bonnen of dubbele declaraties die pas opvallen tijdens een audit. Het overzicht raakt kwijt, de compliance staat onder druk en de belastingdienst kijkt mee. Ondertussen groeit de stapel declaraties gestaag door.
Gelukkig zijn er vandaag de dag efficiëntere manieren om declaraties te verwerken. Met digitale oplossingen en slimme automatisering is het mogelijk om fouten te minimaliseren, het proces te versnellen en de boekhouding volledig op orde te houden. In deze blog lees je hoe je dat aanpakt.
Takeaways
- Handmatige declaratieverwerking is foutgevoelig en tijdrovend.
- Veelvoorkomende fouten in declareren: dubbele declaraties, kwijtgeraakte bonnetjes, verkeerde btw.
- Automatisering met OCR en workflows verkleint foutkansen en versnelt verwerking.
- Declaraties moeten minimaal 7 jaar digitaal worden bewaard.
- Efficiënt declareren bespaart tijd, vergroot inzicht en versnelt uitbetalingen.
- Klippa automatiseert declaraties van scan tot boeking én archivering.
Wat zijn declaraties en waarom zijn ze belangrijk in de boekhouding?
Een declaratie is een terugbetaling van zakelijke kosten die een medewerker zelf heeft voorgeschoten. Denk aan treinreizen naar klanten, lunches tijdens vergaderingen of kleine aankopen voor kantoorbenodigdheden. Declaraties maken dus een wezenlijk onderdeel uit van de bedrijfskosten en komen in vrijwel iedere organisatie voor.
Binnen de boekhouding zijn declaraties om meerdere redenen belangrijk. Allereerst zorgen ze voor een correcte en transparante kostenverantwoording. Als organisatie wil je exact weten waar het geld naartoe gaat en welke uitgaven zakelijk verantwoord zijn. Daarnaast speelt de btw een cruciale rol. Veel zakelijke kosten zijn geheel of gedeeltelijk aftrekbaar, maar alleen wanneer ze volledig en correct zijn vastgelegd. Dat betekent: een volledig bonnetje, de juiste btw-code, een duidelijke omschrijving en een sluitende registratie.
Ook vanuit wet- en regelgeving is zorgvuldige verwerking noodzakelijk. De Nederlandse overheid verplicht ondernemers namelijk tot het naleven van de fiscale bewaarplicht. Dat houdt in dat je bepaalde onderdelen van je administratie, waaronder declaraties en bijbehorende bonnen, minimaal zeven jaar moet bewaren. Alleen als je deze stukken op een juiste en complete manier archiveert, voldoe je aan de eisen van de Belastingdienst.
Een goed georganiseerd declaratieproces draagt dus niet alleen bij aan financiële controle, maar zorgt er ook voor dat je als organisatie aan de wettelijke verplichtingen voldoet en voorbereid bent op eventuele controles of audits.
Veelgemaakte fouten bij het verwerken van declaraties
Hoewel het verwerken van declaraties een vast onderdeel is van de administratie, gaat het nog vaak mis. Veel organisaties werken met verouderde of handmatige processen, wat de kans op fouten aanzienlijk vergroot.
Enkele veelvoorkomende valkuilen:
- Handmatige invoer van gegevens, wat leidt tot typefouten en inconsistenties.
- Verlies of beschadiging van bonnetjes, zeker wanneer medewerkers papieren versies bewaren of te laat inleveren.
- Dubbele declaraties of declaratiefraude, doordat er geen automatische controlemechanismen zijn.
- Verkeerde btw-verwerking, vooral bij buitenlandse of samengestelde bonnetjes.
- Declaraties die niet binnen het beleid passen, zoals privé-uitgaven of onvoldoende onderbouwde kosten.
Zonder duidelijke processen en digitale ondersteuning is het lastig om grip te houden op de volledigheid en juistheid van declaraties.
Zo automatiseer je je declaratieproces van A tot Z
Om declaraties sneller en foutloos te verwerken, is automatisering essentieel. Het begint bij het moment waarop een medewerker een uitgave declareert en eindigt pas wanneer die kosten correct in de boekhouding staan.
