De 10 beste scan en herken software voor bonnetjes in 2025

Het digitaliseren en verwerken van bonnetjes voor bijv. de afhandeling van declaraties moet snel, nauwkeurig en compliant zijn. In de praktijk is dat vaak echter niet het geval. Volgens Forbes zegt 61% van de financial professionals dat reis- en declaratiebeleid regelmatig worden overtreden. Bovendien verspillen medewerkers naar schatting 360 uur per jaar aan het zoeken naar de informatie die ze nodig hebben om onkostendeclaraties in te dienen of goed te keuren.

Scan en herken lost dit op door bonnetjes te digitaliseren en automatisch belangrijke gegevens vast te leggen, zoals datums, bedragen en leveranciersnamen. Daarmee verdwijnt handmatige invoer helemaal uit de workflow. In 2025 combineren toonaangevende software scan en herken met AI om de nauwkeurigheid te verhogen, meerdere talen en valuta te ondersteunen en direct te integreren met accounting- of boekhoudsystemen.

In dit artikel vergelijken we de beste scan en herken software voor kassabonnen in 2025. We behandelen nauwkeurigheid, integraties, automatiseringsfuncties en compliance-kwalificaties zodat je de juiste keuze kunt maken voor jouw organisatie.

---

Key Takeaways – De beste scan en herken software voor bonnetjes in 2025

• Klippa SpendControl: Slimme scan en herken met fraudedetectie en ondersteuning voor meerdere talen en valuta
• Klippa DocHorizon: Ideaal voor bedrijven die geavanceerde documentverwerking, classificatie en verificatie willen automatiseren.
• Docsumo: Gestructuurde data-extractie, bulkautomatisering en API-integraties voor financiële documenten
• QuickBooks Online: Legt bonnetjes rechtstreeks vast in QuickBooks met automatische categorisatie
• Zoho Expense: Snelle digitalisatie van bonnetjes, herkenning van meerdere valuta en onkostengoedkeuringen
• Expensify: Mobielvriendelijk, met tools voor onkostenbeheer en configureerbare goedkeuringsketens
• Adobe Scan: Gratis mobiele scanapp met scan en herken voor verschillende documenttypes
• Google Lens: Handschriftherkenning, vertaling en visuele zoekfunctie via Google-diensten
• Apple Notes: Eenvoudige gratis scan en herken voor iOS-apparaten met directe tekstvastlegging in Notities
• CamScanner: Rijk aan functies voor scan en herken met export in meerdere formaten en opties voor tekstvertaling

---

Wat is scan en herken voor kassabonnen?

Scan en herken voor bonnetjes, ook wel bonnetjes-OCR genoemd, is een technologie die fysieke of digitale bonnetjes opvangt en de tekst omzet naar machine-leesbare data.

De scan en herken analyseert de afbeelding, herkent tekens en extraheert bongegevens zoals leverancier, datum, totaalbedrag, btw en valuta.

Moderne scan en herken doet veel meer dan alleen tekst vastleggen. Toonaangevende oplossingen gebruiken AI om met verschillende lay-outs om te gaan, meerdere talen te detecteren en slechte beeldkwaliteit te corrigeren. Ze kunnen grote hoeveelheden binnen enkele seconden verwerken en de vastgelegde gegevens direct doorsturen naar je onkostenbeheer, ERP-systeem of boekhoudplatform.

Het resultaat is snellere en nauwkeurigere onkostendeclaraties, geautomatiseerde gegevensinvoer en betere compliance. Met digitaal en veilig opgeslagen archieven kan je finance team bonnetjes meteen terugvinden en auditen, wat helpt om beleid na te leven en klaar te zijn voor regelgeving.

Beste scan en herken software voor bonnetjes in 2025

1. Klippa SpendControl

Klippa SpendControl is een krachtige pre-accounting software die uitgavenbeheer, factuurverwerking en modules voor zakelijke creditcards in één platform combineert. SpendControl stelt je financiële team in staat om kostbare tijd en geld te besparen door de handmatige verwerking van bonnetjes te elimineren. Hierdoor is het indienen, verwerken en goedkeuren van bonnetjes volledig te automatiseren door middel van scan en herken.

