E-facturatie wordt in hoog tempo verplicht binnen Europa. Voor e-facturatie in België geldt vanaf 2026 een verplichting voor zowel B2G- als de meeste B2B-transacties. Vanaf 2030 wordt e-facturatie in de hele EU verplicht voor grensoverschrijdende B2B-handel. Nederland loopt hier al jaren op vooruit met een B2G-verplichting sinds 2017.
Voor veel organisaties roept dit een urgente vraag op: wanneer is e-facturatie voor ons verplicht, en wat moeten we nu al regelen?
Of je nu werkt in finance, IT of operations: deze verandering raakt je processen direct. Wie te laat begint, loopt risico op complianceproblemen, vertragingen en extra kosten. In deze blog lees je wat e-facturatie precies is, wanneer het verplicht wordt en hoe je jouw organisatie in zes concrete stappen voorbereidt.
Key Takeaways
- E-facturatie wordt verplicht in Europa – In België vanaf 2026 voor B2G en de meeste B2B-transacties, en vanaf 2030 binnen de EU voor grensoverschrijdende B2B-handel.
- PDF-facturen voldoen straks niet meer – Alleen gestructureerde formaten zoals UBL of XML zijn geschikt voor verplichte e-facturatie.
- Peppol speelt een centrale rol – Het netwerk wordt steeds vaker gebruikt als standaard voor veilige uitwisseling van e-facturen tussen bedrijven en overheden.
- De impact gaat verder dan compliance – E-facturatie zorgt voor minder handmatig werk, minder fouten en snellere factuurverwerking.
- Voorbereiden is essentieel, ook als het nog niet verplicht is – Organisaties die nu starten, voorkomen last-minute aanpassingen en operationele druk.
- Automatisering maakt het verschil – Met oplossingen zoals Klippa automatiseer je extractie, conversie, validatie en verzending van e-facturen in één proces.
Wat is e-facturatie?
E-facturatie verwijst naar het volledige proces van het elektronisch verzenden, ontvangen én verwerken van facturen. In plaats van handmatig facturen in te voeren of te verwerken via gescande documenten of PDF-bestanden, gebeurt alles geautomatiseerd in een gestructureerd digitaal formaat. Dit maakt het facturatieproces sneller, nauwkeuriger en efficiënter – en vaak ook verplicht bij overheidsopdrachten.
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is de digitale drager binnen dat proces: een factuur die is opgesteld en verstuurd in een gestructureerd formaat zoals UBL of XML. Dat betekent dat alle factuurgegevens direct leesbaar zijn voor software, waardoor handmatige invoer overbodig wordt.
De voordelen van e-facturatie
Processen veranderen is zelden eenvoudig. Maar in dit geval is het de moeite meer dan waard. E-facturatie biedt namelijk concrete voordelen:
- Tijdswinst: handmatige invoer is verleden tijd
- Minder fouten: minder handwerk betekent minder vergissingen
- Minder administratieve druk: automatisering neemt het zware werk over
- Meer veiligheid: het gestandaardiseerde formaat voorkomt ongewenste wijzigingen
- Snellere betalingen: kortere verwerkingstijd betekent snellere factuurafhandeling
- Beter overzicht: via digitale archivering heb je altijd inzicht in je factuurstromen
Waarom e-facturatie verplicht wordt (en waarom dat juist nu belangrijk is)
E-facturatie wordt in steeds meer landen verplicht en zet organisaties aan om hun facturatieproces te herzien. Deze regelgeving draait niet alleen om compliance, maar levert ook directe voordelen op, zoals minder handmatig werk, meer grip op de cashflow en efficiëntere samenwerking met klanten en leveranciers.
De verplichting verschilt per land. In Nederland is e-facturatie sinds 2017 verplicht voor facturen aan de overheid (B2G). België volgt vanaf 2026 voor B2G en de meeste B2B-transacties. Binnen de Europese Unie wordt e-facturatie vanaf 2030 verplicht voor grensoverschrijdende B2B-handel, als onderdeel van de ViDA-wetgeving.
Werk je nu nog met PDF-facturen of handmatige verwerking, dan is verandering onvermijdelijk. Door nu te starten met e-facturatie voldoe je straks aan de wetgeving en profiteer je eerder van efficiëntere processen en minder fouten. Twijfel je of e-facturatie voor jouw organisatie al verplicht is? Lees dan verder.
