

Bonnetjes, of het nu papieren kaartjes zijn die aan een klant worden meegegeven of digitale bewijzen die per e-mail binnenkomen, zijn meer dan alleen aankoopbewijzen. In een zakelijke omgeving vormen ze een essentiële bron van informatie voor boekhouding, compliance, onkosten-tracking en financiële analyses.
Toch is het beheer ervan voor veel organisaties een tijdrovende klus. Het verzamelen, categoriseren en handmatig invoeren van bon-gegevens kost waardevolle uren, vergroot de kans op fouten en vertraagt boekhoudprocessen.
Hier komt bonverwerking om de hoek kijken: de systematische manier om gegevens uit bonnetjes te verzamelen, extraheren, valideren en op te slaan zodat ze klaar zijn voor accounting, rapportage of compliance.
In moderne workflows verandert bon automatisering, aangedreven door Optical Character Recognition (OCR) en Artificial Intelligence (AI), het spel volledig. Wat vroeger een repetitieve taak was, wordt nu een snel, nauwkeurig en schaalbaar proces waarmee financiële teams zich kunnen richten op werk met hogere waarde.
In de volgende secties bekijken we eerst het verschil tussen handmatig en automatisch bonnetjes verwerken, en waarom automatisering onmisbaar wordt voor organisaties van elke omvang.
Key Takeaways
- Bonnetjes verwerken is de methode om papieren of digitale bonnetjes om te zetten in nauwkeurige financiële data, handmatig of via automatisering.
- Handmatige verwerking biedt menselijke beoordeling, maar is traag, foutgevoelig en lastig op te schalen bij grote volumes.
- Geautomatiseerde verwerking gebruikt OCR en AI om bon-gegevens snel, nauwkeurig en op schaal vast te leggen, te valideren en te integreren.
- Klippa biedt DocHorizon voor naadloze data-extractie en SpendControl voor volledige onkostenbeheeroplossingen, schaalbaar voor organisaties van elke grootte.
Wat is bonverwerking?
Bonverwerking is de methode die bedrijven gebruiken om informatie uit aankoopbonnen vast te leggen, te extraheren en te organiseren, zodat deze kan worden gebruikt voor boekhouding, compliance, onkostenbeheer of audits.
Bonnetjes kunnen zowel fysieke papieren slipjes als digitale bestanden zijn, maar beide bevatten belangrijke gegevens zoals de naam van de leverancier, aankoopdatum, totaalbedrag, btw en eventuele regelitems.
Er zijn twee hoofdmethoden om bonnetjes te verwerken:
- Handmatig, door informatie over te typen in spreadsheets of boekhoudsystemen.
- Automatisch, met tools die Optical Character Recognition (OCR) en Artificial Intelligence (AI) gebruiken om bongegevens te lezen, valideren en categoriseren.
Hoewel beide methoden verschillen, volgen de meeste workflows voor bonverwerking dezelfde stappen:
- Capture: Verzamel bonnetjes via een mobiele app, scanner, e-mail of upload.
- Digitaliseren: Zet het bonnetje om naar een standaard digitaal formaat.
- Data-extractie: Haal belangrijke velden op, zoals leverancier, datum, bedrag en btw.
- Validatie: Controleer de nauwkeurigheid en signaleer mogelijke fouten of fraude.
- Archiveren of integreren: Sla veilig op of stuur direct door naar boekhoud- of ERP-software.
Kort gezegd: bonverwerking zet ongestructureerde aankoopbewijzen om in betrouwbare financiële data die klaar is voor rapportage en compliance.
Handmatig vs. geautomatiseerd bonnetjes verwerken
Zoals eerder genoemd is het verwerken van bonnetjes een belangrijk onderdeel van iedere organisatie, maar hoe je dit doet bepaalt in grote mate je efficiëntie, nauwkeurigheid en schaalbaarheid. Laten we handmatige en geautomatiseerde bonverwerking vergelijken.
