Three‑way matching: Wat is het en hoe werkt het?

Ons onderzoek naar automatisering in finance laat zien dat meer dan de helft van de financiële afdelingen hun crediteurenadministratie nog steeds handmatig beheert. Zonder automatisering is het opsporen van fouten zoals te hoge facturering, ontbrekende artikelen of dubbele facturen afhankelijk van handmatige controles, en in drukke periodes worden deze controles gemakkelijk over het hoofd gezien.

Door elke factuur te vergelijken met de inkooporder en het ontvangstbewijs, kun je bevestigen dat wat je betaalt precies is wat besteld én geleverd is. Dit helpt je om onnodige betalingen te voorkomen, de nauwkeurigheid te verbeteren en een duidelijk dossier voor audits bij te houden.

In deze blog ontdek je wat three‑way matching is, hoe je een workflow opzet die werkt, en hoe je omgaat met uitzonderingen die anders betalingen zouden vertragen of fouten zouden veroorzaken.

---

Belangrijkste punten

• Three‑way matching controleert inkooporders (PO’s), ontvangstbewijzen en facturen vóór betaling.
• Meer dan 50% van de financiële teams beheert AP nog handmatig.
• Veelvoorkomende afwijkingen zijn prijs, hoeveelheid, levering en duplicaten.
• Een duidelijke stapsgewijze workflow maakt three‑way matching consistenter en sneller te beheren.
• Uitzonderingsbeheer is essentieel om mismatches op te lossen en betalingsvertragingen of verliezen te voorkomen.
• Automatisering met AI‑gestuurde OCR verbetert snelheid, nauwkeurigheid en fraudeopsporing.
• Klippa DocHorizon automatiseert three‑way matching met gelaagde fraudedetectie.

---

Wat is three‑way matching?

Three‑way matching is een controleproces binnen de crediteurenadministratie (accounts payable, AP) dat wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf alleen betaalt voor goederen of diensten die daadwerkelijk besteld én ontvangen zijn.

Het werkt door drie belangrijke documenten te vergelijken voordat een betaling wordt goedgekeurd:

• Inkooporder (PO) – Opgesteld zodra je de bestelling plaatst, met een beschrijving van de artikelen of diensten, hoeveelheden, afgesproken prijzen en leveringsvoorwaarden.
• Ontvangstbewijs (ook wel goederenontvangst genoemd) – Opgesteld zodra de levering aankomt, met een bevestiging van wat er is ontvangen, in welke hoeveelheid, en in welke staat.
• Factuur van de leverancier – De rekening die de leverancier stuurt, met de kosten en de vervaldatum voor betaling.

Het doel is om te bevestigen dat de details in alle drie de documenten overeenkomen. Als de hoeveelheid, omschrijving of prijs in één van de documenten afwijkt, wordt de betaling gepauzeerd totdat het probleem is opgelost.

Deze extra stap helpt je om:

• Prijs- of hoeveelheidsfouten te ontdekken voordat het geld je account verlaat
• Te voorkomen dat je betaalt voor artikelen die nog niet zijn geleverd
• Duplicaten te herkennen of frauduleuze facturen op te sporen
• Een volledig auditspoor bij te houden

Three‑way matching is vooral nuttig bij fysieke goederen of voorraad, waarbij zowel een inkooporder als een leveringsbevestiging beschikbaar is.

Bij aankopen met lager risico of diensten kan een organisatie kiezen voor two‑way matching (PO + factuur). Voor kritieke, waardevolle goederen waarbij ook een kwaliteitscontrole nodig is, voegt four‑way matching een inspectierapport toe aan het proces.

Waarom is three‑way matching belangrijk?

Zonder een gestructureerde controle tussen inkooporders, leveringen en facturen is het makkelijk dat er fouten door je crediteurenproces glippen. Zelfs kleine mismatches kunnen leiden tot te hoge betalingen, vertraagde afsluitingen en onnodige conflicten met leveranciers.

De werkelijke omvang van dit risico wordt vaak onderschat. Uit ons Automatisering in finance: De stand van zaken rapport blijkt dat dubbele en frauduleuze facturen regelmatig voorkomen, en niet slechts incidenteel:

• 41,4% van de financieel professionals krijgt tot 10 dubbele facturen per maand
• Nog eens 44% heeft zelfs hogere aantallen
• Bijna 47% detecteert tot 10 frauduleuze facturen per maand, en in sommige gevallen melden grote ondernemingen meer dan 100 fraude­pogingen per maand

Three‑way matching is een van de meest effectieve manieren om deze risico’s te verkleinen. Het biedt meerdere belangrijke voordelen:

1. Je voorkomt dure fouten

Door de drie documenten altijd naast elkaar te leggen, zorg je dat je niet betaalt voor goederen die nooit zijn aangekomen en dat de prijs altijd klopt met de afspraken. Dubbele facturen vallen meteen op, nog voordat de betaling wordt verwerkt.