Belangrijkste functies

• Meer dan 99% nauwkeurigheid per veld voor bonnetjes
• Ingebouwde fraudedetectie voor dubbele of vervalste bonnetjes (bijvoorbeeld AI-gegenereerd)
• Herkenning van meerdere talen en valuta
• Compliance met ISO 27001, SOC 2 en AVG
• Batchverwerking en real-time verwerking mogelijk

Voordelen

• Consistent hoge nauwkeurigheid bij uiteenlopende bonformaten
• Enterprise-grade security en compliance
• Flexibele inzet binnen bestaande workflows
• Indienen, verwerken en goedkeuren van onkosten via e-mail, web of mobiele app op zowel iOS als Android

Nadelen

• Geen ondersteuning voor talen die geen Latijns alfabet gebruiken, zoals het cyrillische, Griekse en Arabische schrift
• Momenteel geen 3-way matching (komt binnenkort)

Beste voor: bedrijven die een veilige, nauwkeurige en schaalbare oplossing nodig hebben met compliance en fraudepreventie standaard ingebouwd.

2. Klippa DocHorizon 

Klippa DocHorizon is een Intelligent Document Processing(IDP) platform voor documentverwerking dat is gemaakt om het vastleggen, extraheren en valideren van bongegevens op grote schaal te automatiseren. De AI-gestuurde scan en herken kan meerdere formaten, talen en valuta aan zonder templates. Voor finance teams betekent dit snellere vergoedingen, minder fouten en betere naleving van onkostenbeleid.

Belangrijkste functies

• Meer dan 99% nauwkeurigheid per veld voor bonnetjes
• Ingebouwde detectie van frauduleuze bonnetjes
• Herkenning van meerdere talen en valuta
• Compliance met ISO 27001, SOC 2 en AVG
• REST API, SDKs en een no-code workflow builder
• Batchverwerking én real-time verwerking

Voordelen

• Consistent hoge nauwkeurigheid bij uiteenlopende bonformaten
• Enterprise-grade security en compliance
• Flexibele integratie in bestaande workflows
• Volledig aanpasbaar aan jouw specifieke behoeften

Nadelen

• Geen alles-in-eenoplossing voor financieel beheer
• Geen ondersteuning voor talen zonder Latijns alfabet (zoals Cyrillisch, Grieks of Arabisch)

Beste voor: bedrijven die een veilige, nauwkeurige en schaalbare oplossing zoeken met ingebouwde compliance en fraudepreventie.

3. Docsumo 

Docsumo biedt AI-gebaseerde OCR die gestructureerde en semi-gestructureerde documenten kan verwerken, waaronder bonnetjes en facturen. Het ondersteunt batchverwerking en aangepaste veldmapping, wat het geschikt maakt voor teams die grote volumes en uiteenlopende opmaken verwerken.

Belangrijkste functies

• Getrainde AI-modellen voor bonnetjes en facturen
• Aangepaste veldmapping en data-export
• API-integraties met ERP- en boekhoudsystemen
• Verwerking van meerdere documenttypes
• Voorbewerking van afbeeldingen voor betere nauwkeurigheid

Voordelen

• Flexibel voor aangepaste output van bongegevens
• Hanteert diverse opmaken zonder strikte templates
• Werkt soepel met financiële integraties

Nadelen

• Vereist configuratie voor niet-standaardformaten
• Kleiner integratieaanbod vergeleken met sommige grotere platforms

Beste voor: Finance teams die een flexibele scan en herken nodig hebben die zich aanpast aan uiteenlopende bon- en factuuropmaken.

4. QuickBooks Online

QuickBooks Online heeft een ingebouwde scan en herken functie voor bonnetjes. Bonnetjes kun je vastleggen via de mobiele app of door ze op desktop te uploaden, en de gegevens worden meteen in het grootboek geboekt. Dit is vooral bedoeld voor bedrijven die al met QuickBooks werken, zodat bonnetjes onderdeel worden van één samenhangende financiële workflow.