Geldt de verplichting tot e-facturatie voor jouw organisatie?
De kans is groot dat e-facturatie nu al verplicht is, of dat dit binnen enkele jaren het geval wordt. Gebruik onderstaande situaties om snel te bepalen waar jouw organisatie staat.
- Je factureert aan de overheid – Dan is e-facturatie in veel gevallen al verplicht. In Nederland geldt deze verplichting sinds 2017 voor B2G-facturatie.
- Je bent actief in België – Vanaf 2026 wordt e-facturatie verplicht voor zowel B2G als de meeste B2B-transacties. Dat betekent dat facturen tussen bedrijven niet langer als PDF mogen worden verstuurd, maar elektronisch en in een gestructureerd formaat moeten worden aangeleverd.
- Je doet grensoverschrijdende B2B-handel binnen de EU – Vanaf 2030 wordt e-facturatie verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de Europese Unie, als onderdeel van de ViDA-wetgeving.
- Je werkt nu nog met PDF-facturen of handmatige verwerking – Ook als e-facturatie voor jouw organisatie nog niet direct verplicht is, is voorbereiding noodzakelijk. PDF-facturen bevatten geen gestructureerde data en voldoen niet aan toekomstige eisen.
Twijfel je of de verplichting voor jouw specifieke situatie geldt? Dan is dit het juiste moment om je facturatieproces te evalueren en je organisatie voor te bereiden op een toekomst waarin e-facturatie de standaard is. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jou kunnen betekenen.
In 6 stappen overstappen op e-facturatie
Nu je een beter beeld hebt van wat e-facturatie is en waarom het speelt, is het tijd om de vertaalslag te maken naar de praktijk. Want hoe bereid je je organisatie goed voor? Met deze zes stappen zorg je voor een soepele overgang.
1. Breng je huidige facturatieproces in kaart
Zonder een duidelijk vertrekpunt is het lastig om te bepalen waar je heen moet. Begin daarom met een inventarisatie van je huidige proces. Gebruik je nog handmatige workflows of PDF’s per e-mail? Hoe lang duurt de verwerking? Waar ontstaan de meeste fouten?
Door het hele traject, van ontvangst tot archivering, goed in kaart te brengen, zie je snel waar de bottlenecks zitten en waar je het meeste winst kunt behalen.
2. Bepaal je doelen en betrek de juiste mensen
Een goede voorbereiding begint met heldere doelen. Wil je voldoen aan aankomende wetgeving? De factuurverwerking versnellen? Of juist fouten verminderen?
Stel concrete doelstellingen op, zoals: “binnen zes maanden 80% van de inkomende facturen automatisch verwerken.” En betrek de juiste mensen: finance, inkoop, IT en indien nodig, legal. Draagvlak en samenwerking zijn onmisbaar voor succes.
3. Kies een oplossing die bij jouw organisatie past
E-facturatie is geen one-size-fits-all. De juiste oplossing hangt af van jouw systemen, factuurvolumes en internationale ambities.
Wil je alleen e-facturen versturen via Peppol? Of heb je behoefte aan volledige automatisering inclusief herkenning, validatie en boeking? Let bij je keuze op standaardondersteuning (zoals UBL en XML), integratiemogelijkheden, compliance en gebruiksvriendelijkheid. En vraag jezelf af: is deze oplossing schaalbaar voor de toekomst?
4. Implementeer gefaseerd en test grondig
Een grote verandering pak je het liefst stap voor stap aan. Begin met een pilot. Kies een aantal leveranciers of klanten en test het hele proces, van verzenden tot automatische verwerking.
Gebruik de pilot om vroegtijdige problemen te ontdekken en processen te finetunen. Zorg ervoor dat je medewerkers goed zijn voorbereid met duidelijke instructies of korte trainingen. Hoe beter de voorbereiding, hoe soepeler de uitrol.
5. Informeer je klanten en leveranciers
E-facturatie werkt pas écht goed als iedereen meedoet. Breng daarom in kaart met wie je e-facturen wilt uitwisselen en via welk kanaal, bijvoorbeeld Peppol.
Informeer deze partijen ruim van tevoren over wat er verandert, welk formaat je verwacht en waar ze terechtkunnen met vragen. Heldere communicatie voorkomt vertraging en maakt de samenwerking efficiënter.