2. Je verkleint de kans op fraude

Volgens de 2025 AFP® Payments Fraud and Control Survey was 79% van de organisaties in 2024 slachtoffer van fraude­pogingen. Als je naast de factuur altijd een inkooporder én een goederenontvangst vereist, is het voor fraudeurs veel lastiger om door de controles heen te komen.

3. Betere relatie met je leveranciers

Door afwijkingen op te lossen voordat er geld wordt overgemaakt, voorkom je de ongemakkelijke situatie dat je betalingen moet terugvorderen.

4. Een volledig en betrouwbaar auditspoor

Het matchen van documenten levert hard bewijs voor elke transactie, wat onmisbaar is tijdens interne en externe audits.

5. Voldoen aan regelgeving

In sectoren met strenge regels zoals de overheid of de financiële wereld, helpt three‑way matching aantoonbaar te maken dat je sterke interne controles hebt.

Voor teams die dagelijks tientallen of honderden facturen verwerken, zijn deze voordelen essentieel om betalingen veilig, foutloos en efficiënt af te handelen.

Hoe implementeer je three‑way matching?

Een goede three‑way matching‑procedure zorgt ervoor dat elke betaling die je doet klopt, is goedgekeurd én wordt ondersteund door de juiste documentatie.

Met onderstaande stappen bouw je een workflow die in de praktijk werkt of je nu helemaal nieuw begint of een bestaande aanpak wilt verbeteren.

Stap 1: Zorg voor een duidelijk inkooporderproces

De inkooporder is de basis van three‑way matching. Als die rommelig of incompleet is, komt de rest van het proces in de knel.

• Werk altijd met een standaard PO‑template waarin alle verplichte velden staan: productomschrijving, aantal, stuksprijs, leverdatum en leveranciersgegevens
• Geef elke inkooporder een uniek nummer, zodat je hem gemakkelijk kunt volgen in de workflow
• Laat alle inkooporders goedkeuren voordat je ze naar de leverancier stuurt

Tip: Vermijd vage omschrijvingen. “Bureaustoelen” laat te veel ruimte voor interpretatie.
“5 × ergonomische zwarte mesh‑bureaustoelen, model XY123, €150 per stuk” voorkomt geschil achteraf.

Stap 2: Leg leveringen vast met een ontvangstbewijs

Het ontvangstbewijs (of goederenontvangst) bevestigt wat er fysiek is afgeleverd, inclusief hoeveelheid en staat.

• Laat magazijn‑ of ontvangend personeel elke levering direct controleren aan de hand van de inkooporder
• Noteer tekorten, schade of vervangingen meteen op het ontvangstbewijs
• Voorzie het document van een datumstempel, zodat je altijd leverancier­geschiedenis kunt traceren

Stap 3: Verzamel facturen op één centrale plek

Als facturen binnenkomen via verschillende kanalen (e‑mail, post, EDI), raak je snel het overzicht kwijt.

• Richt één centrale toegang in, bijvoorbeeld een aparte AP‑mailbox of facturenportaal
• Noteer de factuurgegevens zodra ze binnenkomen
• Sla digitale kopieën op, zodat je nooit papierwerk kwijt bent

Stap 4: Match de drie documenten

Hier vindt de kerncontrole plaats en vaak ontdek je hier de fouten. Vergelijk de inkooporder, het ontvangstbewijs en de factuur op:

• Omschrijving van de artikelen
• Hoeveelheden
• Stuksprijzen
• Totaalbedrag
• Leverdatum versus factuurdatum

Signaleer afwijkingen meteen voor nader onderzoek.

Stap 5: Los uitzonderingen op vóór betaling

Betalen zonder eerst een mismatch te corrigeren kan leiden tot te hoge betaling en maakt terugvorderen moeilijk.

• Wijs iemand aan binnen het AP‑team (eventueel met inkoop als extra bron) om afwijkingen te onderzoeken
• Neem direct contact op met de leverancier om het probleem te bespreken en corrigeren
• Leg de oplossing en bijbehorende documenten vast voor je auditspoor

Stap 6: Keur de betaling goed

Zodra alle drie de documenten overeenkomen, kun je veilig tot betaling overgaan.

• Volg een goedkeuringshiërarchie, waarbij grote bedragen door het management worden goedgekeurd
• Leg betaalgegevens vast in je boekhoudsysteem, inclusief datum, betaalmethode en transactiereferentie

Tip: Biedt je contract een korting bij snelle betaling? Zorg dan dat je proces soepel genoeg verloopt om die korting niet te missen.

Door op deze manier te werken, voorkom je fouten en houd je je crediteurenproces soepel draaiend.
Voor teams met steeds grotere factuurvolumes kan automatisering elke stap versnellen en de nauwkeurigheid verhogen, zeker bij het real‑time verwerken van uitzonderingen. Daar gaan we in de volgende sectie dieper op in.