Belangrijkste functies

• Ingebouwde bonnetjesscan binnen de boekhoudsoftware
• Automatische categorisering van onkosten
• Synchronisatie met bankfeeds voor transaction matching
• Vastleggen via mobiel of desktop
• Doorzoekbaar bonnen archief voor audits

Voordelen

• Direct geïntegreerd in QuickBooks-workflows
• Automatische afstemming van transacties met bankfeeds
• Geen aparte bonnetjesscansoftware nodig

Nadelen

• Alleen echt ideaal als je al QuickBooks Online gebruikt
• Minder geavanceerde OCR-aanpassingsopties dan losse tools

Beste voor: Bedrijven die hun financiën in QuickBooks beheren en willen dat bonnetjes-OCR naadloos in hun boekhoudomgeving zit.

5. Zoho Expense

Zoho Expense biedt bonnetjesscanning als onderdeel van het onkostenbeheerplatform. Het is gericht op bedrijven met internationale activiteiten en zorgt voor snelle digitalisatie, herkenning van meerdere valuta en automatische routering van onkosten voor goedkeuringen.

Belangrijkste functies

• AI-gestuurde scan voor leverancier, datum en bedrag
• Herkenning van meerdere valuta met automatische conversie
• Categorisatie van onkosten en toepassing van beleidsregels
• Goedkeuringsworkflows voor onkostendeclaraties
• Integratie met Zoho Books, QuickBooks en andere ERP-systemen

Voordelen

• Ondersteunt internationale teams met multi-currency verwerking
• Ingebouwde goedkeuringsworkflows voor onkosten
• Onderdeel van een compleet onkostenbeheersysteem

Nadelen

• Werkt het best binnen het Zoho-ecosysteem
• Interface kan voor nieuwe gebruikers wat complex aanvoelen

Beste voor: Bedrijven die internationale onkosten beheren en OCR willen die direct gekoppeld is aan goedkeurings- en beleidsworkflows.

6. Expensify 

Expensify combineert mobiele scan en herken voor bonnetjes met categorisering van onkosten, rapportage en het doorsturen voor goedkeuringen. De SmartScan-functie legt automatisch belangrijke velden vast en koppelt ze aan uitgaven in gekoppelde betaalrekeningen.

Belangrijkste functies

• SmartScan OCR voor automatische gegevensvastlegging
• Koppeling en matching met bank- en creditcardtransacties
• Indienen van onkosten via mobiel en desktop
• Configureerbare goedkeuringsketens
• Handhaving van onkostenbeleid

Voordelen

• Sterke automatisering tussen bonnetjescaptatie en bankfeeds
• Mobielvriendelijk met snelle indiening
• Flexibele goedkeuringsworkflows

Nadelen

• Verwerkingstijd van de scan en herken kan variëren
• Sommige beleidsfuncties zitten alleen in hogere abonnementen

Beste voor: Teams of bedrijven die een gecombineerde oplossing zoeken voor het scannen van bonnetjes, onkostenbeheer en beleidshandhaving.

7. Adobe Scan 

Adobe Scan is een gratis mobiele app die OCR gebruikt om bonnetjes, documenten, visitekaartjes en meer te digitaliseren. Voor bonnetjes detecteert de app randen, verbetert de beeldkwaliteit en legt belangrijke tekstvelden vast. Je kunt de scans exporteren naar PDF of andere Adobe-tools.

Belangrijkste functies

• Gratis OCR-scanning tot 25 pagina’s per document
• Automatische tekstherkenning voor bonnetjes
• Klikbare telefoonnummers en URL’s
• Integratie met Adobe Acrobat en Adobe PDF-services
• Bonnetjes opslaan en delen als PDF of JPEG

Voordelen

• Hoge kwaliteit scans en gratis toegang tot de basisfuncties
• Ondersteunt veel documenttypes, niet alleen bonnetjes
• Werkt naadloos binnen het Adobe-ecosysteem

Nadelen

• Sommige geavanceerde functies zitten achter een betaald abonnement
• Nauwkeurigheid kan variëren bij bonnetjes met kleine of vage tekst

Beste voor: Kleine teams die een gratis, gebruiksvriendelijke OCR-tool nodig zijn voor incidentele scans van bonnetjes.

