E-facturatie in België: Vanaf 2026 verplicht

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie in België verplicht voor btw-plichtige ondernemingen. Dit is een belangrijke stap in de digitalisering van de Belgische economie. Maar wat houdt e-facturatie precies in, wat is Peppol, en hoe kun je je hierop voorbereiden? Lees verder om alles te ontdekken over de transitie naar e-facturatie en hoe je jouw factuurverwerking klaarstoomt voor deze verandering.

Wat gaat er veranderen in België?

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via Peppol verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen die B2B-transacties uitvoeren. Dit betekent dat bedrijven elektronisch gestructureerde facturen moeten kunnen versturen en ontvangen.

De nieuwe regelgeving biedt bedrijven twee opties voor het verzenden en ontvangen van e-facturen:

1. Handmatig: Via het Mercurius-portaal van de Belgische overheid.
2. Geautomatiseerd: Via een softwareleverancier met een Peppol Access Point.

Daarnaast zijn er wettelijke vereisten waaraan bedrijven moeten voldoen. Zo moeten alle e-facturen in het PEPPOL BIS (UBL)-formaat worden aangeleverd en is het verplicht om facturen minimaal 7 jaar te archiveren volgens de Belgische wetgeving.

Hoewel er enkele uitzonderingen zijn op de wetgeving (zoals voor gefailleerde of forfaitaire btw-plichtigen), geldt deze verplichting voor de meeste bedrijven. Tijdige voorbereiding is daarom essentieel om aan de eisen te voldoen en te profiteren van de voordelen van e-facturatie.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie is het elektronisch uitwisselen van facturen in een gestandaardiseerd formaat zoals UBL. Deze facturen worden automatisch gelezen en verwerkt door software, wat zorgt voor snellere verwerking, minder fouten, veiligere gegevensuitwisseling en een volledig digitaal archief.

Om deze processen te standaardiseren, heeft de Belgische overheid het PEPPOL BIS (UBL)-formaat gekozen als norm voor het verzenden en ontvangen van e-facturen. Dit formaat zorgt ervoor dat alle partijen dezelfde taal spreken binnen het facturatieproces, wat fouten minimaliseert en een vlotte verwerking bevordert.

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line, een Europees netwerk waarmee bedrijven en overheden gestructureerde elektronische documenten, zoals facturen, kunnen uitwisselen. Peppol vervangt traditionele methodes zoals facturen via e-mail of post en biedt een gestandaardiseerde en veilige manier van verzenden en ontvangen.

Hoewel e-facturatie draait om de digitalisering van het facturatieproces, speelt Peppol een sleutelrol als netwerk om dit proces gestroomlijnd en veilig te laten verlopen. Dankzij Peppol worden verzenders en ontvangers binnen het netwerk geverifieerd. Hierdoor wordt het risico op fraude, zoals spookfacturen, aanzienlijk verkleind. Daarnaast maakt het realtime informatie-uitwisseling mogelijk, waardoor bedrijven sneller inzicht hebben in de status van hun facturen.

Voor bedrijven zonder een Peppol-oplossing biedt de Belgische overheid alternatieven zoals Mercurius en Hermes. Mercurius fungeert als een “postkamer” voor het uitwisselen van eProcurement-documenten, terwijl het Hermes-platform bedrijven in staat stelt om e-facturen uit heel Europa te ontvangen. Deze oplossingen zijn een tijdelijke ondersteuning voor bedrijven die nog niet volledig met Peppol werken, maar een geïntegreerde Peppol-oplossing blijft de toekomstbestendige keuze.

Hoe Peppol de toekomst van e-facturatie in België vormgeeft

Peppol speelt een cruciale rol in de overgang naar e-facturatie in België en Europa. Het is meer dan een technologie; het is de sleutel tot een gestandaardiseerde en efficiënte manier van factureren. Het zorgt voor een uniform systeem dat bedrijven in staat stelt om veilig en snel elektronische facturen te verzenden en ontvangen, zowel nationaal als internationaal. Dit betekent minder fouten, minder administratieve handelingen en snellere betalingen.

In België wordt Peppol gepromoot als het belangrijkste platform voor de uitwisseling van e-facturen. De Belgische overheid ondersteunt het gebruik van Peppol om de transitie naar digitale facturatie voor bedrijven eenvoudiger te maken. Het is de standaard voor de elektronische verwerking van facturen en zal vanaf 2026 verplicht zijn voor B2B-transacties. Dit maakt het een cruciaal element voor bedrijven die hun processen willen moderniseren en tegelijkertijd voldoen aan de wettelijke vereisten

Daarnaast biedt Peppol voordelen zoals:

• Betrouwbare uitwisseling: Het netwerk is volledig beveiligd, waardoor bedrijven met vertrouwen kunnen factureren zonder zorgen over fraude of fouten.
• Internationale compatibiliteit: Peppol maakt het gemakkelijker om zaken te doen met bedrijven in andere Europese landen door het gebruik van een gestandaardiseerd factuurformaat.
• Realtime updates: Bedrijven hebben direct inzicht in de status van hun facturen, wat leidt tot snellere betalingen en een verbeterde cashflow.