Afwijkingen afhandelen bij three‑way matching

Zelfs met een solide three‑way matching‑proces zul je af en toe afwijkingen zien tussen inkooporders, ontvangstbewijzen en facturen. Die afwijkingen noemen we exceptions, en hoe je ermee omgaat (exception handling), bepaalt of je een snelle oplossing bereikt of juist eindigt met een lange, kostbare vertraging in betalingen.

Veelvoorkomende uitzonderingen

• Prijsverschillen – De prijs op de factuur is hoger (of lager) dan op de inkooporder
• Ontbrekende artikelen – Het ontvangstbewijs meldt minder items dan op de factuur staat
• Te hoge facturering – Je wordt gefactureerd voor meer stuks of diensten dan je hebt besteld
• Niet‑ontvangen goederen – Artikelen die nog niet geleverd zijn, maar al wel op de factuur staan
• Dubbele facturen – Dezelfde factuur wordt meer dan één keer ingediend

Waar komen afwijkingen vandaan?

De meeste afwijkingen ontstaan door:

• Fouten van de leverancier, zoals verkeerde hoeveelheden, prijzen of productcodes
• Typfouten of verkeerde invoer binnen jouw eigen inkoop- of AP‑team
• Verouderde of onjuiste omschrijvingen die niet meer overeenkomen met de actuele bestelling
• Timingverschillen wanneer facturen arriveren vóór de goederen, of leveringen pas later worden geregistreerd

Zo ziet een effectieve workflow voor uitzonderingsbeheer eruit

Een goed proces is duidelijk, gestructureerd en gedocumenteerd. Belangrijke elementen zijn:

• Regels en grenzen – Bepaal welke afwijkingen altijd onderzocht moeten worden en welke door kunnen gaan (bijvoorbeeld prijsverschillen onder 1%)
• Heldere escalatiepaden – Leg vast wie als eerste het probleem onderzoekt, en wanneer het wordt doorgestuurd naar inkoopmanagers of de financiële leiding (zoals de CFO)
• Directe communicatie met leveranciers – Neem snel contact op om mismatches op te lossen, liefst met alle relevante documentatie bij de hand
• Automatische meldingen – Gebruik AP‑automatisering die afwijkingen markeert zodra ze worden ontdekt
• Auditspoorbeheer – Bewaar een volledig verslag van de uitzondering, hoe deze is opgelost en eventuele corrigerende stappen

Hoe automatisering helpt

Handmatig uitzonderingen oplossen betekent vaak lange e‑mail wisselingen, telefoontjes heen en weer, en statusupdates die iedereen ophouden. Geautomatiseerde AP‑systemen kunnen:

• Afwijkingen direct signaleren door factuur-, PO‑ en ontvangstgegevens te vergelijken
• Uitzonderingen automatisch doorsturen naar de juiste persoon of afdeling
• De voortgang van de oplossing bijhouden zonder dat je Excel‑overzichten hoeft te vullen
• Alle relevante gegevens centraal opslaan voor snelle toegang tijdens audits

Als je uitzonderingen snel en efficiënt afhandelt, voorkom je vertraging in betalingen, vermijd je financiële verliezen en houd je je relatie met leveranciers gezond. De volgende keuze: pak je dit volledig intern op, of gebruik je automatisering om het repetitieve werk te schrappen zodat je team zich kan focussen op de complexe problemen?

Handmatige vs. geautomatiseerde three‑way matching

Three‑way matching werkt in ieder format, maar de manier waarop je het uitvoert bepaalt hoe snel, nauwkeurig en schaalbaar jouw proces is. Sommige finance‑teams doen alles handmatig, terwijl anderen software gebruiken om het proces te stroomlijnen.

Als je de verschillen kent, kun je beter bepalen wat voor jouw organisatie het meest geschikt is.

Handmatige three‑way matching

Bij de handmatige aanpak verzamelt je AP‑team de inkooporder, het ontvangstbewijs en de factuur van de leverancier, en legt deze naast elkaar ter vergelijking. Afwijkingen worden gemarkeerd en onderzocht via lange e‑mailwisselingen of telefoontjes. Pas zodra alles klopt, gaat de factuur naar de betaalfase.

Voordelen:

• Lage opstartkosten, geen software nodig
• Werkt met elk documentformaat
• Je houdt volledige controle over elk detail

Nadelen:

• Tijdrovend: elke factuur moet apart worden gecontroleerd
• Hogere kans op fouten: handmatige invoer en menselijke controles kunnen kleine verschillen missen
• Moeilijk schaalbaar: hoe meer facturen, hoe groter de vertraging
• Bottlenecks: uitzonderingen duren langer zonder automatische waarschuwingen en routering

Geautomatiseerde three‑way matching

Met automatisering worden PO’s, ontvangstbewijzen en facturen digitaal geïmporteerd of vastgelegd.
Software vergelijkt ze automatisch met behulp van regels en datatechnologie zoals optical character recognition (OCR). Afwijkingen worden direct gemarkeerd en doorgestuurd naar de juiste persoon of afdeling.

