Klippa declaratiesoftware voor Exact

Een volledig digitaal declaratiesysteem met mobiele app, approval workflows, en integratie met Exact.

Digitaal declareren, hoe werkt het? 

1. Declaraties indienen
Declareren is super eenvoudig! Je maakt een scan van de bon, geeft een omschrijving op en kiest de betreffende kostensoort. De bongegevens worden met automatische tekstherkenning voor je aangevuld. Het opgeven van de winkelier, bedrag(en), aankoopdatum en btw is niet meer nodig. Nadat alles volledig is dien je de bon en wordt deze automatisch toegewezen aan de juiste manager.
2. Declaraties goedkeuren
Als manager keur je declaraties met een handomdraai goed in de Klippa App of via de computer. Verplichte velden zorgen ervoor dat je alleen met volledige declaraties werkt, zodat het goedkeuringsproces soepel en fijn verloopt. Na goedkeuring wordt de declaratie toegewezen aan Finance die de verwerking in Exact verzorgen.
3. Declaraties verwerken in Exact
In je to-do lijst staan alle declaraties klaar inclusief boekingsregel voor Exact. De declaraties boek je als losse regels of als rapport en de bon(nen) gaan mee als bijlage naar het boekstuk. Bij de uitbetaling in Exact koppelt Klippa het signaal terug en wordt de medewerker op hoogte gebracht met een notificatie in de app of per mail.
Een simpel en overzichtelijk declaratiesysteem met alle nodige features. Met Klippa is declareren in Exact kinderspel!

Met deze standaard functionaliteiten helpen we duizenden bedrijven, groot én klein, met het stroomlijnen van hun declaratieproces.

Wissel alle valuta in de wereld om met de dagkoers of bepaal je eigen koers.
Declareer gereden kilometers met reiskostendeclaraties via Google Maps.
Bespaar tijd met boeken met de zelflerende boekingsvoorstellen van Klippa.
Gebruik groepen om medewerkers verschillende rechten toe te kennen.
Synchroniseer relaties, kostendragers, kostenplaatsen, projecten en btw-codes vanuit je boekhouding.
Laat werknemers categorieën en kostenplaatsen gebruiken om eenvoudig te voldoen aan de WKR.
Krijg inzicht in gemaakte onkosten per persoon, categorie, kostenplaats, project, afdeling en periode.
Exporteer declaraties in veelvoorkomende formaten, zoals XLSX, CSV, UBL en PDF.
Voorkom fraude door de ingebouwde herkenning van dubbele en afwijkende declaraties.
Maak regels aan rondom het declaratiebeleid en automatiseer een deel van het accorderingsproces.
Ingebouwde Scan en Herken zorgt ervoor dat niemand meer handmatig bonnen en facturen hoeft over te typen.
Optioneel verdelen gebruikers hun declaraties over mappen en categoriseren flexibel met tags.

Declareren in Exact, welke voordelen heeft het?

Declareren is nog nooit zo eenvoudig geweest! Met de Klippa App scannen medewerkers hun bonnen. De bongegevens worden automatisch aangevuld en waar nodig vult de medewerker deze aan met een kostensoort, project, kostenplaats en/of kostendrager. Volledige declaraties worden automatisch toegewezen aan de betreffende manager die zijn of haar akkoord geeft met de Klippa App of via de computer. Finance boekt vervolgens de goedgekeurde declaraties als losse regels of rapporten in in het inkoopboek van Exact. Het boekstuk bevat de betreffende crediteur, grootboek, bedrag en btw, en de foto van de bon is ter bewijs bijgevoegd in Exact. Wanneer de betaling is uitgevoerd koppelt Exact dit terug aan Klippa, wordt de medewerker met een notificatie op de hoogte gebracht, en is de declaratiestroom rond. Kortom, met Klippa maak je dé digitaliseringsslag voor het declaratieproces dat is gekoppeld aan Exact.
Kevin
Productspecialist
Direct boekingen aanmaken in Exact
Synchroniseren van relaties, kostenplaatsen, kostendragers, projecten, grootboekrekeningen en btw-codes
Declaraties verwerken als losse regels of rapporten
Automatisch crediteuren aanmaken voor nieuwe medewerkers
Creditcard-afschriften verwerken

Veelgestelde vragen

Welke gegevens boek in naar Exact?
Als je een declaratie naar Exact boekt, bevat dit in de regel de betreffende crediteur (medewerker), één of meerdere grootboeken en btw-code(s) en het/de overeenkomende bedrag(en). Declaraties kun je in Exact ook direct boeken op het project, kostenplaats of kostendrager. De originele scan gemaakt door de medewerker wordt in Exact bijgevoegd aan het boekstuk.
Boek ik in Exact losse declaraties of rapporten?
Klippa ondersteunt zowel losse declaraties als rapporten. In het kader van goed werkgeverschap kun je bijvoorbeeld relatief hoge declaraties sneller of frequenter uit betalen.
Op welke manieren kan ik Klippa gebruiken?
Klippa heeft een mobiele applicatie voor Android en iOS die altijd en overal is te gebruiken zolang er maar een internetverbinding is. Datzelfde geldt voor de webapplicatie. Je kunt te allen tijde inloggen en je activiteiten in Klippa voltooien en bent dus niet beperkt tot één locatie.
Kan ik met Klippa ook onze factuurverwerking digitaliseren?
Jazeker! Klippa biedt naast de declaratiemodule een separate module voor inkoopfacturen. Facturen kun je eenvoudig doorsturen naar een Klippa mailbox waarna ze met de uitgelezen data aan het dashboard worden toegevoegd voor goedkeuring. Een goedgekeurde factuur krijgt automatisch een boekingsvoorstel voor Exact en is met één druk op de knop verwerkt! Wil je meer weten over digitale factuurverwerking met Klippa en Exact? Bekijk dan deze pagina.
Welke talen worden door Klippa ondersteund?
Klippa is beschikbaar in het Nederlands, Duits, Frans, Engels, Grieks, Portugees en Spaans, en kun je per gebruiker instellen. Zo heeft iedereen die Klippa gebruikt zijn of haar eigen taal!
Hoe werken de approval workflows?
Klippa werkt met dynamische approval workflows waarmee elke vorm van autorisatie mogelijk is. Declaraties kunnen bijvoorbeeld automatisch worden goedgekeurd of langs één of meerdere goedkeurders gaan alvorens ze worden geboekt in Exact.
Wat is de implementatietijd?
Je kunt direct met Klippa en Exact aan de slag. Met behulp van onze helpdeskartikelen laten we je vliegend van start gaan. Mocht je behoefte hebben aan een productspecialist die met je meekijkt? Dat is geen probleem; doorgaans helpen we je binnen een dag met de inrichting van het account en de koppeling met Exact.
Wat zijn de kosten voor digitaal declareren in Exact?
In de basis kost Klippa EUR 3,99 per gebruiker per maand. Voor meer informatie over onze prijzen, verwijzen we je naar de pagina over Digitaal Declareren.

Online demo plannen

In een vrijblijvende online demonstratie van slechts 30 minuten laten we je graag zien hoe de Klippa-koppeling naadloos aansluit op Exact.