Handmatig bonnetjes verwerken
Handmatig bonnetjes verwerken betekent dat fysieke of digitale bonnetjes worden verzameld en dat alle gegevens handmatig worden ingevoerd. Het proces leunt volledig op menselijke inspanning. Voor kleine bedrijven of lage volumes kan dit nog haalbaar zijn, maar zodra het aantal stijgt, wordt het al snel een knelpunt.
Hoe het werkt
- Bonnetjes verzamelen – Van medewerkers, leveranciers of klanten.
- Organiseren – Sorteren en fysiek opslaan of in gedeelde digitale mappen bewaren.
- Handmatig invoeren – Leverancier, datum, bedragen, btw en categorieën intypen.
- Uitgaven categoriseren – De juiste kostenplaatsen of codes toewijzen.
- Bewaren voor compliance – Kopieën bewaren voor audits en belastingdoeleinden.
Nadelen
- Tijdrovend: Wekelijks uren aan repetitieve data-entry.
- Foutgevoelig: Typfouten, ontbrekende gegevens en verkeerde categorieën leiden tot dure fouten.
- Moeilijk schaalbaar: Meer bonnetjes = meer personeel nodig.
- Risico op dataverlies: Papier kan kwijtraken of beschadigen; digitale opslag is vaak inconsistent.
Geautomatiseerd bonnetjes verwerken
In tegenstelling tot handmatige verwerking vervangt geautomatiseerde bonverwerking een groot deel van het repetitieve werk door software die is ontworpen om bonnetjes vast te leggen en te interpreteren. Deze methode gebruikt Optical Character Recognition (OCR) om papieren of digitale bonnetjes te “lezen” en Artificial Intelligence (AI) om de informatie te valideren en te standaardiseren.
Hoe het werkt
- Bonnetjes vastleggen – Via mobiele app, scanner, e-mail of API-upload.
- Digitaliseren – Bonafbeeldingen standaardiseren voor verwerking.
- Data-extractie met OCR – Automatisch belangrijke velden uitlezen: leverancier, datum, totalen, btw en line-items.
- Valideren met AI – Controleren op ontbrekende data, afwijkingen signaleren en duplicaten opsporen.
- Integreren of archiveren – Direct verzenden naar ERP-/boekhoudsystemen of veilig opslaan in cloudarchieven.
Belangrijkste voordelen van automatisch bonnetjes verwerken
- Snelheid en efficiëntie: OCR-scans en AI-validatie verkorten de verwerkingstijd van minuten naar seconden. Data wordt direct vastgelegd en gecontroleerd, waardoor financiële teams zich kunnen richten op taken met meer waarde.
- Betere nauwkeurigheid: Geavanceerde verwerkingstechnologie haalt data rechtstreeks uit bonnetjes, standaardiseert velden en markeert afwijkingen, wat de kans op dure fouten vermindert.
- Schaalbaarheid: Verwerk zonder moeite duizenden bonnetjes per dag zonder extra personeel, ideaal tijdens piekperiodes of groei.
- Kostenbesparing: Minder handmatige invoer betekent lagere loonkosten. Daarnaast voorkom je foutgerelateerde uitgaven doordat afwijkingen vroegtijdig worden opgemerkt.
- Realtime inzicht: Gevalideerde data kan direct je boekhoud- of ERP-systeem in voor directe uitgavenmonitoring, rapportage en cashflow-inzichten.
- Betere fraudedetectie en compliance: Duplicaten, gewijzigde afbeeldingen of ontbrekende velden worden automatisch gesignaleerd vóór goedkeuring. Bonnetjes worden veilig opgeslagen voor audits.
Hoewel beide methoden hetzelfde einddoel bereiken, bonnetjes omzetten in nauwkeurige financiële data, verschillen ze enorm in aanpak en benodigde middelen.
Handmatige verwerking biedt menselijke controle, maar schiet tekort in snelheid, schaalbaarheid en foutbeheersing. Automatisering daarentegen stroomlijnt workflows, beperkt fouten en past zich moeiteloos aan grotere volumes aan. Daardoor kiezen steeds meer moderne bedrijven voor deze aanpak.