Gelukkig hoeft de overstap naar e-facturatie via Peppol geen ingewikkeld proces te zijn. Met de juiste tools en begeleiding kun je eenvoudig voldoen aan de nieuwe wetgeving en profiteren van de voordelen die dit gestandaardiseerde netwerk biedt. Ontdek hoe je moeiteloos kunt overstappen naar e-facturatie en klaar kunt zijn voor de toekomst.

Hoe kies je de juiste e-facturatiesoftware?

Het kiezen van de juiste e-facturatiesoftware is een belangrijke stap in de overgang naar e-facturatie. Een goed systeem zorgt ervoor dat je niet alleen voldoet aan de wettelijke verplichtingen, maar ook tijd en kosten bespaart in je dagelijkse bedrijfsvoering. Hier zijn enkele belangrijke factoren waarop je moet letten bij het maken van je keuze:

• Peppol-integratie
  Controleer of de software compatibel is met het Peppol-netwerk. Omdat Peppol de standaard wordt voor e-facturatie in België, is het essentieel dat de software volledig geïntegreerd is met dit platform.
• Automatisering en functies
  De beste software kan handmatige processen minimaliseren door geautomatiseerde herkenning en verwerking van facturen. Zoek naar functies zoals automatische validatie van factuurgegevens, foutdetectie en integratie met je bestaande boekhoudsoftware.
• Gebruiksvriendelijkheid
  E-facturatie kan technisch lijken, maar goede software maakt het eenvoudig. Let op een intuïtieve interface, duidelijke uitleg en gebruiksgemak.
• Schaalbaarheid
  Of je nu een kleine onderneming hebt of een groot bedrijf, je software moet met je bedrijf kunnen meegroeien. Kies een oplossing die flexibel is en aanpasbaar blijft als jouw facturatievolume of bedrijfsstructuur verandert.
• Veiligheid en naleving van regelgeving
  Bij e-facturatie werk je met gevoelige financiële informatie. Daarom moet de software voldoen aan de strengste beveiligingsnormen, zoals encryptie van gegevens en beveiligde verbindingen.
• Integratie met bestaande systemen
  Goede e-facturatiesoftware sluit naadloos aan op je huidige systemen, zoals boekhoudsoftware, ERP-systemen of CRM-platforms.
• Archivering
  Omdat de Belgische wetgeving vereist dat e-facturen minimaal 7 jaar bewaard blijven, is het belangrijk dat de software een archiveringsfunctie biedt die zowel veilig als gemakkelijk toegankelijk is.
• Kostenstructuur
  Bij de keuze voor een softwareoplossing is het belangrijk om verder te kijken dan de aanschafkosten. Denk ook aan eventuele maandelijkse licentiekosten en onderhoudskosten.

Kortom, het kiezen van de juiste software voor jouw situatie hangt af van verschillende factoren, zoals gebruiksgemak, automatiseringsmogelijkheden en integraties met bestaande systemen. Een oplossing die veel van deze punten aanvinkt, is Klippa DocHorizon. Met Klippa DocHorizon beschik je over een complete en gebruiksvriendelijke oplossing die e-facturatie eenvoudig en efficiënt maakt. Hieronder lees je meer over hoe je hiermee aan de slag kunt gaan.

Stap eenvoudig over op e-facturatie met Klippa DocHorizon

Wil je de overstap naar e-facturatie moeiteloos maken? Klippa DocHorizon helpt bedrijven om snel en eenvoudig te digitaliseren. Met volledige Peppol-integratie, automatische verwerking en foutloze herkenning van UBL-facturen is DocHorizon dé tool om klaar te zijn voor de toekomst.

Waarom kiezen voor Klippa DocHorizon?

• Volledige Peppol-integratie: Verzenden en ontvangen van facturen via Peppol is volledig geïntegreerd, zodat je voldoet aan de nieuwste regelgeving.
• Automatische factuurverwerking: Geen handmatig werk meer – facturen worden direct herkend en verwerkt.
• Foutloze UBL-herkenning: E-facturen worden tot in de kleinste details correct gelezen en verwerkt.
• Tijdbesparing: Minimaliseer administratieve taken en richt je op wat écht belangrijk is.
• Beveiliging van gegevens: Geavanceerde technologie zorgt ervoor dat jouw gegevens veilig en conform de regelgeving worden verwerkt. Klippa is ISO 27001 & 9001 gecertificeerd en hun servers en privacybeleid is AVG-compliant.
• Flexibiliteit en schaalbaarheid: Geschikt voor bedrijven van elke omvang, met oplossingen die meegroeien met jouw behoeften.
• Eenvoudige integraties: Naadloze aansluiting op bestaande systemen, zoals boekhoud- of ERP-software.
• Archivering volgens wetgeving: E-facturen worden veilig opgeslagen en zijn toegankelijk voor de verplichte bewaartermijn van 7 jaar.
• Realtime inzicht: Krijg direct updates over de status van je facturen binnen één overzichtelijk dashboard.
• Gebruiksvriendelijke interface: Intuïtief en eenvoudig in gebruik, zelfs zonder technische kennis.

Bespaar tijd, minimaliseer fouten en zorg ervoor dat je bedrijf voldoet aan de aankomende wetgeving. Bereid je vandaag nog voor op de nieuwe standaard van e-facturatie.

Wil je meer weten over e-facturatie en hoe Klippa je kan helpen? Neem contact met ons op of plan een demo!

Veelgestelde vragen