UBL staat voor Universal Business Language. Dit is een standaardformaat dat door de industrie geïntroduceerd is als oplossing om het automatiseren van factuurverwerking eenvoudiger te maken.
Handmatige factuurverwerking kost veel tijd en geld, daarom stappen steeds meer organisaties over op automatische factuurverwerking. Maar omdat computers anders in elkaar zitten dan mensen, was het wel belangrijk om de bestandsformaten een kleine revamp te geven. Een UBL-factuur maakt het mogelijk om factuurdata van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B te sturen zonder handmatige invoer.
Een UBL-bestand is een factuur in de vorm van een XML-bestand of JSON-bestand die alle informatie bevat die een normale PDF-factuur ook bevat, maar dan in een gestructureerd en vast formaat. Tools die UBL ondersteunen, kunnen documenten importeren en alle factuurinformatie zoals bedrag, datum en btw automatisch inladen. Met UBL hoef je dus nooit meer bonnen en facturen over te tikken!
Hoe werkt UBL?
In XML-bestanden zijn de afbeeldingen van de factuur opgenomen, maar zijn daarnaast ook alle tekstuele onderdelen voorzien van labels in de vorm van XML-code. Door die codering kunnen computerprogramma’s snel herkennen wat elk onderdeel van een factuur precies is en dit op de juiste manier gebruiken. Want hoewel dat voor mensen makkelijk is, zijn computers niet goed in het begrijpen van natuurlijke taal. Door het hele document in te delen met XML-codes volgens het UBL-protocol, wordt dit probleem opgelost. Een versimpeld voorbeeld van een XML-documentatie van de prijs staat hieronder:
Elk programma dat ondersteuning heeft voor UBL snapt met deze code dat het totaalbedrag van deze factuur 25 euro was.
Wat zijn de voordelen van UBL?
Zowel de verzender als de ontvanger van UBL-facturen ervaren diverse voordelen.
Voordelen voor de ontvanger
Als ontvanger hoef je eigenlijk niks bijzonders te doen om te kunnen profiteren van UBL. Het enige wat nodig is, is een boekhoudpakket dat UBL ondersteunt. Dit kan Exact of Twinfield zijn, maar ook Klippa ondersteunt UBL-documenten. Met UBL geniet je van:
- Geen handmatige werkzaamheden meer nodig voor het verwerken van facturen. De factuurgegevens worden automatisch overgenomen uit XML.
- Kans op menselijke fouten worden verminderd tot een minimum. Niemand hoeft meer facturen te kopiëren, dus geen tikfouten meer.
- Goedkoper om facturen te verwerken, het gaat immers sneller en tijd is geld.
Voordelen voor de verzender
Als verzender moet je ervoor zorgen dat je een programma gebruikt dat UBL-ondersteunt. Zelf een UBL-bestand opmaken is namelijk niet zo eenvoudig. Factureer je vanuit bijvoorbeeld Exact, dan is UBL een optie. De verzender geniet van:
- Hogere klanttevredenheid omdat ze makkelijker facturen kunnen verwerken.
- Snellere verwerking en daarmee betaling van facturen. UBL-facturen worden gemiddeld namelijk 16 dagen sneller betaald dan normale facturen.
UBL-ondersteuning met Klippa
Klippa is de preferred partner voor de verwerking van declaraties en facturen van meer dan duizend organisaties wereldwijd. Wij geloven dat het handmatig verwerken van declaraties en facturen verleden tijd moet zijn.
Klippa ondersteunt zowel het ontvangen als exporteren van UBL-documenten. Omdat Klippa haar eigen Scan en Herken-systeem heeft, kunnen we bovendien documenten die niet als UBL, maar als bijvoorbeeld JPG of PDF zijn binnengekomen, ook omzetten en exporteren als UBL. De output sturen we vervolgens naar je boekhoudpakket. Zelfs foto’s van kassabonnen kunnen wij voor je omzetten naar UBL! Plan een demo om met eigen ogen te zien hoe we het doen.