Uitdagingen bij bon-automatisering en hoe je ze oplost
Moderne technologie voor bonverwerking biedt duidelijke voordelen ten opzichte van handmatige methoden, maar geen enkel systeem is volledig zonder uitdagingen. Om de beste resultaten te behalen, is het belangrijk om mogelijke obstakels te kennen én te begrijpen hoe je ze kunt oplossen voordat je een geautomatiseerde oplossing implementeert.
Beeldkwaliteit en consistentie
Automatisering vertrouwt op OCR om gegevens nauwkeurig uit bonnetjes te lezen. Slechte beeldkwaliteit, zoals wazige foto’s, schaduwen, afgesneden delen of vervaagde tekst, kan de herkenning negatief beïnvloeden.
Hoe los je dit op: Gebruik capture-tools die realtime feedback geven tijdens het scannen of fotograferen. Zo weet je zeker dat bonnetjes voldoen aan de minimale eisen voor resolutie en helderheid.
Variatie in bonformaten
Bonnetjes verschillen sterk in lay-out, taal, valuta en detailniveau. Complexe ontwerpen of ongebruikelijke structuren kunnen het extractiemodel uitdagen.
Hoe los je dit op: Kies OCR-oplossingen met ondersteuning voor meerdere talen, valuta’s en formaten. Stel daarnaast aangepaste extractieregels in voor specifieke varianten.
Frauderisico’s
Geautomatiseerde systemen verwerken grote volumes snel, maar zonder goede controles kunnen dubbele of gemanipuleerde bonnetjes erdoorheen glippen.
Hoe los je dit op: Gebruik fraude detectiemethoden zoals duplicate image hashing, metadata-analyse en detectie van beeldmanipulatie.
Complexe integraties
Het koppelen van receipt-processing tools aan bestaande ERP-, boekhoud- of onkostenplatforms kan lastig zijn, vooral in oudere of maatwerksystemen.
Hoe los je dit op: Kies oplossingen met API- of SDK-integraties en zorg dat je leverancier goede documentatie en ondersteuning biedt.
Verandering binnen teams
Medewerkers die gewend zijn aan handmatige processen kunnen terughoudend zijn om op automatisering te vertrouwen, uit vrees voor functiewijzigingen of controleverlies.
Hoe los je dit op: Introduceer automatisering stapsgewijs, train je team goed en benadruk de voordelen, zoals tijdswinst en minder repetitief werk.
Door deze uitdagingen vooraf te adresseren, voorkom je verstoringen en maximaliseer je de impact van automatisering. Zo wordt het een duurzame en langdurige verbetering van je financiële workflow.
Hoe je geautomatiseerde bonverwerking implementeert
De overstap van handmatige processen naar automatisering hoeft niet overweldigend te zijn. Hoewel elke organisatie een iets andere inrichting heeft, volgt een succesvolle implementatie meestal dezelfde stappen.
1. Bonnetjes efficiënt vastleggen
Bepaal welke capture-kanalen je gebruikt: mobiele apps, batchscanners, e-maildoorsturing of integraties met een bestaand onkostenplatform. Zorg voor consistente beeldkwaliteit door minimumresoluties te hanteren en medewerkers op te leiden in best practices.
2. Digitaliseer en organiseer bestanden
Zorg dat bonnetjes worden omgezet naar een gestandaardiseerd formaat, zoals hoge-resolutie afbeeldingen (JPEG/PNG) of doorzoekbare PDF’s. Organiseer ze vervolgens in veilige opslag, in de cloud of op interne servers, klaar voor automatische verwerking.
3. Extraheer kerngegevens met OCR
Configureer je OCR-tool om specifieke gegevensvelden te herkennen, zoals leverancier, datum, totaalbedrag, btw en (indien relevant) line-items. Zorg voor ondersteuning van meerdere talen en valuta’s wanneer je internationaal werkt.
4. Valideer en optimaliseer met AI
Gebruik automatische regels of AI-modellen om ontbrekende velden, ongebruikelijke bedragen of duplicaten te detecteren. Hier kun je ook fraudedetectie inschakelen, zoals duplicate matching en metadata-checks.