6. Blijf meten, leren en verbeteren
De overstap naar e-facturatie is geen eindpunt, maar een begin. Houd daarom je prestaties in de gaten. Hoeveel facturen worden automatisch verwerkt? Waar ontstaan nog fouten? Wat kan er beter?
Gebruik deze inzichten om je processen verder te optimaliseren en blijf op de hoogte van nieuwe wetgeving, zodat je altijd compliant blijft.
Kies Klippa als jouw partner in e-facturatie
Met de e-facturatieoplossing van Klippa stap je soepel over naar elektronische facturatie. Klippa is een Peppol-gecertificeerd platform dat inkomende en uitgaande facturen automatisch omzet naar gestructureerde formaten zoals UBL of XML, volledig in lijn met de Europese normen. Onze oplossing is ISO-gecertificeerd en voldoet aan de AVG, zodat jouw gegevens altijd veilig en correct verwerkt worden.
Wat Klippa voor jou kan betekenen:
- PDF’s omzetten naar e-facturen
Automatische extractie, classificatie en conversie van factuurdata naar Peppol-conforme formaten, met een nauwkeurigheid tot 99%. - Fraudedetectie en documentcontrole
Slimme verificatie voorkomt dubbele betalingen of valse facturen. - Snellere verwerkingstijden
Bespaar tot 70% aan verwerkingstijd dankzij efficiënte batchverwerking. - Naadloze integraties
Koppel eenvoudig met meer dan 50 systemen, van ERP tot boekhoudsoftware. - Internationale ondersteuning
Verwerk facturen in meer dan 100 talen, ideaal voor internationale bedrijven. - Veilige Peppol-aansluiting
Gebruik ons gecertificeerde Peppol Acces Point voor betrouwbare en veilige e-facturatie.
Zie je op tegen de overstap? Geen zorgen. Onze experts begeleiden je stap voor stap. Snel, duidelijk en zonder onnodige complexiteit. Nieuwsgierig naar de mogelijkheden? Neem vrijblijvend contact met ons op of plan een demo. We laten je graag zien hoe Klippa jouw organisatie helpt met een soepele, veilige en slimme overstap naar e-facturatie.
FAQ
Een PDF is meestal een digitale versie van een papieren factuur, maar bevat geen gestructureerde data. Een e-factuur wordt daarentegen opgemaakt in een gestructureerd formaat (zoals UBL of XML), waardoor deze automatisch door software kan worden gelezen, verwerkt en geboekt — zonder handmatig werk.
2. Is e-facturatie verplicht in Nederland?
Voor facturatie aan de overheid (B2G) is e-facturatie al sinds 2017 verplicht. Voor B2B-transacties is het nog niet verplicht, maar de kans is groot dat dit de komende jaren verandert. In België wordt het vanaf 2026 verplicht voor B2G én de meeste B2B-transacties. In de EU geldt vanaf 2030 een verplichting voor grensoverschrijdende B2B-facturatie.
3. Wat is Peppol en waarom is het belangrijk?
Peppol is een Europees netwerk voor het veilig en gestructureerd uitwisselen van e-facturen tussen bedrijven en overheden. Het biedt een standaard en gecontroleerde omgeving, waardoor e-facturen sneller, veiliger en zonder fouten kunnen worden uitgewisseld. Klippa is een Peppol-gecertificeerd access point, wat zorgt voor veilige verzending en ontvangst.
4. Kan Klippa ook PDF-facturen automatisch omzetten naar e-facturen?
Zeker. Met Klippa converteer je eenvoudig PDF-facturen naar een gestructureerd formaat zoals UBL of XML. Dankzij slimme OCR en AI wordt de data automatisch uitgelezen en correct klaargezet voor verzending via bijvoorbeeld Peppol.
5. Moet ik al starten met e-facturatie, ook al is het nog niet verplicht?
Het is slim om niet te wachten tot het verplicht wordt. Door nu al te starten met de voorbereiding, ben je straks niet alleen compliant, maar profiteer je ook eerder van voordelen als snellere verwerking, minder fouten en lagere administratiedruk. Bedrijven die nu beginnen, bouwen een voorsprong op.
6. Wat gebeurt er als ik niet voldoe aan de verplichting tot e-facturatie?
Niet voldoen aan e-facturatieverplichtingen kan leiden tot afkeuring van facturen, vertraging in betalingen en mogelijke boetes. Daarnaast ontstaat vaak extra handmatig werk om facturen alsnog correct te verwerken.