Een goed ingericht digitaal proces bestaat vaak uit deze onderdelen:
- OCR-technologie (Optical Character Recognition)
Bonnetjes en facturen worden gescand of gefotografeerd. OCR-software herkent automatisch de belangrijkste gegevens zoals datum, bedrag, leverancier en btw. Handmatig overtypen is niet meer nodig. - Digitale goedkeuring en workflows
Declaraties worden automatisch doorgestuurd naar de juiste personen binnen de organisatie. Afhankelijk van bedrag, afdeling of type uitgave wordt een goedkeuringsflow gestart. Geen losse e-mails of papieren goedkeuringen meer. - Koppeling met boekhoudsoftware
Zodra een declaratie is goedgekeurd, wordt deze automatisch geboekt in systemen zoals Exact, AFAS, Visma of Twinfield. Zo blijft je administratie actueel en consistent.
Door deze stappen te automatiseren bespaar je niet alleen tijd, maar verklein je ook het risico op fouten aanzienlijk.
De voordelen van efficiënte declaratieverwerking
Het digitaliseren van declaraties heeft directe impact op je organisatie. Je bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een soepelere ervaring voor zowel medewerkers als de financiële administratie.
De belangrijkste voordelen op een rij:
- Minder handmatig werk – Medewerkers scannen hun bonnetjes eenvoudig via de app, en de administratie hoeft geen gegevens meer over te typen.
- Snellere verwerking en uitbetaling – Slimme workflows zorgen ervoor dat declaraties automatisch bij de juiste persoon terechtkomen.
- Meer inzicht en controle – Realtime dashboards geven duidelijkheid over uitgaven en openstaande declaraties.
- Minder fouten, meer compliance – Dankzij automatische checks voorkom je dubbele declaraties en voldoe je aan belasting- en privacywetgeving.
- Veilige digitale opslag – Alle documenten worden bewaard volgens wettelijke bewaarplichten en zijn makkelijk terug te vinden.
Kortom: digitalisering maakt declaratieverwerking sneller, betrouwbaarder en toekomstbestendig.
Hoe Klippa helpt bij foutloze declaratieverwerking
Klippa biedt slimme softwareoplossingen om het verwerken van declaraties te stroomlijnen en automatiseren. Met behulp van geavanceerde OCR-technologie worden bonnen en facturen automatisch uitgelezen en direct omgezet in gestructureerde data. Geen handmatig overtypen meer, geen foutgevoelige Excel-bestanden, maar een geoptimaliseerd proces van begin tot eind.
Daarnaast maakt Klippa het mogelijk om goedkeuringsflows in te richten op basis van jouw bedrijfsstructuur. Zo weet je zeker dat alleen goedgekeurde kosten in je administratie belanden. Dankzij de integraties met bekende boekhoudpakketten worden declaraties direct geboekt, wat je nog meer tijd en handelingen bespaart.
Tot slot zorgt Klippa voor veilige digitale archivering. Je voldoet aan de wettelijke bewaarplicht en bent altijd voorbereid op een controle of audit. Alles is digitaal, doorzoekbaar en overzichtelijk opgeslagen, zonder stapels papier of zoekgeraakte bonnen.
Klaar om declaraties efficiënt te verwerken?
Met de oplossingen van Klippa kun je het declaratieproces in jouw organisatie naar een hoger niveau tillen. Minder fouten, meer overzicht en vooral: een flinke tijdsbesparing. Neem contact met ons op of vraag vandaag nog een gratis demo aan en ontdek hoe jouw organisatie slim en foutloos kan declareren.
FAQ
Correcte verwerking voorkomt fouten in de administratie, zorgt voor btw-teruggave waar mogelijk, voldoet aan de fiscale bewaarplicht en voorkomt problemen tijdens een audit.
Welke risico’s loop je bij handmatige declaratieverwerking?
Bij handmatige verwerking kunnen fouten ontstaan zoals verkeerde btw-verwerking, dubbele declaraties of ontbrekende bonnetjes. Dit vergroot het risico op financiële afwijkingen of fiscale boetes.
Hoe helpt OCR-technologie bij het verwerken van declaraties?
OCR (Optical Character Recognition) leest automatisch gegevens van bonnetjes zoals datum, bedrag en btw, waardoor handmatige invoer overbodig wordt en de kans op fouten sterk afneemt.
Hoe lang moet ik declaraties en bonnen bewaren?
Volgens de Nederlandse fiscale bewaarplicht moeten declaraties en onderliggende documenten minimaal 7 jaar digitaal bewaard blijven.
Hoe helpt Klippa bij het foutloos verwerken van declaraties?
Klippa automatiseert het volledige proces: van het scannen van bonnetjes tot boeking in je administratie. Inclusief OCR, goedkeuringsflows, integraties met boekhoudsoftware en veilige digitale opslag.