5. Integreer met financiële systemen
Koppel je receipt processing-tool aan je boekhoudsoftware (bijv. QuickBooks, Xero), ERP-systemen (bijv. SAP, Oracle) of onkostenplatforms. Zo stroomt de gevalideerde data direct in je bestaande workflows.
6. Monitor, optimaliseer en schaal op
Evalueer regelmatig de verwerkingssnelheid, nauwkeurigheid en uitzonderingen. Gebruik deze inzichten om extractieregels te verbeteren en om te beslissen wanneer je automatisering uitbreidt naar andere documenttypes, zoals facturen of inkooporders.
Met deze stappen bouw je een betrouwbaar, efficiënt en schaalbaar proces dat meegroeit met de behoeften van je organisatie.
Oplossingen voor het automatiseren van bonverwerking
Gelukkig biedt Klippa een flexibele oplossing voor het verwerken van bonnetjes die de volledige workflow voor je afhandelt, van capture tot nauwkeurige datalevering, zodat jij je kunt focussen op je kernactiviteiten.
Verwerkt jouw organisatie grote aantallen bonnetjes of werk je met complexe workflows over meerdere systemen? Dan kan ons team de volledige set-up en configuratie voor je verzorgen.
Om aan uiteenlopende behoeften te voldoen, biedt Klippa twee krachtige oplossingen:
- DocHorizon – voor snelle en nauwkeurige data-extractie en automatische doorsturing.
- SpendControl – voor compleet onkostenbeheer inclusief indienen, goedkeuren en rapporteren.
Welke oplossing je ook kiest: Klippa helpt je bonnetjes snel, slim en betrouwbaar te verwerken.
DocHorizon Platform: Geautomatiseerde data-extractie en doorsturing
Voor wie is het bedoeld?
Het DocHorizon Platform is ontworpen voor organisaties die een eenvoudige en efficiënte manier zoeken om gegevens uit bonnetjes te extraheren en deze automatisch door te sturen naar de juiste systemen. Het is ideaal voor bedrijven die al bestaande workflows hebben, maar deze willen versterken met geautomatiseerde bonverwerking.
Belangrijkste functies
- Optical Character Recognition (OCR): Zet bontekst om in machineleesbare data met hoge nauwkeurigheid, zelfs bij complexe lay-outs of meertalige bonnetjes.
- AI-gestuurde nauwkeurigheid: Geavanceerde algoritmes valideren de gegevens automatisch, waardoor fouten worden verminderd en tijd wordt bespaard.
- Eenvoudige integraties: Integreert moeiteloos met je bestaande boekhoudsoftware, ERP-systemen of andere tools, zodat gegevens overal soepel doorstromen.
- Schaalbaar en flexibel: Kan zonder moeite wisselende volumes bonnetjes verwerken, geschikt voor zowel kleinere teams als grote ondernemingen.
SpendControl: Compleet onkostenbeheer
Voor wie is het bedoeld?
SpendControl is perfect voor organisaties die een pre-accounting oplossing zoeken voor onkostenbeheer. Het is ontworpen voor bedrijven die het volledige bonproces willen automatiseren, van indienen en goedkeuren tot rapporteren.
Belangrijkste functies
- Geavanceerde oplossing voor onkostenbeheer: Van bon scannen en data-extractie tot het instellen van goedkeuringsflows, SpendControl ondersteunt het volledige proces.
- Integratie met boekhoudsoftware: Synchroniseert verwerkte data automatisch met systemen zoals QuickBooks, Xero of SAP, zodat je financiële administratie altijd up-to-date blijft zonder handmatige invoer.
- Uitgebreide rapportages: Krijg inzicht in uitgaven met gedetailleerde en aanpasbare rapportages. Monitor bestedingspatronen, ontdek trends en zorg voor naleving van bedrijfsbeleid.
- Gebruiksvriendelijke interface: De intuïtieve interface van SpendControl maakt het gemakkelijk voor zowel medewerkers als financiële teams, wat de adoptie aanzienlijk versnelt.
Wil je zien hoe SpendControl er in de praktijk uitziet? Bekijk dan de SpendControl-video over onkostenbeheer voor een volledige visuele demonstratie.
