Factureren is een vast onderdeel van elke organisatie, maar de manier waarop factuurverwerking plaatsvindt staat onder druk. Handmatige factuurverwerking van PDF’s en papieren facturen kost veel tijd, is foutgevoelig en sluit steeds minder goed aan op moderne boekhoudprocessen. Tegelijkertijd stellen overheden en klanten hogere eisen aan snelheid, transparantie en compliance.
Daarom stappen steeds meer bedrijven over op UBL-facturen. Dit gestructureerde factuurformaat maakt geautomatiseerde factuurverwerking mogelijk en vormt de basis voor e-facturatie. In deze blog leggen we uit wat een UBL-factuur is, hoe het werkt en waarom UBL in toenemende mate verplicht wordt.
Key Takeaways
- UBL maakt automatische factuurverwerking mogelijk – Door gestructureerde data (XML) kunnen facturen direct door boekhoudsoftware worden verwerkt, zonder handmatige invoer.
- UBL is de basis voor e-facturatie – Overheden en regelgeving sturen steeds vaker aan op elektronische facturatie met vaste standaarden zoals UBL.
- Minder fouten, snellere betalingen – Doordat gegevens niet meer handmatig worden overgetypt, daalt het foutpercentage en worden facturen sneller goedgekeurd en betaald.
- Voorbereid op toekomstige verplichtingen – Organisaties die nu overstappen op UBL zijn beter voorbereid op aankomende e-facturatie- en ViDA-verplichtingen.
- Ook PDF’s en bonnetjes kunnen naar UBL – Met Klippa kunnen niet-UBL-facturen automatisch worden omgezet naar UBL, zodat álle facturen uniform verwerkt worden.
Wat is een UBL factuur?
UBL staat voor Universal Business Language en is een internationaal erkend standaardformaat voor e-facturatie. In plaats van een factuur als PDF of papieren document, bestaat een UBL-factuur uit een gestructureerd bestand (meestal XML) waarin alle factuurgegevens een vaste plaats hebben.
Denk aan gegevens zoals het factuurnummer, de factuurdatum, btw-bedragen, leverancier en betaalvoorwaarden. Doordat deze informatie gestructureerd is vastgelegd, kan boekhoudsoftware een UBL-factuur automatisch inlezen en verwerken, zonder handmatige invoer.
Met UBL kunnen factuurgegevens direct van het ene boekhoudsysteem naar het andere worden gestuurd. Dat maakt factuurverwerking sneller, consistenter en minder foutgevoelig dan bij traditionele facturen.
Waarom UBL steeds vaker verplicht is (en wordt)
UBL is niet alleen een technisch handig formaat, maar speelt ook een belangrijke rol in wet- en regelgeving rond e-facturatie. In meerdere landen is elektronische facturatie al verplicht voor facturen aan overheden (B2G), waarbij UBL het meest gebruikte formaat is.
Binnen Europa wordt e-facturatie verder uitgebreid via nieuwe regelgeving zoals ViDA (VAT in the Digital Age). Daarbij spelen gestructureerde factuurformaten zoals UBL een centrale rol, omdat ze automatische controle en verwerking mogelijk maken. Ook e-facturatie in Nederland is al deels verplicht: facturen aan de overheid moeten in UBL-formaat worden aangeleverd, en steeds meer bedrijven gebruiken UBL ook binnen B2B om hun factuurverwerking toekomstbestendig in te richten.
Dat betekent dat organisaties die nu nog uitsluitend met PDF-facturen werken, hun processen moeten aanpassen. UBL vormt daarbij de basis om te voldoen aan huidige én toekomstige e-facturatieverplichtingen.
Hoe werkt een UBL factuur?
UBL facturen werken op een eenvoudige maar krachtige manier. In plaats van een menselijke boekhouder die gegevens uit een PDF overtypt, kunnen systemen UBL facturen direct inlezen, verwerken en opslaan.
Zo ziet het proces eruit:
- Een UBL factuur wordt gegenereerd
- De leverancier maakt een factuur in een UBL-ondersteunende facturatiesoftware (zoals Exact, AFAS of Twinfield).
- De factuur wordt automatisch omgezet naar een XML- of JSON-bestand, waarin alle factuurgegevens in een gestructureerd formaat worden opgeslagen.
- De factuur wordt voorzien van XML-code
- In een XML-bestand zijn de afbeeldingen van de factuur opgenomen, maar daarnaast krijgt elk tekstueel onderdeel een label in de vorm van XML-code.
- Dit betekent dat elk gegeven, zoals het factuurnummer, de datum en het totaalbedrag, een vaste plek en benaming krijgt binnen het document.
- Voor mensen is het eenvoudig om een factuur te lezen en te begrijpen, maar computers hebben moeite met natuurlijke taal. Dankzij de XML-structuur volgens het UBL-protocol begrijpt boekhoudsoftware direct welke informatie waar staat en wat ermee moet gebeuren.