8. Google Lens 

Google Lens is een AI-gestuurde app die tekst op bonnetjes kan herkennen, je laat bewerken en koppelt aan vertaal- en zoektools. Hij slaat gescande bonnetjes niet automatisch op, maar is ideaal voor snel vastleggen en kopiëren naar Google Docs of Sheets.

Belangrijkste functies

• OCR voor gedrukt en handgeschreven tekst
• Directe vertaling voor meertalige bonnetjes
• Integratie met Google Workspace-tools
• Visuele zoekfunctie op basis van bonafbeeldingen
• Voorlezen van vastgelegde tekst

Voordelen

• Gratis met sterke AI-herkenning
• Handig voor bonnetjes in meerdere talen
• Goede integratie in het Google-ecosysteem

Nadelen

• Geen ingebouwde archivering of opslag van bonnetjes
• Mist native features voor onkostenbeheer

Beste voor: Gebruikers die snelle OCR met vertaling en zoekmogelijkheden willen binnen het Google-ecosysteem.

9. Apple Notes

Apple Notes heeft ingebouwde OCR waarmee je tekst van bonnetjes direct in een notitie kunt scannen en digitaliseren. Scans zijn doorzoekbaar, je kunt ze taggen en ordenen in de app, dus het is een lichte maar effectieve optie voor iPhone- en iPad-gebruikers.

Belangrijkste functies

• Gratis OCR ingebouwd in iOS
• “Scan tekst”-modus voor directe digitalisatie
• Scans organiseren en taggen
• Doorzoekbare tekst in opgeslagen notities
• Werkt op iPhone, iPad en Mac

Voordelen

• Volledig gratis voor Apple-gebruikers
• Zeer snel voor kleine hoeveelheden bonnetjes
• Geen externe app nodig

Nadelen

• Minder geschikt voor bulkverwerking
• Geen directe integraties met boekhoudsystemen

Beste voor: iOS-gebruikers die een snelle, gratis OCR-oplossing willen voor incidentele bonnetjes.

10. CamScanner 

CamScanner is een mobielgerichte documentscanner-app met veel opties om aan te passen. De OCR-functie kan tekst uit bonnetjes halen en exporteren naar Word, Excel of PDF. Daarnaast heeft het extra’s zoals vertalen en annoteren.

Belangrijkste functies

• OCR voor bonnetjes en andere documenttypes
• Export naar Word, Excel, PDF of afbeeldingsformaten
• Ingebouwde vertaal- en aantekeningtools
• Watermerk- en toegangscodebescherming
• Cloudsync tussen apparaten

Voordelen

• Breed scala aan aanpassingsmogelijkheden voor documenten
• Veel exportformaten beschikbaar
• Nauwkeurige randdetectie en beeldverbetering

Nadelen

• OCR-nauwkeurigheid kan wisselen bij onregelmatige spatiëring of veel interpunctie
• Voor de meeste geavanceerde functies heb je een premium-abonnement nodig

Beste voor: Gebruikers die een veelzijdige mobiele scanner-app willen met OCR voor bonnetjes en veel exportmogelijkheden.

Belangrijkste functies om te overwegen in 2025

Kiezen voor de beste scan en herken voor bonnetjes gaat verder dan alleen scansnelheid. Het juiste platform moet passen bij je onkostenworkflows, integreren met je bestaande software en voldoen aan compliance-eisen. Hieronder staan de factoren die finance- en operationsteams in 2025 het vaakst meenemen.

Gebruiksgemak

Zelfs de beste scan en herken is nutteloos als mensen hem niet gebruiken. Een overzichtelijke interface, een eenvoudige mobiele app en minimale trainingsbehoefte stimuleren adoptie binnen alle gebruikers.

Nauwkeurigheid voor verschillende bonformaten

Bonnen verschillen per winkel, land en printwijze. Zoek een scan en herken software die consistente nauwkeurigheid houden bij vervaagde, gekreukte of afbeeldingen met een laag contrast. De beste oplossingen halen doorgaans meer dan 95% nauwkeurigheid per veld voor leverancier, datum, bedragen en btw-regels.