Met Klippa’s DocHorizon- en SpendControl-oplossingen kun je afscheid nemen van handmatig bonnetjes verwerken en hallo zeggen tegen efficiëntie, nauwkeurigheid en schaalbaarheid.
Laten we nu stap voor stap bekijken hoe je geautomatiseerde bonverwerking met DocHorizon opzet en uitvoert.
Hoe je bonnetjes automatisch verwerkt met het DocHorizon Platform
Het automatisch verwerken van bonnetjes met het DocHorizon Platform is eenvoudig en efficiënt. Hieronder vind je een stapsgewijze uitleg om je op weg te helpen.
Stap 1: Meld je aan op het platform
Begin met een gratis account aanmaken op het DocHorizon-platform door je e-mailadres en wachtwoord in te voeren. Vervolgens vul je enkele basisgegevens in, zoals je volledige naam, bedrijfsnaam, gebruikscase en het verwachte documentvolume. Na registratie ontvang je €25 gratis credits om de functies en mogelijkheden van het platform uit te proberen.


Stap 2: Scan en upload je bonnetjes
Voordat je de workflow start, moeten je bonnetjes worden gedigitaliseerd. Dat kan door een foto te maken met een mobiel apparaat of door ze te scannen. Met Klippa’s mobile scanning SDK profiteer je van verbeterde afbeeldingskwaliteit dankzij AI-gebaseerde beeldoptimalisatie. De gescande beelden kun je vervolgens opslaan in een map of drive, afhankelijk van de tools binnen jouw organisatie. In dit voorbeeld uploaden we de bonnetjes naar een Google Drive-map.
Stap 3: Maak een organisatie aan
Na het aanmelden en uploaden van je bonnetjes maak je een organisatie aan in het platform en stel je je eerste project in om toegang te krijgen tot de beschikbare diensten. Als je het doel hebt om bonnetjes automatisch te verwerking, schakel je simpelweg de Financial Model-dienst en de Flow Builder-dienst in. Met deze instellingen kun je direct aan de slag.


Stap 4: Maak een preset aan
De volgende stap in het automatiseren van bonverwerking is het aanmaken van een document-capturing preset. Open de Financial Model-dienst in het DocHorizon-platform, maak een nieuwe preset aan en noem deze bijvoorbeeld “Receipt Automation”. Deze preset vormt de basis voor het extraheren van bongegevens.
Selecteer vervolgens de benodigde componenten. Voor dit voorbeeld kies je de component “financial” voor velden zoals leverancier, transactiedatum, totaalbedrag en btw. Heb je behoefte aan gedetailleerde gegevens, bijvoorbeeld gekochte producten en hoeveelheden, dan kun je de component “line items” inschakelen.
Klik daarna op “Save” om de preset op te slaan. DocHorizon is nu klaar om alle relevante gegevens uit je bonnetjes nauwkeurig te extraheren. Tijd om de automatische flow te bouwen.


Stap 5: Bouw je flow in de Flow Builder
Nu je preset gereed is, ga je een automatische flow maken in de Flow Builder, de reeks stappen die bepaalt hoe je bonnetjes worden verwerkt.
Ga naar het Dashboard, klik op Flow Builder en kies New Flow. Selecteer From Scratch om een flow vanaf nul op te bouwen. De eerste stap is het kiezen van een trigger, het element dat het proces start. Dit kan een nieuw bestand zijn in Google Drive, een e-mailbijlage of een event vanuit je database.
Voor dit voorbeeld selecteren we Google Drive als trigger: Kies New File, verbind je Google-account, en selecteer de map waarin je bonnetjes worden opgeslagen. Vink Include File Content aan zodat ook de inhoud van het bestand wordt verwerkt.
Klik op Load Sample Data om deze stap te testen. Zorg er voor dat er minstens één voorbeeldbestand in je inputmap staat.


Daarna is het tijd om gegevens uit je bonnetjes te extraheren. Voeg een nieuwe stap toe, zoek naar Klippa DocHorizon en selecteer het model Financial Document Capture, omdat we bonnetjes verwerken. In deze stap kies je het documenttype waarmee je werkt. Verbind de stap met DocHorizon en selecteer de preset die je in Stap 4 hebt aangemaakt.