Voordelen:

• Razendsnelle verwerking: documenten matchen in seconden
• Minder fouten: geen handmatige invoer, wel consistente controles
• Schaalbaar: verwerkt honderden tot duizenden facturen met minimale extra inspanning
• Betere fraudepreventie: detecteert automatisch dubbele of gemanipuleerde facturen

Nadelen:

• Vereist eenmalige setup en training
• Softwarekosten hangen af van leverancier en gewenste functies

Bottom line:

Je AP‑team mag nooit vertrouwen op alleen een snelle visuele check. Een onschuldig ogende fout of een slimme fraudefactuur kan door die controle glippen, maar wordt alsnog ontdekt zodra je het vergelijkt met metadata, databases en andere AI‑gestuurde verificatiemethoden.

Voor teams die zoeken naar automatisering is Klippa DocHorizon een voorbeeld van hoe deze aanpak radicaal efficiënter kan worden. Het gebruikt OCR en AI om:

• Inkooporders, ontvangstbewijzen en facturen uit elk formaat te lezen en interpreteren
• Ze automatisch te matchen en afwijkingen direct te signaleren
• Uitzonderingen meteen naar de juiste goedkeurder te sturen
• Een compleet digitaal auditspoor bij te houden
• Te integreren met boekhoud- en ERP‑systemen voor een naadloze workflow

Zo besteed je minder tijd aan het opsporen van papierwerk en meer aan het oplossen van de afwijkingen die er écht toe doen.

Ben jij benieuwd hoe eenvoudig en overtuigend je documentfraude kunt plegen zonder geautomatiseerde three‑way matching? Test jezelf en raad in onze video welke factuur nep is!

Conclusie: Three‑way matching voor accurate factuurverwerking

Three‑way matching is een van de meest betrouwbare manieren om betalingsfouten en fraude in je crediteurenproces te voorkomen. Door elke factuur te controleren tegen de inkooporder en het ontvangstbewijs, weet je zeker dat je alleen betaalt voor wat besteld en geleverd is.

Handmatig werkt deze aanpak, maar het kost veel tijd, middelen en is gevoelig voor menselijke fouten. Geautomatiseerd met ondersteuning van AI gaat het sneller, signaleer je afwijkingen eerder en betaal je leveranciers altijd correct en op tijd.

Hier kan Klippa DocHorizon echt het verschil maken.

Klippa helpt finance‑teams bij het opzetten van end‑to‑end three‑way matching workflows die passen bij je bestaande tools en processen, met onder andere:

• Flexibele documentinvoer en ‑uitvoer – Verzamel leveranciersdocumenten uit elke bron (bijvoorbeeld e‑mail, cloudopslag of leveranciersportaal) en stuur de verwerkte gegevens direct naar je boekhoud- of ERP‑systeem.
• AI‑gestuurde OCR en documentclassificatie – Lees elk formaat van facturen, PO’s of ontvangstbewijzen en classificeer en extraheer automatisch alle relevante gegevens.
• Fraudedetectie – Voer gelaagde fraudeanalyses uit, zoals beeldforensica, EXIF‑ en metadata‑controles en pixel‑niveau manipulatie­detectie, om gewijzigde of dubbele facturen te signaleren voordat ze worden betaald.
• Datamatching‑database – Sla geëxtraheerde data op in beveiligde datasets, vergelijk factuurinformatie met gerelateerde PO’s en ontvangstbewijzen, en markeer afwijkingen automatisch.
• Human‑in‑the‑loop‑controle – Stuur waarschuwingen naar bevoegde medewerkers voor een snelle beslissing bij uitzonderingen of vermoedens van fraude.
• Batch- of enkelvoudige documentverwerking – Verwerk documenten los of in bulk, inclusief historische gegevens voor referentie en matching.
• Veiligheid en compliance – Draai op ISO 27001‑gecertificeerde servers met GDPR‑niveau gegevensbescherming, zodat je voldoet aan regelgeving in gevoelige sectoren.

AI‑gestuurde matching én gelaagde fraude­detectie maken het veel lastiger voor verkeerde of frauduleuze facturen om door je controles te komen. Omdat deze checks binnen seconden plaatsvinden, houd je de nauwkeurigheid hoog zonder de betalingstermijnen te vertragen.

Wil je zien hoe het werkt? Boek een demo of neem contact met ons op en ervaar zelf hoe je jouw three‑way matching‑proces kunt versnellen.

Veel gestelde vragen