Taal- en valutaondersteuning

Beheer je internationale onkosten? Dan zijn taal- en valutaherkenning cruciaal. De beste platforms herkennen meerdere talen in één document en passen automatisch de juiste valutacode en symbolen toe, zodat je geen handmatige conversies hoeft te doen.

Integratie met financiële systemen

Zonder integratie blijft scan en herken een losse scanfunctie. De oplossing moet rechtstreeks koppelen met je ERP, boekhoud- of onkostenbeheer. Native connectors of goed gedocumenteerde API’s zorgen dat bongegevens vloeiend in systemen als QuickBooks, Xero, Oracle NetSuite of SAP terechtkomen zonder dubbel werk.

Workflow automatisering

Scan en herken moet onderdeel zijn van een breder onkostenproces. Functies zoals automatische categorisering, goedkeuringsrouting en signalering naar beleid verminderen handwerk en versnellen vergoedingen. Batch-upload en wachtrijbeheer helpen tijdens drukke periodes zoals maandafsluiting.

Fraudedetectie en gegevensvalidatie

Dubbele inzendingen, gewijzigde bedragen of foutieve valutaomrekeningen kosten geld en schaden compliance. Geavanceerde scan en herken voert automatische controles uit om afwijkingen te signaleren en vervalste bonnetjes te detecteren voordat ze worden goedgekeurd.

Schaalbaarheid voor hoge volumes

Seizoensreizen, projectpieken of evenementen veroorzaken plotselinge stijgingen in bonvolume. Het platform moet op volle snelheid blijven werken, of je nu in real time verwerkt of in batches duizenden documenten verwerkt.

Beveiliging en compliance

Bonnen bevatten vaak gevoelige persoonlijke en financiële data. Kies een platform dat voldoet aan standaarden zoals ISO 27001, SOC 2 en AVG. Versleuteling tijdens transport en opslag, rolgebaseerde rechten en anonimisering helpt de data te beschermen.

Waarom Klippa SpendControl opvalt tussen de beste scan en herken software voor bonnetjes

Als het aankomt op het verwerken van bonnetjes met snelheid, nauwkeurigheid en naleving, biedt Klippa SpendControl veel meer dan gewone scan en herken. Het combineert AI-gestuurde tekstextractie, realtime gegevensvalidatie en automatiseringsfuncties in één platform dat is gebouwd voor moderne onkostenworkflows.

In tegenstelling tot standaard scan en herken systemen verwerkt Klippa diverse bonnetjesformaten zonder templates, detecteert het mogelijke fraude en verrijkt het de geëxtraheerde data om de effectieve nauwkeurigheid te verhogen. Of je nu losse bonnetjes onderweg verwerkt of grote volumes in batches, resultaten zijn binnen vijf seconden beschikbaar.

Klippa is nu onderdeel van de SER Group, erkend als leider in de Gartner® Magic Quadrant™ voor Document Management, en brengt zo enterprise-grade AI-documentautomatisering naar bonnetjesverwerking wereldwijd.

Wat Klippa onderscheidt:

• Scan en herken voor bonnetjes met meer dan 99% nauwkeurigheid voor alle formaten, lay-outs en talen
• Fraudedetectie en regelgebaseerde validaties om dubbele inzendingen, gewijzigde totalen of onregelmatige vermeldingen te signaleren
• AVG-conforme gegevensverwerking met maskering en anonimisering
• Naadloze integraties met ERP, onkostenbeheer en boekhoudsystemen
• Ontwikkelaarsvriendelijke REST API, SDK’s en intuïtieve no-code automatiseringsopties
• Realtime en batchverwerking voor schaalbare inzet
• Optionele menselijke verificatie voor uitzonderlijke gevallen die absolute precisie vereisen

Wil je minder handmatig werk van bonnetjes en tegelijkertijd je compliance en doorlooptijd verbeteren? Vraag vandaag nog een live demo aan en ontdek hoe Klippa SpendControl je workflows kan automatiseren, valideren en versnellen.

FAQ