Configureer vervolgens het File or URL-veld door New File te selecteren en de inhoud toe te voegen die moet worden verwerkt. Gebruik de Data Selector om precies aan te geven welke informatie moet worden meegenomen. In dit voorbeeld willen we de inhoud van het nieuw toegevoegde bestand verwerken. Daarom kiezen we in de Data Selector de optie “New File content.”
Na deze configuratie voer je een test uit om te controleren of alles correct werkt.
Als de test slaagt, kun je doorgaan naar de volgende stap: bepalen waar de verwerkte gegevens naartoe worden gestuurd.


Met je flow bijna afgerond is de laatste stap het configureren van de bestemming voor de verwerkte bongegevens. DocHorizon biedt meerdere opties: je kunt de data opslaan in cloudopslag, koppelen aan een ERP-systeem of doorsturen naar boekhoudsoftware zoals QuickBooks of Xero. In dit voorbeeld kiezen we Google Drive als outputlocatie.
Zoek in het platform naar Google Drive en klik op Create New File. Verbind je Google-account en geef het nieuwe bestand een duidelijke naam via de Data Selector. Je kunt bijvoorbeeld de “Name” gebruiken gevolgd door “/processed” om aan te geven dat het document al verwerkt is.
Bepaal vervolgens welke inhoud het bestand moet bevatten. Ga in de Data Selector naar
Document Capture → Components
en selecteer de gegevens die je wilt opnemen. Zo weet je zeker dat het bestand alle geëxtraheerde componenten bevat, netjes georganiseerd en direct klaar voor gebruik.
Tot slot kies je het gewenste bestandsformaat. Je kunt het bestand opslaan als tekst, CSV of XML, afhankelijk van wat jouw workflow nodig heeft.


Met deze inrichting krijgt je nieuwe bestand de naam “receipt123/processed” en bevat het alle relevante gegevens uit het originele bonnetje. Test de flow om te controleren of alles soepel werkt, daarna ben je klaar om je bonverwerking volledig te automatiseren.
En onthoud: je hoeft dit niet allemaal alleen te doen. Verwerk je grote documentenvolumes of heb je een unieke use case? Neem gerust contact met ons op. We horen graag jouw verhaal!
Industrieën die profiteren van geautomatiseerde bonverwerking
Geautomatiseerde bonverwerking is een veelzijdige oplossing die organisaties in verschillende sectoren helpt om workflows te stroomlijnen, de nauwkeurigheid te verhogen en waardevolle inzichten te verkrijgen.
- Corporate expense management: Versnelt de controle van declaraties, zorgt voor naleving van bedrijfsbeleid en koppelt direct met boekhoudsoftware voor snellere uitbetalingen.
- Retail: Bundelt bongegevens van meerdere winkel locaties, integreert met ERP-/CRM-systemen en biedt een compleet beeld van verkoopprestaties, zonder handmatige consolidatie.
- Hospitality & travel: Categoriseert bonnetjes van boekingen, maaltijden en reiskosten automatisch, waardoor facturatie sneller verloopt en audit-compliance behouden blijft.
- Publieke sector & non-profits: Beschermt de datakwaliteit en maakt gedetailleerde, transparante rapportages voor stakeholders en auditors mogelijk.
- Loyaliteitsprogramma’s: Valideert klantbonnen snel en nauwkeurig, voorkomt fraude en genereert inzichten voor gerichte marketingcampagnes.
Een voorbeeld; een van de grootste brouwerijen van Duitsland, Krombacher, gebruikt Klippa’s OCR- en AI-technologie om duizenden klantbonnetjes te verwerken binnen hun loyaliteitsprogramma.
Dankzij automatisering wordt de validatietijd met 90% verminderd ten opzichte van handmatige controles. Hierdoor worden beloningen correct toegekend, frauduleuze inzendingen gedetecteerd en ontstaat er een schat aan inzicht in koopgedrag, ideaal voor datagedreven marketingstrategieën.