- De factuur wordt verzonden
- In plaats van een PDF bij een e-mail te voegen, wordt de UBL factuur digitaal verzonden via een beveiligde verbinding, zoals het Peppol-netwerk of een API-koppeling.
- Automatische verwerking in het boekhoudpakket van de ontvanger
- De ontvangende partij opent de factuur in zijn boekhoudsoftware, die de XML-code uitleest en automatisch de belangrijkste gegevens invult.
- Dit voorkomt fouten, bespaart tijd en zorgt ervoor dat alle facturen uniform worden verwerkt.
- Goedkeuring en betaling
- Omdat de gegevens al correct en compleet zijn, kan de factuur sneller worden goedgekeurd en betaald.
Met UBL wordt de hele factuurverwerking geautomatiseerd, waardoor bedrijven minder tijd kwijt zijn aan administratief werk en zich kunnen richten op belangrijkere zaken.
Wat zijn de voordelen van een UBL factuur?
Zowel de verzender als de ontvanger van UBL facturen ervaren diverse voordelen.
Voordelen voor de ontvanger
Als ontvanger hoef je eigenlijk niks bijzonders te doen om te kunnen profiteren van UBL. Het enige wat nodig is, is een boekhoudpakket dat UBL ondersteunt. Dit kan Exact of Twinfield zijn, maar ook Klippa ondersteunt UBL-documenten. Met UBL geniet je van:
- Geen handmatige werkzaamheden meer nodig voor het verwerken van facturen. De factuurgegevens worden automatisch overgenomen uit XML.
- Kans op menselijke fouten worden verminderd tot een minimum. Niemand hoeft meer facturen te kopiëren, dus geen tikfouten meer.
- Goedkoper om facturen te verwerken, het gaat immers sneller en tijd is geld.
Voordelen voor de verzender
Als verzender moet je ervoor zorgen dat je een programma gebruikt dat UBL-ondersteunt. Zelf een UBL-bestand opmaken is namelijk niet zo eenvoudig. Factureer je vanuit bijvoorbeeld Exact, dan is UBL een optie. De verzender geniet van:
- Hogere klanttevredenheid omdat ze makkelijker facturen kunnen verwerken.
- Snellere verwerking en daarmee betaling van facturen. UBL facturen worden gemiddeld namelijk sneller betaald dan normale facturen.
UBL-ondersteuning met Klippa
Het handmatig verwerken van facturen en declaraties behoort tot het verleden. Bij Klippa helpen we meer dan duizend organisaties wereldwijd om hun factuurverwerking te automatiseren en efficiënter te maken.
Klippa biedt volledige UBL-ondersteuning, zowel voor het ontvangen als exporteren van UBL-documenten. Maar we gaan nog een stap verder: dankzij ons krachtige Scan & Herken-systeem kunnen we ook facturen en bonnetjes in andere formaten, zoals PDF of JPG, automatisch omzetten naar UBL. Dit betekent dat zelfs een foto van een kassabon naadloos in je boekhoudpakket verwerkt kan worden.
Hoe werkt dat?
- Je uploadt een factuur of bon in welk formaat dan ook (PDF, JPG, PNG, etc.).
- Klippa’s OCR-technologie herkent en structureert automatisch de factuurgegevens.
- De output wordt omgezet naar een UBL-bestand, dat direct naar je boekhoudpakket wordt gestuurd.
Met Klippa bespaar je tijd, voorkom je fouten en maak je je financiële processen efficiënter dan ooit. Wil je zelf zien hoe het werkt? Plan een demo en ontdek de voordelen van UBL-verwerking met Klippa!
FAQ
1. Wat betekent UBL?
UBL staat voor Universal Business Language. Het is een internationale standaard voor elektronische facturen, waarmee factuurgegevens automatisch kunnen worden uitgewisseld tussen verschillende boekhoudsystemen.
2. Is een UBL factuur hetzelfde als een e-factuur?
Ja en nee. Alle UBL facturen zijn e-facturen, maar niet alle e-facturen zijn UBL facturen. Een e-factuur is simpelweg een digitale factuur, terwijl een UBL factuur een specifieke, gestructureerde XML-variant is die automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware.
3. Hoe herken ik een UBL factuur?
Een UBL factuur heeft meestal een .XML- of .JSON-bestandsextensie en bevat gestructureerde data in plaats van een visueel factuurontwerp zoals een PDF. Vaak wordt een UBL-bestand samen met een gewone PDF meegestuurd, zodat zowel mensen als computers de factuur kunnen lezen.
4. Wat als ik een factuur in PDF of JPG ontvang?
Geen probleem! Met software zoals Klippa kunnen ook PDF-, JPG- en PNG-facturen automatisch worden omgezet naar een UBL-formaat. Zo kun je alsnog profiteren van de voordelen van UBL, zelfs als je leveranciers nog niet met UBL werken.