Laat Klippa de bonverwerking voor je automatiseren
Door bonnetjes te automatiseren met Klippa’s oplossingen — DocHorizon en SpendControl — kunnen organisaties sneller, slimmer en nauwkeuriger werken. Wat ooit een tijdrovende klus was, verandert in een soepele, schaalbare workflow.
Het verhaal van Klippa begon met intelligente oplossingen voor het verwerken van bonnetjes en facturen, en die expertise vormt nog steeds de kern van wat we doen. Vandaag de dag verwerkt onze technologie een breed scala aan documenttypen, maar onze focus op bon- en factuurautomatisering blijft wereldwijd meetbare resultaten opleveren.
Elke Klippa-oplossing is ontworpen om:
- Kostbare tijd te besparen voor financiële teams en medewerkers door handmatige data-invoer te elimineren.
- Fouten te verminderen dankzij geavanceerde OCR, AI-validatie en fraudedetectie.
- Compliance te waarborgen met bedrijfsbeleid en regelgeving rondom gegevensbescherming.
Met intuïtieve, gebruiksvriendelijke interfaces en naadloze integraties met populaire boekhoudpakketten sluit Klippa direct aan op je bestaande systemen. Zo blijven je processen gestroomlijnd en blijft je data overal moeiteloos doorstromen.
Ben je klaar om de worsteling met bonnetjes verwerken achter je te laten? Neem contact met ons op of plan een demo en ontdek hoe Klippa je bedrijf kan helpen tijd te besparen, de nauwkeurigheid te verhogen en voorop te blijven lopen!
FAQ
1. Wat is geautomatiseerde bonverwerking en waarom is het belangrijk?
Geautomatiseerde bonverwerking maakt gebruik van OCR (Optical Character Recognition) en AI om gegevens uit bonnetjes vast te leggen, te extraheren en te valideren, zonder handmatige invoer. Dit is belangrijk omdat het fouten vermindert, workflows versnelt en direct inzicht geeft in uitgaven. Zo blijven bedrijven compliant en kunnen ze betere financiële beslissingen nemen.
2. Welke gegevens kunnen automatisch uit een bon worden gehaald?
De meeste systemen kunnen automatisch de naam van de leverancier, transactiedatum, totaalbedrag, btw-/belastingdetails en, voor gedetailleerde rapportages, line-items zoals productnamen en hoeveelheden extraheren. Deze data kan vervolgens worden gevalideerd, gecategoriseerd en direct doorgestuurd naar boekhoud- of ERP-systemen.
3. Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen bij het automatiseren van bonverwerking?
Uitdagingen zijn onder andere variatie in bonformaten, inconsistent beeldmateriaal, meertalige of multicurrency-bonnen en fraude zoals dubbele of gemanipuleerde inzendingen. Moderne oplossingen lossen dit op met AI-validatieregels, beeldoptimalisatie en ingebouwde fraudedetectie.
4. Welke sectoren profiteren het meest van geautomatiseerde bonverwerking?
Elke organisatie die veel transacties of bonnetjes verwerkt profiteert, van corporate expense management en retail tot hospitality, travel, publieke sector en loyaliteitsprogramma’s. Automatisering zorgt in al deze sectoren voor snelheid, nauwkeurigheid en waardevolle inzichten.
5. Wat is het verschil tussen Klippa DocHorizon en Klippa SpendControl?
Klippa DocHorizon richt zich op automatische data-extractie en doorsturing, en sluit naadloos aan op bestaande workflows en systemen.
Klippa SpendControl is een volledige oplossing voor onkostenbeheer, inclusief bonindiening, goedkeuringsflows, rapportages en integratie met boekhoudsoftware.
6. Hoe veilig is de bondata die met Klippa wordt verwerkt?
Zeer veilig! We gebruiken sterke encryptie voor data tijdens verzending en opslag, voldoen volledig aan GDPR en andere privacyregels, en bieden rolgebaseerde toegangsrechten zodat gevoelige informatie alleen zichtbaar is voor geautoriseerde gebruikers.